Séjour du stagiaire ressortissant de pays tiers

Le ressortissant de pays tiers qui souhaite s’installer au Luxembourg pour une durée supérieure à 3 mois pour effectuer un stage de formation non rémunéré et obligatoire dans le cadre de ses études doit suivre une procédure composée de 2 étapes consécutives :

  • 1ère étape - avant l’entrée sur le territoire :
    • demander une autorisation de séjour temporaire auprès de la Direction de l’immigration du ministère des Affaires étrangères et européennes ;
    • être en possession d’un passeport valide ;
    • pour les personnes soumises à une obligation de visa pour entrer au Luxembourg : après obtention de l’autorisation de séjour temporaire, demander un visa de type D ;
  • 2ème étape - après l’entrée sur le territoire :
    • effectuer une déclaration d’arrivée auprès de sa nouvelle commune de résidence au Luxembourg ;
    • se soumettre à un contrôle médical ;
    • puis demander un titre de séjour pour stagiaire ressortissant de pays tiers.

Personnes concernées

Une autorisation de séjour puis un titre de séjour sont nécessaires pour tout ressortissant de pays tiers (c'est-à-dire d’un pays qui n’est ni membre de l'Union européenne (UE), ni considéré comme assimilé aux Etats membres de l’UE – Islande, Norvège, Liechtenstein et Suisse), qui réside dans un pays tiers et souhaite établir sa résidence au Luxembourg pour y effectuer un stage de formation obligatoire de plus de 3 mois.

La demande d’autorisation de séjour doit être introduite par le stagiaire. Il peut toutefois mandater une tierce personne, par exemple l’employeur, pour effectuer les démarches nécessaires.

Aucune autorisation préalable n’est requise pour le ressortissant de pays tiers qui est membre de famille d’un citoyen UE (ou d’un pays assimilé) résidant au Luxembourg.

Les dispositions relatives à l'autorisation de séjour pour stagiaire non rémunéré s'appliquent uniquement au cas où le ressortissant de pays tiers souhaite s'installer au Luxembourg pour une  durée supérieure à 3 mois. En cas de  séjour inférieur à 3 mois ou dans le cas où le ressortissant de pays tiers séjourne pendant son stage dans un autre Etat membre dans lequel il détient une autorisation de séjour, d' autres procédures sont applicables. De même, ces dispositions sont  applicables uniquement pour les stages de formation non rémunérés obligatoires dans le cadre des études supérieures du concerné.

Conditions préalables

Le ressortissant de pays tiers doit au préalable :

  • être en possession d’un passeport en cours de validité ;
  • vérifier s’il est soumis à l’obligation de visa pour entrer dans l’Espace Schengen.

Modalités pratiques

Types de stage

Il convient de distinguer le stage rémunéré du stage non rémunéré :

  • le stage non rémunéré est un stage de formation obligatoire effectué auprès d'un établissement ou d'une entreprise d'accueil au Luxembourg dans le cadre d'un enseignement ou d'une formation dispensés par un établissement d'enseignement secondaire ou supérieur.
    L'établissement ou l'entreprise d'accueil au Luxembourg signe avec le stagiaire une convention ou un contrat de stage qui ne peut pas comporter un salaire. Cependant la convention peut prévoir des avantages matériels comme le logement gratuit, les frais de repas ou de l'argent de poche ;
  • le stage rémunéré est le stage qui comporte un contrat de travail / de stage et un salaire. Il est, de ce fait, assimilé à un emploi
Le stage effectué intragroupe (au sein du même groupe d'entreprises) ne nécessite aucune autorisation de travail. Le cas échéant, le stagiaire intragroupe devra introduire une demande d’ autorisation de séjour pour raisons privées. La Direction de l'immigration vérifiera qu'il s'agit bien d'un stage. S'il s'agit d'un poste de salarié transféré, une demande d'autorisation de séjour pour travailleur transféré doit être introduite.

Stage non rémunéré de moins de 3 mois

Le ressortissant de pays tiers souhaitant accomplir un stage non rémunéré de moins de 3 mois n'a pas besoin de titre de séjour pour stagiaire, mais il doit remplir les conditions relatives au séjour de moins de 3 mois.

