Escheatment of dormant accounts or unclaimed insurance policies

The law of 30 March 2022 on inactive accounts, inactive safe deposit boxes and unclaimed insurance policies (loi du 30 mars 2022 relative aux comptes inactifs, aux coffres-forts inactifs et aux contrats d'assurance en déshérence) sets out the legal framework governing:

  • accounts and safe deposit boxes said to be 'dormant' or 'inactive'; and
  • unclaimed life insurance policies.

This law sets out the principles whereby banks must turn over assets held in accounts and safe deposit boxes to the Consignment Office (Caisse de consignation) after a prolonged period of inactivity. Insurance companies must do likewise for life assurance policies which have remained unclaimed for a prolonged period.

An application for escheatment of assets must be filed with the Consignment Office electronically, through MyGuichet.lu.

Once assets have been escheated, anyone who can prove entitlement to them may apply for their return.

Who is concerned

Any credit institution or any insurance company.

Prerequisites

Dormancy of an account/safe deposit box/policy

An account or safe deposit box is considered dormant when:

  • in the case of an account:
    • no transactions initiated by the holder have been recorded for an account or safe deposit box held at the same establishment; and
    • the holder has made no contact with the establishment where the account is held;
  • for a safe deposit box: the holder has made no contact with the establishment where the box is held. Note that a transaction on an account by the owner is considered to be a form of contact with the establishment;
  • for a life assurance policy: when no beneficiaries have come forward to claim their right to the entitlements due under the terms of the life assurance policy.

Start date of inactivity

The start date of inactivity is:

  • for an account: the day from which:
    • the holder ceased conducting transactions on any of their accounts or safe deposit boxes held with the same establishment; and
    • the holder ceased contact with the establishment where the account is held;
  • for a safe deposit box: the day from which the holder of the safe deposit box ceased contact with establishment where the box is held;
  • for a life assurance policy: the day from which the insurance company learned that the entitlements under the terms of the policy are due, and for which entitlements no beneficiaries have claimed their rights.
Note:
  • the holder's last contact is that recorded in the establishment's files;
  • the date on which the company learns that the insurance entitlements are due is that recorded in the company's files.

Duration of inactivity

Accounts and safe deposit boxes

When, from the start date of inactivity, there continues to be no activity for a period of:

  • 3 years for an account or 5 years for a safe deposit box, the establishment holding the account or safe deposit box must notify the owner or known beneficiary of the consequences of inactivity on the account/box;
  • 6 years, the account/box is deemed to be dormant;
  • 9 years, the establishment holding the account or safe deposit box must notify the owner or known beneficiary of the consequences of inactivity on the account/box;
  • 10 years, the establishment must file an application with the Consignment Office for the escheatment of the assets.
Where there is more than one holder on the same account, a transaction or contact made by any one of those holders is sufficient to keep the account active.

Life assurance policy

When, from the start date of inactivity, there continues to be no activity for a period of:

  • 1 year, the insurance company holding the policy must notify the known beneficiary of the consequences of failing to claim the entitlements under the policy;
  • 2 years, the policy is deemed unclaimed;
  • 5 years, the insurance company holding the policy must notify the known beneficiary again of the consequences of failing to claim the entitlements under the policy;
  • 6 years, the establishment must file an application with the Consignment Office for the escheatment of the assets.

Preliminary steps

Applications for the escheatment of assets must be filed through a business eSpace certified by the State Treasury on MyGuichet.lu.

Deadlines

Applications for the escheatment of assets must be filed within 3 months of the expiry period which is:

  • 10 years, for an account or safe deposit box; or
  • 6 years, for a life assurance policy.

Costs

The administrative costs in connection with the filing and assessment of an application for escheatment of assets must be borne by the establishment in question.

The administrative costs are set by Grand Ducal regulation and may not be less than EUR 50 or more than EUR 250 per application.

How to proceed

Filing an application for escheatment of assets

Applications for escheatment of assets must be filed with the Consignment Office electronically, through MyGuichet.lu.

The person filing the application must have a LuxTrust product (e.g. a Token, Smartcard or Signing stick) or an electronic identity card (eID).

The filing must be carried out through MyGuichet.lu (business eSpace):

  • either by uploading a structured document in XML format, of no more than 7 MB in size;
  • or by using the online data input wizard.

Supporting documents

In support of the application for escheatment, the applicant must submit all information and documents mentioned in Annexe 1 (for banks) or in Annexe 2 (for insurance companies) of the law, including:

  • the amounts to be escheated;
  • the details of the account holder/policyholder;
  • the details of any beneficiaries.

