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Im öffentlichen Auftragswesen wird, von Ausnahmen abgesehen, auf den freien Wettbewerb zurückgegriffen, das heißt, es werden Auftragsbekanntmachungen im Portal für öffentliche Aufträge veröffentlicht.
Die Ausarbeitung der Angebotsunterlagen und die anschließende Einreichung des Angebots bilden entscheidende Schritte in den verschiedenen Vergabeverfahren für öffentliche Aufträge.
Der Auftrag wird nicht automatisch an das Unternehmen (den Bieter) vergeben, das das niedrigste Angebot eingereicht hat. Im Verlauf des Verfahrens halten sich die öffentlichen Auftraggeber (Staat, Gemeinden, öffentliche Einrichtungen oder Zweckverbände) an genau festgelegte Auswahl- und Zuschlagskriterien.
Jeder Wirtschaftsbeteiligte kann Angebotsunterlagen erstellen, um anschließend im Rahmen des Vergabeverfahrens ein Angebot einzureichen:
die/der die Bedingungen aus der Ausschreibung eines öffentlichen Auftrags erfüllt.
Das Unternehmen kann zwischen verschiedenen Vergabeverfahren für öffentliche Aufträge wählen:
Die Voraussetzungen für die Einreichung eines Angebots sind im Besonderen Lastenheft (Cahier spécial des charges) enthalten, das der Auftragsbekanntmachung beigefügt ist oder dem Unternehmen übermittelt wird (Verfahren ohne Bekanntmachung). Darin sind insbesondere aufgeführt:
Wenn das Unternehmen einen eventuell interessanten Auftrag ausgewählt hat oder direkt von einem öffentlichen Auftraggeber aufgefordert wurde, ein Angebot einzureichen, muss es insbesondere prüfen:
Zwecks Zulassung zum Verfahren muss das Unternehmen unbedingt die Fristen für die Einreichung der Bewerbungen/Angebote einhalten.
Achtung: Das Eingangsdatum ist maßgebend, nicht das Absendedatum. Die Beförderungsfristen der Post müssen daher beachtet werden.
Es gibt mehrere Arten von Vergabeverfahren für öffentliche Aufträge:
Das Unternehmen muss die Anforderungen des Lastenhefts wortgetreu einhalten. In diesem Dokument ist Folgendes festgehalten:
Bei begründeter Ablehnung von Angeboten können Unternehmen, die glauben geschädigt worden zu sein, dennoch Rechtsmittel einlegen.
Die Angebotsunterlagen ermöglichen es dem Unternehmen insbesondere:
Das Unternehmen kann innerhalb vertretbarer Fristen auftragsrelevante Fragen an den öffentlichen Auftraggeber richten. Die Antworten stehen allen Teilnehmern am Verfahren zur Verfügung.
Die Angebotsunterlagen werden folgendermaßen abgegeben:
Für alle Aufträge über dem europäischen Schwellenwert ist die elektronische Form über das Portal für öffentliche Aufträge vorgeschrieben.
Je nach Verfahren muss das Unternehmen nachweisen, dass es seinen Verpflichtungen nachgekommen ist, und dem Angebot folgende Bescheinigungen beifügen:
Gegebenenfalls müssen in- und ausländische Nachunternehmer diese Bescheinigungen ebenfalls vorlegen.
Ab dem 18. Mai 2022 müssen die Wirtschaftsbeteiligten im Rahmen eines öffentlichen Auftrags ihre Rechnungen in Form von elektronischen Rechnungen ausstellen und übermitteln, welche Folgendem entsprechen:
Diese Verpflichtung tritt jedoch erst ab folgenden Daten in Kraft:
Diese Verpflichtung gilt nicht für öffentliche Aufträge, die abgeschlossen werden:
Die Auftraggeber müssen für den automatisierten Empfang von elektronischen Rechnungen das gemeinsame Europäische Netzwerk Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) nutzen. Dieses Netzwerk ermöglicht ebenfalls die Erstellung und automatisierte Übermittlung von elektronischen Rechnungen.
Die Wirtschaftsbeteiligten verfügen über mehrere Möglichkeiten, um sich in die Lage zu versetzen, elektronische Rechnungen über Peppol zu erstellen und zu übermitteln:
Hinweis: Bevor die Verpflichtung zur elektronischen Abrechnung für die Wirtschaftsbeteiligten in Kraft tritt, werden ihnen Online-Formulare zur Verfügung gestellt. Folglich werden Wirtschaftsbeteiligte, die das Peppol-Netzwerk noch nicht nutzen, ihre elektronischen Rechnungen erstellen und übermitteln können. Diese Formulare ermöglichen: