Die Beglaubigungsstelle (Service de légalisation) des Ministeriums für auswärtige und europäische Angelegenheiten (MAEE) ist zuständig für die Beglaubigung und Apostillierung von Unterschriften luxemburgischer Behörden auf bestimmten im Großherzogtum ausgestellten Dokumenten, die bei öffentlichen Behörden im Ausland vorgelegt werden sollen.

Zielgruppe

Jeder, der eine in Luxemburg ausgestellte Urkunde beglaubigen lassen muss, um sie einer ausländischen Behörde vorzulegen, kann diese Formalität erledigen.

Betroffene Dokumente

Für in Luxemburg ausgestellte Urkunden, die zur Verwendung bei Behörden eines ausländischen Staates, der Mitglied der Europäischen Union ist, bestimmt sind, gilt die Verordnung (EU) 2016/1191 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 6. Juli 2016 zur Förderung der Freizügigkeit von Bürgern durch die Vereinfachung der Anforderungen an die Vorlage bestimmter öffentlicher Urkunden innerhalb der Europäischen Union.

Die Verordnung (EU) 2016/1191 sieht für bestimmte Urkunden und Dokumente eine Befreiung von der Legalisation und der Apostillierung vor.

Für Luxemburg handelt es sich insbesondere um folgende öffentliche Urkunden:

• Geburtsurkunde;
  
• Abstammungsurkunde;
  
• Heiratsurkunde;
  
• Ehefähigkeitszeugnis;
  
• Sterbeurkunde;
  
• Todgeburtsurkunde;
  
• Großherzoglicher Erlass zur Genehmigung der Änderung des Nachnamens;
  
• Großherzoglicher Erlass zur Genehmigung der Änderung des/der Vornamen(s);
  
• Bescheinigung über die Eintragung einer Lebenspartnerschaft;
  
• Bescheinigung über die Auflösung einer Lebenspartnerschaft;
  
• Nachweis des Bestehens einer Vereinbarung zur Regelung der im Rahmen der Partnerschaft geltenden vermögensrechtlichen Angelegenheiten;
  
• Lebensbescheinigung;
  
• Wohnsitzbescheinigung;
  
• erweiterte Wohnsitzbescheinigung;
  
• Bescheinigung über die Eintragung einer Referenzanschrift;
  
• Ministerialerlass betreffend die Änderung des Geschlechtseintrags und des/der Vornamen;
  
• Gerichtsentscheidungen betreffend eine Geschlechtsumwandlung;
  
• Ministerialerlass in Bezug auf Staatsangehörigkeit;
  
• Staatsangehörigkeitsnachweise;
  
• vor einem Notar abgelegte Anerkennungsurkunde;
  
• Strafregisterauszüge Nr. 3., Nr. 4 und Nr. 5;
  
• Bescheinigung über die Eintragung in die Wählerverzeichnisse;
  
• mehrsprachige Auszüge aus Zivilstandsregistern unter Anwendung des CIEC-Übereinkommens Nr. 16;
  
• Gerichtsbeschluss zur Erstellung der Geburtsurkunde;
  
• Gerichtsbeschluss über eine einfache Adoption;
  
• Gerichtsbeschluss über eine Volladoption;
  
• Gerichtsbeschluss über die Feststellung des Eltern-Kind-Verhältnisses (die Vater- oder Mutterschaftsfeststellung);
  
• Gerichtsbeschluss über die Anfechtung des Eltern-Kind-Verhältnisses (Vater- oder Mutterschaftsanfechtung);
  
• gerichtlicher Scheidungsbeschluss;
  
• Gerichtsbeschluss über die Eheaufhebung;
  
• Gerichtsbeschluss über die Trennung ohne Auflösung des Ehebandes;
  
• Gerichtsbeschluss über die Feststellung der Verschollenheit;
  
• Gerichtsbeschluss über den Widerruf einer Adoption.

Voraussetzungen

Folgende Urkunden sind von der Legalisation betroffen:

• Urkunden eines staatlichen Gerichts oder einer Amtsperson als Organ der Rechtspflege, einschließlich der Urkunden, die von der Staatsanwaltschaft oder einem Vertreter des öffentlichen Interesses, von einem Urkundsbeamten der Geschäftsstelle oder von einem Gerichtsvollzieher ausgestellt sind;
• Urkunden der Verwaltungsbehörden (Geburtsurkunde, Diplome usw.);
• notarielle Urkunden;
• amtliche Bescheinigungen, die auf Privaturkunden angebracht sind, wie zum Beispiel Vermerke über die Registrierung, Sichtvermerke zur Feststellung eines bestimmten Zeitpunktes und Beglaubigungen von Unterschriften.

Um beglaubigt werden zu können, müssen die öffentlichen Urkunden von folgenden Personen unterschrieben (nicht paraphiert) sein:

• einem luxemburgischen Beamten; oder
• einem luxemburgischen Notar; oder
• eines in Luxemburg tätigen und vereidigten Übersetzers.

Kosten

Die Beglaubigung einer Urkunde kostet 20 Euro.

Die Zahlung kann erfolgen:

• online bei der Beantragung über MyGuichet.lu;
• direkt am Schalter des Amts für Reisepässe, Visa und Beglaubigungen (Bureau des passeports, visas et légalisations);
• per Überweisung.

Die Zahlung am Schalter des Amts für Reisepässe erfolgt per Kreditkarte.

