Applying for individual training leave

Individual training leave is a special leave that allows interested persons to:

  • participate in training courses, prepare for and participate in exams; or
  • complete any work in relation to an eligible training course.

 The completion of the training course allows these persons to:

  • make a career change;
  • enhance their competitiveness;
  • extend their knowledge.

Who is concerned

Persons concerned

Each person engaged in a professional activity in the private sector, namely:

  • employees;
  • self-employed workers;
  • persons in liberal professions.
  • persons who:
    • have an apprenticeship contract;
    • who are preparing for and competing in an international, European or Luxembourgish championship of trades.

Eligible training

All training courses offered in Luxembourg and abroad by:

  • the professional chambers;
  • private foundations, natural persons and associations that are accredited by the Minister of Education, Children and Youth (MENJE);
  • institutions:
    • that have been granted public or private school status by the public authorities;
    • that deliver certificates validated by the same authorities;
  • the communes;
  • ministries, administrations and public establishments.

However, individual training leave does not apply to training courses:

The training does not have to be directly related to the individual's profession. The courses can take place during working hours, evenings or at the weekend.

Prerequisites

The employee must:

  • be normally employed at a workplace located in Luxembourg;
  • have an employment contract with a business or association legally established and active in Luxembourg;
  • have a length of service with their employer of at least 6 months at the time of the request for leave.

The self-employed person and the person exercising a liberal profession must:

  • have been registered for at least 2 years with the Luxembourg social security;
  • have their professional domicile in Luxembourg;
  • work in Luxembourg.

Deadlines

The request must be submitted 2 months before the start of the leave applied for.

How to proceed

Filing an application

Applicants can submit their application:

  • for self-employed workers / liberal professions: online via MyGuichet.lu using a LuxTrust certificate; or
  • in any case by post by:
    • filling out a downloadable application form;
    • submitting it to their employer to get their opinion, if the request is issued by an employee;
    • sending it to the Department of Vocational Training at the Ministry of Education, Children and Youth.

Supporting documents

Applicants must enclose the following with their application:

  • a certificate of enrolment with the total number of hours (training courses, examination, etc.);
  • a social security registration certificate;
  • a copy of the employment contract, in the case of employees.

Negative opinion by the employer

The employer:

  • may not refuse the application for training leave;
  • may express a negative opinion on the form.

In the event of a negative opinion:

  • the leave can be postponed:
    • once;
    • if the employee's absence is likely to have a negative impact on:
      • the proper operation of the company; or
      • the smooth operation of the annual leave holiday planning of the staff;
  • the employee can still send the completed application to the ministry. The minister:
    • will forward it to an advisory committee, which will issue an opinion on the postponement schedule;
    • will take their decision based on this opinion.

Time frame for a response

Normally, the applicant and their employer receive a response to their request at least 2 weeks before the leave is due to start.

Exceptions to the deadlines may be granted if the applicant is required to attend an examination. In such a case, however, it is in the interest of the person concerned to submit their application as soon as they are informed of the date or dates of the examination.

Obligations of persons having taken a training course

Persons who have completed the training must:

  • have the training organisation provide them with a certificate, issued in triplicate, proving that they used the leave for the stated purpose.
  • immediately submit 2 copies of the certificate to their employer.  

Calculating the number of days of individual training leave

The total number of days of training leave to which the beneficiary may be entitled depends on the number of hours required for the training. This number of hours is:

  • defined by the training organisation; or
  • determined on the basis of the school's or training institute's course schedules.

The number of required hours is converted into a number of working days:

  • the number of hours of training is divided by 8 hours for a full-time employee to obtain the number of days of training;
  • the number of days of training is then divided by 3 to obtain the number of days of training leave;
  • this number is rounded down to the nearest whole number if necessary.

Example:

The beneficiary attends 30 hours of training, namely:

  • 30 / 8 = 3.75 days of work;
  • 3,75 / 3 = 1,25 days of training leave;
  • to be rounded down to the nearest unit, i.e. 1 day of individual training leave.

A 30-hour training course therefore converts to 1 day of individual training leave.

Duration of the individual training leave

Maximum duration

Each beneficiary is granted:

  • 80 days of training leave; to be taken at any point during their professional career;
  • a maximum of 20 days of training leave over a period of 2 years.

