Individual training leave

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Individual training leave is a special type of leave that is granted to allow applicants to:

  • attend training courses, and prepare for and sit exams; or
  • engage in any other activity undertaken as part of an eligible training course.

The completion of the training course would allow these persons to:

  • make a career change;
  • enhance their competitiveness;
  • extend their knowledge.

Individual training leave is paid for:

  • by the employer, if the applicant is employed;
  • by the State, if the applicant is self-employed.

This type of leave is not the same as unpaid leave for training purposes.

Who is concerned

The following persons are eligible for individual training leave:

  • employees who:
    • work in the private sector in Luxembourg (regardless of their place of residence); and
    • have an employment contract with a business or association that is legally established and operating in Luxembourg; and
    • have been working for their employer for at least 6 months at the time they request leave;
  • self-employed workers (or people in so-called liberal professions) who:
    • have been registered for at least 2 years with the Luxembourg social security office; and
    • reside in Luxembourg; and
    • work in Luxembourg;
  • persons who:
    • have an apprenticeship contract; and
    • are preparing for and competing in an international, European or Luxembourgish trades competition.

The employer must respond to the employee's request.

Prerequisites

Eligible training courses are those offered, either in Luxembourg or abroad, by:

  • professional chambers;
  • foundations, natural persons and private associations that are accredited by the Minister of Education, Children and Youth (Ministre de l'Éducation nationale, de l'Enfance et de la Jeunesse – MENEJ);
  • institutions which:
    • have been granted public or private school status, recognised by the public authorities;
    • issue certificates validated by the same authorities;
  • communal authorities;
  • ministries, administrations and public establishments.

Individual training leave cannot be requested for training courses:

Deadlines

The request must be submitted 2 months before the start of the leave requested.

How to proceed

Filing an application

The application can be submitted:

  • in the case of self-employed workers/liberal professions:
  • in the case of employees:
    • by post, by:
      • filling out a downloadable application form; and
      • submitting it to their employer for their opinion; and
      • sending it to the Department of Vocational Training at the MENEJ.

The course does not have to be directly related to the individual's current professional position. The course can take place during working hours, or on evenings or weekends.

Supporting documents

Applicants must enclose the following with their application:

  • a certificate of enrolment showing the total number of hours (training courses, examinations, etc.); and
  • a social security registration certificate; and
  • a copy of the employment contract, in the case of employees.

Negative opinion on the part of the employer

The employer cannot deny the employee's application for training leave, but may express a negative opinion on the form.

In the event of a negative opinion:

  • the leave can be postponed:
    • once; and
    • if the employee's absence is likely to have a negative impact on:
      • the proper operation of the company; or
      • the scheduling of the other employees' annual leave;
  • the employee can still send their completed application to the Ministry. In this event, the Minister:
    • will forward it to an advisory committee, which will issue an opinion on the postponement schedule; and
    • will reach their decision based on this opinion.

Time limit for a response

Normally, the applicant and their employer will receive a response to their request at least 2 weeks before the leave is due to start.

If the applicant needs to sit an exam, they may be exempted from complying with the required time limits. In that case, it is advisable that they submit their application as soon as they learn of the dates of their exam(s).

Obligations of persons who have taken a training course

The person who has taken a training course must obtain, from the training institution, a statement, in triplicate, certifying that the leave has indeed been used for the purpose for which it was granted.

Once received, this statement must immediately be submitted to the employer, in duplicate.

Calculating the number of days of individual training leave

The total number of days of training leave to which the beneficiary may be entitled will depend on the number of hours required for the training. The number of hours in question is:

  • defined by the training organisation; or
  • determined on the basis of the school's or training institute's course schedules.

The number of required hours is converted into a number of working days, that is to say:

  • in the case of a full-time employee, the number of hours of training is divided by 8 hours to obtain the number of days of training;
  • the number of days of training is then divided by 3 to obtain the number of days of training leave;
  • this number is rounded down to the nearest whole number if necessary.
    •

Example:

The beneficiary attends 30 hours of training, namely:

  • 30 / 8 = 3.75 days of work;
  • 3.75 / 3 = 1.25 days of training leave;
  • to be rounded down to the nearest unit, i.e. 1 day of individual training leave.

