L’Administration des contributions directes (ACD) met à disposition de tous les employeurs et caisses de pension les fiches de retenue d’impôt de leurs salariés et pensionnés, sous format électronique sur MyGuichet.lu, via un espace professionnel certifié.

Du 1^er mai 2021 au 31 décembre 2021, les employeurs ont pu se familiariser avec l’outil. Depuis le 1^er janvier 2022, il est obligatoire d’accéder aux fiches de retenue d’impôt pour les consulter dans le but de s’en servir pour déterminer la retenue d’impôt et le crédit d’impôt des salariés / pensionnés.

Personnes concernées

Sont concernés par ce service :

• les employeurs et les caisses de pensions ; et
• le cas échéant, leurs prestataires (fiduciaires ou autres).

Démarches préalables

Demande de token de certification

Pour activer l’espace professionnel certifié, il faut préalablement faire la demande d’un token pour l'accès aux fiches de retenue d’impôt auprès de l’Administration des contributions directes (ACD) (voir la rubrique "Services en ligne et formulaires").

La demande de ce token peut être effectuée par :

• l’employeur ; ou
• un prestataire de son choix (entité spécialisée à laquelle l’employeur délègue la gestion et l’application du calcul des salaires de son personnel).

Un seul "token employeur" peut être activé alors que plusieurs "tokens prestataire" peuvent être activés dans un même espace professionnel.

Lorsque l’employeur fait sa demande de token, il reçoit un token employeur et un token prestataire. Ce dernier pourra ainsi être confié à un prestataire de son choix dans le cas où il délègue la gestion des salaires, sans toutefois déléguer la responsabilité.

Lorsque la demande de token est effectuée par le prestataire, l’employeur réceptionne le courrier avec le token qu’il devra alors remettre au prestataire de service.

Une fois cette démarche effectuée, le token pour l'accès aux fiches de retenue d'impôt est envoyé par la poste à l’adresse de l’employeur connue de l’ACD (même si c’est le prestataire qui fait la demande). Ce token permettra à l’utilisateur d'accéder aux fiches de retenue d'impôt.

Activation de l’espace professionnel certifié

Dans le délai de 2 mois après la demande de token, l’employeur ou le prestataire doit activer le token d'accès pour accéder aux fiches de retenue d'impôt.

Pour cela, il doit se rendre dans son espace professionnel sur MyGuichet.lu, puis se rendre dans la rubrique "Mes données professionnelles" et sélectionner "Fiches de retenue d’impôt" dans la partie "Fiscalité".

Il doit alors saisir le token qu’il possède, accompagné du code de sécurité choisi lors de la demande de token.

Un seul token titulaire (employeur) peut être saisi dans un espace professionnel, mais plusieurs tokens prestataire peuvent être saisis dans un même espace professionnel.

Délais

L’activation du token pour l'accès aux fiches de retenue d'impôt, destiné à consulter les fiches pluriannuelles des salariés, doit impérativement être réalisée dans les 2 mois qui suivent la demande de token.

Dans le cas où ni l’employeur ni le prestataire n’auraient activé leur token dans ce délai, les tokens seront annulés et une nouvelle démarche de demande de token devra être réalisée.

Une fois l’accès aux fiches activé, un token d’accès est valable pour une durée de 3 ans.

Coûts

La demande de token et l’activation de l’espace professionnel certifié sont des démarches gratuites.

Modalités pratiques

Consultation des fiches de retenue d’impôt existantes

Une fois l’accès aux fiches activé, l’employeur accède à la consultation des fiches de retenue d’impôt de ses salariés depuis son espace professionnel sur MyGuichet.lu :

• soit via la rubrique "Mes données professionnelles" en sélectionnant "Fiches de retenue d’impôt" dans la partie "Fiscalité" ;
• soit via la rubrique "Mes démarches" (puis "Nouvelle démarche"), en tapant le nom de la démarche "ACD : Recherche de fiches de retenue d'impôt" dans le champ de recherche.
  

Plusieurs filtres de recherche sont disponibles pour permettre de rechercher les fiches.

Il est possible de télécharger :

• les fiches une par une, sous format XML ou PDF ;
• jusqu’à 100 fiches en une seule recherche.

Si le résultat de la recherche de fiches est supérieur à 100, l’utilisateur doit effectuer une démarche dite asynchrone et intitulée "ACD : Recherche de fiches de retenue d’impôt". Une fois cette démarche transmise, l’utilisateur reçoit un message, sous 24h maximum, qui l’informe de la disponibilité du résultat et contient un lien de téléchargement, valide pendant 3 mois maximum et supprimé 24 heures après la première consultation (uniquement en XML).

