Fiche de retenue d’impôt d’un salarié

En cours de mise à jour

Lorsqu’il verse les rémunérations de ses salariés, l’employeur doit effectuer une retenue à la source au titre de l’impôt sur le revenu. Bien que la retenue d’impôt à la source soit opérée pour le compte du salarié, l’employeur est personnellement responsable de l’impôt retenu.

Afin de pouvoir effectuer la retenue d’impôt et verser le crédit d’impôt pour salarié, l’employeur doit être en possession de la fiche de retenue d’impôt (dite "carte d’impôt") de chaque salarié, indiquant les retenues applicables.

A défaut de fiche de retenue d’impôt pour un salarié, l’employeur est obligé de l’imposer selon les dispositions tarifaires les plus onéreuses, c’est-à-dire sur base de la classe d’impôt 1 et du taux d’imposition de 33 %. Il devra ensuite procéder, le cas échéant, à une rectification lorsqu’il sera en possession de la fiche de retenue d’impôt.

Il sera donc utile d’informer le salarié des démarches qu’il a à effectuer pour obtenir sa fiche de retenue d’impôt.

La fiche de retenue d’impôt est valable uniquement pour l’année d’imposition au titre de laquelle elle est établie.

La démarche à suivre par le salarié diffère selon qu’il est résident au Luxembourg ou non résident et selon qu’il s’agit d’une première demande ou d’une demande ultérieure.

Personnes concernées

Chaque salarié doit remettre une fiche de retenue d’impôt à chacun de ses employeurs.

L’employeur doit être en possession de la fiche de retenue d’impôt du salarié afin de pouvoir procéder à la retenue d’impôt adéquate sur la rémunération du salarié qu’il a embauché.

La fiche de retenue d'impôt n’est en principe pas nécessaire pour :

  • les élèves et étudiants occupés pour des travaux occasionnels durant les vacances scolaires et dont le salaire horaire net d’impôts et de cotisations sociales ne dépasse pas 14 euros ;
  • les personnes engagées dans un ménage privé pour des travaux de ménage, de garde d'enfant ou pour assurer des aides et des soins nécessaires en raison de l’état de dépendance d’un tiers.

Modalités pratiques

Types de fiches de retenue d'impôt et déductions fiscales

Fiche de retenue principale / fiche de retenue additionnelle

Lorsque les salariés ou pensionnés mariés perçoivent tous les deux un salaire au Luxembourg et/ou une pension imposable au Luxembourg , celui qui reçoit le revenu le plus stable et le plus élevé (rémunération principale) obtient la fiche de retenue d'impôt principale (1re fiche de retenue d’impôt) avec l'inscription de la classe d'impôt 2. L'autre conjoint reçoit la fiche de retenue d’impôt additionnelle (2e fiche de retenue d’impôt) avec l'inscription de la classe d'impôt 2 et d'un taux de retenue d'impôt fixe (15 % pour l'année 2013).

Le salarié qui travaille pour plusieurs employeurs doit remettre à chacun d’entre eux une fiche de retenue d’impôt. La fiche de retenue d’impôt principale revient à l’employeur qui verse la rémunération la plus élevée et la plus stable (rémunération principale). Les autres employeurs reçoivent une fiche additionnelle. Les fiches de retenue d’impôt additionnelles sont reconnaissables par l'inscription d'un taux de retenue fixe (par exemple, classe d’impôt 1 : 33 %, classe d’impôt 1A : 21 %, classe d’impôt 2 : 15 %).

Dans l'hypothèse où la fiche de retenue d'impôt principale n'est pas attribuée au revenu le plus stable et le plus élevé, les contribuables peuvent, sur demande, faire modifier la fiche principale en fiche additionnelle auprès du bureau compétent. Les contribuables doivent dès lors fournir les justificatifs nécessaires (par exemple les bulletins de salaires) prouvant le montant de leur revenu et joindre toutes les fiches émises pour l'année en cause.

Inscriptions des déductions fiscales sur la fiche de retenue d'impôt

Sur demande, le salarié ou pensionné peut faire inscrire certaines modérations d’impôt sur sa fiche de retenue d’impôt afin que l’employeur ou la caisse de pension compétente puisse en tenir compte pour le calcul du revenu net.

Le contribuable résident a par exemple la possibilité de demander l'inscription :

Les intérêts débiteurs en relation avec l'acquisition d'un logement ne peuvent pas être inscrits sur la fiche de retenue d'impôt et ne seront pris en considération que lors de la remise d'une déclaration d'impôt sur le revenu.

L'inscription d'une modération d'impôt sur la fiche de retenue d'impôt n'est valable que pour l'année pour laquelle elle a été demandée. Les demandes sont à renouveler chaque année afin de vérifier si les conditions requises sont remplies.

Demande en tant que salarié résident

A partir de l’année d’imposition 2013, les fiches de retenue d’impôt des salariés et des pensionnés résidents sont établies d'office par le bureau RTS compétent.

La fiche d'impôt est envoyée directement par courrier postal à leurs destinataires au début de l'année 2013. Il n'est pas possible de retirer directement ces fiches de retenue d’impôt auprès des bureaux RTS émetteurs.

Si le contribuable n'a pas reçu sa fiche de retenue d'impôt 2013 avant le 1er mars 2013, il devra alors contacter le bureau RTS compétent.

En règle générale, une fiche de retenue d’impôt pour contribuables résidents sera émise, sans intervention et sans demande de la part du contribuable :

  • pour toute affiliation d’un salarié par un employeur auprès du Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) ;
  • pour tout changement d’état civil ;
  • pour tout changement d’adresse.