A 30-hour training course therefore converts to 1 day of individual training leave.

Duration of the individual training leave

The period of training leave:

  • is treated as a period of ordinary work; and
  • may not be deducted from the employee's annual leave.

Maximum duration

All workers are entitled to 80 days of training leave, which they can take at any time during their working life.

These 80 days may be split into several periods of leave, with up to 20 days of leave at the most over a 2-year period.

Each 2-year period begins with the year in which the first individual training leave is taken.

There is a special scheme for persons with a progressive disease which requires them to take specific courses in order to ensure:

  • their continued employment; or
  • their ability to find employment.

These persons are eligible for additional training leave days, regardless of the number of hours invested in their training.

Minimum duration

The minimum duration of training leave is one day.

Therefore, applicants must enrol in a training course providing for at least 24 hours of training to be eligible for individual leave (24 hours / 8 = 3 working days / 3 = 1 day of training leave).

Allowances for individual training leave

A compensatory allowance for each day of individual training leave is:

  • advanced to the employee by their employer. This allowance:
    • is equal to the average daily wage;
    • may not exceed 4 times the social minimum wage for unskilled workers;
  • paid directly by the State, in the case of self-employed workers or persons exercising a liberal profession. The allowance:
    • is determined based on the income in the last financial year, used as the earnings base to calculate contributions to the pension fund;
    • may not exceed 4 times the social minimum wage for unskilled workers.

Reimbursement

The employer/self-employed worker/person exercising a liberal profession must file a declaration of reimbursement. The declaration must be filled out and submitted:

The employer/self-employed worker/person exercising a liberal profession must attach the following to the declaration:

  • the certificate of attendance that was given to the beneficiary of the training leave;
  • a copy of the ministerial approval;
  • for employers:
    • copies of the payslips for the period in which the leave is taken;
    • a certificate from the employer stating the precise dates of the training leave taken;
    • a copy of the letter from the Joint Social Security Centre specifying the rate of contribution to the Employers' Mutual Insurance Scheme (Mutualité des employeurs); or
    • a copy of the letter from the Joint Social Security Centre specifying the rate of contribution to the Accident Insurance;
  • for self-employed workers/liberal professions: the income certificate showing the income in the last tax year used as the contribution base for pension insurance.

The employer will receive the compensatory allowance, as well as the employer's share of the social security contributions.

Possible sanctions in the event of false declarations

In the event of inaccurate or incomplete declarations, the beneficiary must:

  • immediately repay the allowances received;
  • pay interest at the legal rate for the period from the day the allowances were paid out until the day they were reimbursed.

Forms / Online services

Apply for training leave

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That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

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Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

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Demander l’octroi d’un congé de formation

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En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

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Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

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Declaration of reimbursement for training leave

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Déclaration de remboursement congé-formation

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Antrag auf Kostenerstattung für Bildungsurlaub

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Application for training leave (employee)

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Antrag auf Bewilligung von Bildungsurlaub (Arbeitnehmer)

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Employer's certificate

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Attestation patronale

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Arbeitgeberbescheinigung

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Request for reimbursement (employer)

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Déclaration de remboursement (employeur)

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Bildungsurlaub - Kostenerstattungsantrag (Arbeitgeber)

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Request for training leave (self-employed)

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Demande d'octroi d'un congé-formation (travailleur indépendant / personne exerçant une profession libérale)

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Bewilligungsantrag eines Bildungsurlaubs (Selbständiger, Freiberufler)

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Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

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Request for reimbursement (self-employed)

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

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Déclaration de remboursement (travailleur indépendant / personne exerçant une profession libérale)

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

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Kostenerstattungsantrag (Selbständiger, Freiberufler)

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

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