Déclaration et gestion des périodes d'incapacité de travail

SITUATION CORONAVIRUS / COVID-19

En raison de la crise liée au Covid-19, des mesures ont été prises concernant les incapacités de travail et l’indemnité pécuniaire de maladie.

L’employeur doit déclarer mensuellement les périodes d’incapacité de travail de ses salariés au Centre commun de la sécurité sociale (CCSS), en même temps qu’il déclare les salaires du mois écoulé.

Les incapacités de travail peuvent être de plusieurs types :

Personnes concernées

La déclaration des périodes d’incapacité de travail doit être effectuée par l’employeur.

Conditions préalables

L’employeur déclare les périodes d’incapacité de travail des salariés à condition qu’il ait :

Délais

L’employeur doit déclarer mensuellement toutes les périodes d’incapacité de travail de chacun de ses travailleurs dans les 10 jours suivant chaque mois écoulé, en même temps que la déclaration des salaires.

Modalités pratiques

Déclaration au CCSS

L’employeur peut faire la déclaration au CCSS :

La déclaration des incapacités de travail et des salaires déclenche automatiquement les éventuels remboursements de la rémunération versée par l’employeur durant la période de continuation du salaire.

L’employeur doit indiquer, pour chaque période d’incapacité de travail continue (c'est-à-dire non interrompue par une reprise de travail) :

  • le numéro d'identification national (matricule à 13 chiffres) exact du salarié concerné ;
  • le nom et le prénom du salarié ;
  • les dates de début et de fin d'incapacité de travail (soit le 1er et le dernier jour d’absence continue au travail) ;
  • le type d’incapacité de travail.

Toute période d’incapacité courant sur plusieurs mois doit être déclarée pour chacun de ces mois.

Depuis le 1er janvier 2020, l’employeur doit renseigner, sur la déclaration mensuelle des incapacités de travail :

  • les périodes d'incapacité de travail du mois précédent ;
  • le nombre exact des heures d’absence afférentes de ses salariés. Sont à inclure, le cas échéant, les heures (d’absence pour cause d’incapacité de travail) qui auraient dû être prestées, pendant des jours fériés légaux ou des jours fériés d’usage.

Les heures réclamées ne doivent cependant pas être supérieures aux heures de travail déclarées.

Les heures supplémentaires prévues, mais non prestées ne sont ainsi pas à déclarer.

L’employeur peut tenir, chaque mois, un décompte du nombre de jours de maladie survenus au cours des 18 mois précédents. Cela permettra à l’employeur de vérifier la situation de chaque salarié par rapport à la continuation de salaire en cas de maladie.

Remboursement

La Mutualité des employeurs (MDE) ne peut rembourser les salaires avancés par l’employeur que si les incapacités de travail de ses salariés ont été déclarées.

Les employeurs doivent payer la rémunération à leurs salariés jusqu’à la fin du mois de calendrier au cours duquel se situe le 77ème jour d’incapacité de travail pendant une période de référence de 18 mois de calendrier successifs, ce qui équivaut en moyenne à une période de 13 semaines.

Le remboursement des prestations est réalisé par le CCSS pour le compte de la MDE, en créditant l’extrait de compte mensuel du montant en question.

Pour pouvoir bénéficier d’un remboursement automatique pour un mois déterminé, l’employeur doit communiquer au CCSS :

  • la déclaration des salaires qui mentionne la rémunération effective du mois en question ainsi que les heures de travail correspondant à cette rémunération ;
  • la déclaration des incapacités de travail qui mentionne :
    • les périodes et les heures d’absence déclarées ;
    • le type d’incapacité de travail.

Le détail du remboursement pour chaque salarié est envoyé à l’employeur ou son mandataire :

  • via SECUline, ou ;
  • pour les employeurs effectuant les déclarations en version papier, par un relevé contenant toutes les données à la base du remboursement.

Toute déclaration incohérente de données par l’employeur entraîne automatiquement un blocage du remboursement. Par exemple, si la déclaration d’incapacité de travail d’un mois complet renseigne plus d’heures d’absence que d’heures de travail renseignées sur la déclaration des salaires.

Le déblocage se fera uniquement après renvoi par l’employeur de la grille horaire lui envoyée par le CCSS :

Si le salarié ne remplit pas ses obligations de déclaration du certificat médical auprès de la Caisse nationale de santé (CNS), le CCSS réclame à l’employeur l’original du certificat médical de son salarié.

Les copies ne sont pas acceptées.

Le remboursement des périodes d’incapacité de travail se fait mensuellement par compensation avec l’ensemble des cotisations de sécurité sociale réclamées par le CCSS. Si le remboursement excède les cotisations, l’excédent sera mis en réserve, sauf si l’employeur demande expressément son remboursement du solde créditeur.

L’employeur sera remboursé uniquement s'il a :

  • correctement déclaré les incapacités de travail ainsi que les salaires et les heures de travail y afférentes de ses salariés du mois concerné ;
  • répondu aux éventuelles demandes de justifications ou de précisions du CCSS.

Mode de calcul

L’assiette de référence servant de calcul au remboursement est composée du salaire brut augmenté des cotisations patronales pour les assurances maladie, pension et accident.

L’employeur sera remboursé à 80 % de cette assiette pour les périodes d’incapacité de travail normales (causées par une maladie ou un accident).

L’employeur sera remboursé à 100 % de cette assiette pour les périodes d’incapacité de travail correspondant :

Calcul du montant à rembourser :

R = (A x nH) / TH x 0,8    pour les périodes remboursées à 80 %
R
= (A x nH) / TH             pour les périodes remboursées à 100 %

R = Remboursement

A = Assiette de référence

nH = Nombre d’heures d’incapacité de travail, validées par la CNS

TH = Nombre total d’heures qui auraient dues être travaillées ce mois

Services en ligne / Formulaires

Déclaration des périodes d’incapacités de travail

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SECUline - communication en ligne avec le CCSS

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