Stage non rémunéré de plus de 3 mois

Le ressortissant de pays tiers souhaitant accomplir un stage non rémunéré de plus de 3 mois doit avoir, avant son entrée sur le territoire luxembourgeois, une autorisation de séjour pour stagiaire.

Il en va de même pour le ressortissant de pays tiers séjournant légalement dans un autre Etat membre et qui désire séjourner au Luxembourg pour y effectuer un stage non rémunéré. En revanche, le ressortissant de pays tiers séjournant légalement dans un autre Etat membre et qui désire effectuer un stage non rémunéré au Luxembourg sans y séjourner, n'a pas besoin d'autorisation spécifique.

Le ressortissant de pays tiers ayant un titre de séjour pour étudiant et qui doit effectuer un stage non rémunéré dans le cadre de ses études pendant la durée de validité de son titre, n'a pas besoin de solliciter une nouvelle autorisation de séjour en tant que stagiaire. Ainsi, ce titre de séjour pour étudiant lui permet d'effectuer un stage non rémunéré au Luxembourg.

Stage rémunéré de moins 3 mois

Le ressortissant de pays tiers souhaitant accomplir un stage volontaire de moins de 3 mois doit avoir une autorisation de travail.

Stage rémunéré de plus de 3 mois

Le ressortissant de pays tiers souhaitant séjourner au Luxembourg pour y effectuer un stage rémunéré doit introduire, avant son entrée sur le territoire luxembourgeois, une demande d'autorisation de séjour pour travailleur salarié.

Il va de même pour le ressortissant de pays tiers séjournant légalement dans un autre Etat membre et qui désire séjourner au Luxembourg pour y effectuer un stage volontaire. En revanche, le ressortissant de pays tiers séjournant légalement dans un autre Etat membre et qui désire effectuer un stage volontaire au Luxembourg sans y séjourner, a besoin d'une autorisation de travail.

Afin d'être autorisé à séjourner au Luxembourg en tant que stagiaire, le ressortissant de pays tiers doit suivre une procédure composée de 2 étapes consécutives.

1ère étape : avant l'entrée sur le territoire

Demande d’autorisation de séjour

Le futur stagiaire ressortissant de pays tiers doit adresser une demande d’autorisation de séjour temporaire (sur papier libre) depuis son pays d'origine :

Sauf cas exceptionnels (ex. : ressortissant de pays tiers disposant déjà d’un titre de séjour au Luxembourg), la demande doit être introduite et accordée avant l’entrée sur le territoire. Une demande introduite sur le territoire est déclarée irrecevable.

La demande d’autorisation de séjour temporaire doit préciser l'identité du demandeur (nom, prénoms et adresse exacte) et être accompagnée des documents et informations suivants :

  • une copie intégrale certifiée conforme du passeport en cours de validité ;
  • un acte de naissance ;
  • un extrait de casier judiciaire ou un affidavit (déclaration sous serment) établi dans son pays de résidence ;
  • la preuve que le stage est obligatoire dans le cadre du cursus de l’enseignement secondaire ou supérieur ;
  • une copie de la convention de stage signée par le stagiaire et une entreprise ou un établissement d'accueil au Luxembourg ;
  • la preuve de ressources suffisantes pour couvrir les frais de séjour et de retour (minimum 80 % du revenu minimal garanti). Cette preuve peut être rapportée notamment par :
    • la convention / contrat de stage, attestant le versement de moyens d'existence nécessaires (dans le cas d'un stage indemnisé) ;

    • ou une attestation de bourse ou de prêt étudiant ;

    • ou une attestation bancaire ;

    • ou un engagement de prise en charge

    Dans l'appréciation des ressources, sont également pris en compte les avantages matériels et notamment le logement gratuit, ainsi que les revenus provenant du paiement d'un argent de poche.

