Recapitulative statements for goods and services

In addition to their VAT return, individuals and businesses who are subject to VAT in Luxembourg are required to declare goods delivered and services provided to professionals in other Member States of the European Union (EU).

This information must be submitted to the Luxembourg Registration Duties, Estates and VAT Authority (Administration de l’enregistrement, des domaines et de la TVA - AED) in the form of recapitulative statements for goods and/or recapitulative statements for services.

Who is concerned

Every person/business subject to VAT is required to file recapitulative statements:

  • for goods delivered to customers subject to VAT in another Member State;
  • for services provided (non-exempted services for which the customer is liable for VAT in their country of establishment) to taxable persons or non-taxable legal persons, who are subject to VAT in another Member State. 

Preliminary steps

In order to file recapitulative statements for goods or services electronically, taxable persons must apply for access to the platform for the electronic gathering of financial data (eCDF).

How to proceed

Content of recapitulative statements

Recapitulative statements (whether for goods or services) must contain:

  • the country code and the VAT number:
    • of the customer purchasing the goods or the recipient of the goods in the context of a triangular transaction;
    • or of the recipient of the services;
  • the total sales value in EUR of the goods delivered or services provided to the same buyer within the EC;
  • where applicable, any corrections to data provided in previous recapitulative statements.

Frequency of submissions

Recapitulative statements of goods

In principle, recapitulative statements for goods delivered within the EU must be submitted on a monthly basis.

However, taxable persons can may file their statements on a quarterly basis if the sales value of the goods delivered within the EU does not exceed EUR 50,000 excl. VAT during the quarter concerned, or during any of the previous 4 quarters.

The option to submit the document on a quarterly basis expires at the end of the month in which the total amount of intra-Community deliveries exceeds the threshold of EUR 50,000 excl. VAT for that quarter.

 

Example:

A business which has never exceeded the threshold of EUR 50,000 (excl. VAT) during the previous 4 quarters:

  • exceeds the threshold of EUR 50,000 (excl. VAT) during the 1st month of the current quarter: it is then required to submit a monthly statement for the first, second and third months of the quarter in question, and also for each month for at least the following 4 quarters;
  • exceeds the threshold of EUR 50,000 (excl. VAT) during the 2nd month of the current quarter: it is then required to submit a monthly statement for the first, second and third months of the quarter in question, and also for each month for at least the following 4 quarters;
  • exceeds the threshold of EUR 50,000 (excl. VAT) during the 3rd month of the current quarter: it is then required to submit a quarterly statement for the quarter concerned and also a monthly statement for each month for at least the following 4 quarters.

Recapitulative statements for services

In principle, recapitulative statements for intra-Community services should be submitted on a monthly basis.

However, the taxable person may file the statements on a quarterly basis if they wish.

How to submit recapitulative statements

The method of submission depends on the frequency with which VAT returns are filed.

For taxable persons who are required to file monthly or quarterly VAT returns, the recapitulative statements must be filed electronically in PDF or XML format through the platform for the electronic gathering of financial data (eCDF), if the statements concern periods from 2017 onwards, or through the eTVA-D application, if the statements concern periods prior to 2017.

For taxable persons who are required to submit the annual VAT return, the monthly or quarterly recapitulative statements may be filed electronically in PDF or XML format via the platform for the electronic gathering of financial data (eCDF), if the statements concern periods from 2017 onwards, or via the eTVA-D application, if the statements concern periods prior to 2017, or in paper format by sending a statement to the Department for Administrative Cooperation on VAT (Service de coopération administrative en matière de TVA – SCAT).

Submission deadlines

Recapitulative statements (for goods or services) which are submitted:

  • electronically must be filed before the 25th of the month following the declaration period;
  • on paper must be filed before the 15th of the month following the declaration period.

Change in tax base

Taxable persons are required report any changes in their tax base for intra-Community goods and services (e.g. in the event of discounts, credit notes, cancellations, etc.):

  • separately for each customer;
  • and for the period in which the change occurred.

Therefore, they must:

  • calculate the total sales value of the goods delivered and services provided during that period;
  • deduct from that amount the total sum of any changes that occurred during the same period;
  • and indicate the balance/result in the recapitulative statement.
    A negative amount must be preceded by the sign "-".

Example: during the third quarter in year N, a supplier grants their customer a EUR 10,000 rebate for the amount of goods purchased in the first quarter in year N.
As the recapitulative statement of the first quarter in year N has already been filed, the supplier has to include the amount of the rebate in the recapitulative statement for the third quarter in year N.
The amount of the rebate is deducted from the total sales value of the goods/services provided in the third quarter (value EUR 90,000) and reports only the balance in the recapitulative statement (90,000 - 10,000 = EUR 80,000).

Correction of incomplete or inaccurate data

Recapitulative statements for goods

In the event of a mistake or omission, the taxable person must indicate the corrections to be made to a previous reporting period in section "III. Corrections" of a new recapitulative statement for intra-Community goods:

  • either by filling in only section III in a new form, reporting the corrections to be made to the last recapitulative statement that was filed, provided the next recapitulative statement has not yet been filed;
  • or by reporting both:
    • the data concerning the current period of declaration (sections I and II);
    • and the corrections concerning one or more previous periods of declaration (section III).

 

Submitting a new recapitulative statement (with data in sections I and II) is not considered to be a correction. Only corrections made in section III will be taken into account. 

Recapitulative statements for services

In the event of a mistake or omission, the taxable person must indicate the corrections to be made to a previous reporting period in section "II. Corrections" of a new recapitulative statement for intra-Community services:

  • either by filling in only section II of a new form, reporting the corrections to be made to the last recapitulative statement that was filed, provided the next statement has not yet been filed;
  • or by reporting both:
    • the data concerning the current period of declaration (section I);
    • and the corrections concerning one or more previous periods of declaration (section II).

 

Submitting a new recapitulative statement (with data in section I) is not considered to be a correction. Only corrections made in section II will be taken into account. 

Forms / Online services

eCDF - Formulaire de demande d'accès à la plateforme de collecte des données financières

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Prestations intracommunautaires - Etat récapitulatif mensuel / trimestriel

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Innergemeinschaftliche Dienstleistung - Vierteljährige Zusammenfassende Aufstellung

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

Livraisons intracommunautaires - Etat récapitulatif mensuel / trimestriel

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Innergemeinschaftliche Lieferung - Vierteljährige Zusammenfassende Aufstellung

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eTVA-D

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