Mini-crèches – Agrément

Un agrément écrit est requis pour toute personne physique ou morale qui souhaite exploiter, contre rémunération, une mini-crèche.

La mini-crèche peut accueillir un nombre maximal de 11 enfants simultanément, dont pas plus de 4 enfants âgés de moins d’un an. Le nombre d’enfants pouvant faire l’objet d’un ou de plusieurs contrats d’éducation et d’accueil est limité à 22 enfants par mini-crèche.

En vue de l’obtention d’un agrément, le gestionnaire adresse une demande d’agrément pour mini-crèche accompagnée des pièces justificatives au Service de l’éducation et de l’accueil du ministère de l’Éducation nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse.

Les mini-crèches pour enfants scolarisés ou jeunes enfants souhaitant devenir prestataire du chèque-service accueil doivent en faire la demande. Il s’agit d’une demande distincte de la demande d’agrément : demande en vue de l’obtention de la reconnaissance du prestataire du chèque-service accueil. Cette demande peut se faire simultanément avec la demande d’agrément.

Personnes concernées

Un agrément est requis pour toute personne physique ou morale qui souhaite exploiter, contre rémunération, une mini-crèche en journée.

Deux types d’agréments sont à distinguer :

  • jeunes enfants non soumis à l’obligation scolaire ;
  • enfants scolarisés de moins de 12 ans ou fréquentant l’enseignement fondamental ou un Centre de compétences en psychopédagogie spécialisée en faveur de l’inclusion scolaire.

Conditions préalables

Au niveau de la qualité structurelle les conditions suivantes sont à respecter par les mini-crèches en vue de l’obtention de l’agrément.

Prestations à fournir

La mini-crèche doit offrir les prestations suivantes :

  • la détente et le repos ;
  • une restauration équilibrée, basée sur des produits frais ;
  • des études surveillées consistant à offrir aux enfants scolarisés accueillis par la mini-crèche un cadre favorable à l’exécution des devoirs à domicile de façon autonome, dans des conditions de calme avec une surveillance et un soutien minimal ;
  • des activités qui sont établies et mises en œuvre conformément aux champs d’action définis par le cadre de référence national "éducation non formelle des enfants et des jeunes" de la loi modifiée du 4 juillet 2008 sur la jeunesse, à savoir :
    • émotions et relations sociales ;
    • valeurs, participation et démocratie ;
    • langue, communication et médias ;
    • esthétique, créativité et art ;
    • mouvement, conscience corporelle et santé ;
    • sciences naturelles et technique ;
  • l’organisation régulière de sorties en plein air.

L’offre des prestations doit être adaptée à l’âge de l’enfant.

La mini-crèche garantit l’offre des prestations pendant 46 semaines au moins par année civile selon des plages horaires journalières comprises entre 5 et 23 heures. Les horaires d’ouverture de la mini-crèche sont fixés par le gestionnaire.

Conditions d’honorabilité

Chaque membre du gestionnaire et du personnel de la mini-crèche doit remplir les conditions d’honorabilité.

Le contrôle des conditions d’honorabilité du gestionnaire et du personnel a lieu au moment de la demande d’agrément par les agents du ministère compétent.

Le gestionnaire contrôle l’honorabilité du personnel engagé.

Les agents du ministère compétent peuvent à tout moment procéder à un contrôle d’honorabilité du personnel ainsi que du gestionnaire.

Le gestionnaire, les membres du personnel dirigeant et les membres du personnel d’encadrement luxembourgeois sont tenus de produire les bulletins récents numéros 3 et 5 du casier judiciaire.

Dans le cadre du recrutement du personnel responsable du transport des enfants pris en charge par le service, l’employeur est en droit de demander au candidat intéressé la remise d’un bulletin n°4 récent. Par ailleurs, pour l'exercice de cette activité professionnelle, la détention d'un permis de conduire valable est une condition indispensable et est exigée dans le contrat de travail.

