Effectuer un stage au Luxembourg en tant que ressortissant pays tiers

Dernière modification le 09.10.2018

Le ressortissant de pays tiers qui souhaite s’installer au Luxembourg pour une durée supérieure à 3 mois pour effectuer un stage de formation dans le cadre des études doit suivre une procédure composée de 2 étapes consécutives :

  • 1re étape : avant l’entrée sur le territoire :
    • demander une autorisation de séjour temporaire auprès de la Direction de l’immigration du ministère des Affaires étrangères et européennes ;
    • être en possession d’un passeport valide ;
    • pour les personnes soumises à une obligation de visa pour entrer au Luxembourg : après obtention de l’autorisation de séjour temporaire demander, le cas échéant, un visa de type D ;
  • 2e étape : après l’entrée sur le territoire :
    • effectuer une déclaration d’arrivée auprès de sa nouvelle commune de résidence au Luxembourg ;
    • se soumettre à un contrôle médical ;
    • puis demander un titre de séjour pour stagiaire ressortissant de pays tiers.

Personnes concernées

Une autorisation de séjour, puis un titre de séjour sont nécessaires pour tout ressortissant de pays tiers (c'est-à-dire d’un pays qui n’est ni membre de l'Union européenne (UE), ni considéré comme assimilé aux Etats membres de l’UE - Islande, Norvège, Liechtenstein et Suisse) qui réside dans un pays tiers et souhaite établir sa résidence au Luxembourg pour y effectuer un stage de formation de plus de 3 mois.

La demande d’autorisation de séjour doit être introduite par le stagiaire. Il peut toutefois mandater une tierce personne, par exemple l’employeur, pour effectuer les démarches nécessaires.

Aucune autorisation préalable n’est requise pour le ressortissant de pays tiers qui est membre de famille d’un citoyen UE (ou d’un pays assimilé) résidant au Luxembourg.

Les dispositions relatives à l'autorisation de séjour pour stagiaire s'appliquent uniquement au cas où le ressortissant de pays tiers souhaite s'installer au Luxembourg, pour une durée supérieure à 3 mois. En cas de séjour inférieur à 3 mois ou au cas où le ressortissant de pays tiers séjourne pendant son stage dans un autre Etat membre dans lequel il détient une autorisation de séjour, d' autres procédures sont applicables. De même, ces dispositions sont applicables uniquement pour les stages de formation dans le cadre des études supérieures du concerné ou dans un délai de 2 ans après avoir terminé les études supérieures.

Conditions préalables

Le ressortissant de pays tiers doit au préalable :

  • être en possession d’un passeport en cours de validité ;
  • vérifier s’il est soumis à l’obligation de visa pour entrer dans l’Espace Schengen.

Modalités pratiques

Types de stage

Stage de moins de 3 mois

Le ressortissant de pays tiers qui souhaite accomplir un stage de formation au Luxembourg a le droit de séjourner sur le territoire pour une période allant jusqu’à 3 mois si:

  • il remplit les conditions d’entrée et de séjour sur le territoire ;
  • il justifie de ressources personnelles suffisantes pour la durée du séjour envisagé.

Pour justifier de ses ressources, le ressortissant de pays tiers peut présenter un document qui atteste la possibilité pour lui d’acquérir légalement les moyens d’existence nécessaires, par exemple une convention de stage.

A noter que le ressortissant de pays tiers n’a pas besoin d’une autorisation de travail.

Stage plus de 3 mois

Le ressortissant de pays tiers qui souhaite séjourner au Luxembourg pour une durée supérieure à 3 mois pour effectuer un stage de formation doit disposer d’une autorisation de séjour pour stagiaire avant de venir au Luxembourg.

Si le ressortissant de pays tiers dispose déjà d’un titre de séjour dans un autre Etat membre et qu’il désire séjourner au Luxembourg pour effectuer un stage de formation de plus de 3 mois, il doit également demander une autorisation de séjour pour stagiaire.

Si le ressortissant de pays tiers dispose déjà d’un titre de séjour dans un autre Etat membre dans lequel il réside et qu’il désire effectuer un stage de formation au Luxembourg pendant la durée de validité de son titre de séjour sans séjourner sur le territoire, il n’a pas besoin d’une autorisation spécifique.

Le ressortissant de pays tiers qui a un titre de séjour "étudiant" au Luxembourg et qui demande à effectuer un stage de formation dans le cadre de ses études pendant la durée de validité de son titre, n’a pas besoin de solliciter une nouvelle autorisation de séjour en tant que stagiaire.

1re étape : avant l'entrée sur le territoire

Demande d’autorisation de séjour

Le futur stagiaire ressortissant d’un pays tiers doit adresser une demande d'autorisation de séjour (sur papier libre) depuis son pays d'origine :

Sauf cas exceptionnels (ex. : ressortissant de pays tiers disposant déjà d’un titre de séjour au Luxembourg), la demande doit être introduite et accordée avant l’entrée sur le territoire. Une demande introduite sur le territoire est déclarée irrecevable.

La demande d’autorisation de séjour temporaire doit préciser l'identité du demandeur (nom(s), prénom(s) et adresse exacte) et être accompagnée des documents et informations suivants :

  • une copie de l'intégralité du passeport en cours de validité ;
  • le cas échéant, la copie du titre de séjour délivré dans un autre Etat membre de l'Union européenne s'il réside dans l'espace Schengen ;
  • un extrait de casier judiciaire ou un affidavit (déclaration sous serment) établi dans son pays de résidence ;
  • la preuve qu'il a obtenu, dans les 2 ans qui précèdent la date de la demande, un titre de formation (brevet de maîtrise, brevet de technicien supérieur, brevet de technicien supérieur spécialisé, bachelor, master, doctorat) ou qu'il suit un cycle d'études menant à l'obtention d'un diplôme d'un tel titre de formation ;
  • une copie de la convention de stage qui prévoit une formation théorique et pratique, conclue avec une entité d'accueil (établissement ou entreprise d'accueil), qui contient :
    • une description du programme de stage, y compris son objectif éducatif ou ses volets pédagogiques ;
    • la durée du stage ;
    • les conditions de placement ;
    • les heures de stage ;
  • la preuve de ressources suffisantes pour couvrir les frais de séjour et de retour. Les ressources mensuelles doivent correspondre à 80 % au moins du montant actuel du revenu minimal garanti. Cette preuve peut être rapportée notamment par :
    • la convention / contrat de stage qui reprend le montant de l'indemnité de stage, ou ;
    • une attestation de bourse ou de prêt étudiant indiquant le montant alloué et la durée, ou ;
    • une attestation bancaire, ou ;
    • un engagement de prise en charge par un garant résidant au Luxembourg.
  • Dans l'appréciation des ressources, sont également pris en compte les avantages matériels et notamment le logement gratuit, ainsi que les revenus provenant du paiement d'un argent de poche.

  • une autorisation parentale dans le cas où le stagiaire n'a pas 18 ans ;
  • une attestation d’assurance couvrant le risque maladie sur le territoire luxembourgeois (y compris une assurance de voyage) ;
  • une attestation nominative de prise en charge des frais de séjour et retour du stagiaire à fournir par l'entité d'accueil ;
  • le cas échéant, un mandat.

Mandat :
Le ressortissant de pays tiers peut conférer un mandat à une personne tierce l’autorisant à introduire la demande à sa place. Dans ce cas, le mandataire, à l’exception des conseils juridiques, doit justifier du mandat par une procuration dûment datée et signée par le mandant, la signature devant nécessairement être précédée de la formule manuscrite "bon pour procuration".

Les documents doivent être joints sous forme d’un original ou d’une copie certifiée conforme (sauf pour le passeport où une copie simple suffit. En cas de doute sur l’authenticité d’un document, le ministre en charge de l’Immigration pourra demander à ce que celui-ci soit authentifié par l’autorité locale compétente et légalisé par l’ambassade (ou à ce qu’il y soit apposé l’apostille de la Haye).