Processing the application for escheatment

The Consignment Office will examine the application and, where necessary, will request any additional information and/or documents needed in order to process the application for escheatment.

Such information and documents must be submitted promptly, in electronic format, through MyGuichet.lu.

Application processing time

The Consignment Office will make a reasoned decision and notify the establishment in question:

  • within 6 months of receiving the application for escheatment; or
  • if the application is incomplete, within 6 months of receiving all information and documents needed to make the decision.

If the application is accepted, the Consignment Office will inform the establishment in question by way of an electronic response through MyGuichet.lu.

If the application is rejected, the applicant will be informed through MyGuichet.lu.

If, within that 6-month time limit, the applicant has not received notification of a decision, the application should be deemed to have been rejected.

The Consignment Office may refuse to escheat the assets, in particular:

  • when the legal requirements are not fulfilled; or
  • when the submitted information proves to be incomplete, inaccurate or false.

Transfer of assets

When an application for escheatment has been accepted, the establishment in question must forward the assets within one month of receiving notice that the application has been approved.

Once the assets have been received, the Consignment Office will issue an escheatment receipt, which confirms that the escheatment has effectively occurred. The receipt specifies:

  • the nature of the escheated assets;
  • the amounts in question.

If there is a difference between the amount stated in the application for escheatment and the amount that has actually been escheated, or if any other point of information provided in the application no longer holds true at the time of the escheatment, then the establishment or the insurance company must state the reasons.

In the absence of sufficient justification, the Consignment Office may:

  • refuse to issue the receipt; and
  • return the deposited assets to the establishment or insurance company that filed the application for the escheatment of the assets.

The Consignment Office maintains an electronic register of escheated assets.

Cancelling an application for escheatment

Applicants may cancel applications for escheatment by:

  • filing a cancellation application in XML format; or
  • using the online cancellation wizard on MyGuichet.lu.

Requirement to keep information

The establishments are required to keep the information and documents specified in Annexe 3 of the law, including such information and documents pertaining to:

  • the opening of the bank account, the leasing of the safe deposit box, or the taking out of the insurance policy;
  • the last transaction made by the holder and the last contact from the holder;
  • the identity of the account holders/policyholders;
  • the balance of the accounts prior to the escheatment;
  • the contents of the safe deposit box;
  • a detailed breakdown of the insurance entitlements due under escheated life assurance policies.

The information and documents must be kept for:

  • as long as the assets are escheated;
  • 5 years from the date on which the escheatment ends.

Effects of escheatment

Escheatment entails:

  • the closure of the holder's accounts and safe deposit boxes held with the establishment;
  • the termination of the contractual relationship between the insurance companies and the policyholders.

Penalties

Should they fail to fulfil the legal requirements, credit establishments and insurance companies, as well as their managers and any other person responsible for a violation, risk:

  • sanctions and other administrative measures:
    • fines up to a maximum of:
      • EUR 250,000, for natural persons; or
      • EUR 1,000,000, for legal persons;
    • public declarations;
    • temporary prohibitions from holding managerial roles;
  • criminal sanctions: fines of between EUR 12,500 and EUR 1,000,000.

Appeal

A negative decision in response to an application for escheatment is an administrative decision against which the usual means of appeal (non-contentious appeal, judicial appeal) may be pursued, provided the legal deadlines are complied with.

Forms / Online services

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Certification of a business eSpace

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That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

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Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

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Certification d'espace professionnel

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Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

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Zertifizierung eines beruflichen Bereichs

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Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

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Consignment request for inactive accounts and safe deposit boxes

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Demande de consignation de comptes et coffres-forts inactifs

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Antrag auf Hinterlegung inaktiver Konten und Schließfächer

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Consignment of inactive accounts and safe deposit boxes

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Consignation de comptes et coffres-forts inactifs

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En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

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Hinterlegung inaktiver Konten und Schließfächer

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Consignment request for escheated insurance contracts

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Demande de consignation de contrats d'assurance en déshérence

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

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Antrag auf Hinterlegung nachrichtenloser Versicherungsverträge

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Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

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Consignment of escheated insurance contracts

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Consignation de contrats d'assurance en déshérence

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Hinterlegung nachrichtenloser Versicherungsverträge

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Cancellation of a consignment

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Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

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Annulation de consignation

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

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Aufhebung einer Hinterlegung

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

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