Lorsqu’il verse les rémunérations de ses salariés, l’employeur doit effectuer une retenue à la source au titre de l’impôt sur le revenu. Bien que la retenue d’impôt à la source soit opérée pour le compte du salarié, l’employeur est personnellement responsable de l’impôt retenu.

Afin de pouvoir effectuer la retenue d’impôt et verser le crédit d’impôt pour salariés, l’employeur doit être en possession de la fiche de retenue d’impôt de chaque salarié, indiquant les retenues applicables.

À défaut de fiche de retenue d’impôt pour un salarié, l’employeur est obligé de l’imposer selon les dispositions tarifaires les plus onéreuses, c’est-à-dire sur base de la classe d’impôt 1, sans que le taux ne puisse être inférieur à 33 %. Il devra ensuite procéder, le cas échéant, à une rectification lorsqu’il sera en possession de la fiche de retenue d’impôt.

Il est donc utile d’informer le salarié des démarches qu’il a à effectuer pour obtenir sa fiche de retenue d’impôt.

Toute fiche de retenue d’impôt émise par l’Administration des contributions directes (ACD) jusqu’au 30 avril 2021 était valable uniquement pour l’année d’imposition au titre de laquelle elle était établie.

Au 1^er mai 2021, l’ACD a introduit les fiches pluriannuelles électroniques. Ces fiches ne portent plus de date de fin (sauf CDD) et sont pluriannuelles. Elles gardent toute leur valeur jusqu’à ce qu’un élément repris sur la fiche de retenue d’impôt change (changement de classe d’impôt, changement d’un abattement ou d’une déduction, etc.).

Si rien n’a changé, le contribuable qui a reçu une fiche de retenue d’impôt pluriannuelle ne reçoit plus de nouvelle fiche au début des années qui suivent.

Depuis le 1^er janvier 2022, les contribuables n’ont plus l’obligation de remettre leur fiche originale à leur employeur ou à l'organisme compétent pour l'octroi de l'indemnité de chômage ou de réemploi. Une version électronique de la fiche de retenue d’impôt est mise à disposition à l’employeur par l’ACD.

La démarche à suivre par le salarié diffère selon :

• qu’il est résident au Luxembourg ou non-résident ; et
• qu’il s’agit d’une première demande ou d’une demande ultérieure.

Personnes concernées

Chaque salarié doit disposer d’une fiche de retenue d’impôt pour chacun de ses employeurs.

Modalités pratiques

Types de fiches de retenue d'impôt et déductions fiscales

Fiche de retenue principale / fiche de retenue additionnelle

Lorsque les salariés ou pensionnés mariés perçoivent tous les 2 un salaire au Luxembourg et/ou une pension imposable au Luxembourg, celui qui reçoit la rémunération la plus stable et le plus élevée (rémunération principale) obtient la fiche de retenue d'impôt principale (1^re fiche de retenue d’impôt) avec l'inscription de la classe d'impôt 2. L'autre conjoint reçoit la fiche de retenue d’impôt additionnelle (2^e fiche de retenue d’impôt) avec l'inscription de la classe d'impôt 2 et d'un taux de retenue d'impôt fixe.

Le salarié qui travaille pour plusieurs employeurs doit remettre à chacun d’entre eux une fiche de retenue d’impôt. La fiche de retenue d’impôt principale revient à l’employeur qui verse la rémunération la plus élevée et la plus stable (rémunération principale). Les autres employeurs reçoivent une fiche additionnelle. Les fiches de retenue d’impôt additionnelles sont reconnaissables par l'inscription d'un taux de retenue fixe (par exemple : classe d’impôt 1 : 33 % / classe d’impôt 1a : 21 % / classe d’impôt 2 : 15 %).

