Gérer son ou ses espace(s) professionnel(s)

L’administrateur peut y inviter des collaborateurs afin de partager les démarches.Aides techniques

6.1 Inviter des membres dans son espace professionnel

Pour pouvoir ajouter des membres, l’utilisateur administrateur doit connaître le numéro SSN (Subject Serial Number) à 20 chiffres de leur certificat LuxTrust.

A cet effet, le membre doit se rendre sur le site www.luxtrust.lu et tester son certificat.

Numéro SSN certificat FR

 

Ensuite, dans son espace professionnel, l’administrateur clique sur l’icône « Administration de … (nom de l’espace professionnel) » en haut à droite de l’écran (1).

Il clique ensuite sur l’icône « Utilisateurs » (2), puis « Ajoutez un utilisateur » (3).

Ajouter-utilisateurs-FR - Nouvelle fenêtre

6.2 Répondre à une invitation à un espace professionnel

Lorsqu'un utilisateur est invité dans un espace professionnel, il reçoit par email une invitation à se connecter à MyGuichet.lu.

Ceci est un message automatique.
Merci de ne pas répondre à cet e-mail.

Vous êtes invité(e) à rejoindre l'espace professionnel de XXXXX. Cet espace professionnel en ligne mis en place par l'administration publique sert de lien entre les entreprises et les administrations pour toutes les démarches administratives.

Afin de garantir la confidentialité des données et la sécurité, les accès aux services en ligne de l'état sont gérés par un portail de connexion officiel.

L'utilisation de chaque service en ligne nécessite que vous vous connectiez à partir de ce portail, en utilisant votre certificat N° xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.

Si vous n'utilisez pas de services en ligne de l'Etat avec votre certificat, vous devrez préalablement vous enregistrer au sein du portail de connexion officiel qui gère les accès.

 

L'utilisateur se connecte ensuite à MyGuichet.lu et voit dans la liste des espaces disponibles l'invitation qu'il doit accepter ou refuser.

 - Nouvelle fenêtre

Indépendamment de la nature du produit d'authentification utilisé pour accéder à un espace professionnel, ce produit pourra également accéder à l'espace privé de l'utilisateur. Tout produit d'authentification doit donc rester personnel et ne peut être partagé avec autrui.

6.3 Remplir des informations sur le membre à ajouter

Pour ajouter un utilisateur, l’administrateur doit remplir toutes les rubriques munies d’un astérisque.

Dans la rubrique « Numéro de certificat », il doit ajouter le numéro de certificat LuxTrust (SSN) à 20 chiffres. Ce numéro, qui doit être fourni par le membre à l’administrateur, s’affiche lorsqu’on se connecte avec son certificat sur MyGuichet.lu.

Dans la rubrique « Rôles disponibles », l’administrateur choisit le rôle qu’il veut assigner à la personne qu’il veut inviter. Il clique ensuite sur « Inviter ».

Seul l'administrateur peut inviter/révoquer les accès à l’espace professionnel. Il est de la responsabilité de l’entreprise d’avoir toujours au moins un administrateur «actif».

L'administrateur est responsable des invitations qu’il adresse. Ces invitations permettent de donner accès à toutes les informations présentes dans l’espace pro.

Remplir-les-infos-du-membre-FR - Nouvelle fenêtre

L’administrateur désigne la personne qui peut :

  • ajouter (inviter) des membres dans son espace professionnel ;
  • supprimer des membres ;
  • saisir les démarches ;
  • signer les démarches.

Le gestionnaire désigne la personne qui a la possibilité de saisir et de signer les démarches.

Sans signature désigne la personne qui a la possibilité de saisir les démarches mais qui ne peut pas les signer.

L’utilisateur doit répondre à l’invitation avec le numéro de certificat spécifié lors de l’invitation.

En fonction du choix, l’utilisateur pourra par la suite se connecter avec n’importe quel certificat ou uniquement le certificat spécifié dans l’invitation.

6.4 Editer puis enregistrer le membre à ajouter

Dans l’écran qui s’affiche et qui reprend les données signalétiques de la personne invitée, l’administrateur clique sur « Editer ».

Dans la nouvelle fenêtre, il remplit éventuellement les renseignements supplémentaires puis clique sur « Enregistrer ».

Enregistrer-le-membre-FR - Nouvelle fenêtre

6.5 Voir la liste des membres de l’espace professionnel

Après avoir enregistré le nouveau membre, l’administrateur peut voir la liste de tous les membres de l’espace professionnel.

