Die Übermittlung eines Dokuments bei einer staatlichen Behörde oder Dienststelle beantragen

Seit dem 1. Januar 2019 müssen die staatlichen Behörden und Dienststellen ihre zugänglichen Dokumente online auf ihrer Website oder auf dem Portal www.data.public.lu, der luxemburgischen Datenplattform, veröffentlichen.

So werden den Bürgern (natürlichen und juristischen Personen) Dokumente zugänglich gemacht, die von folgenden Behörden oder Dienststellen verwahrt werden:

  • den staatlichen Behörden und Dienststellen;
  • den Gemeinden oder Gemeindeverbänden;
  • den öffentlich-rechtlichen Anstalten, die unter staatlicher Kontrolle stehen oder der Aufsicht der Gemeinden unterstellt sind;
  • den juristischen Personen, die öffentliche Dienstleistungen erbringen;
  • der Abgeordnetenkammer;
  • dem Staatsrat;
  • dem Ombudsmann;
  • dem Rechnungshof;
  • den Berufskammern.

Im Falle der Änderung eines Dokuments ist eine Aktualisierung der veröffentlichten Version notwendig. 

Zielgruppe

Zielgruppe

Natürliche und juristische Personen können auf die von den staatlichen Behörden und Dienststellen, den Gemeinden und Gemeindeverbänden, den unter staatlicher Kontrolle stehenden öffentlich-rechtlichen Anstalten usw. verwahrten Dokumente zugreifen, wenn diese Dokumente mit der Ausübung einer Verwaltungstätigkeit im Zusammenhang stehen.

Jede natürliche oder juristische Person hat das Recht, die Übermittlung eines zugänglichen Dokuments zu beantragen, und zwar:

  • unabhängig vom Format des Dokuments und;
  • ohne ein Interesse geltend machen zu müssen.

Betroffene Dokumente

Nur Verwaltungsdokumente, die mit der Ausübung einer Verwaltungstätigkeit im Zusammenhang stehen, sind betroffen. Beispiel: Rundschreiben, Tätigkeitsberichte, Studien, Statistiken, Protokolle/Aufzeichnungen von Verwaltungsräten usw.

Ausgeschlossen sind Dokumente betreffend:

  • Außenbeziehungen, die Sicherheit Luxemburgs oder die öffentliche Ordnung;
  • die Sicherheit von Personen oder die Wahrung der Privatsphäre;
  • den Ablauf von Verfahren, die vor gerichtlichen, außergerichtlichen oder disziplinarischen Instanzen anhängig sind, oder Vorgängen im Vorfeld von solchen Verfahren;
  • die Verhütung, die Aufklärung oder die Verfolgung strafbarer Handlungen;
  • Rechte des geistigen Eigentums;
  • gesetzlich geschützte Geheimnisse oder Vertraulichkeiten;
  • Aufgaben im Zusammenhang mit der Kontrolle, Inspektion und Regulierung von betroffenen Behörden und sonstigen Stellen;
  • die Vertraulichkeit von gewerblichen und industriellen Informationen, die diesen Behörden und sonstigen Stellen übermittelt werden;
  • die Fähigkeit der Behörden und sonstigen Stellen, ihre Wirtschafts-, Finanz-, Steuer- und Handelspolitik zu verfolgen, wenn die Veröffentlichung der Dokumente die damit zusammenhängenden Entscheidungsprozesse beeinträchtigen könnte;
  • die Vertraulichkeit von Beschlüssen der Regierung.

Kosten

Die Übermittlung der Dokumente ist grundsätzlich kostenlos. Per großherzoglicher Verordnung kann jedoch eine Gebühr festgesetzt werden, die vom Antragsteller bei der Ausstellung von Kopien eines Dokuments zu entrichten ist. Diese Gebühr darf jedoch nicht über die tatsächlichen Vervielfältigungskosten hinausgehen.

Vorgehensweise und Details

Antragstellung

Personen, die ihren Antrag auf Übermittlung eines Dokuments einreichen möchten, können wie folgt vorgehen:

  • über MyGuichet.lu oder;
  • schriftlich.

Im Formular zur Beantragung des Dokuments:

  • wählt der Antragsteller die Behörde, an die er seinen Antrag richten möchte;
  • beschreibt er das Dokument als Freitext oder unter Verwendung eines von der betroffenen Behörde oder sonstigen Stelle bereitgestellten Standardformulars genau.

Kommunikation

Nur die betroffenen Personen können Zugang zu Dokumenten haben, die Folgendes beinhalten:

  • sie betreffende personenbezogene Daten;
  • ein(e) persönliche(s) Beurteilung/Werturteil;
  • eine der Behörde oder sonstigen Stelle vertraulich übermittelte Meinung. In diesem Fall muss der Urheber des Dokuments dessen Vertraulichkeit hervorheben.

Beinhalten die beantragten Dokumente personenbezogene Daten oder eine Beurteilung/ein Werturteil über andere Personen, die namentlich genannt oder leicht identifizierbar sind (Dritte), übermittelt die Behörde oder sonstige Stelle sie an den Antragsteller, wenn:

  • es möglich ist, die diese Dritten betreffenden Informationen ohne zusätzliche Kosten zu schwärzen oder zu entfernen;
  • diese Dritten der Übermittlung schriftlich zugestimmt haben.