Dans l'hypothèse où la fiche de retenue d'impôt principale n'est pas attribuée au revenu le plus stable et le plus élevé, les contribuables peuvent, sur demande, faire modifier la fiche principale en fiche additionnelle auprès du bureau compétent. Les contribuables doivent dès lors :

• fournir les justificatifs nécessaires (par exemple les bulletins de salaires) prouvant le montant de leur revenu ; et
• joindre toutes les fiches émises pour l'année en cause.

Inscriptions des déductions fiscales sur la fiche de retenue d'impôt

Sur demande, le salarié ou pensionné peut faire inscrire certaines modérations d’impôt sur sa fiche de retenue d’impôt afin que l’employeur ou la caisse de pension compétente puisse en tenir compte pour le calcul du revenu net.

Le contribuable résident a par exemple la possibilité de demander l'inscription :

• des frais professionnels supplémentaires (frais d'obtention) ;
• du crédit d'impôt monoparental ;
• des intérêts débiteurs : uniquement en relation économique avec des prêts à la consommation – dépenses spéciales (DS) ;
• des arrérages de rentes et de charges permanentes stipulés à l'occasion d'un divorce (DS) ;
• des cotisations à une caisse d'épargne-logement (DS) ;
• de certaines charges extraordinaires (CE) : maladie, parents nécessiteux, invalidité, frais de domesticité, frais de garde d’enfants, enfant ne faisant pas partie du ménage du contribuable, etc. ;
• des cotisations et primes d'assurances (DS) ;
• des frais de déplacement forfaitaires (FD) ;
• d’une déduction du forfait majoré pour frais d'obtention des salariés invalides ou handicapés (une copie du certificat médical qui indique le degré de la réduction de capacité de travail est à annexer).

Les intérêts débiteurs en relation avec l'acquisition d'un logement :

• ne peuvent pas être inscrits sur la fiche de retenue d'impôt ; et
• ne seront pris en considération que lors de la remise d'une déclaration d'impôt sur le revenu.

L'inscription d'une modération d'impôt sur la fiche de retenue d'impôt n'est valable que pour l'année pour laquelle elle a été demandée. Les demandes sont à renouveler chaque année afin de vérifier si les conditions requises sont remplies.

Demande en tant que salarié résident

Les fiches de retenue d’impôt des salariés et des pensionnés résidents sont établies d'office par le bureau RTS compétent.

La fiche d'impôt est envoyée directement par courrier postal à leurs destinataires au début de l'année. Il n'est pas possible de retirer directement ces fiches de retenue d’impôt auprès des bureaux RTS émetteurs.

Si le contribuable n'a pas reçu sa fiche de retenue d'impôt dans les 30 jours ouvrables qui suivent le premier jour de son emploi auprès de son nouvel employeur, il doit alors contacter le bureau RTS compétent et informer son employeur que la demande est toujours en cours.

En règle générale, une fiche de retenue d’impôt pour contribuables résidents est émise, sans intervention et sans demande de la part du contribuable :

• pour toute affiliation d’un salarié par un employeur auprès du Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) ;
• pour tout changement d’état civil ;
• pour tout changement d’adresse.

Demande en tant que salarié non résident

Premier emploi d'un salarié non résident au Luxembourg

Le salarié non résident qui occupe pour la 1^re fois un emploi salarié au Luxembourg doit, l'année où il débute son activité luxembourgeoise, faire une demande en établissement d'une fiche de retenue d'impôt pour non-résidents au bureau RTS Non-résidents.

La demande doit être accompagnée des pièces suivantes :

• adresse : composition de ménage / certificat de résidence (pour les résidents français, copie de facture d’électricité / gaz) ;
  
• état civil :
  • copie de l’acte de mariage ; ou
  • copie de l’ordonnance de séparation ou du procès-verbal de 1^re comparution ou du jugement de séparation de corps ou de l’accord de la dispense de l’obligation de vie commune ou de l’ordonnance de non-conciliation signée par un juge ; ou
  • copie du jugement de divorce ;

Pour les conjoints séparés ou en instance de divorce qui ne l’ont pas déjà produite, une copie du jugement de 1^re comparution ou de la 1^re ordonnance du juge des référés ou tout autre document équivalent.

