Eine Ausnahmeregelung für die Einsichtnahme/Vervielfältigung von Archivgut beantragen

Zum letzten Mal aktualisiert am 03.06.2019

Das Nationalarchiv Luxemburg (ANLux) spielt eine Schlüsselrolle bei der Aufbewahrung und Übermittlung von privatem und öffentlichem Archivgut sowie beim Informationsmanagement innerhalb des Staates.

Eine kostenlose Übermittlung von öffentlichem Archivgut ist jeder Person garantiert, die dies beim ANLux nach der Übergabe des Archivguts bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist beantragt. Es gibt jedoch spezielle Schutzfristen, die je nach Art der Information unterschiedlich ausfallen (Dokument, das die Sicherheit Luxemburgs gefährdet oder individuelle Auskünfte über eine natürliche Person enthält usw.).

Während dieser Schutzfristen ist es grundsätzlich nicht möglich, die betreffenden Dokumente einzusehen oder zu reproduzieren. Forscher können jedoch eine Ausnahmeregelung für die Einsichtnahme und/oder Vervielfältigung von Archivgut beim ANLux beantragen.

Privatpersonen können ebenfalls die Übermittlung sowie die Vervielfältigung von Archivgut beantragen, das sie persönlich betrifft. Ein solcher Antrag kann auch nach dem Tod der vom Dokument betroffenen Person gestellt werden, und zwar vom nicht getrennt lebenden Ehepartner oder vom Lebenspartner, von den Nachkommen in direkter Linie oder, wenn es sich um einen Minderjährigen handelt, von dessen gesetzlichem Vertreter.

Zielgruppe

Personen, die eine Ausnahmeregelung beantragen können

Jeder:

  • der Forschungs- oder sonstige wissenschaftliche Arbeiten von öffentlichem Interesse betreibt oder;
  • der im weitesten Sinne von öffentlichem Archivgut betroffen ist.

Betroffene Dokumente

Jedes Archivdokument, für das eine Schutzfrist gilt.

Die Schutzfrist beträgt:

  • 50 Jahre ab dem Datum des jüngsten Dokuments der Akte bei öffentlichem Archivgut:
    • dessen Übermittlung eine Gefährdung darstellt für:
      • die Außenbeziehungen, die Sicherheit Luxemburgs oder die öffentliche Ordnung oder;
      • die Vertraulichkeit von gewerblichen und industriellen Informationen oder;
    • betreffend:
      • Angelegenheiten, die vor Justiz-, außergerichtlichen oder Disziplinarinstanzen verhandelt wurden, oder;
      • die Verhütung, Aufklärung oder Verfolgung strafbarer Handlungen;
  • 100 Jahre ab dem Datum des jüngsten Dokuments der Akte bei öffentlichem Archivgut, für das das Steuergeheimnis gilt;
  • 75 Jahre ab dem Datum der notariellen Urkunde für die Urschriften und Verzeichnisse der Notare.

Archivgut, das individuelle Auskünfte über eine natürliche Person enthält, betreffend:

  • ihr Privat-, Familien- und berufliches Leben oder;
  • ihre finanzielle Situation oder;
  • ihre ethnische Herkunft, ihre politische Meinung, ihre religiösen oder philosophischen Überzeugungen oder ihre Gewerkschaftszugehörigkeit oder;
  • die Bearbeitung von Daten bezüglich ihrer Gesundheit und ihres Sexuallebens, einschließlich der Bearbeitung ihrer genetischen Daten;

darf erst zu folgenden Zeitpunkten übermittelt werden:

  • 25 Jahre nach dem Tod der betreffenden Person, falls das Todesdatum bekannt ist, oder;
  • 75 Jahre ab dem Datum des jüngsten Dokuments der Akte, wenn:
    • das Todesdatum nicht bekannt ist oder;
    • durch die Ermittlung des Todesdatums ein unverhältnismäßiger Verwaltungsaufwand entstehen würde.

Kosten

Die Einsichtnahme in öffentliches Archivgut ist kostenlos.

Für die Erstellung von Kopien oder digitalen Vervielfältigungen können hingegen Kosten entstehen.

Vorgehensweise und Details

Antragstellung

Der Antragsteller muss seinen Antrag anhand des seinem Vorgang (Einsichtnahme/Vervielfältigung) entsprechenden Formulars per E-Mail (contemp@an.etat.lu) an das Nationalarchiv Luxemburg richten.

