Traveller accommodation forms

Accommodation establishments must verify their customers' identity and fill in accommodation forms.

Accommodation operators can submit these forms electronically in 3 different ways:

  • by filling in the form online via the application for electronic collection of data. A prior access request to this application is necessary. Its use is free of charge;
  • by exporting an XML file from the hotel application and submitting it online via the application for the electronic collection of data. This way, the data to be transmitted will only have to be entered once. The expenses for adapting the software to the application are not covered but it may be shared with other professionals using the same application;
  • by connecting the hotel application with a webservice ensuring the real-time transmission of accommodation forms. The installation costs must be borne by the accommodation operator.

Who is concerned

Each collective tourist accommodation or private tourist accommodation establishment must complete an accommodation form for each traveller, except for persons accompanying the main traveller (all the children and all the persons travelling in a group are included in the same form).

During a transitional period of 2 years, the use of the online accommodation form is mandatory for:

  • accommodation establishments with 10 rooms or more;
  • campsites with 25 pitches or more.

It is optional for all other establishments during that period. However, if the accommodation operator has chosen to use the online forms, he cannot go back to not using them.

Preliminary steps

The application for online accommodation forms can only be used by the following operating systems:

Operating system:

  • Windows 2000;
  • Windows XP;
  • Windows Vista 32 et Vista 64;
  • Windows 7;
  • Mac OS.

Web browser:

  • Internet Explorer 6 or higher;
  • Mozilla Firefox.

How to proceed

Accessing the form via the application for the online collection of data

In order to use the application for the online collection of data, you must:

  1. download and print the access request form;
  2. carefully read, fill in and sign the form;
  3. send the completed access request by post to the following address:
    Centre des Technologies de l’information de l’Etat
    Secrétariat Technique - Fiches d'hébergement
    1, rue Mercier
    L-2144 Luxembourg

    First you will receive a PIN code via email which will allow you to connect to the system.
    The PIN code can only be used once steps 4 and 5 have been completed successfully.

    Then, you will receive by post the hardware necessary to connect to the system.
    The hardware consists of a Smartcard and a Smartcard reader.
  4. download and install the middleware for the LuxTrust smartcard to the computer you will use to connect to the online accommodation form application;
  5. plug in the Smartcard reader to your computer and insert the Smartcard;
  6. connect to the application for the online collection of accommodation forms and enter your PIN code.
Please note that typing in your PIN code erroneously three successive times will lock the Smartcard.
If your Smartcard is locked, please contact the CTIE helpdesk for assistance.

You may then access the accommodation forms and all other system functionalities as described in the user guide.

Accommodation forms - single traveller or accompanied travellers

On the day after the traveller's arrival at the latest, the accommodation establishment must complete the accommodation form or have it completed by the traveller.

The accommodation operator must check the main traveller's ID card to verify the information provided on the form.

To enter the information, the accommodation operator must connect to the application for online collection of accommodation forms (please see the user guide) and create a new individual accommodation form.

The accommodation operator must enter the information concerning:

  • the main traveller:
    • name;
    • first name(s);
    • date of birth;
    • place of birth;
    • nationality;
    • ID card or passport number;
    • postcode, city and country of residence (street number and street are optional indications)
  • the stay:
    • date of arrival;
    • presumed date of departure;
    • purpose of the stay (business/congress ou leisure/other).
      With regard to campsites, the type of camper is also to be indicated (residential or other); 
  • the total number of persons accompanying the main traveller (including all the children and all the persons travelling in a group).

Forms / Online services

Fiches d’hébergement - accès au système (TOHEB)

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Genehmigungsantrag für den Zugang zum System der Meldescheine für Beherbergungsstätten (TOHEB)

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

Modèle de fiche d'hébergement

Modell eines Meldescheins für Beherbergungsstätten

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Fiches d'hébergement - collecte électronique

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

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Démarche en ligne

Accéder à la Démarche

Anwendung zur elektronischen Erfassung von Meldescheinen

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

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