Déclaration et gestion des périodes d'incapacité de travail

L’employeur doit déclarer mensuellement les périodes d’incapacité de travail de ses salariés au Centre commun de la sécurité sociale (CCSS), en même temps qu’il déclare les salaires du mois écoulé.

Les incapacités de travail peuvent être de plusieurs types :

Personnes concernées

La déclaration des périodes d’incapacité de travail doit être effectuée par l’employeur.

Conditions préalables

L’employeur déclare les périodes d’incapacité de travail des salariés à condition qu’il ait :

Délais

L’employeur doit déclarer mensuellement toutes les périodes d’incapacité de travail de chacun de ses travailleurs dans les 10 jours suivant chaque mois écoulé, en même temps que la déclaration des salaires.

Modalités pratiques

Déclaration au CCSS

L’employeur peut faire la déclaration au CCSS :

La déclaration des incapacités de travail et des salaires déclenche automatiquement les éventuels remboursements de la rémunération versée par l’employeur durant la période de continuation du salaire.

L’employeur doit indiquer, pour chaque période d’incapacité de travail continue (c'est-à-dire non interrompue par une reprise de travail) :

  • le numéro d'identification national (matricule à 13 chiffres) exact du salarié concerné ;
  • le nom et le prénom du salarié ;
  • les dates de début et de fin d'incapacité de travail (soit le 1er et le dernier jour d’absence continue au travail) ;
  • le type d’incapacité de travail.

Toute période d’incapacité courant sur plusieurs mois doit être déclarée pour chacun de ces mois.

Depuis le 1er janvier 2020, l’employeur doit renseigner, sur la déclaration mensuelle des incapacités de travail :

  • les périodes d'incapacité de travail du mois précédent ;
  • le nombre exact des heures d’absence afférentes de ses salariés. Sont à inclure, le cas échéant, les heures (d’absence pour cause d’incapacité de travail) qui auraient dû être prestées, pendant des jours fériés légaux ou des jours fériés d’usage.

Les heures réclamées ne doivent cependant pas être supérieures aux heures de travail déclarées.

Remarque :

Les heures réclamées sont les heures d'absence d'un salarié, pour incapacité de travail, pour lesquelles l'employeur a assuré la continuation de la rémunération.

Les heures déclarées dans la déclaration des salaires comprennent :

  • les heures de travail effectivement prestées, à l'exception des heures supplémentaires ;
  • les heures de congé légal prises ;
  • les heures réclamées.

Les heures supplémentaires prévues, mais non prestées ne sont ainsi pas à déclarer.

L’employeur peut tenir, chaque mois, un décompte du nombre de jours de maladie survenus au cours des 18 mois précédents. Cela permettra à l’employeur de vérifier la situation de chaque salarié par rapport à la continuation de salaire en cas de maladie.

Remboursement

La Mutualité des employeurs (MDE) ne peut rembourser les salaires avancés par l’employeur que si les incapacités de travail de ses salariés ont été déclarées.

Les employeurs doivent payer la rémunération à leurs salariés jusqu’à la fin du mois de calendrier au cours duquel se situe le 77ème jour d’incapacité de travail pendant une période de référence de 18 mois de calendrier successifs, ce qui équivaut en moyenne à une période de 13 semaines.

Le remboursement des prestations est réalisé par le CCSS pour le compte de la MDE, en créditant l’extrait de compte mensuel du montant en question.

Pour pouvoir bénéficier d’un remboursement automatique pour un mois déterminé, l’employeur doit communiquer au CCSS :

  • la déclaration des salaires qui mentionne la rémunération effective du mois en question ainsi que les heures de travail correspondant à cette rémunération ;
  • la déclaration des incapacités de travail qui mentionne :
    • les périodes et les heures d’absence déclarées ;
    • le type d’incapacité de travail.

Le détail du remboursement pour chaque salarié est envoyé à l’employeur ou son mandataire :

  • via SECUline, ou ;
  • pour les employeurs effectuant les déclarations en version papier, par un relevé contenant toutes les données à la base du remboursement.

Toute déclaration incohérente de données par l’employeur entraîne automatiquement un blocage du remboursement. Par exemple, si la déclaration d’incapacité de travail d’un mois complet renseigne plus d’heures d’absence que d’heures de travail renseignées sur la déclaration des salaires.

Le déblocage se fera uniquement après renvoi par l’employeur de la grille horaire lui envoyée par le CCSS :

Si le salarié ne remplit pas ses obligations de déclaration du certificat médical auprès de la Caisse nationale de santé (CNS), le CCSS réclame à l’employeur l’original du certificat médical de son salarié.

Les copies ne sont pas acceptées.

Le remboursement des périodes d’incapacité de travail se fait mensuellement par compensation avec l’ensemble des cotisations de sécurité sociale réclamées par le CCSS. Si le remboursement excède les cotisations, l’excédent sera mis en réserve, sauf si l’employeur demande expressément son remboursement du solde créditeur.

L’employeur sera remboursé uniquement s'il a :

  • correctement déclaré les incapacités de travail ainsi que les salaires et les heures de travail y afférentes de ses salariés du mois concerné ;
  • répondu aux éventuelles demandes de justifications ou de précisions du CCSS.

Mode de calcul

L’assiette de référence servant de calcul au remboursement est composée du salaire brut augmenté des cotisations patronales pour les assurances maladie, pension et accident.

L’employeur sera remboursé à 80 % de cette assiette pour les périodes d’incapacité de travail normales (causées par une maladie ou un accident).

L’employeur sera remboursé à 100 % de cette assiette pour les périodes d’incapacité de travail correspondant :

Calcul du montant à rembourser :

R = (A x nH) / TH x 0,8    pour les périodes remboursées à 80 %
R
= (A x nH) / TH             pour les périodes remboursées à 100 %

R = Remboursement

A = Assiette de référence

nH = Nombre d’heures d’incapacité de travail, validées par la CNS

TH = Nombre total d’heures qui auraient dues être travaillées ce mois

Services en ligne / Formulaires

Déclaration des périodes d’incapacités de travail

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Arbeitsunfähigkeitsmeldung

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

SECUline - communication en ligne avec le CCSS

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Démarche en ligne

Accéder à la démarche

Demande de remboursement pour personnes morales

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Organismes de contact

Double click pour activer la carte
Double click pour activer la carte

Votre avis nous intéresse

Quelle note donneriez-vous au contenu de cette page ?

Dernière modification le