Der Übermittlungsantrag kann abgelehnt werden, wenn er:

  • noch in Ausarbeitung befindliche oder nicht fertig gestellte Dokumente betrifft;
  • sich auf ein bereits veröffentlichtes oder zu gewerblichen Zwecken erstelltes Dokument bezieht;
  • hinsichtlich der Anzahl, der Wiederholungen oder der Systematik als übertrieben angesehen wird;
  • interne Mitteilungen betrifft.

Übertragung

Das beantragte Dokument wird dem Antragsteller schnellstmöglich, spätestens jedoch binnen eines Monats nach Eingang des Antrags wie folgt von der Behörde oder sonstigen Stelle übermittelt:

  • durch Ausstellung von Kopien in einfacher Ausfertigung;
  • auf elektronischem Wege, wenn:
    • das Dokument in elektronischer Form verfügbar ist und;
    • der Antragsteller seine E-Mail-Adresse mitgeteilt hat;
  • im Rahmen einer Einsichtnahme vor Ort, wenn die Vervielfältigung:
    • dem Dokument Schaden zufügen könnte oder;
    • aufgrund der Art des Dokuments nicht möglich ist.
Die Hinterlegung zugänglicher Dokumente im Nationalarchiv darf deren Übermittlung nicht behindern.

In bestimmten Fällen kann die Frist 2 Monate betragen, wenn:

  • die Einhaltung der Einmonatsfrist angesichts des Volumens und der Komplexität der beantragten Dokumente nicht möglich ist;
  • der Antrag an eine Behörde oder sonstige Stelle gerichtet wird, die das Dokument nicht besitzt;
  • die Behörde oder sonstige Stelle die personenbezogenen Daten anderer Personen schwärzen oder entfernen muss;
  • das Dokument Gegenstand einer Hinterlegung im Nationalarchiv war;
  • die Behörde oder sonstige Stelle Dritte konsultieren muss.

Die Behörde oder sonstige Stelle muss:

  • den Antragsteller davon in Kenntnis setzen;
  • ihm die Gründe für die Verlängerung vor Ablauf der Einmonatsfrist übermitteln.
Im Falle eines zu allgemeinen Antrags wird die Frist bis zum Eingang eines genaueren Antrags ausgesetzt.

Rechtsmittel

Eine Person, deren Übermittlungsantrag abgelehnt wurde, kann diese Ablehnung anfechten. Hierfür muss der Antragsteller die Kommission für den Zugang zu Dokumenten (Commission d'accès aux documents - CAD) wie folgt um Stellungnahme ersuchen:

  • über MyGuichet.lu oder;
  • schriftlich per einfachen Brief.

Der Antragsteller muss:

  • gegebenenfalls die Referenznummer des Antrags und, sollte er dies wünschen, eine Anmerkung in Form eines Freitextes einreichen;
  • die Entscheidung betreffend die Ablehnung der Übermittlung des Dokuments beifügen.

Die CAD übermittelt dem Antragsteller und der Behörde oder sonstigen Stelle ihre Stellungnahme innerhalb von 2 Monaten, nachdem sie damit befasst wurde.

Vertritt die CAD die Ansicht, dass das beantragte Dokument übermittelt werden kann, und beschließt die Behörde oder sonstige Stelle die Befolgung dieser Stellungnahme, muss Letztere das Dokument innerhalb eines Monats nach Eingang der Stellungnahme übermitteln. Andernfalls wird davon ausgegangen, dass sie den Antrag abgelehnt hat.

Vertritt die CAD die Ansicht, dass das Dokument nicht übermittelt werden kann, muss die Behörde oder sonstige Stelle bestätigen, dass sie eine Übermittlung des Dokuments innerhalb eines Monats nach Eingang der Stellungnahme ablehnt.

Gegen die Stellungnahmen der CAD können keine Rechtsmittel eingelegt werden. Allein gegen den Beschluss der Behörde oder sonstigen Stelle nach dieser Stellungnahme kann eine Anfechtungsklage eingereicht werden.

Die Anfechtungsklage ist innerhalb von 3 Monaten vor dem Verwaltungsgericht zu stellen. Diese Frist beginnt:

  • in Ermangelung der Übermittlung des von der CAD für übermittelbar befundenen Dokuments: bei Ablauf der Einmonatsfrist nach Eingang der Stellungnahme, um das Dokument zu übermitteln;
  • ab Zustellung der Bestätigung der Behörde oder sonstigen Stelle, dass sie die Übermittlung des von der CAD für nicht übermittelbar befundenen Dokuments ablehnt;
  • in Ermangelung einer Bestätigung, dass die Übermittlung des für nicht übermittelbar befundenen Dokuments abgelehnt wird: bei Ablauf der Einmonatsfrist nach Eingang der Stellungnahme, um die Ablehnung zu bestätigen.
Die Befassung der CAD steht jedem frei. Der Antragsteller kann das Verwaltungsgericht auch direkt anrufen.

 

Formulare/Online-Dienste

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