Administration d'une SA

L’administration d’une société anonyme peut être opérée selon 2 systèmes différents :

  • soit le système de gestion traditionnel à conseil d’administration ;
  • soit le système de gestion dualiste composé :
    • d’un directoire chargé de la gestion sociale ;
    • et d’un conseil de surveillance ayant pour mission d’exercer un contrôle permanent sur la gestion du directoire.

La société peut passer d’un système de gestion à l’autre au cours de sa vie en procédant à une modification statutaire.

Le conseil d'administration ou le directoire, selon le mode choisi, constitue l'organe exécutif de la société, dont il gère et administre les affaires.

How to proceed

Conseil d'administration

Mandat d'administrateur

Les administrateurs doivent être au nombre de 3 au moins, sauf lorsque la société est constituée par un actionnaire unique ou que, à une assemblée générale des actionnaires, il est constaté que celle-ci n’a plus qu’un actionnaire unique. La composition du conseil d’administration peut dans un tel cas être limitée à un membre unique jusqu’à l’assemblée générale ordinaire suivant la constatation de l’existence de plus d’un actionnaire.

Les administrateurs peuvent être résidents ou non résidents.

Les administrateurs peuvent être des personnes morales à la condition toutefois que la ou les personnes morales nommées désignent un représentant permanent, c.-à-d. une personne physique chargée de l’exécution de cette mission au nom et pour leur compte. Ce représentant est soumis aux mêmes conditions et encourt la même responsabilité civile que s’il exerçait le mandat d’administrateur en nom et pour compte propre, sans préjudice de la responsabilité solidaire de la personne morale qu’il représente. Celle-ci ne peut par ailleurs révoquer son représentant qu’en désignant simultanément son successeur.

Les membres du conseil d'administration sont nommés par l'assemblée générale des actionnaires pour un mandat de 6 ans maximum renouvelable.

Par exception, en cas de vacance d’une place d’administrateur nommé par l’assemblée générale, les administrateurs restants ont, sauf disposition contraire des statuts de la société, le droit de coopter une personne de remplacement. Dans ce cas, l’assemblée générale, lors de la première réunion qui suit, procède à l’élection définitive de cette personne.

L'administrateur est en droit de démissionner à tout moment. Il est toutefois tenu de poursuivre l'exercice de ses fonctions jusqu'à ce que son remplacement ait été assuré.

Le mandat d'administrateur peut être révoqué "ad nutum" (sans justification de motifs, sans préavis et sans indemnité) par l'assemblée générale des actionnaires. 

En raison du caractère "intuitu personae" (accordé en considération de la personne) de son mandat, un administrateur ne peut pas se faire remplacer par un tiers lors d'une réunion du conseil d'administration, sauf disposition spécifique des statuts l'autorisant à désigner un autre administrateur comme son mandataire.

Le conseil d’administration élit en son sein un président.

Attributions du conseil d'administration

Gestion

Le conseil d'administration assure la gestion de la société dans le but d'en accomplir l'objet social.

La société est liée par les actes des administrateurs même s'ils dépassent la limite des compétences du conseil d'administration fixée par l'objet social ou toutes autres dispositions statutaires, à moins que la société ne prouve que le tiers savait que l'acte dépassait cet objet ou qu'il ne pouvait l'ignorer, compte tenu des circonstances (la seule publication des statuts ne constitue pas cette preuve).

Le conseil d'administration peut déléguer la gestion journalière et la représentation afférente de la société à un ou plusieurs administrateurs, directeurs, gérants ou autres agents dont les actes lient la société vis à vis des tiers même s'ils dépassent les responsabilités confiées (dans la mesure où les tiers sont de bonne foi).

Le fait de déléguer à un membre du conseil d’administration impose au conseil l’obligation de rendre annuellement compte à l’assemblée générale des actionnaires des traitements, émoluments et avantages quelconques alloués au délégué.

NB : les statuts ne peuvent en aucun cas déléguer la gestion générale de la société à une personne déterminée.
Représentation

Le conseil d'administration représente la société à l'égard des tiers et en justice.

La société peut être représentée par un ou plusieurs administrateurs selon les pouvoirs de signature conférés par les statuts : signature seule d'un administrateur ou signature conjointe de deux administrateurs (ou plus).

La société peut également être représentée par un délégué dans la limite de la gestion journalière ou un mandataire dans le cadre d'un acte défini.

