Im öffentlichen Auftragswesen wird, von Ausnahmen abgesehen, auf den freien Wettbewerb zurückgegriffen, das heißt, es werden Auftragsbekanntmachungen im Portal für öffentliche Aufträge veröffentlicht.

Die Ausarbeitung der Angebotsunterlagen und die anschließende Einreichung des Angebots bilden entscheidende Schritte in den verschiedenen Vergabeverfahren für öffentliche Aufträge.

Der Auftrag wird nicht automatisch an das Unternehmen (den Bieter) vergeben, das das niedrigste Angebot eingereicht hat. Im Verlauf des Verfahrens halten sich die öffentlichen Auftraggeber (Staat, Gemeinden, öffentliche Einrichtungen oder Zweckverbände) an genau festgelegte Auswahl- und Zuschlagskriterien.

Zielgruppe

Jeder Wirtschaftsbeteiligte kann Angebotsunterlagen erstellen, um anschließend im Rahmen des Vergabeverfahrens ein Angebot einzureichen:

• jede natürliche oder juristische Person; oder
• jede öffentliche Einrichtung; oder
• jeder Zusammenschluss von Personen;

die/der die Bedingungen aus der Ausschreibung eines öffentlichen Auftrags erfüllt.

Das Unternehmen kann zwischen verschiedenen Vergabeverfahren für öffentliche Aufträge wählen:

• in Bezug auf Gewerke (nach Beruf);
• in Bezug auf Lose;
• in Bezug auf Generalunternehmer.

Voraussetzungen

Die Voraussetzungen für die Einreichung eines Angebots sind im Besonderen Lastenheft (Cahier spécial des charges) enthalten, das der Auftragsbekanntmachung beigefügt ist oder dem Unternehmen übermittelt wird (Verfahren ohne Bekanntmachung). Darin sind insbesondere aufgeführt:

• die Zuschlagskriterien, deren Gewichtung und die Benotungsmethode nach Punkten;
• die Ausführungsfristen;
• die Vertragsstrafen;
• die technische Beschreibung von Änderungsvorschlägen;
• die erforderlichen Versicherungen.

Im Vorfeld zu erledigende Schritte

Wenn das Unternehmen einen eventuell interessanten Auftrag ausgewählt hat oder direkt von einem öffentlichen Auftraggeber aufgefordert wurde, ein Angebot einzureichen, muss es insbesondere prüfen:

• ob die verfügbaren Ressourcen (Personal, technische Mittel, finanzielle Mittel usw.) für die verlangten Leistungen ausreichen;
• ob die vorgeschriebenen Fristen eingehalten werden können.

Fristen

Zwecks Zulassung zum Verfahren muss das Unternehmen unbedingt die Fristen für die Einreichung der Bewerbungen/Angebote einhalten.

Achtung: Das Eingangsdatum ist maßgebend, nicht das Absendedatum. Die Beförderungsfristen der Post müssen daher beachtet werden.

Vorgehensweise und Details

Arten von Verfahren

Es gibt mehrere Arten von Vergabeverfahren für öffentliche Aufträge:

• die Standardverfahren, für die die Öffentlichkeit von Bekanntmachungen im Portal für öffentliche Aufträge erforderlich ist;
• die Ausnahmeverfahren, die insbesondere in Abhängigkeit vom Umfang des Auftrags angewendet werden:
  • das Verhandlungsverfahren oder nicht offene Verfahren ohne Veröffentlichung einer Bekanntmachung;
  • das Verhandlungsverfahren;
  • das Verhandlungsverfahren mit oder ohne vorherige(r) Veröffentlichung;
  • der wettbewerbliche Dialog.

Ausarbeitung der Angebotsunterlagen

Das Unternehmen muss die Anforderungen des Lastenhefts wortgetreu einhalten. In diesem Dokument ist Folgendes festgehalten:

• die zu erbringende Leistung/Lieferung; und
• die Modalitäten für die Einreichung des Angebots; und
• die vom Auftraggeber verlangten Dokumente.

Die Angebotsunterlagen ermöglichen es dem Unternehmen insbesondere:

• das Unternehmen oder die Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses vorzustellen;
• seine Erfahrung einzubringen;
• seine finanziellen Mittel und Sicherheiten anzugeben;
• seine Stärken zu betonen, die es von seinen Mitbewerbern abheben;
• sein Projekt darzulegen.

Abgabe der Angebotsunterlagen

Die Angebotsunterlagen werden folgendermaßen abgegeben:

• in elektronischer Form über das Portal für öffentliche Aufträge; oder
• eigenhändig gegen Empfangsbestätigung oder per Einschreiben mit Rückschein, wenn dies vom Auftraggeber zugelassen wird. 

