Registering with and accessing the eCDF system

The online platform for the Collection of Financial Data (plateforme électronique de Collecte des Données Financières - eCDF) is an online system designed for preparing, electronically validating and submitting compulsory financial data required by the State. The platform is accessible at www.ecdf.lu.

The platform is used for filing all types of periodical and annual returns (such as VAT returns) and annual financial statements.

Only one eCDF account is permitted per applicant (the account holder) – i.e. per national identification number.

When creating their account, the applicant (natural or legal person) must designate a user – the primary user – as the account administrator, who is responsible for granting access to the entire eCDF system.

The account administrator must hold an electronic certificate that is compatible with the type of eCDF account being applied for.

The type of account that the applicant creates will depend on the features they require (submissions for the account holder or for other users).

Who is concerned

Entities concerned

Any natural person (self-employed worker) or legal person who, being subject to VAT, is required to file VAT returns and recapitulative statements of supplies of goods and services electronically.

Since 1 January 2020, all VAT returns – whether submitted monthly, quarterly or annually – and all recapitulative statements of supplies of goods and services must be submitted electronically via the eCDF platform.

The eCDF account holder

An eCDF account may be applied for:

  • by natural or legal persons for professional LuxTrust certificate or eIDAS certificate eCDF accounts;
  • only by natural persons for private LuxTrust certificate eCDF accounts.

The account administrator

The eCDF account administrator is designated on the eCDF application form by the natural person or the company manager making the application.

The account administrator is the user of the LuxTrust/eIDAS certificate specified in the eCDF application form.

Users of the eCDF system

The account administrator may grant access to the eCDF system to other employees in their company. Users are managed directly through the administrator's account without having to submit further applications to the administrative authorities.

Each eCDF user / account administrator must possess:

  • in the case of professional LuxTrust accounts: a professional LuxTrust certificate with exactly the same "OU" identification number. Users with a different "OU" identification number may not be added, whether in relation to the same identity or to another;
  • in the case of private LuxTrust accounts or eIDAS accounts: an eIDAS certificate or a LuxTrust certificate with no restrictions or verification requirements.

How to proceed

Types of eCDF accounts

Professional LuxTrust eCDF accounts with verification of the "Organizational Unit" ("OU")

Types of certificates

The applicant (future account holder) – who may be either a natural or legal person – may apply for an eCDF account with one of the following types of professional LuxTrust certificates:

  • Smartcard Pro (professional smartcard); or
  • Signing Stick Pro (professional USB stick); or
  • Token Pro.
Features

With this type of account, submissions can be made for:

  • the account holder;
  • other users.
Means of authentication

The means of authentication must satisfy the following criteria:

  • must be a professional LuxTrust certificate;
  • for security purposes, must contain the company's "Organizational Unit" ("OU") identification number – i.e. a number which identifies the entity holding the account. This is one of the official Luxembourg identification numbers used to identify the account holder (e.g. a Luxembourg VAT number, a Luxembourg Trade and Companies registration number (RCSL number), or a national identification number);
  • all professional LuxTrust certificates that are subsequently attached to the eCDF account must contain exactly the same "OU" number as the one specified in the account administrator's (i.e. the primary user's) professional LuxTrust certificate.

When ordering a LuxTrust certificate, the applicant (i.e. the future account holder) must specify either the Luxembourg RCSL number or the Luxembourg VAT number of the company they work for. This number is the "Organizational Unit"("OU") number.

If the applicant does not have a Luxembourg identification number, they should contact the eCDF Helpdesk.

This identification number must be specified when signing up for a LuxTrust product. It is up to the company to decide which Luxembourg identification number it wishes to use as its "OU" number.

If the eCDF applicant already possesses a professional LuxTrust certificate, it is recommended that they use the "OU" number specified on that certificate. Otherwise, they should use the RCSL number.

When adding users to an eCDF account, the "OU" identification number must appear in each user's professional LuxTrust certificate to ensure that they are associated with the company they represent. All users of the same eCDF account must have the same "OU" identification number.

In practice, the first eCDF account user (i.e. the eCDF account administrator), as determined by their identification number, records the eCDF account's "OU" identification number in their certificate. All other users must provide the same "OU" number when ordering a LuxTrust product, otherwise they cannot be attached to the account.

If need be, the holder of a professional LuxTrust certificate can find the "OU" number recorded in their certificate by using the test & print feature on the LuxTrust website.

eCDF accounts for private LuxTrust certificates

Types of certificates

The applicant, who must be a natural person, can apply for an eCDF account for a private LuxTrust certificate, in the form of one of the following LuxTrust products: Smartcard Private, Stick Private or Token Private.