Le fait de déléguer à un membre du conseil d’administration impose au conseil l’obligation de rendre annuellement compte à l’assemblée générale des actionnaires des traitements, émoluments et avantages quelconques alloués au délégué.

Directoire et conseil de surveillance

Ce système de gestion associe 2 organes : le directoire et le conseil de surveillance. Ce mode de fonctionnement est censé réaliser une meilleure répartition des pouvoirs entre ceux chargés de la gestion sociale (le directoire) et ceux ayant pour mission d’exercer un contrôle permanent sur la gestion (le conseil de surveillance).

Mandat de membre du directoire

Le nombre de ses membres ou les règles pour sa détermination sont fixés par les statuts ou, à défaut, par le conseil de surveillance.

Dans les sociétés anonymes unipersonnelles ou dont le capital est inférieur à 500.000 euros, une seule personne peut exercer les fonctions dévolues au directoire.

Les membres du directoire sont nommés par le conseil de surveillance à moins que les statuts de la société ne réservent ce droit à l’assemblée générale des actionnaires, auquel cas, seule l’assemblée est compétente.

Un membre du directoire ne peut pas être membre du conseil de surveillance.

Les membres du directoire peuvent être résidents ou non résidents.

Les membres du directoire peuvent être des personnes morales à la condition toutefois que la ou les personnes morales nommées désignent un représentant permanent, c.-à-d. une personne physique chargé de l’exécution de cette mission au nom et pour leur compte. Ce représentant est soumis aux mêmes conditions et encourt la même responsabilité civile que s’il exerçait le mandat de membre du directoire en nom et pour compte propre, sans préjudice de la responsabilité solidaire de la personne morale qu’il représente. Celle-ci ne peut par ailleurs révoquer son représentant qu’en désignant simultanément son successeur.

Les membres du directoire sont nommés pour une période déterminée par les statuts qui ne peut excéder 6 ans. Ils sont rééligibles.

Par exception, en cas de vacance d’un poste de membre du directoire, les membres restants ont, sauf stipulation contraire des statuts, le droit d’y pourvoir provisoirement. Dans ce cas, le conseil de surveillance, ou l’assemblée générale selon le cas, procède, lors de la première réunion suivant cet événement, à l’élection définitive.

Par exception, en cas de vacance au sein du directoire, le conseil de surveillance peut désigner l’un de ses membres pour exercer les fonctions de membre du directoire. Au cours de cette période, les fonctions de l’intéressé en sa qualité de membre du conseil de surveillance sont suspendues.

Un membre du directoire est en droit de démissionner à tout moment. Il est toutefois tenu de poursuivre l'exercice de ses fonctions jusqu'à ce que son remplacement ait été assuré.

Les membres du directoire peuvent être révoqués par le conseil de surveillance ainsi que, si les statuts le prévoient, par l’assemblée générale.

Attributions du directoire

Gestion

Le directoire a le pouvoir d’accomplir tous les actes nécessaires ou utiles à la réalisation de l’objet social, à l’exception de ceux que la loi ou les statuts réservent au conseil de surveillance et à l’assemblée générale.

La société est liée par les actes des membres du directoire même s'ils dépassent la limite des compétences du directoire fixée par l'objet social ou toutes autres dispositions statutaires, à moins que la société ne prouve que le tiers savait que l'acte dépassait cet objet ou qu'il ne pouvait l'ignorer, compte tenu des circonstances (la seule publication des statuts ne constitue pas cette preuve).

Le directoire peut déléguer la gestion journalière et la représentation afférente de la société à un ou plusieurs membres du directoire, directeurs, gérants et autres agents, actionnaires ou non, à l’exclusion des membres du conseil de surveillance. Leurs actes lient la société vis-à-vis des tiers même s'ils dépassent les responsabilités confiées (dans la mesure où les tiers sont de bonne foi).

La nomination, la révocation et les attributions de ces délégués à la gestion journalière sont réglées par les statuts ou par une décision des organes compétents.

La délégation à un membre du directoire impose au directoire l’obligation de rendre annuellement compte à l’assemblée générale ordinaire des traitements, émoluments et avantages quelconques alloués au délégué.

Représentation

Le directoire représente la société à l’égard des tiers et en justice.

