Booking an appointment for vaccination against COVID-19 using the code provided in the invitation received by post

Appointment booking

As part of the fight against the COVID-19 pandemic, the Luxembourg government is organising a vaccination campaign to combat the spread of the virus.

When selecting the appointment, the person concerned must ensure that they have not received any other vaccination (e.g. tetanus, flu, etc.) in the 2 weeks prior to the appointment. If so, they should check with their general practitioner before making an appointment.

Furthermore, since 1 March 2022, adults aged 18 or older can be vaccinated with the Nuvaxovid vaccine (Novavax). This vaccine is based on 'traditional' technology and requires 2 doses with an interval of 28 days.

As of now, invitations for vaccination against COVID-19 are also sent to minors who are between 5 and 17 years old. These invitations are sent out to the oldest children at first and depending on the availability of the vaccines. However, depending on their state of health, minors can be listed for vaccination by their general practitioner or a medical specialist. These vulnerable children are invited as a priority.

Please note

In addition, parents or legal representatives can directly book an appointment for the vaccination of their child aged between 5 and 17 years, by entering the child's 13-digit Luxembourg national identification number (matricule) or the invitation code.

Invitation letters for the COVID-19 vaccine booster shot will also be sent to persons over 12 years of age.

Reminder: in order for the fight against COVID-19 to be effective, it is important to respect the barrier gestures even if you have been vaccinated.

Who is concerned

The vaccination concerns:

  • residents aged 5 and over; and
  • cross-border workers.

Please note: people who want to get vaccinated with the Novavax vaccine must inform the vaccination centre of this. The Novavax vaccine will only be administered in a vaccination centre.

Please note that appointments for a minor aged between 5 and 17 must be booked by their parent (father or mother) or legal guardian.

Costs

The vaccination is free of charge.

How to proceed

Invitation to make an appointment

Invitations to participate in the vaccination are mailed by post to those concerned at each successive phase of the vaccination roll-out.

Persons who received an invitation will have the opportunity to undergo voluntary vaccination, using the code received by post. The code is only valid for a limited time indicated on the invitation and can no longer be used after said time limit.

Booking an appointment via MyGuichet.lu

The applicant can make an appointment online using the form provided for this purpose on MyGuichet.lu.

Persons with a private eSpace on MyGuichet.lu which is linked to their mobile application can also book their appointment using the mobile application.

Please note that if the person who wishes to be vaccinated presents one of the following health problems, they should contact their general practitioner before making an appointment for the vaccination:
  • cancer, leukaemia, HIV/AIDS infection or a significant decrease in the immune system;
  • other chronic diseases of the immune system (rheumatoid polyarthritis, Crohn's disease, psoriasis, other autoimmune diseases);
  • coagulation disorder or treatment with blood thinner medication (anticoagulants other than aspirin).

When making an appointment, the applicant should namely indicate the following:

  • the invitation code received by post or the child's national identification number if it is an appointment for the vaccination of a child aged between 5 and 11;
  • their surname(s) and first name(s);
  • their 13-digit Luxembourg national identification number (matricule);
  • their e-mail address and mobile phone number;
  • their weight and height;
  • if they have already been tested COVID-19 positive.

Next, the applicant selects:

  • the vaccination centre Hall Victor Hugo in Limpertsberg;
  • the date and time of their appointment among the proposed time slots: depending on the type of vaccination, it will be necessary to be available at a later date to receive the second vaccine dose. The appointment for the second vaccine dose will be communicated by the vaccination centre.
The booking of the appointment must be validated by clicking on 'Send'.

After transmitting the request, the applicant receives an appointment confirmation:

  • by email if the appointment was booked without LuxTrust authentication; or
  • in their private eSpace if the appointment was booked in their private eSpace on MyGuichet.lu or from their mobile application.
The appointment confirmation must be presented in paper or electronic form at the time of the appointment together with an identity card and the social security card.

Specificities for minors

When booking an appointment for a minor between the ages of 5 and 15, a parent (father or mother) or their guardian must accompany the minor and be present on the day of the appointment.

Minors who cannot be accompanied by the person with parental authority must bring a completed consent form to the vaccination centre, dated and signed by their legal guardian (parent or guardian).

Children aged 5 to 11 years can only be vaccinated at the vaccination centre Hall Victor Hugo or by a paediatrician participating in the vaccination campaign (see the list on covidvaccination.lu), or at the Kannerklinik.

Good to know

People who do not have computer equipment to book an appointment via MyGuichet.lu can contact the Health Hotline (Santé) at (+352) 247-65533 from:

  • Monday to Friday between 8.00 and 18.00; and
  • Saturday to Sunday between 10.00 and 18.00.

The Hotline team can help make an appointment, provided the person received an invitation code for the booster shot.

CovidCheck Certificate on MyGuichet.lu

CovidCheck vaccination certificates can be downloaded and/or consulted on MyGuichet.lu in the private eSpace of the person concerned.

If the private eSpace of the vaccinated person is linked with the MyGuichet.lu mobile application, the CovidCheck certificates can also be downloaded and/or consulted with the mobile application.

Parents can also consult and/or download the CovidCheck certificates of their minor children from the same eSpace.

Data protection

The information note on data protection, which explains how personal data is processed in the context of vaccination campaigns, can be consulted here in:

Forms / Online services

Booking an appointment for the COVID-19 vaccination

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Demande de rendez-vous pour la vaccination contre la COVID-19

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Terminvereinbarung für die COVID-19-Impfung

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

Consent form for vaccination against COVID-19

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

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Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

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Autorisation parentale dans le cadre de la vaccination contre la COVID-19

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Einverständniserklärung zur Impfung gegen COVID-19

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Consent form for vaccination against COVID-19

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Einverständniserklärung zur Impfung gegen COVID-19

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Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

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Authentic source

CovidCheck Certificate

Consult your CovidCheck Certificates and those of your minor children in your private eSpace.

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CovidCheck Certificat

Consultez dans votre espace privé vos CovidCheck Certificats et ceux de vos enfants mineurs.

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CovidCheck-Zertifikat

Sehen Sie in Ihrem privaten Bereich Ihre CovidCheck-Zertifikate und die Ihrer minderjährigen Kinder ein.

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Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

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