Für alle Aufträge über dem europäischen Schwellenwert ist die elektronische Form über das Portal für öffentliche Aufträge vorgeschrieben.

Belege

Je nach Verfahren muss das Unternehmen nachweisen, dass es seinen Verpflichtungen nachgekommen ist, und dem Angebot folgende Bescheinigungen beifügen:

• eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der Zentralstelle der Sozialversicherungen (Centre commun de la sécurité sociale - CCSS);
• eine Bescheinigung über die Erfüllung der Verpflichtungen hinsichtlich der Mehrwertsteuerpflicht der Einregistrierungs-, Domänen- und Mehrwertsteuerverwaltung (Administration de l'enregistrement, des domaines et de la TVA - AED);
• eine Unverbindlichkeitsbescheinigung der Steuerverwaltung (Administration des contributions directes - ACD), die bei der zuständigen Steuerkasse der ACD (Bureau de recette) formlos beantragt werden kann;
• einen aktuellen Auszug aus dem Strafregister.

Gegebenenfalls müssen in- und ausländische Nachunternehmer diese Bescheinigungen ebenfalls vorlegen.

Gut zu wissen

Elektronische Rechnungen

Ausstellung und Übermittlung

Ab dem 18. Mai 2022 müssen die Wirtschaftsbeteiligten im Rahmen eines öffentlichen Auftrags ihre Rechnungen in Form von elektronischen Rechnungen ausstellen und übermitteln, welche Folgendem entsprechen:

• der jüngsten EU-Norm; und
• einer der 2 folgenden Formate:
  • XML UBL (Universal Business Language) nach der Norm ISO/IEC 19845:2015 (gepflegt von der Vereinigung ohne Gewinnzweck OASIS Open);
  • XML UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) (entwickelt durch die CEFACT-ONU) nach den Schemata XML 16B (SCRDM — CII).

Diese Verpflichtung tritt jedoch erst ab folgenden Daten in Kraft:

• 18. Oktober 2022 für Wirtschaftsbeteiligte, die am Datum des Abschlusses des Geschäftsjahres 2019 die bezifferten Grenzwerte von mindestens 2 der 3 folgenden Kriterien nicht überschritten haben:
  • Bilanzsumme: 20 Millionen Euro;
  • Nettoumsatz: 40 Millionen Euro;
  • durchschnittliche Anzahl der im Laufe des Geschäftsjahrs beschäftigten Vollzeitarbeitnehmer: 250;
• 18. März 2023 für Wirtschaftsbeteiligte, die am Datum des Abschlusses des Geschäftsjahres 2019 die bezifferten Grenzwerte von mindestens 2 der 3 folgenden Kriterien nicht überschritten haben:
  • Bilanzsumme: 4,4 Millionen Euro;
  • Nettoumsatz: 8,8 Millionen Euro;
  • durchschnittliche Anzahl der im Laufe des Geschäftsjahrs beschäftigten Vollzeitarbeitnehmer: 50.

Diese Verpflichtung gilt nicht für öffentliche Aufträge, die abgeschlossen werden:

• im Rahmen der Entwicklungszusammenarbeit;
• durch diplomatische Vertretungen oder Konsulate;
• im Rahmen der Teilnahme Luxemburgs an internationalen Ausstellungen im Ausland;
• im Rahmen von Staatsbesuchen, offiziellen Besuchen oder Arbeitsbesuchen im Ausland.

Nutzung des Peppol-Netzwerks

Die Auftraggeber müssen für den automatisierten Empfang von elektronischen Rechnungen das gemeinsame Europäische Netzwerk Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) nutzen. Dieses Netzwerk ermöglicht ebenfalls die Erstellung und automatisierte Übermittlung von elektronischen Rechnungen.

Die Wirtschaftsbeteiligten verfügen über mehrere Möglichkeiten, um sich in die Lage zu versetzen, elektronische Rechnungen über Peppol zu erstellen und zu übermitteln:

• einen Peppol-Zugangspunkt bei einem der zahlreichen spezialisierten Anbieter, die bereits in dem Bereich aktiv sind, mieten;
• selbst einen Peppol-Zugangspunkt einrichten: für Unternehmen einer gewissen Größe, die über Folgendes verfügen:
  • einen eigenen erfahrenen IT-Dienst; und
  • ausreichend Ressourcen;
• eine Rechnungs- und Buchhaltungssoftware (ERP) nutzen, die standardmäßig den Versand von den Formvorschriften entsprechenden Rechnungen über Peppol ermöglicht.

Zuständige Kontaktstellen