La société peut être représentée par un ou plusieurs membres du directoire selon les pouvoirs de signature conférés par les statuts : signature seule d'un membre du directoire ou signature conjointe de deux membres du directoire (ou plus).

La société peut également être représentée par un délégué dans la limite de la gestion journalière ou un mandataire dans le cadre d'un acte défini.

La délégation à un membre du directoire impose au conseil l’obligation de rendre annuellement compte à l’assemblée générale des actionnaires des traitements, émoluments et avantages quelconques alloués au délégué.

Mandat de membre du conseil de surveillance

Les membres du conseil de surveillance doivent être au nombre de 3 au moins, sauf lorsque la société est constituée par un actionnaire unique ou que, à une assemblée générale des actionnaires, il est constaté que celle-ci n’a plus qu’un actionnaire unique. La composition du conseil de surveillance peut, dans ce cas, être limitée à un membre jusqu’à l’assemblée générale ordinaire suivant la constatation de l’existence de plus d’un actionnaire.

Un membre du conseil de surveillance ne peut pas être membre du directoire. Toutefois, en cas de vacance au sein du directoire, le conseil de surveillance peut désigner l’un de ses membres pour exercer les fonctions de membre du directoire. Au cours de cette période, les fonctions de l’intéressé en sa qualité de membre du conseil de surveillance sont suspendues.

Les membres du conseil de surveillance peuvent être résidents ou non résidents.

Les membres du conseil de surveillance peuvent être des personnes morales à la condition toutefois que la ou les personnes morales nommées désignent un représentant permanent personne physique chargé de l’exécution de cette mission au nom et pour leur compte. Ce représentant est soumis aux mêmes conditions et encourt la même responsabilité civile que s’il exerçait le mandat d’administrateur en nom et pour compte propre, sans préjudice de la responsabilité solidaire de la personne morale qu’il représente. Celle-ci ne peut par ailleurs révoquer son représentant qu’en désignant simultanément son successeur.

Les membres du conseil de surveillance sont nommés par l'assemblée générale des actionnaires pour un mandat de 6 ans maximum renouvelable.

En cas de vacance d’un poste de membre du conseil de surveillance nommé par l’assemblée générale, les membres du conseil de surveillance restants ont, sauf disposition contraire des statuts de la société, le droit de coopter une personne de remplacement. Dans ce cas, l’assemblée générale, lors de la première réunion qui suit, procède à l’élection définitive de cette personne.

Attributions du conseil de surveillance

Le conseil de surveillance exerce le contrôle permanent de la gestion de la société par le directoire, sans pouvoir s’immiscer dans cette gestion.

Le conseil de surveillance a un droit illimité de regard et d’interrogation des membres du directoire sur toutes les opérations de la société ; il peut prendre connaissance des livres, de la correspondance, des procès-verbaux et généralement de toutes les écritures de la société.

Le directoire remet, au moins tous les trois mois, un rapport écrit au conseil de surveillance sur la marche des affaires de la société et leur évolution prévisible. En outre, le directoire communique en temps utile au conseil de surveillance toute information sur des événements susceptibles d’avoir des répercussions sensibles sur la situation de la société.

Le conseil de surveillance peut conférer à un ou plusieurs de ses membres tous mandats spéciaux pour un ou plusieurs objets déterminés. Il peut décider la création en son sein de commissions dont il fixe la composition et les attributions et qui exercent leurs activités sous sa responsabilité, sans que lesdites attributions puissent avoir pour objet de déléguer à une commission les pouvoirs qui sont attribués au conseil de surveillance lui-même par la loi ou les statuts, ni pour effet de réduire ou de limiter les pouvoirs du directoire.

Réunion de l'organe de gestion

Convocation et tenue des réunions

Le conseil d’administration, le directoire et le conseil de surveillance élisent en leur sein un président.

Le mode de convocation des administrateurs, des membres du directoire et des membres du conseil de surveillance est librement déterminé par les statuts.

Le conseil de surveillance se réunit sur convocation de son président. Celui-ci est tenu de le réunir sur requête d'au moins 2 de ses membres ou du directoire.

Le conseil se réunit selon une périodicité fixée par les statuts.

Le conseil de surveillance peut inviter les membres du directoire à assister aux réunions du conseil, auquel cas ils y ont voix consultative.

Le conseil d'administration, le directoire et le conseil de surveillance étant des organes collégiaux, toutes leurs décisions doivent être prises suite à des délibérations.

