Applying for political leave for elected communal representatives

Political leave enables employees working in the private or public sector, self-employed persons, or persons not registered with the social security services who hold the position of mayor, alderman or communal councillor, to exercise their mandate or office alongside their professional careers.

The political leave granted to mayors and aldermen (deputy mayors) varies between 5 and 40 hours a week depending on the number of members comprising the communal council, and the function of the elected representatives.

Communal councillors are entitled to 3 to 5 hours of leave depending on the electoral system in their commune. 

Who is concerned

Any person is eligible for political leave if they perform paid work under the authority of another person in the public or private sector, or if they are self-employed, or not registered with the social security services, and occupying the position of:

  • mayor;
  • alderman;
  • or communal councillor.

Persons who are self-employed or not registered with the social security services can also apply for an allowance related to the exercise of their mandate, provided they:

  • are less than 65 years old;
  • and do not registered with a statutory regime, i.e. are not entitled to old age pension, disability pension or early retirement.

Political leave can only be used for duties and tasks that are directly connected with the exercise a political mandate or function. In practice, political leave is reserved for representatives of Luxembourg communes.

In theory, an elected communal representative who works in a company established abroad could apply to the company for political leave and the employer would be reimbursed by the commune concerned. However, this possibility is at the discretion of the employer, as Luxembourg law does not apply to a non-Luxembourg companies. 

Deadlines

The application for reimbursement or compensation for hours of political leave must be submitted and completed before 30 September 2018 at the latest. This application is for hours of political leave taken between 1 January and 31 December 2017.

This time frame must be observed on penalty of refusal of reimbursement or non payment of compensation.

How to proceed

Number of hours granted for political leave

Summary table for mayors and aldermen

Composition of the communal council in the commune

Maximum weekly leave granted to the mayor

Maximum weekly leave granted to aldermen

7 members

9 hours

5 hours

9 members

13 hours

7 hours

11 members

20 hours

10 hours

13 members

28 hours

14 hours

15 members

40 hours

20 hours

Summary table for communal councillors

Voting system

Maximum weekly leave granted to communal councillors

Communes that vote with the relative majority system

3 hours

Communes that vote with the proportional representation system

5 hours

 

Nine hours of additional political leave per week and per communal council is granted to mayors, deputy mayors and communal councillors who have been appointed as "representatives in the association of communes" to which their commune belongs.

The distribution of the additional leave of 9 hours among the representatives in the association of communes is determined by the communal council based on the association's size at the national, regional or inter-communal level, in decreasing order of priority.

A certificate showing the date of issue and the number of additional hours of political leave granted must be issued to the communal representative concerned.

The right to political leave begins on the first day of the month following the date of issue of the aforementioned certificate and ends on the day of termination of the mandate in the association of communes.

In any event, the allocation of additional hours of political leave to members of the communal council cannot bring the total political leave of the elected communal representatives to more than 40 hours a week. This limit also applies if the communal mandate is cumulative with the mandate as a member in the Chamber of Deputies.

For persons working part-time, the number of hours of leave is adjusted in proportion to their working time. Communal representatives may take leave at their convenience, i.e. any day of the week or time of day. However, political leave may not be carried over from one year to another.

Political leave cannot be added to the annual leave.

Taking political leave

The beneficiary of political leave for elected communal representatives receives a certificate from the board of mayors and aldermen (collège des bourgmestres et échevins) in the commune where the mandate is carried out, which certificate must be submitted to their employer as documentary proof.

Employers cannot deny political leave to an employee.

Paying the employee during the leave

The number of hours of political leave is considered equivalent to effective working time. The beneficiary of political leave continues to benefit from the legal and regulatory provisions regarding social security and job protection.

As such, employees in the public or private sector continue to receive full pay and job-related benefits during their time spent on political leave.

The employer is reimbursed for the wage costs once a year. To apply for such reimbursement, the employer must submit an electronic form via MyGuichet, or submit the application for reimbursement of political leave for communal representatives (depending on the absences of the beneficiary of the leave) to the Communal Finances Directorate (Direction des finances communales) at the Ministry of Home Affairs (ministère de l'Intérieur).

It should be noted that for reasons of 24/7 access, processing speed and better communication between the administration and the applicant, it is recommended that applications for reimbursement be submitted via MyGuichet.lu with a LuxTrust Pro certificate.

If an error is made while submitting the application for reimbursement, applicants can submit an application for rectification via MyGuichet.lu.

View the MyGuichet tutorial on the form to be completed by the elected representative for reimbursement of employer wage costs.

The reimbursement applies to gross wages of the salaried worker and to the full employer contributions paid to the social security services during the period of political leave.

The application must reach the Ministry of Home Affairs (Ministère de l’Intérieur) by 30 September 2018 at the latest. This deadline must be observed on penalty of refusal of compensation. The accuracy of the information provided in the form is certified by the applicant's signature.

Allowances for the self-employed and persons not registered with the social security services

Self-employed persons and persons not registered with the social security services for a pension scheme (old age, disability or early retirement) and who are less than 65 years old are entitled to a fixed allowance amounting to twice the social minimum wage for qualified workers.

In order to obtain this allowance, applicants must submit an electronic application via MyGuichet or submit the corresponding application for compensation of political leave for communal representatives to the Communal Finances Directorate of the Ministry of Home Affairs.

It should be noted that for reasons of 24/7 access, processing speed and better communication between the administration and the applicant, it is recommended that applications for the allowance be submitted via MyGuichet.lu.

The application must be accompanied by a certificate of registration issued by the Joint Social Security Centre (Centre commun de la sécurité sociale - CCSS).  

The certificate of registration must specify the various jobs giving rise to registration, and cover the periods when the hours of political leave were taken. Without the certificate, applicants cannot receive the allowance.

For example, a self-employed worker who engaged in their professional activity throughout the whole of 2017, and who took several hours of political leave, must request a certificate of registration that covers the period from 1 January 2017 to 31 December 2017.

If an error is made while submitting the application for reimbursement, applicants can submit an application for rectification via MyGuichet.lu.

The application must have been submitted to the Ministry of Home Affairs by 30 September 2018 at the latest. This deadline must be observed on penalty of refusal of compensation. The accuracy of the information provided in the form is certified by the applicant's signature.

Forms / Online services

Commande d'un certificat d'affiliation au CCSS

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Démarche en ligne

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Application for reimbursement of political leave for communal representatives in 2017 (for employees)

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Demande de remboursement du congé politique communal pour l'année 2017 (pour salariés)

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Erstattungsantrag für politischen Urlaub für kommunale Mandatsträger in 2017 (für Arbeitnehmer)

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Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

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Rectification of the application for reimbursement of political leave for communal representatives in 2017 (for employees)

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Demande de rectification en cas d'erreur dans la demande de remboursement du congé politique communal pour l'année 2017 (pour salariés)

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Berichtigungsantrag für den Erstattungsantrag für politischen Urlaub für kommunale Mandatsträger 2017 (für Arbeitnehmer)

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Application for compensation of political leave for communal representatives in 2017 (self- and non-employed persons)

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Demande d'indemnisation du congé politique communal pour l'année 2017 (pour indépendants et personnes sans profession)

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Entschädigungsantrag für politischen Urlaub für kommunale Mandatsträger 2017 (für Selbstständige und Erwerbslose)

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Rectification form for the application for political leave for communal representatives in 2017 (for self- and non-employed persons)

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Demande de remboursement du congé politique communal pour l'année 2017 (pour salariés)

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