Demande en tant que salarié non résident

Premier emploi d'un salarié non résident au Luxembourg

Le salarié non-résident qui occupe pour la 1ère fois un emploi salarié au Luxembourg doit, l'année où il débute son activité luxembourgeoise, faire une demande en établissement d'une fiche de retenue d'impôt pour non-résidents au bureau RTS Non-résidents.

La demande doit être accompagnée des pièces suivantes :

  • Adresse : composition de ménage / certificat de résidence (pour les résidents français, copie de facture d’électricité / gaz)
  • Etat civil :
    • Soit copie de l’acte de mariage ;
    • Soit copie de l’ordonnance de séparation ou du procès-verbal de 1ère comparution ou du jugement de séparation de corps ou de l’accord de la dispense de l’obligation de vie commune ou de l’ordonnance de non-conciliation signée par un juge ;
    • Soit copie du jugement de divorce ;

Pour les conjoints séparés ou en instance de divorce qui ne l’ont pas déjà produite, une copie du jugement de première comparution ou de la première ordonnance du juge des référés ou tout autre document équivalent.

  • Pour les conjoints des fonctionnaires tombant sous le protocole de l’UE ou le statut de l’OTAN : copie de la confirmation du statut et du pays de résidence ;
  • Pour les demandeurs d’un taux réduit : copies des certificats de salaire des 3 derniers mois avec la mention « prière de reconsidérer mon taux au plus bas ».

L'Administration des contributions directes reste en droit de demander des pièces supplémentaires.

Le bureau d'imposition établit et met à jour sous 30 jours la fiche de retenue d'impôt du salarié non-résident d'après les informations indiquées dans la demande en établissement d'une fiche de retenue d'impôt pour non-résidents et pièces reçues.

Lorsque le salarié occupe pour la 1ère fois un emploi au Luxembourg, les inscriptions doivent correspondre à la situation effective existant au moment de l’établissement de la fiche de retenue d’impôt.

Années ultérieures

Pour le salarié qui continue son activité au Luxembourg l'année suivant celle du début de son activité, la demande n'est pas à rééditer. Chaque année, vers la mi-novembre, le salarié reçoit un formulaire partiellement rempli de demande en établissement d'une fiche de retenue d'impôt pour non-résidents. Il doit le compléter, y joindre les pièces requises et le renvoyer sous quinzaine au bureau RTS Non-résidents.

Le bureau d'imposition établit et met à jour sous 30 jours la fiche de retenue d'impôt du salarié non-résident d'après les informations indiquées dans la demande en établissement d'une fiche de retenue d'impôt pour non-résidents et pièces reçues.

La fiche de retenue d'impôt est, en principe, envoyée au domicile de l'intéressé dans le courant du premier trimestre de l’année concernée.

Le salarié doit alors vérifier que les données le concernant sont correctes, demander leur rectification le cas échéant, puis remettre la fiche à son employeur.

Au cas où, fin mars, le salarié n’a pas reçu de nouvelle fiche de retenue d'impôt, il doit contacter le bureau RTS Non-résidents.

Modification de la fiche de retenue d’impôt

Dès réception de la fiche de retenue d'impôt, le salarié doit vérifier l’exactitude des données qui y figurent.

Etant donné qu'il est strictement interdit tant au salarié qu’à l’employeur d'apporter une modification quelconque à ces inscriptions, toute rectification est à demander sans délai auprès de l'autorité compétente qui a établi la fiche de retenue d'impôt.

La rectification de la fiche de retenue d’impôt n’est valable que pour l’année d’imposition concernée. Les demandes sont à renouveler chaque année si les conditions requises sont remplies.

En cas de changement d’état civil, de situation familiale ou d'employeur ayant une influence sur la classe d’impôt, la fiche de retenue d'impôt est modifiée :

L’administration émet alors une nouvelle fiche de retenue d’impôt. Le salarié doit la remettre sans délai à son employeur qui devra tenir compte des modifications dans le calcul des salaires à venir.

Fiches de retenue d’impôt additionnelles

Lorsque le salarié s’apprête à occuper un emploi supplémentaire ou lorsque son conjoint occupe un nouvel emploi, il doit demander une fiche d’impôt additionnelle auprès de l’administration compétente :

L’ACD émet alors une nouvelle fiche d’impôt ainsi qu’une fiche additionnelle. Le salarié doit remettre sans délai la fiche d’impôt qui le concerne à son employeur. Ce dernier devra tenir compte des éventuelles modifications dans le calcul des salaires à venir.

Dans le cas d’une imposition collective, la fiche d’impôt principale est émise au nom du conjoint qui touche la rémunération la plus stable et dont le montant annuel est le plus élevé. L’autre conjoint reçoit une fiche de retenue d’impôt additionnelle.

Lorsque le salarié travaille pour plusieurs employeurs, il remet la fiche de retenue d’impôt principale à son employeur principal (rémunération la plus stable et dont le montant annuel est le plus élevé) et les fiches de retenue d’impôt additionnelles aux employeurs qui lui versent des rémunérations supplémentaires.

Services en ligne / Formulaires

Demande en établissement, rectification, inscription d'une modération ou établissement d'un duplicata d'une fiche de retenue pour contribuables résidents (Modèle 164 R F)

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Antrag auf Ausstellung, Berichtigung, Eintragung einer Ermäßigung oder Ausstellung eines Duplikates einer Steuerkarte für ansässige Steuerpflichtige (Vordruck 164 R D)

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Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

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Demande en établissement, rectification, inscription d'une modération ou établissement d'un duplicata d'une fiche de retenue pour contribuables non résidents (modèle 164 NR F)

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