  • une autorisation parentale dans le cas où le stagiaire n'a pas 18 ans ;
  • une attestation d’assurance couvrant le risque maladie sur le territoire luxembourgeois.
  • le cas échéant, un mandat.
    Mandat : le ressortissant de pays tiers peut conférer un  mandat à une personne tierce l’autorisant à introduire la demande à sa place. Dans ce cas, le mandataire, à l’exception des conseils juridiques, doit justifier du mandat par une  procuration dûment datée et signée par le mandant, la signature devant nécessairement être précédée de la formule manuscrite "bon pour procuration".

Les documents doivent être joints sous forme d’un original ou d’une copie certifiée conforme.

En cas de doute sur l’authenticité d’un document, le ministre en charge de l’immigration pourra demander à ce que celui-ci soit authentifié par l’autorité locale compétente et légalisé par l’ambassade (ou à ce qu’il y soit apposé l’apostille de la Haye).

Si les documents ne sont pas rédigés dans les langues allemande, française ou anglaise, une traduction conforme par un traducteur assermenté doit être jointe.

Seules les demandes complètes seront traitées. Les demandes incomplètes seront retournées à l’expéditeur.

Le délai de réponse du ministère des Affaires étrangères et européennes est en principe de 3 mois maximum. En cas d'absence de réponse dans ce délai, le requérant peut considérer sa demande comme rejetée.

En cas d’accord, le ressortissant de pays tiers obtient une "autorisation de séjour temporaire", envoyée par voie postale. Cette autorisation de séjour temporaire sera valide pendant une durée de 3 mois. Pendant ce temps, le ressortissant de pays tiers doit :

  • soit, s'il est soumis à l'obligation de visa, solliciter le visa d'entrée dans l'Espace Schengen ;
  • soit, s'il n'est pas soumis à l'obligation de visa, entrer sur le territoire luxembourgeois et faire une déclaration d'arrivée auprès de l'administration communale de son lieu de résidence.

Après son entrée au Luxembourg, le ressortissant de pays tiers doit faire les démarches afin d’obtenir un titre de séjour.

Passeport et visa

S'il n'est pas soumis à une obligation de visa, le ressortissant de pays tiers peut entrer au Luxembourg muni de son autorisation de séjour et de son passeport valide.

Si le ressortissant de pays tiers est soumis à l'obligation de visa, il doit, muni de son autorisation de séjour, introduire avant son voyage et depuis son pays d’origine, une demande de visa de type D auprès de la représentation diplomatique ou consulaire du Luxembourg dans son pays d'origine, ou, à défaut, auprès de l’ambassade ou du consulat du pays de l'Espace Schengen qui y représente le Luxembourg en matière de délivrance de visa (ambassade ou consulat belge uniquement).

Le visa, d’une validité maximale de 3 mois, est apposé dans son passeport sous forme de vignette.

Si le passeport du requérant expire  dans moins de 6 mois, il est conseillé d’en demander le renouvellement avant l’entrée sur le territoire luxembourgeois.

Si le ressortissant de pays tiers dispose d'une carte de séjour de membre de famille d’un citoyen de l’Union ou d’un titre de séjour en cours de validité délivré par un autre Etat membre de l'UE, le visa n’est pas requis. Le ressortissant de pays tiers doit toutefois disposer de l'autorisation de séjour temporaire au Luxembourg.

2ème étape : après l'entrée sur le territoire

Déclaration d’arrivée

Lors de son entrée sur le territoire, le ressortissant de pays tiers doit se munir d'un titre de voyage valable (passeport et le cas échéant, visa) ainsi que de son autorisation de séjour temporaire.

Dans les 3 jours de son arrivée au Luxembourg, il doit effectuer une déclaration d’arrivée auprès de sa nouvelle commune de résidence en présentant notamment :

  • un titre de voyage valable (passeport et, le cas échéant, visa ou carte de séjour ou titre de séjour délivré par un autre Etat membre de l'UE) ;
  • l’original de l’autorisation de séjour temporaire ;
  • le cas échéant, un justificatif de domicile (ex. : contrat de bail, facture d'électricité, etc.).

Le déclarant reçoit alors une copie de sa déclaration d’arrivée en guise de récépissé.

La copie de la déclaration d’arrivée accompagnée de l’autorisation de séjour vaut à la fois autorisation d’effectuer un stage et autorisation de séjour jusqu'à la délivrance d'un titre de séjour.

