Having Luxembourg documents legally certified for use abroad

In view of the current situation, the Passport, Visa and Legalisation Office (BPVL) is suspending the issuance of visas and passports with immediate effect.

The legalisation service of the Ministry of Foreign and European Affairs (MAEE) issues legalisations and apostilles of signatures from Luxembourg public authorities on documents intended for public authorities of a foreign country.

Who is concerned

Any person who needs to have a document issued in Luxembourg legally certified for submission to a foreign authority can use this procedure.

Prerequisites

The following documents can be legally certified:

  • documents issued by an authority or civil servant covered by a government jurisdiction, including those issued by the public prosecutor's office, clerk of the court, or bailiff;
  • administrative documents (birth certificates, diplomas, etc.);
  • notarised deeds;
  • official statements such as registration entries, confirmations that a document existed on a certain date, and authentications of signatures on private documents.

To be legally certified, these documents must be signed (not initialled) by a Luxembourg civil servant, a Luxembourg notary public or a translator certified in Luxembourg.

Costs

The legal certification of a document costs EUR 20.

The payment can be made:

If the payment is made directly at the reception desk of the Passport Office, a credit card must be used.

If the applicant opts to pay by wire transfer, the money is to be transferred into the following account: IBAN LU62 1111 3104 0606 0000 BIC code CCPLLULL. The number of legalisations and the date of dispatch must be specified in the communication.

How to proceed

Submitting the application for legal certification

The application for legal certification of Luxembourgish documents must be submitted to the Passport, Visa and Legalisation Office.

The application can be submitted online directly on MyGuichet.lu. This online procedure can be carried out without using LuxTrust authentication.

There are two different legalisation procedures which depend on whether the destination country of the legalised document is party to the Hague Convention or not. In both cases, the legalisation takes the form of an official stamp or printed form affixed to the original document. This can be either:

  • a legal certification stamp; or
  • an apostille.

The Hague Convention which Luxembourg has signed has foreseen that each signatory country waives the requirement for legalisation of documents to be produced on their territory.

View the list of the Hague Convention countries.

When the other country is a party to the Hague Convention

In such cases, the legal certification is not necessary. The documents only need to be affixed with an apostille.   

The apostille attests to:

  • the validity of the signature;
  • the capacity in which the person signing the document acted;
  • the identity of the seal or stamp affixed to the document.

Two member countries may also bilaterally agree to dispense with the apostille procedure.

The apostille is drafted in French only.

When the other country is not a party to the Hague Convention

In this case, the legal certification of the document will be carried out according to the normal procedure.

The legalisation of signatures is in French only.

Supporting documents to be provided for the application

Documents to be legally certified must be:

  • submitted at the reception desk of the Passport, Visa and Legalisation Office; or
  • sent by post.

If sent by post, the applicant must also provide a self-addressed stamped envelope (with Luxembourg stamps).

The country for which the documents are intended must be specified when completing the application at the reception desk, or specified in the posted document.

If the payment was made by wire transfer, a copy of the transfer statement should be included with the application.

Duration for the legal certification of a document

Legal certification takes 2-3 business days, regardless of the means of payment.

Documents with an electronic signature

Documents which have been signed electronically (i.e. extracts from the company register) have to be submitted electronically with the online procedure made available on MyGuichet.lu.

The Passport, Visa and Legalisation Office at the Ministry of Foreign and European Affairs will print the documents submitted electronically and attach a legal certification stamp or an apostille to them.

As of 16 August 2019, electronically signed documents will no longer be accepted in paper format.

Forms / Online services

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Application for legalisation of Luxembourg documents intended for use abroad

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

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Demande de légalisation d'actes luxembourgeois destinés à l’étranger

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

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Antrag auf Beglaubigung luxemburgischer Dokumente, die zur Verwendung im Ausland bestimmt sind

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

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Demande de légalisation de documents publics

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Demande de remboursement pour une légalisation

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