Consulter les fiches pluriannuelles des salariés

Last update 03.05.2021

L’Administration des contributions directes (ACD) met à disposition de tous les employeurs et caisses de pension les fiches de retenue d’impôt de leurs salariés et pensionnés, sous format électronique sur MyGuichet.lu, via un espace professionnel certifié.

Du 1er mai 2021 au 31 décembre 2021, les employeurs pourront se familiariser avec l’outil. À partir du 1er janvier 2022, il sera obligatoire d’accéder aux fiches de retenue d’impôt pour les consulter dans le but de s’en servir pour déterminer la retenue d’impôt et le crédit d’impôt des salariés/pensionnés.

Who is concerned

Sont concernés par ce service :

  • les employeurs et les caisses de pensions ; et
  • le cas échéant, leurs prestataires (fiduciaires ou autres).

Preliminary steps

Demande de token de certification

Pour activer l’espace professionnel certifié, il faut préalablement faire la demande d’un token d’accès aux fiches de retenue d’impôt auprès de l’Administration des contributions directes (ACD) (voir la rubrique "Services en ligne et formulaires").

La demande de ce token peut être effectuée par :

  • l’employeur ; ou
  • un prestataire de son choix (entité spécialisée à laquelle l’employeur délègue la gestion et l’application du calcul des salaires de son personnel).
Lors de la demande, un code de sécurité doit être choisi. Celui-ci servira lors de l’activation du service par la suite. Dans le cas où le prestataire effectue la démarche à la place de l’employeur, il doit l’informer du code de sécurité choisi, afin que l’employeur puisse le renseigner au moment de l’activation de son token.

L’employeur peut activer un seul "token employeur" alors que les prestataires peuvent activer plusieurs "tokens prestataire".

Attention, dans le cas d’une 2 e démarche de demande de token effectuée pour le même employeur sous 72 heures, la demande sera rejetée. Passé 72 heures, seul un token prestataire sera envoyé à l’employeur.

Lorsque l’employeur fait sa demande de token, il reçoit un token employeur et un token prestataire. Ce dernier pourra ainsi être confié à un prestataire de son choix dans le cas où il délègue la gestion des salaires.

Lorsque la demande de token est effectuée par le prestataire, l’employeur réceptionne le courrier avec le token qu’il devra alors remettre au prestataire de service.

Une fois cette démarche effectuée, le token d'accès aux fiches de retenue d'impôt est envoyé par la poste à l’adresse de l’employeur connue de l’ACD (même si c’est le prestataire qui fait la demande). Ce token permettra à l’utilisateur de se connecter à son espace professionnel de manière sécurisée.

En aucun cas le token employeur ne doit être communiqué au prestataire.

Activation de l’espace professionnel certifié

Dans le délai d’un mois après la demande de token, l’employeur ou le prestataire doit activer l’espace professionnel correspondant.

Pour cela, il doit se rendre dans son espace professionnel sur MyGuichet.lu, puis se rendre dans la partie "Mes données professionnelles", puis sous "Sources authentiques" dans la partie "Fiscalité" et sélectionner "Fiches de retenu d’impôt".

Il doit alors saisir le token qu’il possède, accompagné du code de sécurité choisi lors de la demande de token.

Un seul token employeur peut être saisi dans un espace professionnel, mais plusieurs tokens prestataire peuvent être saisis dans un espace professionnel.

Deadlines

L’activation de l’espace professionnel destiné à consulter les fiches pluriannuelles des salariés doit impérativement être réalisée dans le mois suivant la demande de token.

Dans le cas où ni l’employeur ni le prestataire n’auraient activé leur token dans ce délai, les tokens seront annulés et une nouvelle démarche de demande de token devra être réalisée.

Une fois l’espace professionnel activé, un token d’accès est valable pour une durée de 3 ans.

Costs

La demande de token et l’activation de l’espace professionnel certifié sont des démarches gratuites.

How to proceed

Consultation des fiches de retenue d’impôt existantes

Une fois l’espace professionnel activé, l’employeur accède à la consultation des fiches de retenue d’impôt de ses salariés depuis son espace professionnel de MyGuichet.lu, soit via l'onglet "Sources authentiques" > "Fiscalité / Catalogue de démarches", soit via le bouton "Rechercher".

Plusieurs filtres de recherche sont disponibles pour permettre de rechercher les fiches.

Il est possible de télécharger :

  • les fiches une par une, sous format XML ou PDF ;
  • jusqu’à 100 fiches en une seule recherche.

Si le résultat de la recherche de fiches est supérieur à 100, l’utilisateur doit effectuer une démarche spécifique intitulée "ACD – Recherche de fiches de retenue d’impôt". Une fois cette démarche transmise, l’utilisateur reçoit un message, sous 24h maximum, qui l’informe de la disponibilité du résultat et contient un lien de téléchargement, valide pendant 3 mois maximum et supprimé 24 heures après la première consultation (uniquement en XML).

