Die Übermittlung eines Dokuments bei einer staatlichen Behörde oder Dienststelle beantragen
Die staatlichen Behörden und Dienststellen müssen ihre Dokumente online veröffentlichen, um sie auf ihrer Website oder auf der luxemburgischen Datenplattform zugänglich zu machen.
So werden den Bürgern (natürlichen und juristischen Personen) Dokumente zugänglich gemacht, die von folgenden Behörden oder Dienststellen verwahrt werden:
- den staatlichen Behörden und Dienststellen;
- den Gemeinden oder Gemeindeverbänden;
- den öffentlich-rechtlichen Anstalten, die unter staatlicher Kontrolle stehen oder der Aufsicht der Gemeinden unterstellt sind;
- den juristischen Personen, die öffentliche Dienstleistungen erbringen;
- der Abgeordnetenkammer;
- dem Staatsrat;
- dem Ombudsmann;
- dem Rechnungshof;
- den Berufskammern.
Im Falle der Änderung eines Dokuments veröffentlicht der Staat eine aktualisierte Version.
Zielgruppe
Zielgruppe
Natürliche und juristische Personen haben Zugang zu Verwaltungsdokumenten, die mit der Ausübung einer Verwaltungstätigkeit im Zusammenhang stehen, und können die Übermittlung eines zugänglichen Dokuments beantragen:
- unabhängig vom Format des Dokuments;
- ohne ein Interesse geltend machen zu müssen.
Betroffene Dokumente
Nur Verwaltungsdokumente, die mit der Ausübung einer Verwaltungstätigkeit im Zusammenhang stehen, sind betroffen. Beispiel: Rundschreiben, Tätigkeitsberichte, Studien, Statistiken, Protokolle/Aufzeichnungen von Verwaltungsräten usw.
Ausgeschlossen sind Dokumente betreffend:
- Außenbeziehungen, die Sicherheit Luxemburgs oder die öffentliche Ordnung;
- die Sicherheit von Personen oder die Wahrung der Privatsphäre;
- den Ablauf von Verfahren, die vor gerichtlichen, außergerichtlichen oder disziplinarischen Instanzen anhängig sind, oder Vorgängen im Vorfeld von solchen Verfahren;
- die Verhütung, die Aufklärung oder die Verfolgung strafbarer Handlungen;
- Rechte des geistigen Eigentums;
- gesetzlich geschützte Geheimnisse oder Vertraulichkeiten;
- Aufgaben im Zusammenhang mit der Kontrolle, Inspektion und Regulierung von betroffenen Behörden und sonstigen Stellen;
- die Vertraulichkeit von gewerblichen und industriellen Informationen, die diesen Behörden und sonstigen Stellen übermittelt werden;
- die Fähigkeit der Behörden und sonstigen Stellen, ihre Wirtschafts-, Finanz-, Steuer- und Handelspolitik zu verfolgen, wenn die Veröffentlichung der Dokumente die damit zusammenhängenden Entscheidungsprozesse beeinträchtigen könnte;
- die Vertraulichkeit von Beschlüssen der Regierung.
Kosten
Die Übermittlung der Dokumente ist grundsätzlich kostenlos.
Für bestimmte Dokumente kann vom Antragsteller bei der Ausstellung von Kopien eine zu entrichtende Gebühr verlangt werden. Diese Gebühr darf jedoch nicht über die tatsächlichen Vervielfältigungskosten hinausgehen.
Vorgehensweise und Details
Antragstellung
Personen, die ihren Antrag auf Übermittlung eines Dokuments einreichen möchten, können wie folgt vorgehen:
- über MyGuichet.lu; oder
- schriftlich.
Der Antragsteller muss:
- die Behörde wählen, an die er seinen Antrag richten möchte;
- das Dokument als Freitext oder unter Verwendung eines von der betroffenen Behörde oder sonstigen Stelle bereitgestellten Standardformulars genau beschreiben.
Kommunikation
Ein Dokument mit:
- personenbezogenen Daten; oder
- einer persönlichen Beurteilung beziehungsweise einem persönlichen Werturteil über den Antragsteller; oder
- einer der Behörde oder sonstigen Stelle vertraulich übermittelten Meinung;
kann nur von der direkt betroffenen Person eingesehen werden. Um die Übermittlung eines Dokuments mit dieser Art von Daten zu ermöglichen, muss der Urheber des Dokuments dessen Vertraulichkeit aufheben.
Eine Behörde oder sonstige Stelle kann Dokumente mit personenbezogenen Daten oder einer Beurteilung/einem Werturteil über andere Personen, die namentlich genannt oder leicht identifizierbar sind, übermitteln, wenn:
- es möglich ist, die diese Dritten betreffenden Informationen ohne zusätzliche Kosten zu schwärzen oder zu entfernen;
- diese Dritten der Übermittlung schriftlich zugestimmt haben.
Ein Übermittlungsantrag kann abgelehnt werden, wenn er:
- noch in Ausarbeitung befindliche oder nicht fertig gestellte Dokumente betrifft;
- sich auf ein bereits veröffentlichtes oder zu gewerblichen Zwecken erstelltes Dokument bezieht;
- hinsichtlich der Anzahl, der Wiederholungen oder der Systematik als übertrieben angesehen wird;
- interne Mitteilungen betrifft.
