Die mehrjährig gültigen Lohnsteuerkarten der Arbeitnehmer einsehen

Die Steuerverwaltung (Administration des contributions directes - ACD) stellt allen Arbeitgebern und Rentenkassen die Lohnsteuerkarten ihrer Arbeitnehmer und Rentenempfänger in elektronischer Form auf MyGuichet.lu in einem zertifizierten beruflichen Bereich zur Verfügung.

Vom 1. Mai 2021 bis zum 31. Dezember 2021 konnten sich die Arbeitgeber mit dem Tool vertraut machen. Seit dem 1. Januar 2022 müssen die Lohnsteuerkarten zwingend zwecks Einsichtnahme aufgerufen werden, um den Steuerabzug und die Steuergutschrift der Arbeitnehmer und Rentenempfänger zu ermitteln.

Zielgruppe

Hiervon betroffen sind:

  • Arbeitgeber und Rentenkassen; und
  • gegebenenfalls deren Leistungserbringer (zum Beispiel Treuhänder).

Im Vorfeld zu erledigende Schritte

Beantragung eines Zertifizierungstokens

Um den zertifizierten beruflichen Bereich zu aktivieren, muss im Vorfeld ein Token für den Zugriff auf die Lohnsteuerkarten bei der Steuerverwaltung (ACD) beantragt werden (siehe Rubrik „Formulare/Online-Dienste“).

Dieser Token kann von folgenden Personen beantragt werden:

  • dem Arbeitgeber; oder
  • einem Leistungserbringer seiner Wahl (spezialisierter Rechtsträger, dem der Arbeitgeber die Verwaltung und Ausführung der Lohnabrechnung für seine Arbeitnehmer überträgt).
Bei der Beantragung muss ein Sicherheitscode gewählt werden. Dieser dient im späteren Verlauf zur Aktivierung des Dienstes. Tätigt der Leistungserbringer den Vorgang anstelle des Arbeitgebers, muss er ihm den gewählten Sicherheitscode mitteilen, damit ihn der Arbeitgeber zum Zeitpunkt der Aktivierung seines Tokens angeben kann.

In jedem beruflichen Bereich kann nur ein Arbeitgebertoken aktiviert werden, es können jedoch mehrere Leistungserbringertoken aktiviert werden.

Achtung: Wird binnen 72 Stunden ein 2. Mal ein Token für ein und denselben Arbeitgeber beantragt, wird der Antrag abgelehnt. Nach 72 Stunden wird dem Arbeitgeber nur ein Leistungserbringertoken zugesandt.

Beantragt der Arbeitgeber den Token selbst, erhält er einen Arbeitgebertoken und einen Leistungserbringertoken. Letzterer kann im Falle der Übertragung der Lohnverwaltung einem Leistungserbringer seiner Wahl anvertraut werden, ohne jedoch die Verantwortung zu übertragen.

Erfolgt die Beantragung des Tokens durch den Leistungserbringer, erhält der Arbeitgeber das Schreiben mit dem Token, das er dann dem Leistungserbringer aushändigen muss.

Nach Erledigung dieses Vorgangs wird der Token für den Zugriff auf die Lohnsteuerkarten per Post an die der ACD bekannte Adresse des Arbeitgebers geschickt (auch wenn der Leistungserbringer den Antrag gestellt hat). Dieser Token ermöglicht es dem Benutzer, auf die Lohnsteuerkarten zuzugreifen.

Der Arbeitgebertoken darf keinesfalls an den Leistungserbringer weitergegeben werden.

Aktivierung des zertifizierten beruflichen Bereichs

Der Arbeitgeber oder der Leistungserbringer muss den Zugriffstoken innerhalb von 2 Monaten nach der Beantragung des Tokens aktivieren, um auf die Lohnsteuerkarten zugreifen zu können.

Dazu muss er seinen beruflichen Bereich auf MyGuichet.lu aufrufen. Anschließend öffnet er die Rubrik „Meine beruflichen Daten“ und wählt unter „Authentische Quellen“ in der Rubrik „Steuern“ den Titel „Lohnsteuerkarten“ aus.

Dann muss er den Token, über den er verfügt, zusammen mit dem anlässlich der Beantragung des Tokens gewählten Sicherheitscode eingeben.

In jedem beruflichen Bereich kann nur ein nomineller Token eingegeben werden, es können jedoch mehrere Leistungserbringertoken eingegeben werden.

