Dans le cadre de la stratégie de relance économique post-Covid-19 "Neistart Lëtzebuerg", Luxinnovation, avec le soutien du ministère de l’Économie, a mis en place un nouveau programme d’innovation stratégique appelé "Fit 4 Resilience".

La résilience se définit comme la capacité à passer à travers des crises et à se réinventer.

Ce programme prend la forme d’un accompagnement approfondi des entreprises d’une certaine envergure. Il est destiné à les aider à :

1. effectuer une analyse de la manière dont elles ont été impactées par la crise en interne et en externe, et ;
2. étudier comment tirer des enseignements de la crise, tant dans leur fonctionnement interne (recours aux outils digitaux, leadership, communication interne, etc.) que du point de vue des changements externes systémiques (chaînes d’approvisionnement, approche plus régionale, circulaire, etc.).

L’objectif est de les soutenir de manière concrète dans la relance de leurs activités et d’établir avec elles un plan stratégique à court terme et à moyen terme pour qu’elles soient plus résilientes.

Personnes concernées

Entreprises concernées

Le programme vise en particulier les entreprises ayant une certaine taille au sein de l’écosystème luxembourgeois, de par le volume de leur chiffre d’affaires, leur impact sur l’écosystème, leur positionnement dans la chaîne d’approvisionnement local et régional, le nombre de salariés, etc.

Il peut s’agir :

• d’entreprises de tailles intermédiaires (ETI) ;
• d’entreprises manufacturières ;
• de PME artisanales d’une certaine envergure ;
  
• de gros commerçants ou grossistes, des grandes entreprises, etc.,

qui ont été impactés structurellement par la crise du Covid-19 et estiment devoir se repositionner, voire se réinventer, suite aux changements que la crise a amené à leur écosystème respectif.

Nature de l'accompagnement

L’accompagnement se déroule sous forme d’entretiens et de workshops, en présentiel (en respectant les précautions sanitaires en vigueur).

Il s’agit de :

• réaliser un diagnostic du positionnement stratégique de l’entreprise incluant l’analyse de son écosystème, ses produits, ses clients, ses canaux d’approvisionnement, de distribution, pour anticiper l’impact de la crise sur ces différentes dimensions ;
• mener ensuite une réflexion structurée sur les choix stratégiques à effectuer pour l’avenir, en intégrant la mise en perspective d’une approche davantage digitale, circulaire et régionale.

Cette analyse est faite avec l’aide de consultants disposant entre autres de compétences en matière de :

• stratégie ;
  
• management ;
• optimisation des procédés ;
  
• finance ;
• nouvelles technologies.

Afin d’assurer le même niveau de qualité dans la mise en œuvre des coachings, tous les consultants appliquent la même méthodologie, définie en amont par Luxinnovation.

Conditions préalables

Les entreprises doivent remplir les conditions générales applicables à toutes les aides en matière de recherche, développement et innovation.

Pour être éligibles au programme, elles doivent répondre aux critères cumulatifs suivants :

• avoir leur siège social au Luxembourg ;
• bénéficier d’une autorisation d'établissement délivrée par le ministère de l’Economie en cours de validité ;
• l'activité exercée ne doit pas faire partie des secteurs et activités exclus par :
  • la loi sur la mise en place d’un régime d’aides de minimis, ou ;
  • la loi relative à un régime d'aides en faveur des petites et moyennes entreprises.

Démarches préalables

Avant de faire la demande pour bénéficier du programme "Fit 4 Resilience", l’entreprise concernée doit envoyer plusieurs documents à Luxinnovation afin de vérifier son éligibilité au programme, y compris une lettre de motivation dans laquelle le chef d’entreprise justifie de sa demande, notamment en détaillant de manière objective les impacts de la crise COVID-19 sur sa société.

Luxinnovation vérifiera l’éligibilité des candidatures, dans un délai d’une semaine maximum, et informera les sociétés du résultat de cet examen par mail (acceptation, correction, réorientation).

Dans le cas où l’entreprise est effectivement éligible, elle remplit le formulaire de demande d’aide, daté et signé et le fait parvenir au ministère de l’Économie.

Délais

Le programme "Fit 4 Resilience" a une durée déterminée et est une mesure spécifique élaborée dans le contexte de la crise Covid-19.

Les entreprises peuvent déposer leur candidature jusqu’au 31 décembre 2021 sur la plateforme en ligne Fit 4 Resilience mise en place par Luxinnovation, qui détaille toutes les modalités du programme.

Coûts

L’entreprise bénéficiaire du programme s’engage à payer 50 % des frais de consultance. Les honoraires du consultant seront payés par l’entreprise selon les modalités convenues entre eux au préalable. Une offre devra être signée entre l’entreprise et le bureau de conseil.

