Filing an electronic income tax return for natural persons using MyGuichet.lu

Last update 30.03.2022

Resident and non-resident taxpayers who are subject to taxation (taxation by assessment) in Luxembourg are required to report their income by filing an income tax return (form 100). If there is no tax liability, resident and non-resident taxpayers can, upon request, file a tax return (form 100) in order to be taxed by assessment.

From the 2021 tax year, eligible taxpayers can file their personal income tax return online via an electronic assistant on the MyGuichet.lu platform if they receive the following in Luxembourg:

  • income from a salaried occupation;
  • a pension or annuities; or
  • rental income.

Taxpayers who do not fall within the scope of this electronic procedure can file their tax return by sending the PDF file of their tax return via MyGuichet.lu or by post.

Who is concerned

Taxpayers concerned

All resident or non-resident persons:

  • subject to a tax return obligation (following a request from the Luxembourg Inland Revenue - ACD) or who wish to file a tax return upon request; and
  • who receive income in Luxembourg from:
    • a salaried occupation; and/or
    • pensions or annuities; and/or
    • from the rental of property, including interest on a loan taken out to finance their main residence.

These individuals must not have:

  • been married more than once during the tax year;
  • changed country of residence during the tax year;
  • a separate country of residence from their spouse in case of joint taxation.

Types of income to be reported

Only income received from salaried employment, a pension/annuity or the rental of goods can be declared electronically.

This procedure does not apply to anyone with the following types of income:

  • commercial profit;
  • agricultural and forestry profits;
  • profit from the exercise of a liberal profession;
  • net investment income;
  • miscellaneous net income;
  • extraordinary income.

Exclusion from the electronic procedure

In the context of an electronic tax return, taxpayers cannot request or revoke:

  • joint taxation by assimilation of the non-resident to the resident.

Note: if the withholding tax forms of a non-resident couple show a tax rate, then this couple can use the electronic procedure because the assimilation mode has already been requested in advance as the rate has been entered on the withholding tax form.

Furthermore, the taxpayer cannot use this version of the electronic procedure to request or after having previously requested:

  • joint taxation upon joint request between a resident taxpayer and a non-resident person, who do not live de facto separated, provided that the resident taxpayer earns at least 90 % of the household's professional income during the year in Luxembourg;
  • purely individual taxation or taxation with reallocation of adjusted joint taxable income;
  • joint taxation as a partner.

In addition, the current version of the procedure does not allow taxpayers to apply for:

  • an annual adjustment;
  • a tax reduction for children in the form of tax relief, or a tax allowance for children.

With regard to extraordinary expenses, only the flat-rate deductions for disability and infirmity, domestic service costs, assistance and care expenses, as well as tax allowances for children who did not belong to the household can be claimed through the electronic procedure.

Prerequisites

In the event of joint taxation, the declarant(s) must have:

  • a LuxTrust product (e.g.: Token, Smartcard or Signing Stick) or an electronic identity card per signatory; and
  • a national identification number (13-digit social security number).

Preliminary steps

Those who wishes to file a tax return electronically must have an eSpace on MyGuichet.lu, more particularly:

  • either a private eSpace if the declarant is the taxpayer concerned or if they are a private proxy (e.g. their parents, etc.);
  • or a business eSpace if the declarant is the taxpayer's authorised representative (e.g.: a fiduciary, a lawyer, etc.).

Note: if the tax return is submitted by a representative, the latter must have a power of attorney from the taxpayer (form 101) and attach it to the procedure as a supporting document. This power of attorney is not required if the representative is a lawyer.

Anyone who does not yet have a private eSpace on MyGuichet.lu can consult our tutorial which guides them step by step in the creation of their own private eSpace.

Deadlines

The income tax return for natural persons must be filed by 31 March of the year following the tax year concerned, and the specific submission deadlines indicated in the letters from the Luxembourg Inland Revenue's different departments must be observed.

Example: for the tax year N, the tax return should be submitted before 31 March of the year N+1.

Anyone who requires an extension of the deadline for submitting the tax return should apply for the extension (preferably by fax or post) to the competent tax office.

In the event of failure to meet the indicated deadlines, an additional tax, a late payment fee or a penalty may be levied by the tax office.

Taxpayers who refuse to file their tax return will force the tax office to determine the tax liability using the estimated assessment procedure (taxation d'office par voie d'estimation).

How to proceed

Filing an application

Taxpayers or their representatives (e.g. a fiduciary), must submit the income tax return for natural persons electronically through their private or business eSpace on the MyGuichet.lu platform.

In order to easily complete the tax return, the entry of data can be initiated by submitting an XML file on MyGuichet.lu.

The person submitting the file needs:

  • a LuxTrust product (e.g. Token, Smartcard or Signing stick); or
  • an electronic identity card.

After initiating the process, the declarant is invited to follow the instructions provided by the assistant in order to complete the declaration.

Declarants must sign the tax return electronically at the end of the process.

Please note: in the event of joint taxation, both declarants must electronically sign the tax return.

Supporting documents

Taxpayers can attach supporting documents to the electronic income tax return.

Note: depending on the declarant's situation, certain documents must be attached to the tax return.

For example, if the declaration is submitted by a representative, the latter must attach the form granting them the power to file the tax return.

Obligations

The taxpayer(s) must:

  • declare the income of all persons who are jointly taxable (all amounts must be declared in EUR);
  • give their consent to the exclusively automated processing of the electronic income tax return. The taxpayer may withdraw their consent at any time.

Withdrawal of consent can be made by letter to the competent tax office until the tax has been accounted for.

In the case of joint taxation, the withdrawal of consent by one of the spouses is sufficient to ensure that taxation cannot be carried out exclusively by automated means.

A taxpayer who does not wish to give their consent to exclusively automated processing can file their income tax return using the form 100, which can be downloaded from the ACD's website and submitted:

Forms / Online services

Income tax return for resident and non-resident natural persons (form 100)

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That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

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Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

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Déclaration pour l'impôt sur le revenu pour personnes physiques résidentes et non résidentes (modèle 100)

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En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

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Einkommensteuererklärung für ansässige und nicht ansässige natürliche Personen (Vordruck 100)

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Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

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Income tax return for resident and non-resident natural persons (form 100) - procedure using a business eSpace

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Déclaration pour l'impôt sur le revenu pour personnes physiques résidentes et non résidentes (modèle 100) - démarche via un espace professionnel

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Einkommensteuererklärung für ansässige und nicht ansässige natürliche Personen (Vordruck 100) - Vorgang über einen beruflichen Bereich

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Contrat de mandat

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