Contrôle médical

Le stagiaire ressortissant de pays tiers doit, le plus tôt possible, se soumettre à un contrôle médical des étrangers composé :

  • d’un examen médical auprès d’un médecin établi au Luxembourg ;
  • et d’un dépistage de la tuberculose auprès de la Ligue médico-sociale (LMS).

Suite aux résultats de ces examens, le Service médical de l’immigration (SMI) de la Direction de la Santé émettra un certificat médical qui sera transmis à la Direction de l’immigration du ministère des Affaires étrangères et européennes en vue du traitement de la demande de titre de séjour.

Demande de titre de séjour

Le stagiaire ressortissant de pays tiers doit introduire, dans les 3 mois de son arrivée au Luxembourg, une demande de titre de séjour pour stagiaire ressortissant de pays tiers auprès du ministère des Affaires étrangères et européennes.

La demande de titre de séjour doit être accompagnée des documents suivants :

  • une copie certifiée conforme à l'original des pages remplies du passeport en cours de validité ;
  • une copie de l’autorisation de séjour ;
  • une copie de la déclaration d’arrivée établie par l’administration communale ;
  • la preuve du versement d’une taxe de 80 euros sur le compte IBAN LU46 1111 2582 2814 0000 (BIC : CCPLLULL ; bénéficiaire : ministère des Affaires étrangères et européennes, Direction de l’immigration ; communication : titre de séjour dans le chef de…).

Lorsque la demande est accordée, le demandeur reçoit un courrier l’invitant à se présenter personnellement, muni de son passeport en cours de validité, auprès de la Direction de l’immigration du ministère des Affaires étrangères et européennes pendant les heures d'ouverture des guichets aux fins de la prise d’une photo et des empreintes digitales qui seront incorporées dans le titre de séjour. Le demandeur peut également se munir d’une photo récente, conforme aux normes de l’OACI/ICAO ("standard passeport biométrique").

Quelques jours après la saisie des données biométriques, le demandeur peut retirer son titre de séjour personnellement à la Direction de l’immigration. La date exacte lui sera communiquée au moment de la saisie des données biométriques.

Le titre de séjour se présente sous la forme d’une carte à puce avec des données biométriques.

Le titre de séjour contient des informations sur le détenteur du titre (nom(s), prénom(s), nationalité, date et lieu de naissance), ainsi que des informations spécifiques sur le titre de séjour (catégorie du titre, date de début et de fin de validité du titre).

Certaines catégories de titres de séjour contiennent des informations supplémentaires, indiquées dans le champ "observation" du titre de séjour. Pour le titre de séjour "stagiaire", l'observation sur le titre de séjour inclut une information sur l'accès au marché du travail.

Validité et renouvellement

Le titre de séjour pour stagiaire est valable pour la durée du stage, sans pouvoir dépasser un an.

La durée de validité du titre de séjour court à partir de la date de la déclaration d’arrivée à la commune.

Dans des cas exceptionnels, le ministère des Affaires étrangères et européennes peut renouveler ce titre, une seule fois et exclusivement pour la durée nécessaire à l’obtention d’une qualification professionnelle reconnue au Luxembourg, pour autant que les conditions d’obtention restent remplies.

Attention : l’étranger qui a l’intention de quitter le Grand-Duché de Luxembourg pour une  durée supérieure à 6 mois doit remettre son titre de séjour au ministre et faire une  déclaration de départ auprès de l’administration communale où il a séjourné.

Perte, vol ou détérioration de l'attestation

En cas de perte, vol ou détérioration du titre de séjour, une procédure spécifique est à effectuer.

Services en ligne / Formulaires

Stage non rémunéré / stage rémunéré - note explicative

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Remunerated training / unremunerated training - explanatory note

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Prise en charge financière pour stagiaire non rémunéré

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Financial statement of support for unremunerated trainee

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Titre de séjour - ressortissant de pays tiers en qualité de stagiaire - renouvellement

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Titre de séjour - ressortissant de pays tiers - demande

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Liste des observations sur les titres de séjour pour ressortissants de pays tiers

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