Si les documents ne sont pas rédigés dans les langues allemande, française ou anglaise, une traduction conforme par un traducteur assermenté doit être jointe.

Seules les demandes complètes seront traitées. Les demandes incomplètes seront retournées au requérant.

Le délai de réponse du ministère des Affaires étrangères et européennes est en principe de 3 mois maximum. En cas d'absence de réponse dans ce délai, le requérant peut considérer sa demande comme rejetée.

En cas d’accord, le ressortissant de pays tiers obtient une "autorisation de séjour temporaire", envoyée par voie postale. Cette autorisation de séjour temporaire sera valide pendant une durée de 90 jours. Pendant ce temps, le ressortissant de pays tiers doit :

Après son entrée au Luxembourg, le ressortissant de pays tiers doit faire les démarches afin d’obtenir un titre de séjour.

Passeport et visa

S'il n'est pas soumis à une obligation de visa, le ressortissant de pays tiers peut entrer au Luxembourg muni de son autorisation de séjour et de son passeport valide.

Si le ressortissant de pays tiers est soumis à l'obligation de visa, il doit, muni de son autorisation de séjour, introduire avant son voyage et depuis son pays d’origine, une demande de visa de type D auprès de la représentation diplomatique ou consulaire du Luxembourg dans son pays d'origine, ou, à défaut, auprès de l’ambassade ou du consulat du pays de l'Espace Schengen qui y représente le Luxembourg en matière de délivrance de visa (ambassade ou consulat belge uniquement).

Le visa, d’une validité maximale de 3 mois, est apposé dans son passeport sous forme de vignette.

Si le passeport du requérant expire dans moins de 6 mois, il est conseillé d’en demander le renouvellement avant l’entrée sur le territoire luxembourgeois.

Si le ressortissant de pays tiers dispose d'une carte de séjour de membre de famille d’un citoyen de l’Union ou d’un titre de séjour en cours de validité délivré par un autre Etat membre de l'UE, le visa n’est pas requis. Le ressortissant de pays tiers doit toutefois disposer de l'autorisation de séjour temporaire au Luxembourg.

2e étape : après l'entrée sur le territoire

Déclaration d’arrivée

Lors de son entrée sur le territoire, le ressortissant de pays tiers doit se munir d'un titre de voyage valable (passeport et le cas échéant, visa) ainsi que de son autorisation de séjour temporaire.

Dans les 3 jours de son arrivée au Luxembourg, il doit effectuer une déclaration d’arrivée auprès de sa nouvelle commune de résidence en présentant notamment :

  • un titre de voyage valable (passeport et, le cas échéant, visa ou carte de séjour ou titre de séjour délivré par un autre Etat membre de l'UE) ;
  • l’original de l’autorisation de séjour temporaire ;
  • le cas échéant, un justificatif de domicile (ex. : contrat de bail, facture d'électricité, etc.).

Le déclarant reçoit alors une copie de sa déclaration d’arrivée en guise de récépissé.

La copie de la déclaration d’arrivée accompagnée de l’autorisation de séjour vaut à la fois autorisation d’effectuer un stage et autorisation de séjour jusqu'à la délivrance d'un titre de séjour.

Contrôle médical

Le stagiaire ressortissant de pays tiers doit, le plus tôt possible, se soumettre à un contrôle médical des étrangers composé :

  • d’un examen médical auprès d’un médecin établi au Luxembourg et autorisé à y exercer en tant que médecin généraliste, médecin spécialiste en médecine interne ou médecin spécialiste en pédiatrie ;
  • et d’un dépistage de la tuberculose auprès de la Ligue médico-sociale (LMS).

Suite aux résultats de ces examens, le Service Médical de l’Immigration (SMI) de la Direction de la Santé émettra un certificat médical qui sera transmis à la Direction de l’immigration du ministère des Affaires étrangères et européennes en vue du traitement de la demande de titre de séjour.

