L’employeur qui souhaite recruter un ressortissant de pays tiers pour une durée inférieure à 3 mois pour y exercer une activité de saisonnier doit effectuer une déclaration de poste vacant auprès de l’Agence pour le développement de l’emploi avant l’embauche.

S’il dispose d’un mandat, il peut effectuer la demande d’autorisation de travail au nom du ressortissant de pays tiers.

Personnes concernées

Tout employeur qui souhaite embaucher un ressortissant de pays tiers en tant que travailleur saisonnier.

Conditions préalables

L’embauche du ressortissant de pays tiers comme travailleur saisonnier ne peut se faire que pour une activité à caractère saisonnier.

Sont considérées comme activités à caractère saisonnier les activités :

• liées à la récolte ou à la vendange ;
• liées au conditionnement des produits récoltés ou vendangés ;
• de moniteur et d’animateur de loisirs et de vacances ;
• de guide de voyages et de guide de visites touristiques ;
• de surveillance et d’entretien des plages, des piscines plein air et des campings ;
• dans les magasins de détail, dans les hôtels et dans les restaurants qui ne sont ouverts que pendant une partie de l’année ou dont l’activité subit un accroissement régulier et prévisible du seul fait de la saison ;
• dans les entreprises de l’aviation et du transport de personnes dont l’activité subit un accroissement régulier et prévisible du seul fait de la saison.

Modalités pratiques

Déclaration de poste vacant

Tout employeur doit, avant d’envisager l’embauche d’un travailleur saisonnier, faire une déclaration de poste vacant à l’Agence pour le développement de l'emploi (ADEM). Cette déclaration permet à l’ADEM de vérifier si des demandeurs d'emploi appropriés bénéficiant d'un droit prioritaire à l'embauche sont disponibles sur le marché de l’emploi national ou européen.

Si l’offre d’emploi ne peut pas être satisfaite par les personnes inscrites auprès de l'ADEM, l'employeur est autorisé, après un délai de 3 semaines et sous certaines conditions, à embaucher une personne de son choix et notamment un ressortissant de pays tiers.

A cette fin, l'employeur demandera, sur papier libre, au Directeur de l'ADEM de lui établir un certificat autorisant à recruter un ressortissant de pays tiers.

Il doit alors signer un contrat de travail daté avec le futur saisonnier. La date d’effet du contrat pourra mentionner "dès obtention de l’autorisation de travail pour travailleur saisonnier".

L'employeur doit remettre l'original du certificat au travailleur saisonnier ressortissant de pays tiers, qui devra le joindre à sa demande d'autorisation de travail. Toutefois, l’employeur transmet directement le certificat à la Direction de l’immigration si le ressortissant de pays tiers lui a donné mandat pour introduire la demande d’autorisation de travail.

Si l’employeur n’effectue pas la demande d’autorisation au nom du ressortissant de pays tiers, il est tenu de :

• solliciter la présentation de l'autorisation de travail du saisonnier avant le début de la prestation de travail ;
• demander la délivrance d'une copie de l'autorisation de travail du saisonnier, qu'il devra conserver pendant toute la durée de la période d'emploi.

Demande d’autorisation de travail au nom du salarié

L’employeur peut effectuer la demande d’autorisation travail (sur papier libre) nécessaire au ressortissant de pays tiers au nom de son salarié, à condition qu’il dispose d’un mandat.

La demande est à adresser :

• à la Direction de l'immigration du ministère des Affaires étrangères et européennes ou ;
• à une représentation diplomatique ou consulaire du Luxembourg ou une mission diplomatique ou consulaire représentant le Luxembourg.

Sauf cas exceptionnels (ex. : ressortissant de pays tiers disposant déjà d’un titre de séjour au Luxembourg), la demande doit être introduite et accordée avant l’entrée du ressortissant de pays tiers sur le territoire. Une demande introduite sur le territoire est déclarée irrecevable.