Liste-des-membres-FR - Nouvelle fenêtre

L’administrateur peut à tout moment supprimer un membre de l'espace professionnel en cliquant sur l'icône « Supprimer ».

6.6 Faire certifier son espace professionnel

Pour effectuer certaines démarches auprès d’une administration, l’utilisateur administrateur doit au préalable faire certifier son espace professionnel.

La certification consiste en une démarche, accessible via le catalogue des démarches ou par le portail informationnel de Guichet.lu, dans laquelle l’entreprise communique à un organisme donné l’ensemble des pièces justificatives nécessaires en vue de pouvoir accéder à des démarches ou données. Une entreprise peut être amenée à faire certifier un de ses espaces professionnels pour plusieurs domaines d’activités (par exemple les fédérations sportives, les élections sociales, etc.).

Certification-espace-pro-FR - Nouvelle fenêtre

6.7 Gérer ses mandats

Un espace professionnel peut également être certifié au moyen de tokens (codes d’activation).

L’utilisateur (personne morale) peut confier la réalisation de certaines de ses démarches à un prestataire (par exemple une fiduciaire) grâce à un système de mandats.

Le mandat est utilisé pour les démarches et/ou la consultation de données et n’est pas nécessairement électronique.

Après demande d’accès, l’administration envoie les code d’activation titulaire et code(s) d’accès mandataire par voie postale aux personnes morales (entreprises).

Les entreprises envoient ensuite les codes d’accès aux mandataires.

Plusieurs clients peuvent établir un mandat avec un même mandataire (multi mandat).

Le mandataire peut alors consulter les données de plusieurs mandants à partir d’un même espace.

Pour saisir le code d’activation, l’utilisateur se rend dans ses « données professionnelles ». Sous la thématique souhaitée, l’utilisateur clique sur « Enregistrement des codes d’accès ».

 - Nouvelle fenêtre

Il entre ensuite le code d’accès selon sa situation (titulaire ou mandataire).

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Dans l’onglet « certifications », l’utilisateur peut consulter la liste des mandats donnés à des prestataires ainsi que celle des mandats qu’il a obtenus.

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6.7.1 Mandant

Le mandant définit le mandataire ainsi que le périmètre du mandat. Il peut également révoquer le mandat ou modifier les codes du mandataire dans son espace professionnel.

Un seul code d’accès titulaire est actif par domaine et par entreprise.

Le code a une date limite d’activation (définie par l’administration) et une date de fin d’utilisation (définie par l’administration ou le mandant).

6.7.2 Mandataire

Une fois la démarche choisie dans le catalogue, le mandataire :

  • indique s’il fait la démarche pour lui ou pour un mandant ;
  • choisit, le cas échéant, le nom de l’entreprise parmi la liste indiquée.
 - Nouvelle fenêtre  - Nouvelle fenêtre

Le code est propre à un espace et non pas à une personne. Tous les membres de l’espace peuvent accéder à ces informations.

Tous les rôles d’un espace professionnel peuvent renseigner un token d’accès.

Il est recommandé de :

  • regrouper les entreprises pour lesquelles l’utilisateur est mandaté en groupes distincts ;
  • créer autant d’espaces professionnels qu’il est nécessaire.

6.8 Choisir sa langue

MyGuichet.lu est disponible en français, allemand et anglais.

6.8.1 Langue de l’utilisateur

La langue de l’utilisateur désigne la langue dans laquelle ce dernier va visualiser son espace, ses documents et son profil.

L’utilisateur peut modifier la langue dans les informations de connexion de son profil.

Si la langue du navigateur de l’utilisateur est l’une des 3 supportées par MyGuichet.lu, cette langue s’affichera lors de la première connexion.

Dans le cas contraire, c’est le français (langue par défaut) qui s’affichera.

6.8.2 Langue des démarches

La langue des démarches s’applique lorsque :

  • les écrans des assistants sont employés ;
  • les PDF des démarches sont générés ;
  • des notifications concernant les démarches sont envoyées.

Certains assistants ne sont pas disponibles dans les 3 langues.

Dans l’espace professionnel, la langue des démarches est :

  • spécifiée dans le profil de la personne morale ;
  • dans le cas contraire, déterminée à partir de la langue de l’utilisateur.

La langue par défaut d’un espace professionnel collaboratif s’applique à toutes les démarches, quel que soit l’utilisateur.

Une fois initiée, la langue des démarches ne peut être changée.

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