• pour les conjoints des fonctionnaires tombant sous le protocole de l’UE ou le statut de l’OTAN :
  • copie de la confirmation du statut et du pays de résidence ;
• pour les demandeurs d’un taux réduit :
  • copies des certificats de salaire des 3 derniers mois avec la mention "prière de reconsidérer mon taux au plus bas".

L'Administration des contributions directes reste en droit de demander des pièces supplémentaires.

Le bureau RTS non-résidents établit et met à jour sous 30 jours la fiche de retenue d'impôt du salarié non résident d'après les informations indiquées dans la demande en établissement d'une fiche de retenue d'impôt pour non-résidents et pièces reçues.

Lorsque le salarié occupe pour la 1^re fois un emploi au Luxembourg, les inscriptions doivent correspondre à la situation effective qui existe au moment de l’établissement de la fiche de retenue d’impôt. Le salarié doit alors :

• vérifier que les données qui le concernent sont correctes ;
• demander leur rectification, le cas échéant.

Envoi de la fiche de retenue d’impôt par voie électronique

L'Administration des contributions directes (ACD) propose l’activation de la fonction eDelivery pour la fiche de retenue d’impôt. Ainsi, le contribuable la reçoit au format électronique dans son espace privé de MyGuichet.lu.

Pour bénéficier de ce service, le contribuable doit s’abonner à la fonction eDelivery pour les documents officiels envoyés par l’ACD. L'abonnement se fait à travers son espace privé de MyGuichet.lu dans la rubrique "Fiscalité", sous "Abonnement aux courriers de l'ACD".

Cette étape est indispensable pour pouvoir recevoir les documents dans l’espace privé.

Ensuite, le contribuable reçoit un e-mail dès qu’un nouveau courrier électronique est déposé dans son espace privé. Ce courrier peut y être consulté au format PDF.

Modification de la fiche de retenue d’impôt

Dès réception de la fiche de retenue d'impôt, le salarié doit vérifier l’exactitude des données qui y figurent.

Étant donné qu'il est strictement interdit tant au salarié qu’à l’employeur d'apporter une modification quelconque à ces inscriptions, toute rectification est à demander sans délai auprès de l'autorité compétente qui a établi la fiche de retenue d'impôt.

En cas de changement d’état civil, de situation familiale ou d'employeur ayant une influence sur la classe d’impôt, la fiche de retenue d'impôt est modifiée :

• d'office par le bureau RTS pour le salarié résident ;
• sur demande auprès du bureau RTS Non-résidents pour le salarié non résident.

La nouvelle fiche de retenue d'impôt est mise à disposition par l'ACD à l'employeur ainsi qu'au salarié. L'employeur doit tenir compte des modifications dans le calcul des salaires à venir.

Fiches de retenue d’impôt additionnelles

Lorsque le salarié s’apprête à occuper un emploi supplémentaire ou lorsque son conjoint occupe un nouvel emploi, il doit demander une fiche d’impôt additionnelle auprès de l’administration compétente :

• dans le cas du salarié résident auprès du bureau RTS ;
• dans le cas du salarié non résident, auprès du bureau RTS Non-résidents.

L’ACD émet alors une nouvelle fiche d’impôt ainsi qu’une fiche additionnelle.

Dans le cas d’une imposition collective, la fiche d’impôt principale est émise au nom du conjoint qui touche la rémunération la plus stable et dont le montant annuel est le plus élevé. L’autre conjoint reçoit une fiche de retenue d’impôt additionnelle.

Lorsque le salarié travaille pour plusieurs employeurs, une fiche de retenue d’impôt principale est établie pour son employeur principal (rémunération la plus stable et dont le montant annuel est le plus élevé) et les fiches de retenue d’impôt additionnelles pour les employeurs qui lui versent des rémunérations supplémentaires.

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