Filing VAT returns

Last update 02.01.2020

Value-added tax (VAT) is a tax on turnover levied by the Luxembourg Registration Duties, Estates and VAT Authority (Administration de l’enregistrement, des domaines et de la TVA - AED).

Persons/businesses who are subject to VAT must file VAT returns and pay VAT on a monthly, quarterly and/or annual basis depending on their annual turnover.

Since January 2020, all VAT returns – whether they are filed monthly, quarterly or annually – must be submitted electronically. This can be done by filling in an online form or uploading an XML file via the platform for the Collection of Financial Data (plateforme de Collecte des Données Financières - eCDF).

VAT-taxable persons can view the status of their VAT account online using the eTVA-C application on MyGuichet.lu.

In addition to VAT returns, VAT-taxable persons established in Luxembourg who conduct transactions within the EU must file recapitulative statements of supplies of goods and services.

Who is concerned

All VAT-taxable persons and all non-VAT taxable legal persons registered for VAT with the AED must file VAT returns and pay VAT on a periodic basis.

Preliminary steps

To be able to file VAT returns, VAT-taxable persons must first register for VAT with the AED.

To be able to file their returns on the eCDF platform, taxable persons must first set up an eCDF account.

How to proceed

Frequency and deadlines for filing VAT returns

How frequently VAT returns must be filed depends on the total annual turnover excluding tax, and the deadlines for filing the returns are related to the frequency.

Frequency for filing VAT returns

Turnover

Turnover < EUR 112,000

EUR 112,000 < Turnover < EUR 620,000

Turnover > EUR 620,000

Frequency

Annual VAT returns

Quarterly
and annual VAT returns

Monthly
and annual VAT returns

Deadlines

Before 1 March of the following year

Quarterly: the 15th day of the quarter following that for which the tax is due

Annually: before 1 May of the following year

Monthly: the 15th of the month following that for which the tax is due

Annually: before 1 May of the following year

Submission of VAT returns

Logging in to eCDF

To log in to their eCDF account, users must click the "Log in" button on the homepage of the eCDF website (www.ecdf.lu). They will be required to authenticate their identity using an electronic certificate.

If the login is successful:

  • their name will be displayed at the top of the page;
  • the "Log in" button will display "Log out".

Creating the return

To create a new VAT return on the eCDF platform, select "Forms / Create". This section will only be displayed if the user logs in using an electronic certificate.

Next, select the type of return you wish to file (monthly, annual, etc.) then select the person filing the return from the dropdown menu. By default, only the name of the logged in user will appear here. For PRO (business) accounts, additional filers may be added using the "Filers" menu.

Once these steps have been completed, click "Fill in the form" button to open the form.

Filling in and submitting the return

Fill in the fields with a blue background. The fields with a white background cannot be edited. The data displayed in these fields is calculated automatically based on the data entered in the blue fields.

Once you have completed your input, click the "Submit" button at the top of the form to submit the return.

Fields with data input errors are highlighted with a red outline. These must be corrected before finalising the submission.

Some of the fields are compulsory and cannot be left empty. However, you can enter a zero in these fields.

If the return is submitted successfully:

  • a confirmation message will be displayed;
  • a submission date will be displayed at the top of the form.

If you wish, you can download the return in PDF format by clicking on the "Download PDF" button.

Once the VAT return has been submitted via the eCDF platform, it will be made available to the AED. No further action will be required on your part.

List of pending returns

When filling in the form, you can save and validate your input without having to complete the submission.

To do so, simply click on the "Validate / Save" button.

To go back to a pending return, go to "Forms / Pending".

To open a pending return and continue editing, click the red icon next to the return.

List of submitted returns

To view the list of all returns submitted successfully on the eCDF platform, go to "Submitted returns".

By clicking on the "Copy" button, the declarant can create a copy of their return which is available under "Forms / Pending". This feature is especially useful if you wish to file a new return after submitting one that contained errors.

Managing filers

The "Filers" menu is only available in eCDF accounts for professional LuxTrust certificates with "organizational unit" (OU) verification.

With this type of eCDF account, returns can be filed by the account holder and other filers. To manage other filers, go to "Filers / Manage filers".

AED Electronic Audit File (FAIA)

In the event of a tax audit covering financial year 2011 or later, businesses must, at the AED's request, submit all of their accounting data electronically in a format that is compliant with the "AED electronic audit file" format (FAIA) specifications. For further information about this format, please refer to the FAIA FAQ on the AED website.

Initially, this requirement applies only to:

  • businesses subject to VAT which use an electronic accounting system;
  • businesses subject to the standard chart of accounts (plan comptable normalisé - PCN).

For the time being, this requirement does not apply to businesses which:

  • are not subject to the standard chart of accounts;
  • use a simplified VAT scheme;
  • have an annual turnover not exceeding EUR 112,000;
  • have fewer than 500 accounting transactions per year.

At a later stage, this requirement will be extended to all taxable persons.

Checking your VAT account status on eTVA-C

Taxable persons that have signed up with the eTVA system can use the eTVA-C application to:

  • view their VAT account status in detail;
  • view their payment history;
  • download a detailed statement of accounts;
  • update their identification data.

Forms / Online services

Formules TVA

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Online procedure

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eTVA-C

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

eTVA-C

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

eCDF - Formulaire de demande d'accès à la plateforme de collecte des données financières

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En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

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eCDF - Plateforme de collecte des données financières

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