Faire une démarche avec authentification

Réaliser des démarches avec authentification permet à l’utilisateur de pré-remplir une démarche grâce aux données détenues par les administrations mais aussi de Aides techniques
suivre son dossier en ligne et consulter les messages électroniques de l’administration sur son tableau de bord personnel.

7.1 Chercher et sélectionner la démarche à effectuer

L’utilisateur peut sélectionner et initier une démarche à partir de Guichet.lu, le portail informationnel.

Il peut également, depuis son espace privé ou professionnel, cliquer sur le bouton « Sélectionnez une démarche » qui le renvoie sur le catalogue des démarches.

 

Une fois dans le catalogue des démarches, il lance une recherche de la démarche à effectuer :

  • soit à partir des rubriques thématiques ;
  • soit en faisant une recherche par mots-clés.

Il clique ensuite sur « créer » pour démarrer la démarche.

7.2 Remplir la démarche

La démarche se remplit automatiquement avec les données présentes dans l’espace privé et/ou professionnel.

Il suffit ensuite de suivre les instructions pour remplir les autres parties de la démarche.

7.3 Faire une sauvegarde temporaire

La démarche peut être sauvegardée temporairement en cliquant sur le bouton « Reprendre plus tard ».

Pour continuer la démarche, l’utilisateur clique sur la démarche en question (avec le statut « En préparation ») et ensuite sur le bouton « Reprendre la déclaration ».

7.4 Contrôler les données et confirmer la saisie

Avant de signer la demande, il est nécessaire de contrôler les données et de confirmer la saisie.

7.5 Signer la démarche

Après avoir confirmé la saisie, l’utilisateur doit signer le document. Une nouvelle fenêtre s’ouvre avec le module de signature (1). Dans cette nouvelle fenêtre, on trouve à gauche le formulaire de demande (2) et à droite les différentes étapes nécessaires à la signature et à la poursuite de la démarche (3).

Les étapes suivantes sont nécessaires à l’aboutissement de la démarche :

  • sélectionner le certificat (par défaut, le système choisit le certificat avec lequel l’utilisateur s’est connecté) ;
  • une fois le certificat sélectionné, l’utilisateur doit cliquer sur la case « Suivant » ;
  • dans le nouvel écran, il doit cocher la case « lu et approuvé » puis cliquer sur « Etape suivante » ;
  • la signature de la déclaration peut être effectuée en cliquant sur le bouton « Signer ». L’utilisateur doit alors renseigner ses identifiants afin de signer le document ;
  • une fois le document signé, l’utilisateur doit l’enregistrer dans son espace en cliquant sur « Enregistrer dans MyGuichet ».
Il est possible d’annuler la signature de la démarche et/ou son enregistrement dans MyGuichet.lu à tout instant en cliquant sur le bouton « Annuler » ou sur le lien « Retourner sur MyGuichet ». Cette étape est facultative.

7.6 Ajouter une ou plusieurs pièces jointes ou modifier la démarche

Une fois le document signé, on peut y ajouter une ou plusieurs pièces jointes.

Si aucune pièce jointe n’a été demandée dans l’assistant de démarche, l’utilisateur clique sur le bouton « Ajouter un justificatif » (1a). Il s’agit dans ce cas d’une pièce facultative.

Si une pièce jointe a été demandée dans ce même assistant, l’utilisateur clique sur le bouton « Joindre » qui se trouve en-dessous de la démarche (1b). Il s’agit dans ce cas d’une pièce requise.

Il est possible de sélectionner la pièce jointe soit depuis son espace personnel (2), soit depuis son ordinateur (3).

Depuis son ordinateur, l’utilisateur sélectionne le type de justificatif dans la liste de sélection, ajoute un nom de document (facultatif), parcourt son ordinateur pour trouver la pièce à joindre et valide l’étape.

Depuis son espace personnel, l’utilisateur sélectionne le document dans la liste des documents proposés et l’ajoute.

Après avoir ajouté les pièces jointes, l’utilisateur peut :

  • afficher le PDF signé en cliquant sur le formulaire de la démarche. Le document s’affiche alors en lecture, sans possibilité de le modifier ;
  • modifier la déclaration en cliquant sur le bouton « Editer » ou « Modifier la déclaration ». Toute modification entraînera la nécessité de signer à nouveau le document avant transmission ;
  • signer la déclaration si ce cela n’est pas déjà fait. Cette action est obligatoire et préalable à la transmission. Dans le cas présent, la déclaration ayant déjà été signée numériquement, l’action n’est plus disponible. Elle le sera de nouveau si la déclaration venait à être modifiée ;
  • retourner à l’espace personnel / professionnel de l’utilisateur. Auquel cas, le statut de la demande ne sera pas modifié. Il sera possible à tout instant de retourner à cette démarche ;
  • dupliquer la démarche.

7.7 Transmettre la démarche à l’administration

 
 Cette étape est obligatoire. Aucune information n’est transmise à l’administration avant la fin de cette étape.

Cette action nécessite d’avoir préalablement signé numériquement la démarche. Auquel cas, le statut « Transmissible » (1) est affiché. Une fois transmise, la démarche sera réceptionnée automatiquement par l’administration en charge du dossier.

Pour transmettre sa démarche, l’utilisateur doit vérifier que tous les indicateurs sont au vert, autrement dit que les pièces jointes ont été ajoutées (2) et que la démarche est « Transmissible ».

7.8 Supprimer une démarche

Il est possible de supprimer une démarche seulement si elle n’a pas encore été transmise. Attention, il ne sera pas possible de récupérer la démarche une fois supprimée.

7.9 Etat d’avancement

Une fois le document transmis à l’administration, l’utilisateur peut suivre l’avancement de sa démarche :

  • la mise à jour indique la date et l’heure de la dernière modification du statut de la démarche (1) ;
  • les statuts standards de la démarche (2) sont :
    • En préparation : la démarche est sauvegardée mais pas encore envoyée à l’administration ; 
    • Transmis : la démarche est transmise à l’administration mais pas encore prise en charge ;
    • Accepté : l’administration a pris en charge la démarche ;
    • A corriger : la démarche est retournée au requérant pour correction ;
    • Fermé : l’administration a clôturé la démarche ;
  • l’administration peut à tout moment envoyer une communication à l’utilisateur (3). A ce moment, un numéro (selon le nombre de communications envoyées) entouré de rouge s’affiche près de la démarche.

7.10 Corriger une démarche

Une démarche envoyée à l’administration ne peut plus être corrigée, sauf si l’administration la renvoie pour correction.

L’utilisateur reçoit alors un mail indiquant que le statut de la démarche est « à corriger ». En cliquant sur le lien, il peut voir ce qui est à corriger dans la démarche (dans ce cas-ci, la pièce jointe est invalide).

7.11 Envoyer une communication à l’administration

Une démarche qui a été transmise à l’administration peut à tout moment faire l’objet d’une communication à l’adresse de l’administration, si cette démarche a été configurée ainsi.

Pour cela, l’utilisateur doit cliquer sur la démarche pour laquelle une communication doit être envoyée.

Dans l’onglet « Messages » (1), il doit cliquer sur « Nouveau message » (2).

L’utilisateur remplit toutes les rubriques obligatoires, rédige le message et clique sur « Envoyer » (3).

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