Consulter le tutoriel sur la démarche en ligne via MyGuichet.lu :

À noter :

  • les fiches disponibles seront celles émises depuis le 1er janvier 2021. Par la suite, les fiches resteront disponibles toute la durée de leur validité et un an après la fin de leur validité (si elles mentionnent une date de fin de validité) ;
  • les employeurs doivent au moins une fois par mois accéder à leur(s) espace(s) professionnel(s) pour consulter et, le cas échéant, télécharger les nouvelles fiches de retenue d'impôt de leur personnel (actives et radiées). La fiche est active tant que sa date de validité n’a pas été dépassée et elle est considérée comme radiée dès lors que sa date de validité est dépassée ou qu’elle a été remplacée par une fiche plus récente ;
  • le téléchargement d’une fiche est considéré comme une consultation.

Nouvelles fiches de retenue d’impôt

En cas de nouvelle fiche, une communication est envoyée dans l’espace professionnel concerné dans MyGuichet.lu :

  • à l’employeur ;
  • aux prestataires pour les fiches dont les tokens auront été activés dans leur espace professionnel.

L’employeur et/ou le cas échéant son prestataire reçoivent également une notification par courriel les informant qu’une nouvelle communication est arrivée dans MyGuichet.lu.

Révocation d’un token d’accès aux fiches de retenue d’impôt

L’accès certifié aux fiches de retenue d’impôt peut être révoqué à tout moment par l’employeur ou son prestataire si cela s’avère nécessaire. L’employeur peut également décider de révoquer à tout moment un ou plusieurs tokens activés par ses prestataires.

Pour révoquer un token, il faut demander à l’ACD un code de révocation (voir rubrique "Services en ligne / formulaires"). Ce dernier sera envoyé à l’employeur à son adresse connue de l’ACD.

Ce code de révocation doit alors être saisi dans un espace professionnel pour révoquer le token employeur et tous les tokens prestataire associés.

Une fois la révocation effectuée, l’employeur peut demander un nouveau token d’accès.

Prolongation d’un token d’accès aux fiches de retenue d’impôt

L’employeur peut demander la prolongation de son token si celui-ci arrive à expiration.

Dans le cas où il a délégué la gestion des salaires de son personnel à un prestataire, ce dernier pourra demander la prolongation de son token et du token employeur.

Phase transitoire et phase obligatoire

L’ouverture de l’accès aux fiches de retenue d’impôt commence par une phase transitoire, courant du 1er mai 2021 au 31 décembre 2021.

Pendant ces mois, les employeurs pourront se familiariser avec la consultation des fiches de retenue d’impôt au format électronique. En parallèle, les salariés continueront de recevoir leur fiche de retenue d’impôt par courrier et seront encore obligés de la remettre à leur employeur.

Le 1er janvier 2022 marque le début de la phase obligatoire : les employeurs devront obligatoirement vérifier chaque mois s’il y a des nouvelles fiches de retenue d’impôt à consulter sur MyGuichet.lu.

En parallèle, les salariés et pensionnés ne seront plus soumis à l’obligation de remettre la fiche de retenue d’impôt à leur employeur ou caisse de pension.

Durée de validité

À partir du 1er mai 2021 (démarrage de la phase transitoire), les nouvelles fiches de retenue d’impôt émises garderont leur validité au-delà du 31 décembre. Elles ne seront mises à jour que si un changement intervient au niveau d’un ou de plusieurs éléments de la fiche (adresse, classe d'impôt, taux d'imposition, employeur, lieu de travail, abattement, déduction…).

Seules les fiches de retenue d'impôt émises pour un contrat à durée déterminée (CDD), renseigneront une date de fin de validité. Cette date de validité prendra fin lorsque le contrat sera arrivé à terme. Elles seront rééditées uniquement en cas d'un changement intervenant avant la date de fin de l'emploi correspondant.

Sanctions

À partir du 1er janvier 2022, et pour les mois où ils auront reçu des notifications uniquement, les employeurs devront obligatoirement consulter les fiches de retenues d’impôt disponibles sur MyGuichet.lu, sous peine d'une fixation d’astreinte.

L’employeur devra tenir compte des instructions figurant sur les fiches de retenue d’impôt afin de déterminer la retenue d’impôt et les crédits d'impôt à bonifier.

Good to know

À noter que :

  • les employeurs recevront une fiche de retenue d’impôt pour la clôture d’un emploi concernant un de leurs salariés ;
  • la fiche de retenue d’impôt à destination de l’employeur ne contiendra plus l’adresse de l’employé ;
  • les intérimaires seront considérés comme tous les autres salariés, ils recevront ainsi une fiche de retenue d’impôt par emploi et non une seule par année.

Forms / Online services

Fiche de retenue d'impôt - source authentique

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