Gérer son ou ses espace(s) professionnel(s)

L’administrateur peut y inviter des collaborateurs afin de partager les démarches.Aides techniques

6.1 Inviter des membres dans son espace professionnel

Pour pouvoir ajouter des membres, l’utilisateur administrateur doit connaître le numéro SSN (Subject Serial Number) à 20 chiffres de leur certificat LuxTrust.

A cet effet, le membre doit se rendre sur le site www.luxtrust.lu et tester son certificat.

 

Ensuite, dans son espace professionnel, l’administrateur clique sur l’icône « Administration de … (nom de l’espace professionnel) » en haut à droite de l’écran (1).

Il clique ensuite sur l’icône « Utilisateurs » (2), puis « Ajoutez un utilisateur » (3).

6.2 Remplir des informations sur le membre à ajouter

Pour ajouter un utilisateur, l’administrateur doit remplir toutes les rubriques munies d’un astérisque.

Dans la rubrique « Numéro de certificat », il doit ajouter le numéro de certificat LuxTrust (SSN) à 20 chiffres. Ce numéro, qui doit être fourni par le membre à l’administrateur, s’affiche lorsqu’on se connecte avec son certificat sur MyGuichet.lu.

Dans la rubrique « Rôles disponibles », l’administrateur choisit le rôle qu’il veut assigner à la personne qu’il veut inviter. Il clique ensuite sur « Inviter ».

 Seul le gestionnaire peut inviter/révoquer les accès à l’espace professionnel. Il est de la responsabilité de l’entreprise d’avoir toujours au moins un gestionnaire « actif ».

 Le gestionnaire est responsable des invitations qu’il adresse. Ces invitations permettent de donner accès à toutes les informations présentes dans l’espace pro.

 

 

L’administrateur désigne la personne qui peut :

  • ajouter (inviter) des membres dans son espace professionnel ;
  • supprimer des membres ;
  • saisir les démarches ;
  • signer les démarches.

Le gestionnaire désigne la personne qui a la possibilité de saisir et de signer les démarches.

Sans signature désigne la personne qui a la possibilité de saisir les démarches mais qui ne peut pas les signer.

L’utilisateur doit répondre à l’invitation avec le numéro de certificat spécifié lors de l’invitation.

En fonction du choix, l’utilisateur pourra par la suite se connecter avec n’importe quel certificat ou uniquement le certificat spécifié dans l’invitation.

6.3 Editer puis enregistrer le membre à ajouter

Dans l’écran qui s’affiche et qui reprend les données signalétiques de la personne invitée, l’administrateur clique sur « Editer ».

Dans la nouvelle fenêtre, il remplit éventuellement les renseignements supplémentaires puis clique sur « Enregistrer ».

6.4 Voir la liste des membres de l’espace professionnel

Après avoir enregistré le nouveau membre, l’administrateur peut voir la liste de tous les membres de l’espace professionnel.

 

L’administrateur peut à tout moment supprimer un membre de l'espace professionnel en cliquant sur l'icône « Supprimer ».

6.5 Faire certifier son espace professionnel

Pour effectuer certaines démarches auprès d’une administration, l’utilisateur administrateur doit au préalable faire certifier son espace professionnel.

La certification consiste en une démarche, accessible via le catalogue des démarches ou par le portail informationnel de Guichet.lu, dans laquelle l’entreprise communique à un organisme donné l’ensemble des pièces justificatives nécessaires en vue de pouvoir accéder à des démarches ou données. Une entreprise peut être amenée à faire certifier un de ses espaces professionnels pour plusieurs domaines d’activités.

6.6 Choisir sa langue

MyGuichet.lu est disponible en français, allemand et anglais.

     6.6.1 Langue de l’utilisateur

La langue de l’utilisateur désigne la langue dans laquelle ce dernier va visualiser son espace, ses documents et son profil.

L’utilisateur peut modifier la langue dans les informations de connexion de son profil.

Si la langue du navigateur de l’utilisateur est l’une des 3 supportées par MyGuichet.lu, cette langue s’affichera lors de la première connexion.

Dans le cas contraire, c’est le français (langue par défaut) qui s’affichera.

 

     6.6.2 Langue des démarches

La langue des démarches s’applique lorsque :

  • les écrans des assistants sont employés ;
  • les PDF des démarches sont générés ;
  • des notifications concernant les démarches sont envoyées.

  Certains assistants ne sont pas disponibles dans les 3 langues.

Dans l’espace professionnel, la langue des démarches est :

  • spécifiée dans le profil de la personne morale ;
  • dans le cas contraire, déterminée à partir de la langue de l’utilisateur.
 La langue par défaut d’un espace professionnel collaboratif s’applique à toutes les démarches, quel que soit l’utilisateur.

 

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