Pièces justificatives à joindre à la demande

La demande d’autorisation de travail doit préciser l'identité du ressortissant de pays tiers (nom, prénoms et adresse exacte dans son pays de résidence) et être accompagnée des documents et informations suivants :

• une copie de l'intégralité du passeport en cours de validité ;
• un acte de naissance ;
• un extrait du casier judiciaire ou un affidavit (déclaration sous serment) établi dans son pays de résidence ;
• une copie certifiée conforme des diplômes ou des qualifications professionnelles ;
• une copie du contrat de travail pour un emploi saisonnier daté et signé par le demandeur et son futur employeur au Luxembourg ;
• l'original du certificat délivré par l'Agence pour le développement de l'Emploi (ADEM) autorisant l'employeur à embaucher un ressortissant de pays tiers ;
• la preuve que le ressortissant de pays tiers disposera d’un logement approprié ou qu’un logement adéquat lui sera fourni. Cette preuve n’est pas nécessaire si le ressortissant de pays tiers a déjà été admis au Luxembourg en tant que saisonnier au moins une fois au cours des 5 années précédentes ;
• la preuve que le ressortissant de pays tiers a fait une demande de souscription d’une assurance-maladie ou a souscrit une assurance-maladie ;
• le mandat.

Les documents doivent être joints sous forme d’un original ou d’une copie certifiée conforme. En cas de doute sur l’authenticité d’un document, le ministre en charge de l’immigration pourra demander à ce que celui-ci soit authentifié par l’autorité locale compétente et légalisé par l’ambassade (ou à ce qu’il y soit apposé l’apostille de la Haye).

Si les documents ne sont pas rédigés dans les langues allemande, française ou anglaise, une traduction conforme par un traducteur assermenté doit être jointe.

Seules les demandes complètes seront traitées. Les demandes incomplètes seront retournées au requérant.

Traitement de la demande

Le délai de réponse du ministère des Affaires étrangères et européennes est en principe de 3 mois maximum. En cas d'absence de réponse dans ce délai, le requérant peut considérer sa demande comme rejetée.

Lorsque la demande d’autorisation de travail est accordée, le demandeur reçoit une autorisation de travail envoyée par voie postale.

En cas de réponse favorable, l'employeur doit notifier le début de la période d'emploi à la Direction de l'immigration de manière écrite (courrier, email ou fax) en indiquant :

• l'identité du travailleur ainsi que son numéro d'identification national (matricule à 13 chiffres) ;
• la date de début de l'emploi ;
• l'identité de l'employeur effectif.

Cette notification doit intervenir dans un délai de 3 jours ouvrables à compter du 1^er jour de travail.

Démarches à réaliser par le ressortissant de pays tiers

Le ressortissant de pays tiers doit, après son entrée au Grand-Duché, effectuer les démarches prévues dans le cadre d’un court séjour.

L'employeur qui a occupé un ou plusieurs ressortissants de pays tiers en séjour irrégulier s'expose à des sanctions administrative et pénale.

Retrait de l'autorisation de travail

L’autorisation de travail accordée peut être retirée si l’employeur :

• a été sanctionné pour travail clandestin ou emploi de ressortissants de pays tiers en séjour irrégulier ;
• est en état de faillite ou de liquidation judiciaire, ou si aucune activité économique n’est exercée ;
• a manqué à ses obligations légales en matière de sécurité sociale, fiscalité, droits du travail ou conditions de travail ;
• n’a pas rempli des obligations découlant du droit du travail ;
• a supprimé, dans les 12 mois précédant immédiatement la date de la demande, un emploi à plein temps afin de créer la vacance de poste pour laquelle il tente d’embaucher un travailleur saisonnier.

Si le retrait est dû à l’une de ces raisons, l’employeur est tenu de verser une indemnité au travailleur saisonnier.

Cette indemnité correspond à la somme des salaires relatifs à la période prévue dans le contrat de travail qui aurait dû être exécutée s’il n’y avait pas eu le retrait de l’autorisation de travail.

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