Le ressortissant non-luxembourgeois est tenu de produire également les bulletins ou extraits récents du casier judiciaire ou d’un document similaire du ou des pays dans lesquels il a séjourné à partir de l’âge de 18 ans.

On entend par un bulletin du casier judiciaire récent ou d’un document similaire récent, celui datant de moins de 2 mois à compter de la date de son établissement.

Chaque membre du personnel d’une mini-crèche faisant l’objet d’une inculpation ou d’une condamnation pour des faits à l’égard d’un mineur ou impliquant un mineur est tenu d’en informer son employeur sans délai.

En raison de l’expiration du délai de conservation du bulletin, l’employeur est tenu d’indiquer dans le dossier du membre de personnel qu’il a :

  • procédé au contrôle de l’honorabilité des personnes visées ; et
  • sur présentation des bulletins du casier judiciaire, pu constater que la personne en question remplit les conditions d’honorabilité.

En cas de modification dans la composition des organes dirigeants du gestionnaire, ces derniers doivent remplir les conditions d’honorabilité et font l’objet d’un contrôle d’honorabilité.

Qualification du personnel

Le personnel d’encadrement d’une mini-crèche doit faire valoir une qualification professionnelle répondant aux conditions minimales.

Conditions linguistiques

Le personnel d’encadrement pédagogique de la mini-crèche doit être composé de manière à ce que les 3 langues du pays (luxembourgeois, français et allemand) puissent être pratiquées au sein de la mini-crèche. Cette condition doit être attestée formellement par le gestionnaire.

Les 3 langues ne doivent pas nécessairement être parlées par chacun des membres du personnel, mais elles doivent toutes les 3 être utilisées au sein de la mini-crèche. Les compétences linguistiques sont évaluées par le gestionnaire (contrairement au programme de l’éducation plurilingue pour lequel une attestation officielle est indispensable). Les documents relatifs aux compétences linguistiques sont à conserver dans le dossier du personnel.

Le niveau de compétence à certifier dans chacune de ces 3 langues doit être au minimum :

Nombre minimal de personnel pédagogique

Le ratio d’encadrement pédagogique, qui détermine le nombre de personnel d’encadrement pour assurer le fonctionnement de la mini-crèche, est fixé à un encadrant pour 6 enfants quel que soit l’âge des enfants accueillis par la mini-crèche.

Le gestionnaire est obligé de respecter ce ratio d’encadrement pédagogique à tout moment.

Capacité d’accueil maximale

La capacité d’accueil maximale du service accordée par arrêté ministériel est à respecter à tout moment.

Elle est déterminée, entre autres, en divisant la surface nette des locaux disponibles attribués à l’exécution des prestations par 4m2.

La surface occupée par des meubles (bloc cuisine, grandes armoires, etc.) ainsi que la surface non disponible aux enfants seront déduites de la surface nette prise en compte pour le calcul. Les couloirs, vestiaires, sanitaire, etc. ainsi que les salles sans lumière naturelle directe ne sont pas pris en considération pour la capacité d’accueil. Seules les salles disposant de lumière naturelle directe et dont l’aménagement correspond aux exigences de l’éducation non formelle sont prises en considération pour le calcul de la capacité maximale d’accueil.

Pour les enfants âgés de moins de 2 ans, la mini-crèche doit disposer d’au moins un dortoir dont la superficie ne peut être inférieure à 2m2 par enfant.

Le nombre maximal d’enfants qui peuvent être accueillis simultanément par une mini-crèche est limité à 11 enfants. La mini-crèche ne peut pas accueillir simultanément plus de 4 enfants âgés de moins d’un an. Le nombre total d’enfants pouvant faire l’objet d’un ou plusieurs contrats d’éducation et d’accueil ne peut pas dépasser le nombre de 22 enfants par mini-crèche.

La capacité d’accueil maximale d’enfants ainsi que les normes d’encadrement légales en vigueur doivent être affichées visiblement dans le hall d’entrée du service.