Entscheidet sich der Antragsteller für eine Überweisung, ist das Geld auf folgendes Konto zu überweisen: IBAN LU62 1111 3104 0606 0000 – BIC CCPLLULL.

Als Überweisungszweck sind die Anzahl der Beglaubigungen und das Versanddatum anzugeben.

Vorgehensweise und Details

Beantragung einer Urkundenbeglaubigung

Beglaubigungen von luxemburgischen Urkunden müssen beim Amt für Reisepässe, Visa und Beglaubigungen beantragt werden.

Dieser Antrag kann online auf MyGuichet.lu gestellt werden (siehe „Formulare / Online-Dienste“).

Der Online-Antrag ist mit und ohne Authentifizierung möglich. Für den Antrag mit Authentifizierung wird ein LuxTrust-Produkt oder ein elektronischer Personalausweis (eID) benötigt.

Mit Authentifizierung

Der Vorgang mit Authentifizierung, bei dem ein LuxTrust-Produkt oder eine eID benötigt wird, bietet eine Reihe von Vorteilen gegenüber einem Vorgang ohne Authentifizierung.

So kann der Vorgang beispielsweise vorübergehend gespeichert, unterbrochen und später wieder aufgenommen werden.

Zudem kann die antragstellende Person, die über einen privaten oder beruflichen Bereich auf MyGuichet.lu verfügt:

• ihren Vorgang automatisch mit den in ihrem privaten/beruflichen Bereich gespeicherten Daten ausfüllen;
• den Vorgang online verfolgen und elektronische Nachrichten der Behörde über die persönliche Benutzeroberfläche empfangen;
• den Verlauf aller bisherigen Anträge einsehen.

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Darüber hinaus erhält die antragstellende Person nach erfolgreicher Übermittlung ihres Antrags eine E-Mail-Benachrichtigung sowie eine Nachricht in ihrem privaten oder beruflichen Bereich auf MyGuichet.lu in der Rubrik „Meine Mitteilungen“.

Ohne Authentifizierung

Ohne Authentifizierung erhält die antragstellende Person eine E-Mail-Benachrichtigung:

• nach der Übermittlung ihres Antrags;
• nach jeder Änderung des Status ihres Antrags.

Erhält die antragstellende Person nach Übermittlung ihres Antrags keine E-Mail, sollte sie in ihrem Spam-Ordner (unerwünschte E-Mails) nachsehen.

Der Antrag kann ebenfalls über die App MyGuichet.lu eingereicht werden. Hierfür muss die antragstellende Person:

• über einen privaten Bereich verfügen; und
• ihren privaten Bereich mit der App MyGuichet.lu koppeln.

Beglaubigungsverfahren

Es gibt 2 unterschiedliche Beglaubigungsverfahren, je nachdem, ob der Staat, für den die beglaubigte Urkunde gedacht ist, das Haager Übereinkommen unterzeichnet hat oder nicht. In beiden Fällen erfolgt die Beglaubigung in Form eines amtlichen Aufklebers auf dem Originaldokument. Dabei kann es sich um Folgendes handeln:

• einen Beglaubigungsvermerk; oder
  
• eine Apostille.

Das von Luxemburg unterzeichnete Haager Übereinkommen sieht vor, dass jeder Vertragsstaat des Übereinkommens die Urkunden, die auf seinem Hoheitsgebiet vorgelegt werden müssen, von der Legalisation befreit.

Der andere Staat ist Vertragsstaat des Haager Übereinkommens

In diesem Fall ist keine Legalisation erforderlich. Die Dokumente müssen lediglich mit einer Apostille versehen sein.

Die Apostille bescheinigt:

• die Richtigkeit der Unterschrift;
• die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat;
• die Herkunft des Stempels oder der Marke, mit dem/der die Urkunde versehen ist.

Zwei Vertragsstaaten können ebenfalls per bilaterales Abkommen vereinbaren, dass das Apostille-Verfahren zwischen ihnen nicht notwendig ist.

Der andere Staat ist kein Vertragsstaat des Haager Übereinkommens

In diesem Fall erfolgt die Beglaubigung über das normale Verfahren.

Bei der Beantragung vorzulegende Belege

Die zu beglaubigenden Dokumente müssen:

• am Schalter des Amts für Reisepässe, Visa und Beglaubigungen hinterlegt werden; oder
  
• auf dem Postweg eingereicht werden.

Das Land, in dem die Dokumente vorgelegt werden müssen, muss bei der Beantragung der Beglaubigung am Schalter oder im Begleitschreiben angegeben werden.

Wurde die Zahlung per Überweisung vorgenommen, ist eine Kopie des Überweisungsbelegs bei der Beantragung vorzulegen.

Frist für den Erhalt der beglaubigten Urkunde

Die Beglaubigung dauert 2 bis 3 Werktage, unabhängig von der Zahlungsart.

Dokument mit elektronischer Signatur

Dokumente, die elektronisch signiert wurden (zum Beispiel Auszüge aus dem Handels- und Firmenregister), müssen auf elektronischem Weg anhand des Online-Vorgangs auf MyGuichet.lu übermittelt werden.

Das Amt für Reisepässe, Visa und Beglaubigungen wird die elektronisch übermittelten Dokumente ausdrucken, um einen Beglaubigungsvermerk oder eine Apostille auf den Dokumenten anzubringen.

Formulare/Online-Dienste

Zuständige Kontaktstellen