À noter :

• les fiches disponibles seront celles émises depuis le 1^er janvier 2021. Par la suite, les fiches resteront disponibles toute la durée de leur validité et un an après la fin de leur validité (si elles mentionnent une date de fin de validité) ;
• les employeurs doivent au moins une fois par mois accéder à leur(s) espace(s) professionnel(s) pour consulter et, le cas échéant, télécharger les nouvelles fiches de retenue d'impôt de leur personnel (actives et radiées). La fiche est active tant que sa date de validité n’a pas été dépassée et elle est considérée comme radiée dès lors que sa date de validité est dépassée ou qu’elle a été remplacée par une fiche plus récente ;
• le téléchargement d’une fiche est considéré comme une consultation.

Nouvelles fiches de retenue d’impôt

En cas de nouvelle fiche, une communication est envoyée dans l’espace professionnel concerné dans MyGuichet.lu :

• à l’employeur ;
• aux prestataires pour les fiches dont les tokens auront été activés dans leur espace professionnel.

L’employeur et/ou le cas échéant son prestataire reçoivent également une notification par courriel les informant qu’une nouvelle communication est arrivée dans MyGuichet.lu.

Révocation d’un token d’accès aux fiches de retenue d’impôt

L’accès certifié aux fiches de retenue d’impôt peut être révoqué à tout moment par l’employeur ou son prestataire si cela s’avère nécessaire. L’employeur peut également décider de révoquer à tout moment un ou plusieurs tokens activés par ses prestataires.

Pour révoquer un token, il faut demander à l’ACD un code de révocation (voir rubrique "Services en ligne / formulaires"). Ce dernier sera envoyé à l’employeur à son adresse connue de l’ACD.

Ce code de révocation doit alors être saisi dans un espace professionnel pour révoquer le token employeur et tous les tokens prestataire associés.

Une fois la révocation effectuée, l’employeur peut demander un nouveau token pour l'accès.

Prolongation d’un token d’accès aux fiches de retenue d’impôt

L’employeur peut demander la prolongation de son token si celui-ci arrive à expiration.

Dans le cas où il a délégué la gestion des salaires de son personnel à un prestataire, ce dernier pourra demander la prolongation de son token et du token employeur.

Phase transitoire et phase obligatoire

L’ouverture de l’accès aux fiches de retenue d’impôt a commencé par une phase transitoire, courant du 1^er mai 2021 au 31 décembre 2021.

Pendant ces mois, les employeurs ont pu se familiariser avec la consultation des fiches de retenue d’impôt au format électronique. En parallèle, les salariés ont continué de recevoir leur fiche de retenue d’impôt par courrier et devaient la remettre à leur employeur.

Le 1^er janvier 2022 marque le début de la phase obligatoire : les employeurs doivent obligatoirement vérifier chaque mois s’il y a des nouvelles fiches de retenue d’impôt à consulter sur MyGuichet.lu.

En parallèle, les salariés et pensionnés ne sont plus soumis à l’obligation de remettre la fiche de retenue d’impôt à leur employeur ou caisse de pension.

Durée de validité

Depuis le 1^er mai 2021 (démarrage de la phase transitoire), les nouvelles fiches de retenue d’impôt émises gardent leur validité au-delà du 31 décembre. Elles ne seront mises à jour que si un changement intervient au niveau d’un ou de plusieurs éléments de la fiche (adresse, classe d'impôt, taux d'imposition, employeur, lieu de travail, abattement, déduction…).

Seules les fiches de retenue d'impôt émises pour un contrat à durée déterminée (CDD), renseigneront une date de fin de validité. Cette date de validité prendra fin lorsque le contrat sera arrivé à terme. Elles seront rééditées uniquement en cas d'un changement intervenant avant la date de fin de l'emploi correspondant.

Sanctions

Depuis le 1^er janvier 2022, et pour les mois où ils auront reçu des notifications uniquement, les employeurs doivent obligatoirement consulter les fiches de retenue d’impôt disponibles sur MyGuichet.lu, sous peine d'une fixation d’astreinte.

L’employeur devra tenir compte des instructions figurant sur les fiches de retenue d’impôt afin de déterminer la retenue d’impôt et les crédits d'impôt à bonifier.

Bon à savoir

À noter que :

• les employeurs recevront une fiche de retenue d’impôt pour la clôture d’un emploi concernant un de leurs salariés ;
• la fiche de retenue d’impôt à destination de l’employeur ne contiendra plus l’adresse de l’employé ;
• depuis le 1^er janvier 2022, les salariés intérimaires n'ont plus besoin d'une fiche de retenue d'impôt. Ces salaires sont soumis à une imposition forfaitaire à hauteur de 10 % sur le montant brut, diminué des cotisations sociales. Les salariés intérimaires, dont le salaire horaire brut convenu dépasse 25 euros doivent cependant se procurer une fiche de retenue d'impôt via l'introduction du formulaire 162 F au bureau RTS compétent. Pour ces derniers, la retenue d'impôt est déterminée suivant les modalités du régime commun.

Services en ligne / Formulaires

Organismes de contact