Modalités pratiques

Introduction de la demande

Les entreprises éligibles doivent transmettre leur dossier signé au ministère de l'Economie pour prise en compte.

Traitement de la demande

C'est la réception de l'accusé renvoyé par le ministère de l'Economie qui marque le début du projet.

Montant du subside

L’entreprise pourra choisir parmi une liste de consultants agréés le consultant de son choix à qui elle demandera un devis où le coût total du projet est estimé. Ces consultants sont présélectionnés en amont par Luxinnovation et doivent s’engager à accepter tout type de missions (petites PME et grandes entreprises).

L’entreprise bénéficiaire du programme s’engage à payer 50 % des frais de consultance. Les honoraires du consultant seront payés par l’entreprise selon les modalités convenues entre eux au préalable. Une offre devra être signée entre l’entreprise et le bureau de conseil.

Cette offre devra spécifiquement reprendre, entre autres, une référence explicite à ce programme "Fit 4 Resilience" ainsi qu’une note méthodologique reprenant les éléments essentiels de ce programme (objectif, finalité, approche & méthodologie, livrables, …).

La rémunération d’un programme d’accompagnement stratégique sera proportionnelle à la charge de travail totale pour le consultant (entretiens sur site, workshops, rédaction de rapports (et annexes), réunion de restitution, etc) pour ces missions d’accompagnement stratégiques, qui a été fixée dans une fourchette allant de 5 à 25 jours de travail. La rémunération journalière a été fixée forfaitairement à 1.200 euros HTVA. Le rythme et les modalités des différentes sessions seront convenus en accord avec l’entreprise bénéficiaire.

Le coût de l’accompagnement (honoraires du consultant) est ainsi estimé entre 6.000 euros HTVA minimum et 30.000 euros HTVA maximum, en fonction du nombre de jours de travail prestés par le consultant qui a été retenu pour réaliser l’analyse.

Ainsi, les honoraires du consultant visés ci-dessus sont pris en charge à 50 % par le ministère de l’Économie, soit par la Direction Générales des Classes Moyennes, soit par la Direction Générale de la Recherche, propriété intellectuelle et nouvelles technologies, en fonction du secteur d’activité de l’entreprise.

A la réception par le ministère de l’économie de la demande signée de l’entreprise, la subvention correspondant à 50 % des honoraires de conseil, sera payée à l’entreprise au début du projet.

Sanctions

Afin de se prévaloir de toute mauvaise utilisation des fonds, une clause de remboursement est intégrée dans le courrier émanant du ministère de l’Économie.

Le contrôle de la bonne utilisation des fonds sera réalisé sur base des livrables obtenus et des pièces justificatives de la dépense (factures et preuves de paiement).

Obligations des consultants

Au terme de sa mission, dans les 7 jours qui suivent la dernière session d’accompagnement, le consultant fournit à l’entreprise bénéficiaire et à Luxinnovation un rapport reprenant les éléments suivants :

• résumé exécutif ;
• diagnostic reprenant l’impact de la crise sur l’entreprise :
  • analyse externe : marché (incluant un volet sur l’économie circulaire), concurrence, profil clients, canaux de distribution ou d’approvisionnement, etc. ;
  • analyse interne : organisation, fonctionnement (incluant un volet sur la maturité digitale) ;
• plan d’actions à court et moyen terme et Road Map.

Il est important de souligner qu’il est demandé au consultant de mettre chaque recommandation en perspective avec les 17 Sustainable Development Goals (SDG).

En outre, il organise une réunion de restitution à laquelle Luxinnovation est conviée. Dans les 7 jours suivant la réunion de restitution, le consultant remet son rapport final incluant les commentaires formulés par les parties durant la réunion de restitution.

Au terme de cet exercice, Luxinnovation prend le relais pour un accompagnement adapté aux besoins de l’entreprise (orientation éventuelle vers d’autres régimes d’aides d’Etat, la recherche de financements, etc.).

Obligations des entreprises bénéficiaires

Dans les 3 mois suivant le terme de la mission, Luxinnovation remet aux bénéficiaires un questionnaire d’évaluation afin d’apprécier l’opportunité et la qualité de l’accompagnement, la mise en place des mesures proposées et leur impact sur les activités de l’entreprise.

Les bénéficiaires s’engagent à communiquer à Luxinnovation toutes les informations et les chiffres utiles dans le cadre de ce questionnaire.

Les entreprises bénéficiaires s’engagent également à :

• payer l’intégralité des honoraires du consultant, soit 30.000 euros maximum HTVA, selon les modalités convenues avec lui au préalable ;
• communiquer au ministère de l’Économie toutes les pièces justificatives requises permettant à celui-ci de lui attribuer une aide de
  50 %.

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