Demande de titre de séjour

Le stagiaire ressortissant de pays tiers doit introduire, dans les 3 mois de son arrivée au Luxembourg, une demande de titre de séjour pour stagiaire ressortissant de pays tiers auprès de la Direction de l'immigration du ministère des Affaires étrangères et européennes.

La demande de titre de séjour doit se faire moyennant un formulaire spécifique et être accompagnée des documents suivants :

  • une copie des pages remplies du passeport en cours de validité ;
  • une copie de l’autorisation de séjour ;
  • une copie de la déclaration d’arrivée établie par l’administration communale ;
  • la preuve du versement d’une taxe de 80 euros sur le compte IBAN LU46 1111 2582 2814 0000 (BIC : CCPLLULL, bénéficiaire : ministère des Affaires étrangères et européennes, Direction de l’Immigration ; communication : titre de séjour dans le chef de…).

Lorsque la demande est accordée, le demandeur reçoit un courrier l’invitant à se présenter personnellement, muni de son passeport en cours de validité et du prédit courrier, auprès de la Direction de l’immigration du ministère des Affaires étrangères et européennes pendant les heures d'ouverture des guichets aux fins de la prise d’une photo et des empreintes digitales qui seront incorporées dans le titre de séjour. Le demandeur peut également se munir d’une photo récente, conforme aux normes de l’OACI/ICAO ("standard passeport biométrique").

Quelques jours après la saisie des données biométriques, le demandeur peut retirer son titre de séjour personnellement à la Direction de l’immigration. La date exacte lui sera communiquée au moment de la saisie des données biométriques.

Le titre de séjour se présente sous la forme d’une carte à puce avec des données biométriques.

Le titre de séjour contient des informations sur le détenteur du titre (nom(s), prénom(s), nationalité, date et lieu de naissance), ainsi que des informations spécifiques sur le titre de séjour (catégorie du titre, date de début et de fin de validité du titre).

Certaines catégories de titres de séjour contiennent des informations supplémentaires, indiquées dans le champ "observation" du titre de séjour.

Validité et renouvellement

Le titre de séjour pour stagiaire est valable pour la durée du stage de la convention de stage, si celle-ci est inférieure à 6 mois, ou est égale à 6 mois maximum.

Si le programme d'études du cycle d'études prévoit la conclusion d'une convention de stage supérieure à 6 mois, la durée de validité du titre de séjour correspond à cette durée.

La durée de validité du titre de séjour court à partir de la date de la déclaration d’arrivée à la commune.

Attention : l’étranger qui a l’intention de quitter le Luxembourg pour une durée supérieure à 6 mois doit remettre son titre de séjour au ministre et faire une déclaration de départ auprès de l’administration communale où il a séjourné.

Par ailleurs, le stagiaire n’est pas autorisé à changer de catégorie de titre de séjour après l’expiration de son titre séjour en tant que stagiaire.

Perte, vol ou détérioration du titre de séjour

En cas de perte, vol ou détérioration du titre de séjour, une procédure spécifique est à effectuer.

Services en ligne / Formulaires

Autorisation de séjour d'un ressortissant de pays tiers effectuant un stage de formation non rémunéré (stagiaire) - note explicative

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Authorisation to stay for a third-country national wishing to participate in training - Explanatory note

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Modèle de demande d’autorisation de séjour d’un ressortissant de pays tiers en vue d’effectuer un stage

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Stagiaire - note explicative

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Remunerated training-Unremunerated training

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Attestation de prise en charge d’un stagiaire

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Demande en délivrance d'un titre de séjour pour ressortissant de pays tiers

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Demande en renouvellement d'un titre de séjour pour ressortissant de pays tiers en qualité de "stagiaire"

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Procuration - convention de mandat

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Power of attorney (Mandate convention)

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Liste des observations sur les titres de séjour pour ressortissants de pays tiers

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Attestation de prise en charge d’un stagiaire

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Financial statement of support for a trainee

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