Übertragung
Die Behörde oder sonstige Stelle übermittelt das beantragte Dokument:
- zum frühestmöglichen Zeitpunkt; und
- spätestens einen Monat nach Eingang des Antrags.
Das Dokument wird folgendermaßen in Form einer Kopie in einfacher Ausfertigung übermittelt:
- auf elektronischem Wege, wenn:
- das Dokument in elektronischer Form verfügbar ist; und
- der Antragsteller seine E-Mail-Adresse mitgeteilt hat;
- das Dokument in elektronischer Form verfügbar ist; und
- durch Einsichtnahme vor Ort, wenn die Vervielfältigung:
- dem Dokument Schaden zufügen könnte; oder
- aufgrund der Art des Dokuments nicht möglich ist.
Die Hinterlegung zugänglicher Dokumente im Nationalarchiv darf deren Übermittlung nicht behindern.
In bestimmten Fällen kann die Übermittlungsfrist 2 Monate betragen, wenn:
- die Einhaltung der Einmonatsfrist angesichts des Volumens und der Komplexität der beantragten Dokumente nicht möglich ist;
- der Antrag an eine Behörde oder sonstige Stelle gerichtet wird, die das Dokument nicht besitzt;
- die Behörde oder sonstige Stelle die personenbezogenen Daten anderer Personen schwärzen oder entfernen muss;
- das Dokument Gegenstand einer Hinterlegung im Nationalarchiv war;
- die Behörde oder sonstige Stelle Dritte konsultieren muss.
In solchen Fällen muss die Behörde oder sonstige Stelle:
- den Antragsteller davon in Kenntnis setzen; und
- ihm die Gründe für die Verlängerung vor Ablauf der Einmonatsfrist übermitteln.
Im Falle eines zu allgemeinen Antrags wird die Frist bis zum Eingang eines genaueren Antrags ausgesetzt.
Rechtsmittel
Eine Person, deren Übermittlungsantrag abgelehnt wurde, kann diese Ablehnung anfechten. Hierfür muss der Antragsteller die Kommission für den Zugang zu Dokumenten (Commission d'accès aux documents - CAD) binnen eines Monats nach Mitteilung der Ablehnung wie folgt um Stellungnahme ersuchen:
- über MyGuichet.lu; oder
- schriftlich per einfachen Brief.
Der Antragsteller muss:
- gegebenenfalls die Referenznummer des Antrags und, sollte er dies wünschen, eine Anmerkung in Form eines Freitextes einreichen;
- die Entscheidung betreffend die Ablehnung der Übermittlung des Dokuments beifügen.
Die CAD übermittelt dem Antragsteller und der Behörde oder sonstigen Stelle ihre Stellungnahme innerhalb von 2 Monaten, nachdem sie damit befasst wurde.
Vertritt die CAD die Ansicht, dass das beantragte Dokument übermittelt werden kann, und beschließt die Behörde oder sonstige Stelle die Befolgung dieser Stellungnahme, muss Letztere das Dokument innerhalb eines Monats nach Eingang der Stellungnahme übermitteln. Andernfalls wird davon ausgegangen, dass sie den Antrag abgelehnt hat.
Vertritt die CAD die Ansicht, dass das Dokument nicht übermittelt werden kann, muss die Behörde oder sonstige Stelle bestätigen, dass sie eine Übermittlung des Dokuments innerhalb eines Monats nach Eingang der Stellungnahme ablehnt.
Gegen die Stellungnahmen der CAD können keine Rechtsmittel eingelegt werden. Allein gegen den Beschluss der Behörde oder sonstigen Stelle nach dieser Stellungnahme kann eine Anfechtungsklage vor dem Verwaltungsgericht eingereicht werden.
Die Anfechtungsklage ist innerhalb von 3 Monaten vor dem Verwaltungsgericht zu stellen. Diese Frist beginnt:
- bei Ablauf der Einmonatsfrist, falls die Behörde oder sonstige Stelle das Dokument nicht übermittelt, obwohl sie die Stellungnahme der CAD erhalten hat, dass das Dokument übermittelt werden kann;
- ab Zustellung der Erklärung der Behörde oder sonstigen Stelle, dass sie die Übermittlung des von der CAD für nicht übermittelbar befundenen Dokuments ablehnt;
- bei Ablauf der Einmonatsfrist, falls die Behörde oder sonstige Stelle die Ablehnung der Übermittlung des Dokuments nicht bestätigt, obwohl sie die Stellungnahme der CAD erhalten hat, dass das Dokument nicht übermittelt werden kann.
Die Befassung der CAD steht jedem frei. Der Antragsteller kann das Verwaltungsgericht auch direkt anrufen.
Formulare/Online-Dienste
Accès à l'information - Demande de document
Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.
Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.
Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.
Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.
Accès à l'information - Demande de document
Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.
Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement
Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.
En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.
Accès à l'information - Demande de document
To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.
That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).
Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.
Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.
Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.
If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.
Saisine de la Commission d’accès aux documents suite à un refus
Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.
Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.
Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.
Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.
Saisine de la Commission d’accès aux documents suite à un refus
Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.
Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement
Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.
En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.
Saisine de la Commission d’accès aux documents suite à un refus
To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.
That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).
Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.
Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.
Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.
If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.