Généralités concernant les infrastructures

Toutes les salles accessibles aux enfants ainsi que l’aire de jeu du service doivent être aménagées conformément aux lignes directrices du "Cadre de référence sur l’éducation non formelle". L’aménagement doit être adapté à l’âge des enfants et aux normes d’un accueil professionnel.

L’infrastructure de la mini-crèche doit correspondre aux normes minima de sécurité et de salubrité ainsi qu’aux besoins des enfants.

Le gestionnaire d’une mini-crèche veille à ce que les infrastructures soient choisies, construites et équipées de façon à ce que les usagers ne soient pas exposés à des nuisances telles que :

  • des bruits excessifs ;
  • des odeurs ;
  • des vibrations désagréables ;
  • des émanations nocives ;
  • des courants d’air ; et
  • d’autres désagréments.

Le gestionnaire d’une mini-crèche veille à ce qu’au niveau des infrastructures et des équipements toutes les dispositions prévues en matière d’accessibilité, de sécurité, d’hygiène et de la salubrité applicables aux immeubles bas ou moyens soient respectées.

Une aération suffisante et une bonne qualité acoustique de tous les locaux doivent être assurées. Les locaux destinés aux prestations (y compris les dortoirs) ainsi que les locaux destinés au personnel doivent impérativement disposer de lumière naturelle directe.

Les infrastructures utilisées dans le cadre de l’activité du service ne peuvent pas être utilisées à des fins étrangères par rapport à leur destination prévue dans le cadre de l’agrément, par exemple à d’autres fins commerciales ou à des fins privées.

Afin de garantir une sécurité optimale aux usagers dans une mini-crèche, il est conseillé de consulter le guide des critères.

Généralités concernant les infrastructures :

  • l’activité de mini-crèche à lieu dans des locaux réservés à cette seule fin ;
  • les locaux sanitaires disposent :
    • d’au moins 2 toilettes pour enfants (des cabines sont obligatoires pour enfants scolarisés) ;
    • d’au moins 2 lavabos à eau froide et chaude ;
    • d’une salle de bain équipée d’une baignoire ou d’une douche pour les services accueillant de jeunes enfants ;
    • d’une table à langer fixe et un lavabo équipé d’un robinet à commande hygiénique doivent être installés dans la salle de bain pour les services accueillant de jeunes enfants ; les tables à langer pliables ou rabattables ne sont pas acceptées ;

La hauteur doit être adaptée à l’âge des enfants accueillis.

  • la cuisine doit être équipée d’une couverture permettant l’extinction d’un feu ;
  • toute poubelle doit être munie d’un couvercle ;
  • les locaux destinés au séjour et au repos, ainsi que les lieux de travail occupés régulièrement, disposent, en plus de la lumière naturelle directe, d’un éclairage artificiel permettant aux occupants de se déplacer et d’effectuer leur activité dans de bonnes conditions de sécurité et de santé, sans éblouir les occupants ;

Pour des raisons de sécurité, l’accès des jeunes enfants est limité au rez-de-chaussée et au 1er étage.

En vue d’un fonctionnement adéquat, il est fortement recommandé voire indispensable pour toute mini-crèche de prévoir :

  • un jardin privatif avec une aire de jeux aménagé conformément aux exigences de l’éducation non formelle ;
  • un vestiaire pour le personnel (casiers fermant à clé) ;
  • un vestiaire pour les enfants ;
  • une salle réservée pour le personnel de la mini-crèche (préparation pédagogique et gestion administrative) ;
  • un espace pour les parents ;
  • une cabine de toilette pour adultes.

Cuisine

Il est rappelé qu’une mini-crèche pour enfants doit offrir une alimentation équilibrée, basée sur des produits frais et adaptée à l’âge des enfants.

À côté du repas de midi, cette disposition concerne également le petit-déjeuner ainsi que tout autre collation servie.

Le service doit être doté d’une cuisine de production ou d’une cuisine de distribution. Les repas peuvent être préparés sur place ou livrés par un sous-traitant. Dans les 2 cas, les installations doivent être conformes aux exigences hygiéniques et sanitaires.

