Applying for individual training leave

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Individual training leave is a special leave to allow interested persons to attend courses, prepare for and take examinations, or take part in any other activity related to eligible training, with a view to:

  • making a career change;
  • enhancing their competitiveness;
  • extending their knowledge.

Who is concerned

Individual training leave covers all persons engaged in a professional activity in the private sector, namely:

  • employees;
  • self-employed workers;
  • persons engaged in liberal profession.

Prerequisites

To qualify for individual training leave, employees must:

  • be normally employed at a workplace located in Luxembourg;
  • be bound by an employment contract with a business or association legally established and active in the Grand Duchy;
  • have been working for their employer for at least 6 months at the time of the request for leave.

To qualify for individual training leave, self-employed workers and persons engaged in a liberal profession must:

  • be registered for at least 2 years with the Luxembourg social security office;
  • be domiciled professionally in Luxembourg;
  • work in Luxembourg.

Persons requesting training leave do not need to meet any conditions with regard to age or residence.

How to proceed

Presentation of the application

The applicant applies to the Department of Vocational Training (Service de la formation professionnelle) of the Ministry of National Education, Childhood and Youth (Ministère de l’Education nationale, de l'Enfance et de la Jeunesse) 2 months before the requested leave begins. To do this, applicants must:

  • fill in the downloadable form and submit it to the employer for approval (in the case of employees);
  • send the completed form along with the required documents, namely:
    • a certificate of enrolment with the total number of hours (course, examination, etc.);
    • a social security registration certificate;
    • a copy of the employment contract, in the case of employees.

Applicants and their employer should receive a response to the application at least 2 weeks before the start of the leave. Exceptions to the deadlines may be granted if the applicant is required to attend an examination. In such a case, however, it is in the interest of the person concerned to submit their application as soon they become aware of the examination day or days.

Employer's assessment

In the event of a negative response by the employer, as expressed on the form:

  • the leave may be deferred (in practice, only once), if the absence of the employee may have major repercussions that are detrimental to the proper functioning of the company or to the planning of annual leave for the rest of the staff;
  • in practice, an employee whose request is rejected can still send the completed application form to the ministry. The ministry will forward it to an advisory committee, which will issue an opinion on the deferral schedule. The ministry's decision will be based based on that opinion.

Training eligible for individual training leave

Courses in Luxembourg and abroad are eligible if offered by:

  • the professional chambers;
  • by foundations, natural persons and private associations individually approved by the Minister for that purpose;
  • public or private teaching establishments recognised by the public authorities and issuing certificates also validated by said public authorities;
  • the communes;
  • ministries, administrations and public establishments.

Training leave may also be taken for correspondence courses provided by one of the above-mentioned institutions.

Requests for leave for training governed by and co-financed through other legal provisions are not admissible (training included in a training plan or project approved by the Minister, training leave for employee representatives).

The training courses that the applicant wishes to attend need not necessarily be directly related to their work position. They may take place during working hours, evening hours or weekends.

The person taking the training must have the training organisation provide them with a certificate, issued in triplicate, proving that they used the leave for the stated purpose. Two copies of the certificate must be submitted immediately to the employer. The employer must attach a copy of the certificate to their own declaration if they wish to have the allowance paid to the employee during their training refunded.

Calculating the number of days of individual training leave

The total number of days of training leave to which the beneficiary may be entitled depends on the number of hours required for the training. This number of hours is defined by either the training institution or determined on the basis of the course schedule of the school or training institution.

The number of required hours is converted into a number of working days:

  • 8 hours of training is equivalent to one working day;
  • "1 day of training leave" does not, however, correspond to "1 working day", but to one third of a working day. As a result, each 8-hour day of training is divided by 3 to calculate the number of "days of individual training leave";
  • if necessary, the result is rounded down to the nearest whole number.

Example calculation for 30 hours of training:

30 / 8 = 3.75 days of work

3.75 / 3 = 1.25 days of training leave (to be rounded down to the nearest whole number)

A 30-hour training course converts to 1 day of individual training leave.

Maximum and minimum duration of individual training leave

Maximum duration

Each beneficiary has 80 days of training leave that they can take throughout his professional career. No more than 20 days of training leave can be granted over a period of 2 years. Each 2-year period begins with the year of the first individual training leave.

Individuals with a progressive disease requiring them to undergo specific training to ensure either their continued employment or their ability to find employment, are entitled to additional days of training leave, regardless of the number of hours required by their training. 

Minimum duration

The minimum duration of training leave is one day. Therefore, applicants must enrol in a training course providing for at least 24 hours of training to be eligible for individual leave (24 hours / 8 = 3 working days / 3 = 1 day of training leave).

For part-time employees, days of training leave are calculated in proportion to the working time.

Allowances for individual training leave

For each day of leave, employees are entitled to a compensatory allowance, paid by the employer, that is equal to the their average daily salary. This allowance cannot exceed 4 times the social minimum wage for unskilled workers. The employer advances this allowance and is then reimbursed by the State, for both the amount of the allowance and the employer's share of the social contributions.

Persons who are self-employed or exercise a liberal profession are also entitled to a compensatory allowance paid directly by the State. The amount is based on the previous tax year's income which was used to calculate the contribution base for pension insurance and may not exceed 4 times the social minimum wage for unskilled workers.

Impact of individual training leave on work relationships

Training leave is treated as a period of effective work. For the beneficiary training leave, the legal and regulatory provisions in respect of social security and protection from dismissal continue to apply.

The duration of training leave cannot be deducted from annual leave.

Possible sanctions in the event of false declarations

Allowances received must be immediately reimbursed if they have been obtained through knowingly false or incomplete statements made by the beneficiary. The beneficiary must also pay interest at the legal rate for the period ranging from the day the benefits were paid out until the day they were reimbursed.

Reimbursement

At the end of training, self-employed workers and persons in liberal professions need to file an application for reimbursement accompanied by a certificate of attendance and a certificate of income.

For employees, the application for reimbursement is filed by the employer, accompanied by a payslip, an employer's certificate (specifying the exact date(s) of the training leave actually taken), and a certificate of attendance, which the beneficiary of the leave is required to the employer.

Forms / Online services

Request for training leave (employee)

Request for training leave (employee)

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Demande d'octroi d'un congé-formation (salarié)

Demande d'octroi d'un congé-formation (salarié)

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Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

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Bewilligungsantrag eines Bildungsurlaubs (Lohnempfänger)

Bewilligungsantrag eines Bildungsurlaubs (Lohnempfänger)

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

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Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

Request for training leave (self-employed)

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Demande d'octroi d'un congé-formation (travailleur indépendant / personne exerçant une profession libérale)

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Bewilligungsantrag eines Bildungsurlaubs (Selbständiger, Freiberufler)

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Request for reimbursement (employer)

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Déclaration de remboursement (employeur)

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En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

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Kostenerstattungsantrag (Arbeitgeber)

Kostenerstattungsantrag (Arbeitgeber)

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Request for reimbursement (self-employed)

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Kostenerstattungsantrag (Selbständiger, Freiberufler)

Kostenerstattungsantrag (Selbständiger, Freiberufler)

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Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

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Déclaration de remboursement (employeur)

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Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

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Kostenerstattungsantrag (Arbeitgeber)

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Demande d'octroi d'un congé-formation (travailleur indépendant / personne exerçant une profession libérale)

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Bewilligungsantrag eines Bildungsurlaubs (Selbständiger, Freiberufler)

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That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Déclaration de remboursement (travailleur indépendant / personne exerçant une profession libérale)

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Kostenerstattungsantrag (Selbständiger, Freiberufler)

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

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