Sauf dispositions contraires des statuts et sans préjudice de dispositions légales plus strictes, les règles internes concernant le quorum et la prise de décision du conseil d’administration, du conseil de surveillance et du directoire de la société sont les suivantes :

  • la moitié au moins des membres doit être présente ou représentée ;
  • les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés ;
  • en l’absence de dispositions statutaires en la matière, la voix du président est prépondérante en cas de partage des voix.

Les réunions du conseil d'administration, du directoire et du conseil de surveillance doivent en principe se tenir au siège social de la société situé au Grand-Duché de Luxembourg (le pays de sa tenue étant déterminant pour la détermination du lieu de gestion effectif de la société) et en présence des administrateurs, membres du directoire et membres du conseil de surveillance.

Les statuts de la société et / ou son règlement intérieur peuvent néanmoins prévoir que sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les administrateurs, membres du directoire et membres du conseil de surveillance, qui participent à la réunion de leur organe respectif par télé ou visioconférence ou par des moyens de télécommunication permettant leur identification. La réunion tenue par de tels moyens de communication à distance est réputée se dérouler au siège de la société.

La pratique admet par ailleurs la possibilité pour le conseil d'administration de prendre des résolutions par voie circulaire moyennant le consentement unanime des administrateurs.

Bien qu'elle ne soit pas imposée par la loi, la consignation des décisions prises dans des procès verbaux permet de conserver un trace des résolutions et éventuelles réserves émises lors de ces réunions.

Conflit d'intérêt

Le conflit d'intérêt naît lorsque le conseil d'administration, le directoire ou le conseil de surveillance, doit statuer sur un point sur lequel un administrateur, un membre du directoire ou un membre du conseil de surveillance, a un intérêt patrimonial opposé à celui de la société.

Dans un tel cas, l'administrateur, le membre du directoire ou le membre du conseil de surveillance concerné doit en informer le conseil d'administration, le faire mentionner au procès-verbal de la séance et s'abstenir de participer à la délibération.

Ces faits devront en outre être spécialement exposés, avant tout autre vote, lors de l'assemblée générale suivante.

Par dérogation, lorsque le conseil d’administration, le directoire ou le conseil de surveillance de la société ne comprend qu’un seul membre, il est seulement fait mention dans un procès-verbal des opérations intervenues entre la société et l’administrateur ou son membre du directoire ou du conseil de surveillance ayant un intérêt opposé à celui de la société.

Lorsque l’opération fait apparaître un intérêt opposé entre la société et un membre du directoire, l’autorisation du conseil de surveillance est en outre requise.

Ces dispositions ne sont pas applicables aux décisions concernant des opérations courantes et conclues dans des conditions normales.

Confidentialité / secret

Les administrateurs, membres du directoire et du conseil de surveillance, ainsi que toute personne appelée à assister aux réunions de ces organes, sont tenus de ne pas divulguer, même après la cessation de leurs fonctions, les informations dont ils disposent sur la société anonyme et dont la divulgation serait susceptible de porter préjudice aux intérêts de la société, à l’exclusion des cas dans lesquels une telle divulgation est exigée ou admise par une disposition légale ou réglementaire applicable aux sociétés anonymes ou dans l’intérêt public.

Administration de la SA

Inventaires et bilans

Chaque semestre, le conseil d'administration ou le directoire, selon le cas, remet aux commissaires un état résumant la situation active et passive de la société.

Chaque année, l'administration de la société dresse un inventaire des valeurs mobilières et immobilières et des dettes de la société et établit le bilan et le compte de profits et pertes.

Un mois avant l'assemblée générale annuelle, elle remet ces pièces aux commissaires accompagnées d'un rapport sur la gestion de la société.

Le conseil d'administration ou le directoire, selon le cas, s'assure en outre du dépôt et de la publication des comptes annuels dans le mois de leur approbation et au plus tard 7 mois après la date de clôture de l'exercice.

Convocation des assemblées générales

Le conseil d'administration ou le directoire, selon le cas, ainsi que le conseil de surveillance convoque les assemblées générales d'actionnaires.

Ils doivent notamment convoquer une assemblée générale :

  • une fois par an pour procéder à l'approbation des comptes annuels ;
  • sur demande écrite des actionnaires représentant 1 / 10 du capital social ;
  • et chaque fois que l'intérêt de la société l'exige.
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