Pour ce faire, les exploitants sont invités à consulter le guide des bonnes pratiques pour une bonne hygiène alimentaire.

La cuisine doit être équipée au moins :

  • d’un plan de travail ;
  • d’un point de chauffe pour les biberons (en cas d’accueil de jeunes enfants) ;
  • d’un espace de rangement (armoire) ;
  • d’un lavabo pour le personnel avec un robinet hygiénique ;
  • de savon et de papier.

Accessibilité aux usagers

Le gestionnaire s’engage par écrit qu’il "garantit que les activités agréées sont accessibles aux usagers indépendamment de toutes considérations d’ordre idéologique, philosophique et religieux et que l’usager de la mini-crèche a droit à la protection de sa vie privée et au respect de ses convictions religieuses ou philosophiques".

Démarches préalables

Concertation préalable

Une concertation préalable avec tous les acteurs concernés (administration communale, Ministère de l’éducation nationale, de l’enfance et de la jeunesse, etc.) peut être utile/nécessaire afin d’éviter des problèmes lors de la demande d’agrément.

Plans d’aménagements

Avant d’introduire sa demande d’agrément, le gestionnaire doit contacter l’Administration communal compétente afin de vérifier si le plan d’aménagement général (PAG) permet l’exploitation d’une mini-crèche pour enfants dans le bâtiment en question.

L’administration communale lui fournira alors un certificat attestant la conformité de la mini-crèche par rapport au PAG.

Si le projet exige des transformations, le gestionnaire doit également s’assurer d’obtenir une autorisation de bâtir.

Délais

Ouverture d’une structure

Le délai d’instruction administrative est de 3 mois et commence au moment où tous les documents nécessaires ont été fournis au ministre compétent. Lorsque la complexité du dossier le justifie, le délai d’instruction administrative peut être prolongé une seule fois et pour une durée limitée. La décision de prolongation du délai et de sa durée est dûment motivée par le ministre et est notifiée au demandeur avant l’expiration du délai initial.

Le demandeur doit prendre en considération les délais concernant la procédure du prestataire du chèque-service accueil.

Il est à souligner qu’une date d’ouverture ne peut jamais être garantie. Par conséquent, il est indispensable d’introduire la demande et les pièces justificatives en temps utile.

Il est recommandé de prendre contact avec les agents du ministère compétent avant la finalisation du projet.

Renouvellement de l’agrément

Le gestionnaire désireux de renouveler l’agrément de la mini-crèche est tenu d’en faire la demande écrite au ministre ayant l’Enfance dans ses attributions au plus tard 3 mois avant l’échéance de l’agrément. Cette demande doit être accompagné des pièces justificatives.

Modalités pratiques

Introduction de la demande

Le requérant envoie sa demande d’agrément au Service de l’éducation et de l'accueil du ministère de l’Education nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse. Cette demande est à introduire via le formulaire de demande d'agrément pour mini-crèche qui doit être daté, signée et accompagnée des pièces justificatives requises.

Si le gestionnaire est une personne morale :

  • la demande d’agrément doit être introduite et signée par la ou les personnes autorisées à représenter la personne morale en justice ;
  • les conditions d’honorabilité s’apprécient dans le chef de la personne habilitée à représenter la personne morale lorsque :
    • le gestionnaire est :
      • une société commerciale au sens des dispositions de la loi modifiée du 10 août 1915 sur les sociétés commerciales : ses organes représentatifs ayant reçu délégation de pouvoir à cet effet par l’assemblée générale ou en vertu des statuts ;
      • un établissement public ou association sans but lucratif : le président de son conseil d’administration ;
      • un syndicat intercommunal : les membres de son bureau ;
    • l’administrateur ou le membre du directoire responsable est une personne morale : le représentant permanent de la personne morale.

