Ajouter un utilisateur dans un espace professionnel

Les espaces professionnels sont collaboratifs, c’est-à-dire qu’en tant qu’administrateur vous pouvez inviter d’autres personnes (par exemple votre fiduciaire et/ou vos collaborateurs) à rejoindre votre espace. Elles peuvent ainsi, selon le rôle qui leur est attribué, gérer des démarches administratives en ligne au sein d’un même espace.

Pour inviter une personne dans votre espace professionnel, vous devez disposer de plusieurs informations sur cette personne :

  • son nom et prénom ;
  • son adresse e-mail ;
  • le numéro SSN (Subject Serial Number) à 20 chiffres de son certificat d’authentification.

Voici les étapes à suivre pour inviter une personne à rejoindre votre espace professionnel :

  1. Connectez-vous à MyGuichet.lu.
  2. Rendez-vous sur la page d’accueil de l’espace professionnel dans lequel vous souhaitez inviter un utilisateur.
  3. Cliquez sur "Mon profil".
  4. Cliquez d’abord sur l’onglet "Utilisateurs" et ensuite sur le bouton "Ajouter un utilisateur".
  5. Remplissez les champs obligatoires marqués d’une étoile (*) et cliquez sur "Suivant".
  6. Indiquez le numéro SSN de la personne que vous souhaitez inviter.
  7. Choisissez si la personne peut accéder à votre espace professionnel :
    • uniquement avec le certificat dont vous avez indiqué le numéro SSN ; ou
    • avec tous ses certificats qu’elle utilise pour se connecter à MyGuichet.lu.
  8. Attribuez un rôle à la personne dans votre espace professionnel.
  9. Cliquez sur "Inviter".

La personne invitée reçoit ensuite un e-mail. Afin d’avoir accès à votre espace professionnel, elle doit :

  • se connecter à MyGuichet.lu avec le produit dont le numéro SSN est indiqué dans l’invitation ; et
  • accepter l’invitation.

Questions fréquentes

La personne que je souhaite inviter ne connaît pas le numéro SSN de son certificat. Comment peut-elle le retrouver ?

Pour connaître le numéro SSN de son certificat, il suffit de se connecter à MyGuichet.lu avec le produit d’authentification en question. Après la connexion, cliquez sur votre nom dans la barre d’en-tête (header). Un menu déroulant s’ouvre : Sous "Utilisateur", vous trouvez le numéro SSN dont vous avez besoin. Ceci fonctionne pour tous les produits d’authentification.

Vous pouvez également trouver le numéro SSN de la manière suivante :

  • si vous utilisez un produit LuxTrust : vous pouvez tester votre certificat via le site de LuxTrust et ainsi consulter le numéro SSN ; ou
  • si vous avez ajouté votre carte d’identité électronique luxembourgeoise (eID) dans l’application mobile GouvID : le numéro SSN est indiqué dans les détails de votre carte d’identité.
Quels sont les différents rôles que je peux attribuer dans mon espace professionnel et quelles sont les différences ?

Lorsque vous avez créé l’espace professionnel, vous êtes propriétaire de l’espace et disposez donc d’office du rôle d’administrateur. Si vous souhaitez travailler avec d’autres personnes au sein de votre espace professionnel, vous pouvez leur attribuer les rôles suivants :

  1. L’administrateur peut notamment :
    • créer, modifier, signer et transmettre des démarches en ligne pour votre entreprise ;
    • visualiser et vérifier les données qui concernent votre entreprise et qui sont renseignées auprès des administrations et organismes publics (encore appelées "sources authentiques") ;
    • consulter toutes les communications reçues via MyGuichet.lu dans le cadre des démarches en ligne pour votre entreprise ;
    • gérer le profil de votre espace professionnel, c’est-à-dire la fiche signalétique, les utilisateurs et les certifications ;
    • stocker des documents afin de les ajouter comme pièces jointes ou pièces justificatives aux futures démarches en ligne.
  2. Le gestionnaire dispose en principe des mêmes pouvoirs que l’administrateur, sauf qu’il ne peut pas gérer le profil de votre espace professionnel.
  3. Avec le rôle "Sans signature", la personne dispose en principe des mêmes pouvoirs que le gestionnaire, sauf qu’elle ne peut pas signer des démarches en ligne.

Veuillez noter que chaque administrateur est responsable des invitations qu’il envoie. Toute personne invitée, quel que soit le rôle que vous lui avez attribué, peut accéder à toutes les informations et documents disponibles dans votre espace professionnel.

Comment puis-je modifier ou supprimer le rôle d’une personne que j’ai invitée dans mon espace professionnel ?

En tant qu’administrateur, vous pouvez modifier le rôle d’une personne à tout moment dans la rubrique "Mon profil". Dans l’onglet "Utilisateurs", vous retrouvez la liste de toutes les personnes qui ont été invitées à ce jour dans votre espace professionnel.

  • Si vous souhaitez modifier le rôle d’une personne, cliquez sur le nom de la personne concernée pour ouvrir sa fiche. Sous "Rôles de l’utilisateur", vous pouvez choisir un nouveau rôle en cliquant sur "Éditer". Confirmez votre choix en cliquant sur "Enregistrer".

Toute personne qui a accès à votre espace professionnel doit disposer d’au moins un rôle. Ainsi, si vous souhaitez retirer l’accès à une personne, vous devez la supprimer ou la désactiver.

  • Si vous souhaitez supprimer une personne, cliquez d’abord sur les 3 points dans sa fiche et ensuite sur "Supprimer". Confirmez votre choix en cliquant sur "Supprimer".
  • Si vous souhaitez désactiver une personne, cliquez  d’abord sur les 3 points et ensuite sur "Désactiver". Confirmez votre choix en cliquant sur "Désactiver". Si vous souhaitez redonner accès à la personne, vous ne devez pas lui envoyer une nouvelle invitation (comme c’est le cas pour la suppression), mais seulement réactiver son accès.

La personne concernée est informée par e-mail de toute modification que vous effectuez. L’e-mail est envoyé à l’adresse indiquée dans sa fiche.

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