Fristen

Die Aktivierung des Tokens für den Zugriff auf die Lohnsteuerkarten zwecks Einsichtnahme der mehrjährig gültigen Lohnsteuerkarten der Arbeitnehmer muss zwingend innerhalb der 2 Monate nach der Beantragung des Tokens erfolgen.

Sollten weder der Arbeitgeber noch der Leistungserbringer ihren Token innerhalb dieser Frist aktiviert haben, werden die Token annulliert, und es muss wieder ein neuer Token beantragt werden.

Sobald der Zugriff auf die Lohnsteuerkarten aktiviert ist, ist der Zugriffstoken 3 Jahre lang gültig.

Kosten

Die Beantragung eines Tokens und die Aktivierung des zertifizierten beruflichen Bereichs sind kostenlose Vorgänge.

Vorgehensweise und Details

Einsichtnahme bestehender Lohnsteuerkarten

Nach der Aktivierung des Zugriffs auf die Lohnsteuerkarten kann der Arbeitgeber von seinem beruflichen Bereich auf MyGuichet.lu aus die Lohnsteuerkarten seiner Arbeitnehmer einsehen, und zwar entweder über den Tab „Authentische Quellen“ > „Steuern / Vorgangskatalog“ oder über die Schaltfläche „Suche“.

Mehrere Suchfilter sind verfügbar, um die Suche nach Lohnsteuerkarten zu ermöglichen.

Folgende Downloads sind möglich:

  • einzelne Lohnsteuerkarten in den Formaten XML oder PDF;
  • bis zu 100 Lohnsteuerkarten im Rahmen einer Suche.

Ergibt die Suche nach Lohnsteuerkarten über 100 Treffer, muss der Benutzer eine asynchrone Suche starten: „ACD – Suche nach Lohnsteuerkarten“. Sobald der Vorgang übermittelt wurde, erhält der Benutzer binnen maximal 24 Stunden eine Nachricht, die ihn über die Verfügbarkeit des Ergebnisses in Kenntnis setzt und einen Download-Link beinhaltet, der maximal 3 Monate lang gültig ist und 24 Stunden nach der ersten Einsichtnahme (ausschließlich im XML-Format) gelöscht wird.

Hier geht es zum Tutorial betreffend den Online-Vorgang über MyGuichet.lu:

Hinweise:

  • Verfügbar sind Lohnsteuerkarten, die seit dem 1. Januar 2021 ausgestellt wurden. Im Anschluss bleiben die Lohnsteuerkarten während ihrer gesamten Gültigkeitsdauer und ein Jahr nach dem Ende ihrer Gültigkeit verfügbar (wenn ein Enddatum für die Gültigkeit vermerkt ist).
  • Die Arbeitgeber müssen mindestens einmal pro Monat auf ihren oder ihre beruflichen Bereiche zugreifen, um die neuen (aktiven und nichtigen) Lohnsteuerkarten ihrer Arbeitnehmer einzusehen und gegebenenfalls herunterzuladen. Die Lohnsteuerkarte ist aktiv, solange ihr Gültigkeitsdatum nicht überschritten wurde, und sie gilt als nichtig, sobald ihr Gültigkeitsdatum überschritten ist oder sie durch eine aktuellere Lohnsteuerkarte ersetzt wurde.
  • Der Download einer Lohnsteuerkarte gilt als Einsichtnahme.

Neue Lohnsteuerkarten

Im Falle einer neuen Lohnsteuerkarte wird folgenden Personen eine Nachricht in den entsprechenden beruflichen Bereich auf MyGuichet.lu geschickt:

  • dem Arbeitgeber;
  • den Leistungserbringern für die Lohnsteuerkarten, deren Token in ihrem beruflichen Bereich aktiviert wurden.

Der Arbeitgeber und/oder gegebenenfalls sein Leistungserbringer erhalten ebenfalls eine Nachricht per E-Mail, in der sie über den Eingang einer neuen Nachricht auf MyGuichet.lu informiert werden.

Widerruf eines Tokens für den Zugriff auf die Lohnsteuerkarten

Der zertifizierte Zugriff auf die Lohnsteuerkarten kann jederzeit vom Arbeitgeber oder seinem Leistungserbringer widerrufen werden, wenn es sich als notwendig erweist. Der Arbeitgeber kann auch beschließen, jederzeit einen oder mehrere von seinen Leistungserbringern aktivierte Token zu widerrufen.

