Health certificate or free sale certificate for the export of foods (of non-animal origin) or of food contact materials

Exports of foods of non-animal origin, of food contact materials or food supplements may require a health certificate or, depending on the destination country, a free sale certificate. These certificates are issued by the Food safety unit (Division de la sécurité alimentaire).

The health certificate attests the conformity of food, food supplements or food contact materials with European legislation or with the legislation in force in the destination country. It accompanies the goods when they are exported and is issued for a specific batch of goods only.

The free sale certificate attests that the goods are or can be freely sold in Luxembourg. The certificate can be applied for prior to an export of goods and does not apply to a specific batch of goods in particular.

Who is concerned

Each undertaking in the food sector (whether by a natural or legal person) active in the production, processing or distribution and that exports food of non-animal origin, materials that come into contact with food or food supplements can request such a certificate.

The export of food whose composition is mostly of animal origin is subject to a health certificate issued by the Administration of Veterinary Services (Administration des Services Vétérinaires - ASV).

Preliminary steps

In order to receive access to the online application forms, the business eSpace in MyGuichet must be certified by the Food safety unit of the National Health Directorate.

To have your business eSpace certified, you must attach:

  • a certification from the employer specifying that the employee has power of signature and acts in the interest and on behalf of the company (scanned document in PDF format);
  • a copy of the company's business permit (scanned document in PDF format).

Each food business operator must register with the Food safety unit each of the establishments they are responsible for and which are active in either the production, transformation or distribution of food.

Deadlines

For first-time applications, businesses have to submit their application for the certificate at least one month prior to the planned export of the goods because the Food safety unit may carry out inspections.

Each subsequent application has to be submitted at least 5 working days prior to the export of the goods as samples for testing purposes may be collected.

How to proceed

Submitting the application

Applicants have to submit the online application for a health certificate or a free sale certificate to the Food safety unit via MyGuichet and must attach the following documents:

  • a copy of the invoice or delivery note;
  • an annex to the application if more than 5 goods are being declared;
  • the certificate of conformity with food contact (for materials that come into contact with food in the event of a first-time export or if the composition has changed since the last export), where applicable;
  • additional supporting documents required by the Food safety unit, if applicable.

Conditions for granting the certificate

The Food safety unit checks that the foods, food supplements or materials that come into contact with food are compliant with European legislation or with the requirements in the destination country.

They shall check:

  • the hygiene of foodstuffs;
  • compliance of the materials used;
  • the respect of cold temperatures and the cold chain;
  • compliance with microbiological criteria;
  • compliance of packaging conditions, labelling and traceability of the goods;
  • the existence of a Hazard analysis and critical control points (HACCP method);
  • the registration of the establishment of production, processing or distribution of foods.

The unit will check the compliance with food hygiene requirements, the temperatures and the materials used. It will also conduct laboratory analyses on samples.

The Food safety unit rejects the application when the goods are deemed to be dangerous or detrimental to human health.

Forms / Online services

Demande de certificat sanitaire d’exportation ou de vente libre pour les aliments d'origine non animale et matériaux en contact

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Demande de certificat sanitaire d’exportation ou de vente libre pour les aliments d'origine non animale et matériaux en contact

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

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Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Demande de certificat sanitaire d’exportation ou de vente libre pour les aliments d'origine non animale et matériaux en contact

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

Certification de l'espace professionnel auprès de la Division de la sécurité alimentaire

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