Faire certifier un espace professionnel

Un espace professionnel permet d’accéder à de nombreux services en ligne destinés aux personnes morales. Pour le créer, vous n’avez pas besoin de justificatif de vos activités professionnelles.

Cependant, l’accès à certains services (comme par exemple la consultation de certaines sources authentiques) nécessite que cet espace soit certifié, c’est-à-dire que l’administration ou un mandant vous donne un droit d’accès à un service particulier. Des exemples de services qui nécessitent une certification sont la consultation des fiches de retenues d’impôt et les services relatifs aux élections sociales.

Les certifications, et donc les accès, sont donnés par service et par espace professionnel.

Si vous travaillez à plusieurs au sein d’un même espace, tous les utilisateurs peuvent accéder aux mêmes informations, quels que soient leur rôle.

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Si vous le jugez utile pour l’organisation de vos activités, vous pouvez également créer plusieurs espaces professionnels pour une même entreprise ou société. Dans ce cas, vous pouvez par exemple répartir les secteurs d’activité sur les différents espaces créés. Ainsi, une fois la certification obtenue, les utilisateurs de chaque espace n’auront accès qu’aux services en ligne qui les concernent.

La certification d’espace professionnel se fait selon le type de service :

  • au moyen d’un code d’accès (encore appelé "token") fournit par l’administration ou par un mandant ; ou
  • par une démarche en ligne sur MyGuichet.lu.

Code d’accès titulaire et mandataire

Pour certains services qui nécessitent une certification par code d’accès, il peut y avoir 2 types de code d’accès :

  • le code d’accès titulaire, qui est destiné à être utilisé dans un espace professionnel de la personne morale elle-même ; et
  • le cas échéant, les codes d’accès mandataire, qui sont destinés à être utilisés dans un espace professionnel d’un mandataire de la personne morale.

Dans un espace professionnel, vous ne pouvez saisir qu’un seul code d’accès titulaire pour un même service. Depuis un espace dans lequel vous avez saisi un code d’accès titulaire pour un service donné, vous pouvez gérer les accès mandataire pour ce même service.

Cependant, plusieurs code d’accès mandataire pour un même service peuvent être saisis dans un espace professionnel. Cela permet par exemple aux fiduciaires de gérer plusieurs clients dans un même espace pour le même type de service.

Procédure de certification

Lorsque vous souhaitez accéder à un service qui requiert que votre espace professionnel soit certifié, différents cas de figure peuvent donc se présenter :

J’ai reçu un code d’accès titulaire. Où est-ce que je peux saisir ce code ?

Avant de commencer la saisie du code reçu, veuillez noter que chaque code d’accès titulaire ne peut être utilisé qu’une seule fois. Par ailleurs, vous ne pouvez saisir qu’un seul code d’accès titulaire par service au sein d’un espace professionnel.

Chaque code d’accès a une date limite d’activation jusqu’à laquelle vous pouvez saisir le code.

Voici les étapes à suivre pour saisir votre code d’accès titulaire :

  1. Connectez-vous à MyGuichet.lu.
  2. Rendez-vous sur la page d’accueil de l’espace professionnel que vous souhaitez certifier.
  3. Cliquez d’abord sur "Mon profil" et ensuite sur "Certifications".
  4. Cliquez sur "Ajouter une certification via code d’accès".
  5. Une liste de toutes les administrations et organismes publics qui proposent la certification par code d’accès s’affiche : cherchez l’administration ou l’organisme public qui a délivré le code et cliquez sur "Gestion" pour ouvrir la page de saisie.
  6. Sous "Mandat principal", saisissez le code d’accès titulaire dans le champ prévu à cet effet et cliquez sur "Valider".

Des modalités spécifiques s’appliquent à la certification de l’espace professionnel auprès de l’Administration des contributions directes (ACD). Vous trouvez toutes les informations nécessaires dans le texte explicatif sur les fiches de retenue d’impôt.

Après avoir saisi un code d’accès titulaire, vous pouvez dispenser et révoquer des mandats à tout moment.

Chaque code d’accès titulaire a une date limite d’utilisation fixée par l’administration ou l’organisme public compétent.

J’ai reçu un code d’accès mandataire. Où est-ce que je peux saisir ce code ?

Avant de commencer la saisie du code reçu, veuillez noter que chaque code d’accès mandataire ne peut être utilisé qu’une seule fois. Cependant, vous pouvez saisir plusieurs codes d’accès mandataires par service au sein d’un espace professionnel.

Chaque code d’accès a une date limite d’activation jusqu’à laquelle vous pouvez saisir le code.

Voici les étapes à suivre pour saisir votre code d’accès mandataire :

  1. Connectez-vous à MyGuichet.lu.
  2. Rendez-vous sur la page d’accueil de l’espace professionnel que vous souhaitez certifier.
  3. Cliquez d’abord sur "Mon profil" et ensuite sur "Certifications".
  4. Sous "Mandats obtenus", cliquez sur "Ajouter un accès".
  5. Saisissez le code d’accès mandataire dans le champ prévu à cet effet et cliquez sur "Valider".

Des modalités spécifiques s’appliquent à la certification de l’espace professionnel auprès de l’Administration des contributions directes (ACD). Vous trouvez toutes les informations nécessaires dans le texte explicatif sur les fiches de retenue d’impôt.

Vous pouvez également révoquer les mandats obtenus à tout moment.

Chaque code d’accès mandataire a une date limite d’utilisation fixée par :

  • l’administration ou l’organisme public compétent ; ou
  • la personne qui a dispensé le mandat.
Je n’ai pas de code d’accès. Comment dois-je procéder pour demander la certification ?

Si vous ne disposez ni d’un code d’accès titulaire ni d’un code d’accès mandataire, vous pouvez vérifier sur le portail informationnel Guichet.lu si vous trouvez une fiche explicative sur la démarche que vous souhaitez effectuer pour votre entreprise ou société.

Si cette démarche nécessite un espace professionnel certifié, vous trouvez :

  • dans le texte explicatif, toutes les informations nécessaires concernant la certification ; et
  • le cas échéant, un lien direct dans la rubrique "Services en ligne / Formulaires" pour demander la certification.

Si vous ne trouvez pas non plus sur Guichet.lu comment demander la certification de votre espace professionnel, veuillez contacter le Helpdesk de Guichet.lu.

 

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