In seinem Antrag auf eine Ausnahmeregelung bezüglich einer Einsichtnahme muss der Antragsteller Folgendes angeben:

  • die Liste der betroffenen Akten/Dokumente nach folgendem Modell: Signatur, Titel der Akte, Datum der Akte, Schutzfrist, Schutzkategorie;
  • Thema des Forschungsprojekts;
  • chronologischer Rahmen des Forschungsprojekts;
  • Endziel des Forschungsprojekts (Publikation, Dissertation, Artikel, Radiosendung usw.);
  • etwaige(r) am Forschungsprojekt beteiligte(r) Partner, Einrichtung(en) oder Professor(en);
  • Enddatum des Forschungsprojekts;
  • Gründe, aus denen die Akte(n) für seine Forschung wichtig ist/sind.

Beantragt er eine Ausnahmeregelung bezüglich einer Vervielfältigung, muss der Antragsteller außerdem Folgendes angeben:

  • Art der Vervielfältigung: Fotos, Scans, Kopien;
  • Ziel der Vervielfältigungen (nicht veröffentlichte Arbeitskopien oder Publikation).

Unvollständige Anträge werden nicht bearbeitet, insbesondere wenn die Gründe für die Forschung oder die Akten nicht angegeben sind.

Belege

Der Antragsteller muss seinem Antrag folgende Unterlagen beifügen:

  • die schriftliche Genehmigung der betroffenen Person oder ihrer Rechtsnachfolger: wenn er deren Dokumente einsehen will, ohne dass ein Verwandtschaftsverhältnis vorliegt, oder:
  • jeden Nachweis, um sein Verwandtschaftsverhältnis und seine Abstammung zu belegen: wenn er die Akte eines Familienangehörigen oder mehrerer Familienangehörigen einsehen will (Heiratsurkunde, Geburtsurkunde, Lebenspartnerschaftsurkunde usw.) oder;
  • jeden Nachweis, um seine Identität zu belegen: wenn er eine ihn selbst betreffende Akte einsehen will.

Antwort der Behörde

Das ANLux leitet den Antrag des Antragstellers in der Regel an den von der/den Akte(n) betroffenen Urheber (Ministerium/Verwaltung) zwecks Genehmigung weiter.

Der Urheber teilt dem ANLux seine Antwort innerhalb von 3 Wochen ab Weiterleitung des Antrags mit.

In Ermangelung einer Antwort des Urhebers innerhalb dieser Frist, trifft das ANLux selbst eine Entscheidung.

Die Genehmigung wird erteilt, wenn die Übermittlung der Archivdokumente:

  • für die Durchführung einer Forschungs- oder sonstigen wissenschaftlichen Arbeit von öffentlichem Interesse notwendig ist;
  • die Privatsphäre der vom Dokument betroffenen Person nicht unverhältnismäßig verletzt.

Die Entscheidung des Direktors des ANLux wird dem Antragsteller per E-Mail mitgeteilt.

Im Falle einer positiven Antwort kann der Antragsteller:

  • sich in das ANLux begeben, um die gewünschten Dokumente einzusehen, oder;
  • eine Vervielfältigung der gewünschten Dokumente bekommen.

Gültigkeitsdauer der Genehmigung

Die Genehmigung der Übermittlung ist in der Regel zeitlich begrenzt, und zwar bis zum Ende des Forschungsprojekts des Antragstellers.

 Verpflichtungen

Wird dem Antrag auf Ausnahmeregelung bezüglich einer Einsichtnahme und/oder Vervielfältigung stattgegeben, kann es sein, dass der Antragsteller Folgendes tun muss:

  • personenbezogene Daten anonymisieren und/oder pseudonymisieren, und zwar:
    • bei der Benutzung der Dokumente;
    • im Falle der Zitierung der Archivakten. Die Quellenangabe hat folgendermaßen auszusehen: ANLux, Signatur;
  • im Falle der Veröffentlichung und Verbreitung von Archivstücken die Passagen schwärzen, die einer oder mehreren Personen schaden könnten.

Auf jeden Fall muss der Antragsteller:

  • dem ANLux ein Exemplar als Nachweis für alle Arbeiten/Publikationen aushändigen, die teilweise oder ganz auf im ANLux aufbewahrtem Archivgut beruhen;
  • etwaige Urheberrechte abklären.

Rechtsmittel

Wird dem Antrag nicht stattgegeben, kann sich der Antragsteller zwecks Stellungnahme an den Archivrat (Conseil des archives) wenden. Der Antrag wird dann erneut geprüft. Der Rat gibt seine Stellungnahme innerhalb von 3 Wochen ab seiner Anrufung ab.

Der Antragsteller kann gegen eine ablehnende Entscheidung ebenfalls ein Rechtsmittel vor dem Verwaltungsgericht von Luxemburg einlegen. Der entsprechende Antrag muss:

  • von einem Anwalt am Gerichtshof unterzeichnet sein;
  • innerhalb einer Frist von 3 Monaten ab Zustellung der ablehnenden Entscheidung beim Gericht hinterlegt werden.

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