Um einen Token zu widerrufen, muss bei der ACD ein Widerrufscode beantragt werden (siehe Rubrik „Formulare/Online-Dienste“). Letzterer wird an die der ACD bekannte Adresse des Arbeitgebers geschickt.

Dieser Widerrufscode muss im beruflichen Bereich eingegeben werden, um den Arbeitgebertoken und alle damit zusammenhängenden Leistungserbringertoken zu widerrufen.

Sobald der Widerruf erfolgt ist, kann der Arbeitgeber einen neuen Zugriffstoken beantragen.

Verlängerung eines Tokens für den Zugriff auf die Lohnsteuerkarten

Der Arbeitgeber kann vor Ablauf der Gültigkeit seines Tokens eine Verlängerung beantragen.

Hat er die Verwaltung der Löhne seiner Arbeitnehmer einem Leistungserbringer übertragen, kann Letzterer die Verlängerung seines Tokens und des Arbeitgebertokens beantragen.

Übergangsphase und Pflichtphase

Die Eröffnung des Zugriffs auf die Lohnsteuerkarten begann mit einer Übergangsphase vom 1. Mai 2021 bis zum 31. Dezember 2021.

Während dieser Monate konnten sich die Arbeitgeber mit der Einsichtnahme der Lohnsteuerkarten im elektronischen Format vertraut machen. Parallel dazu erhielten die Arbeitnehmer weiterhin ihre Lohnsteuerkarte per Post und waren verpflichtet, diese ihrem Arbeitgeber auszuhändigen.

Am 1. Januar 2022 begann die Pflichtphase: Die Arbeitgeber müssen zwingend jeden Monat prüfen, ob es neue Lohnsteuerkarten gibt, die auf MyGuichet.lu einzusehen sind.

Gleichzeitig sind die Arbeitnehmer und Rentenempfänger dann nicht mehr verpflichtet, die Lohnsteuerkarte ihrem Arbeitgeber oder ihrer Rentenkasse auszuhändigen.

Gültigkeitsdauer

Seit dem 1. Mai 2021 (Beginn der Übergangsphase) behalten die ausgestellten neuen Lohnsteuerkarten über den 31. Dezember hinaus ihre Gültigkeit. Sie werden nur noch aktualisiert, wenn eine Änderung einer oder mehrerer Komponenten der Lohnsteuerkarte erfolgt (Adresse, Steuerklasse, Steuersatz, Arbeitgeber, Arbeitsort, Freibetrag, Abzug usw.).

Nur die im Zusammenhang mit einem befristeten Arbeitsvertrag ausgegebenen Lohnsteuerkarten beinhalten weiterhin ein Enddatum für ihre Gültigkeit. Die Gültigkeit endet, wenn der Vertrag ausläuft. Sie werden lediglich neu herausgegeben, wenn vor dem Enddatum des entsprechenden Arbeitsverhältnisses eine Änderung erfolgt.

Sanktionen

Seit dem 1. Januar 2022 und lediglich in den Monaten, in denen sie Nachrichten erhalten haben, müssen die Arbeitgeber zwingend die auf MyGuichet.lu verfügbaren Lohnsteuerkarten einsehen, ansonsten wird eine Zwangsstrafe festgesetzt.

Der Arbeitgeber muss die Anweisungen auf den Lohnsteuerkarten berücksichtigen, um den gutzuschreibenden Lohnsteuerabzug zu ermitteln.

Gut zu wissen

Hinweise:

  • Die Arbeitgeber erhalten eine Lohnsteuerkarte bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses betreffend einen ihrer Arbeitnehmer.
  • Die Lohnsteuerkarte für den Arbeitgeber beinhaltet nicht mehr die Adresse des Arbeitnehmers.
  • Seit dem 1. Januar 2022 brauchen Zeitarbeitnehmer keine Lohnsteuerkarte mehr. Diese Löhne unterliegen einer Pauschalsteuer in Höhe von 10 % auf den Bruttobetrag, vermindert um die Sozialversicherungsbeiträge. Zeitarbeitnehmer, deren vereinbarter Bruttostundenlohn über 25 Euro liegt, müssen jedoch eine Lohnsteuerkarte beantragen, indem sie das Formular 162 F beim zuständigen Steueramt RTS einreichen. Für diese wird der Steuerabzug gemäß den Modalitäten des normalen Besteuerungsverfahrens festgelegt.

Formulare/Online-Dienste

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