Features

With this type of account, submissions can only be made for the account holder.

Means of authentication

The user can authenticate their identity using a private LuxTrust certificate.

The name on the eCDF account administrator's LuxTrust certificate must match the name of the eCDF account holder.

eCDF accounts for eIDAS certificates

Types of certificates

The applicant – who may be a natural or legal person – can create an eCDF account with an eIDAS certificate.

The eIDAS certificate is a private certificate.

Features

With this type of account, submissions can only be made for the account holder.

Means of authentication

The user authenticates their identity using their eIDAS certificate.

First-time applications for an eCDF account

Applicants must fill in and date the form for the type of eCDF account they wish to apply for and send it by post to the eCDF Helpdesk at the following address:

Centre des technologies de l’information de l’Etat
Helpdesk eCDF
1, rue Mercier
L-2144 Luxembourg

The application must be signed by the entity's manager(s) and by the eCDF account administrator.

Supporting documents

eCDF accounts for professional LuxTrust certificates, with verification of the "Organizational Unit" (OU)

Applicants must enclose the following with their application:

  • details of the professional LuxTrust certificate belonging to the eCDF account administrator specified in item 7 of the application form. For example, the "Status of your LuxTrust certificate" test report. This report can be generated on www.luxtrust.lu;
  • a copy of the ID card of each manager who signed the eCDF application form.

The CTIE may ask the applicant to provide additional supporting documents.

eCDF accounts for private LuxTrust certificates

Applicants must enclose the following with their application:

  • details of the private LuxTrust certificate belonging to the applicant specified in item 7 of the form. For example, the "Status of your LuxTrust certificate" test report. This report can be generated on www.luxtrust.lu;
  • a copy of the applicant's ID card.
The CTIE may ask the applicant to provide additional supporting documents.

eCDF accounts for eIDAS certificates

Applicants must enclose the following with their application:

  • if they have a VAT number:
    • a document showing the details of the eIDAS electronic certificate belonging to the eCDF account administrator specified in item 7 of the application form. For example, an eIDAS certificate test report can be created at https://eidas.services-publics.lu/cisie-sp/initAuthenticate;
    • the VAT form, "Communication of your contact details". This form may be obtained from the Registration Duties, Estates and VAT Authority (Administration de l'enregistrement, des domaines et de la TVA - AED);
    • a copy of the ID card of each manager who signed the eCDF application form;
  • if they do not have a VAT number:
    • a document showing the details of the eIDAS electronic certificate belonging to the eCDF account administrator specified in item 7 of the application form. For example, an eIDAS certificate test report can be created at https://eidas.services-publics.lu/cisie-sp/initAuthenticate;
    • an extract from the Trade and Companies Register (Registre de commerce et des sociétés - RCS) in the name of the company filing the application, confirming that the manager(s) specified in item 8 of the form, and who signed the form, has/have the power to sign on behalf of the company;
    • a delegation of signing authority letter, when the application is signed by a person whose name does not appear in the RCS extract;
    • a copy of the ID card of each manager who signed the application.

The CTIE may ask the applicant to provide additional supporting documents.

eCDF account activation email

The eCDF user / account administrator will be sent an account activation email from security.public.lu. The user must click on the link contained in the email to validate their eCDF account.

The user will not be able to access the eCDF platform until they have activated their account in this way.

Forms / Online services

Request for use of the eCDF System/eCDF account for a professional Luxtrust certificate with "organizational unit" (OU) verification

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Online procedure

Go to the procedure

Demande d’utilisation du système eCDF / Compte eCDF pour certificat Luxtrust professionnel avec contrôle "organizational unit" (OU)

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Démarche en ligne

Accéder à la démarche

Antrag zur Benutzung des eCDF-Systems / eCDF-Konto für professionelles LuxTrust-Zertifikat mit Überprüfung der „organizational unit“ (OU)

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

Online-Vorgang

Den Vorgang öffnen

Request for use of the eCDF System/eCDF account for private Luxtrust certificate

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

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Demande d’utilisation du système eCDF / Compte eCDF pour certificat Luxtrust privé

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

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Antrag zur Benutzung des eCDF-Systems / eCDF-Konto für privates LuxTrust-Zertifikat

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

Online-Vorgang

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Request for use of the eCDF System/eCDF account for an eIDAS certificate

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Online procedure

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Demande d’utilisation du système eCDF / Compte eCDF pour certificat eIDAS

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Démarche en ligne

Accéder à la démarche

Antrag zur Benutzung des eCDF-Systems / eCDF-Konto für eIDAS-Zertifikat

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

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