Pièces justificatives

Documents relatifs à l’identité du gestionnaire

  • copie des statuts ou de l'acte constitutif et de l'extrait du Registre de commerce et des sociétés de la personne morale ;
  • copie de la liste des membres du Conseil d'Administration (a.s.b.l.) et des représentants du gestionnaire ;
  • copie de la (des) carte(s) d'identité valide(s) du/des représentants du gestionnaire ;
  • extraits originaux récents des casiers judiciaires bulletin n°3 et n°5 (datant de moins de 2 mois) du/des représentant(s) du gestionnaire (ressortissants luxembourgeois) ou documents similaires du/des représentant(s) du gestionnaire du/des pays dont il(s) a(ont) la nationalité et dans lesquels il(s) a(ont) séjourné à partir de 18 ans (ressortissants non luxembourgeois) ;
  • budget prévisionnel (pour les sociétés nouvellement créées) ;
  • derniers bilans et comptes pertes et profit publiés (pour les sociétés existantes en N-1).

Documents relatifs à l’infrastructure

  • un document sur l’utilisation de l’espace renseignant sur la mise en œuvre des prestations obligatoires élaboré conformément au descriptif ;
  • un plan détaillé des infrastructures avec leurs fonctions correspondantes ;
  • le cas échéant, un plan de l'aire de jeux extérieure.

Documents relatifs au personnel d’encadrement

  • les extraits originaux récents du casier judiciaire (bulletins 3 et 5 ou équivalent) ;
  • une copie des diplômes et, le cas échéant, la reconnaissance, l’équivalence ou l’inscription au registre des titres du personnel de la mini-crèche.

Autres autorisations et attestations

  • copie du certificat établi par l’administration communale attestant la conformité du service par rapport au PAG ;
  • copie de la lettre adressée au service d'incendie et de sauvetage renseignant sur l'existence et l'emplacement d'un service.
Toute autre pièce justificative jugée utile peut être demandée. Le cas échéant, un contrôle du personnel d’encadrement et du personnel de cuisine peut avoir lieu avant l’accord de l’agrément.

Visite d’agrément

Une fois les travaux de construction et d’aménagement finalisés, le gestionnaire doit demander :

En cas de besoin, plusieurs visites d’agrément peuvent avoir lieu.

Les locaux doivent être entièrement aménagés lors de la visite d’agrément. L’aménagement doit être conforme aux exigences du cadre de référence nationale sur l’éducation non formelle.

Le gestionnaire peut ouvrir la mini-crèche dès réception de l’accord écrit de l’agrément (arrêté) du ministère.

La mention de l’agrément doit figurer sur toutes les lettres, factures ou autres pièces destinées aux usagers ou au public.

Validité de l’agrément

En cas de modification des conditions sur la base desquelles l’agrément a été accordé, le gestionnaire doit demander un nouvel agrément accompagné de toutes les pièces justificatives.

Il est rappelé que cette demande est à introduire en temps utile.

Changement de gestionnaire

Lorsque le service change de gestionnaire, il y a lieu d’introduire une nouvelle demande d’agrément ainsi qu’une nouvelle demande de reconnaissance comme prestataire chèque-service accueil. La demande d'agrément doit être accompagnée de toutes les pièces justificatives requises.

Il est rappelé que cette demande est à introduire en temps utile, afin d’éviter la fermeture du service.

Services en ligne / Formulaires

Mini-Crèche – Demande d'agrément (MENJE)

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Mini-Crèche – Engagement écrit du gestionnaire qu’il garantit que les activités agréées sont accessibles aux usagers indépendamment de toutes considérations d’ordre idéologique, philosophique et religieux (MENJE)

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Mini-Crèche – Attestation formelle du gestionnaire concernant le régime des langues pratiquées au sein du service et les compétences linguistiques du personnel d’encadrement (MENJE)

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Document renseignant sur l’utilisation de l’espace

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Déclaration des heures d’ouverture prévues dans le cadre de l’activité "mini-crèche"

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Mini-Crèche – Demande d'une modification d'agrément gouvernemental

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