Déclaration et gestion des périodes d'incapacité de travail

L’employeur doit déclarer mensuellement les périodes d’incapacité de travail de ses salariés au Centre commun de la sécurité sociale (CCSS), en même temps qu’il déclare les salaires du mois écoulé.

Les incapacités de travail peuvent être de plusieurs types :

Personnes concernées

La déclaration des périodes d’incapacité de travail doit être effectuée mensuellement par l’employeur.

Conditions préalables

Déclarer les périodes d’incapacité de travail des salariés suppose que :

Modalités pratiques

Déclaration au CCSS

L’employeur doit déclarer mensuellement toutes les périodes d’incapacité de travail de chacun de ses travailleurs auprès du CCSS.

Le formulaire de déclaration des périodes d’incapacités de travail est à remettre dans les 10 jours suivant chaque mois écoulé, en même temps que la déclaration des salaires.

Cette déclaration peut également se faire via seculine.

La déclaration des incapacités de travail et des salaires déclenche automatiquement les éventuels remboursements par la caisse ou la mutualité de la rémunération versée par l’employeur durant la période de continuation du salaire.

L’employeur doit indiquer, pour chaque période d’incapacité de travail continue (c'est-à-dire non interrompue par une reprise de travail) :

  • le numéro d'identification national (matricule à 13 chiffres) exact du salarié concerné ;
  • le nom et le prénom du salarié ;
  • les dates de début et de fin d'incapacité de travail constatées par l'employeur (soit le 1er et le dernier jour d’absence continue au travail) ;
  • le nombre d’heures d’absence exact (nombre entier) du salarié, pendant les heures de travail, pour cause d’incapacité de travail (ne sont pas inclus dans la déclaration les jours fériés légaux et ceux d’usage pendant lesquels le salarié n’a pas ou n’aurait pas travaillé) ;
  • le type d’incapacité de travail.

Toute période d’incapacité courant sur plusieurs mois doit être déclarée pour chacun de ces mois.

Conseil : il sera utile de tenir, chaque mois, un décompte du nombre de jours de maladie survenus au cours des 12 mois précédents. Cela permettra à l’employeur de vérifier la situation de chaque salarié par rapport à la continuation de salaire en cas de maladie.

Remboursement

Le remboursement des périodes d’incapacité de travail se fait mensuellement par compensation avec l’ensemble des cotisations de sécurité sociale réclamées par le CCSS.  Si le remboursement excède les cotisations, l’excédent sera mis en réserve, sauf si l’employeur demande expressément son remboursement.

L’employeur sera remboursé uniquement si :

  • il a correctement déclaré les incapacités de travail de ses salariés le mois précédent ;
  • il a répondu aux éventuelles demandes de justifications ou de précisions du Centre commun.

Le détail des remboursements pour chaque salarié est envoyé à l’employeur sur un relevé mensuel.

Mode de calcul

L’assiette de référence servant de calcul au remboursement est composée du salaire brut augmenté des cotisations patronales pour les assurances pension, maladie et accident.

L’employeur sera remboursé à 80 % de l’assiette pour les périodes d’incapacité de travail normales (causées par une maladie ou un accident).

L’employeur sera remboursé à 100 % pour les périodes d’incapacité de travail correspondant :

Calcul du montant à rembourser :

R = (A x nH) / TH x 0,8         pour les périodes remboursées à 80 %
R = (A x nH) / TH                  pour les périodes remboursées à 100 %

R = Remboursement

A = Assiette de référence

nH = Nombre d’heures d’incapacité de travail, validées par la CNS

TH = Nombre total d’heures qui auraient été travaillées ce mois

Services en ligne / Formulaires

Déclaration des périodes d’incapacités de travail

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SECUline - communication en ligne avec le CCSS

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