Each 2-year period begins with the year of the first individual training leave.

There is a special scheme for people with a progressive disease which requires them to take specific training classes in order to ensure:

  • their continued employment; or
  • their ability to find employment.

These persons can benefit from additional training leave days, regardless of the number of hours invested in their training. 

Minimum duration

The minimum duration of training leave is one day.

Therefore, applicants must enrol in a training course providing for at least 24 hours of training to be eligible for individual leave (24 hours / 8 = 3 working days / 3 = 1 day of training leave).

For part-time employees, days of training leave are calculated in proportion to the working time.

Allowances for individual training leave

A compensatory allowance for each day of individual training leave is:

  • advanced to the employee by their employer. This allowance:
    • is equal to the average daily wage;
    • cannot exceed 4 times the social minimum wage for unskilled workers.
  • paid directly by the State for persons who are self-employed or exercise a liberal profession. The allowance:
    • is determined based on the income used, for the past financial year, as the earnings base subject to contributions to the pension fund;
    • cannot exceed 4 times the social minimum wage for unskilled workers.
The amount of training leave:
  • is treated as a period of ordinary work.
  • may not be deducted from the annual leave;

Possible sanctions in the event of false declarations

In the event of inaccurate or incomplete declarations, the beneficiary must:

  • immediately return the allowances received;
  • pay interest at the legal rate for the period ranging from the day the allowances were paid out until the day they were reimbursed.

Reimbursement

The employer / self-employed person / person exercising a liberal profession must make a declaration of reimbursement:

  • online with MyGuichet.lu using a LuxTrust certificate; or
  • by post, by:

The following must be enclosed with the declaration:

  • the certificate of participation which was given to the beneficiary of the leave;
  • a copy of the ministerial approval;
  • for employers:
    • a copy of the salary slips for the corresponding period;
    • a certificate from the employer stating the precise dates of the training leave taken;
    • a copy of the letter from the Joint Social Security Centre indicating the rate of contribution to the Employers' Mutual Insurance Scheme; or
  • for self-employed workers / liberal professions: the income certificate used for the last tax year as a contribution base for pension insurance.
The employer receives the amount of the compensatory allowance as well as the employer's share of social security contributions.

Forms / Online services

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Request for training leave (employee)

Request for training leave (employee)

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

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Demande d'octroi d'un congé-formation (salarié)

Demande d'octroi d'un congé-formation (salarié)

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

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Bewilligungsantrag eines Bildungsurlaubs (Lohnempfänger)

Bewilligungsantrag eines Bildungsurlaubs (Lohnempfänger)

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

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Request for training leave (self-employed)

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Demande d'octroi d'un congé-formation (travailleur indépendant / personne exerçant une profession libérale)

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Bewilligungsantrag eines Bildungsurlaubs (Selbständiger, Freiberufler)

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Request for reimbursement (employer)

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Déclaration de remboursement (employeur)

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Kostenerstattungsantrag (Arbeitgeber)

Kostenerstattungsantrag (Arbeitgeber)

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Request for reimbursement (self-employed)

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Déclaration de remboursement (travailleur indépendant / personne exerçant une profession libérale)

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Kostenerstattungsantrag (Selbständiger, Freiberufler)

Kostenerstattungsantrag (Selbständiger, Freiberufler)

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Training leave - online service (employee)

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Congé de formation - service en ligne (salarié)

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Request for training leave (employee)

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Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

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Déclaration de remboursement (employeur)

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

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Déclaration de remboursement (employeur)

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

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Kostenerstattungsantrag (Arbeitgeber)

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

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Demande d'octroi d'un congé-formation (travailleur indépendant / personne exerçant une profession libérale)

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

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Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

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Demande d'octroi d'un congé-formation (travailleur indépendant / personne exerçant une profession libérale)

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

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Bewilligungsantrag eines Bildungsurlaubs (Selbständiger, Freiberufler)

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

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Déclaration de remboursement (travailleur indépendant / personne exerçant une profession libérale)

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

For maintenance reasons, the consultation service for the VAT balance sheets via MyGuichet.lu will be unavailable all weekend starting Friday evening 17.00.

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Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

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Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

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Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

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