Mini-crèches – Agrément

Dernière modification le 09.01.2019

Un agrément écrit est requis pour toute personne physique ou morale qui souhaite exploiter, contre rémunération, une mini-crèche.

La mini-crèche peut accueillir un nombre maximal de 11 enfants âgés de 0 à 12 ans simultanément, dont pas plus de 4 enfants âgés de moins d’un an. Le nombre d’enfants pouvant faire l’objet d’un ou de plusieurs contrats d’éducation et d’accueil est limité à 22 enfants par mini-crèche.

En vue de l’obtention d’un agrément, le gestionnaire adresse une demande d’agrément pour mini-crèche accompagnée des pièces justificatives au Service d’éducation et d’accueil du ministère de l’Éducation nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse.

Les mini-crèches qui souhaitent devenir prestataire du chèque service-accueil (CSA) doivent faire une demande en reconnaissance du prestataire du CSA (séparée de la demande d’agrément). Les demandes peuvent se faire en même temps.

Personnes concernées

Un agrément est requis pour toute personne physique ou morale qui souhaite exploiter, contre rémunération, une mini-crèche pour enfants de 11 enfants au plus en journée (entre 5h et 23h).

Conditions préalables

Au niveau de la qualité structurelle les conditions suivantes sont à respecter par les mini-crèches en vue de l’obtention de l’agrément.

Prestations à fournir

La mini-crèche doit offrir les prestations suivantes :

  • la détente et le repos ;
  • une restauration équilibrée, basée sur des produits frais ;
  • des études surveillées consistant à offrir aux enfants scolarisés accueillis par la mini-crèche un cadre favorable à l’exécution des devoirs à domicile de façon autonome, dans des conditions de calme avec une surveillance et un soutien minimal ;
  • des activités qui sont établies et mises en œuvre conformément aux champs d’action définis par le cadre de référence national "éducation non formelle des enfants et des jeunes" de la loi et qui sont conformes à l’intérêt supérieur de l’enfant ;
  • l’organisation régulière de sorties en plein air.

Ces prestations doivent être adaptées à l’âge de l’enfant.

La mini-crèche garantit l’offre des prestations pendant 46 semaines au moins par année civile selon des plages horaires journalières comprises entre 5h00 et 23h00 Les horaires d’ouverture de la mini-crèche sont déterminés par le gestionnaire.

Dans le cadre de ses activités, le gestionnaire pourra proposer exceptionnellement des séjours avec hébergement ne dépassant pas 2 nuitées par an.

Conditions d’honorabilité

Le gestionnaire et le personnel de la mini-crèche doivent remplir les conditions d’honorabilité.

Le contrôle des conditions d’honorabilité du gestionnaire et du personnel a lieu au moment de la demande d’agrément par les agents du ministère compétent.

Le gestionnaire contrôle l’honorabilité du personnel engagé.

Les agents du ministère compétent peuvent à tout moment procéder à un contrôle d’honorabilité du personnel ainsi que du gestionnaire.

Le gestionnaire, les membres du personnel dirigeant et les membres du personnel d’encadrement luxembourgeois sont tenus de produire les bulletins récents numéros 3 et 5 du casier judiciaire.

Dans le cadre du recrutement du personnel également en charge du transport des enfants, l’employeur peut demander au candidat le bulletin n°4 récent.

Le ressortissant non-luxembourgeois est tenu de produire également les bulletins ou extraits récents du casier judiciaire ou d’un document similaire du ou des pays dans lesquels il a séjourné à partir de l’âge de 18 ans.

On entend par un bulletin du casier judiciaire récent ou d’un document similaire récent, celui datant de moins de 2 mois à compter de la date de son établissement.

Chaque membre du personnel d’une mini-crèche faisant l’objet d’une inculpation ou d’une condamnation pour des faits à l’égard d’un mineur ou impliquant un mineur est tenu d’en informer son employeur sans délai.

En vue de l’expiration du délai de conservation du bulletin, l’employeur est tenu d’indiquer dans le dossier du membre de personnel qu’il a procédé au contrôle de l’honorabilité des personnes visées et que, sur présentation des bulletins du casier judiciaire, il a pu constater que la personne en question remplit les conditions d’honorabilité.

Qualification du personnel

Le personnel d’encadrement d’une mini-crèche doit faire valoir une qualification professionnelle répondant aux conditions minimales.  

Pour au moins 50 % des heures totales d’encadrement, les membres du personnel d’encadrement de la mini-crèche doivent faire valoir:

  • soit un diplôme de niveau minimum de fin d’études secondaires classiques ou secondaires générales relevant des domaines psychosocial, pédagogique ou socio-éducatif, destinant leur titulaire à l’encadrement professionnel d’enfants et reconnu par le ministre ayant l’Enseignement secondaire dans ses attributions ;
  • soit un titre d’enseignement supérieur reconnu par le ministre ayant l’Enseignement supérieur dans ses attributions, relevant des domaines psychosocial, pédagogique ou socio-éducatif et destinant leur titulaire à l’encadrement professionnel d’enfants.

Pour au plus 50 % des heures totales d’encadrement, les membres du personnel d’encadrement de la mini-crèche doivent faire valoir :

  • soit un certificat de formation aux fonctions d’assistance parentale et 5 années d’études suivant l’enseignement fondamental ;
  • soit un certificat de formation aux fonctions d’aide socio-familiale et 5 années d’études suivant l’enseignement fondamental ;
  • soit un certificat de capacité professionnelle ou un diplôme d’aptitude professionnelle, relevant des domaines psychosocial, pédagogique ou socio-éducatif, reconnus par le ministre ayant la Formation professionnelle dans ses attributions et destinant leur titulaire à l’encadrement professionnel d’enfants ;
  • soit un certificat de capacité professionnelle ou un diplôme d’aptitude professionnelle, reconnus par le ministre ayant la Formation professionnelle dans ses attributions et un certificat de formation continue comprenant au moins 118 heures, ciblée sur l’encadrement socio-éducatif et d’enfants reconnue par le ministre ayant l’Enfance dans ses attributions.

Conditions linguistiques

Le personnel d’encadrement pédagogique de la mini-crèche doit être composé de manière à ce que les 3 langues du pays (luxembourgeois, français et allemand) puissent être pratiquées au sein de la mini-crèche. Les 3 langues ne doivent pas nécessairement être parlées par chacun des membres du personnel, mais elles doivent toutes les trois être utilisées au sein de la mini-crèche.

Cette condition doit être attestée formellement par le gestionnaire.

Le niveau de compétence à certifier dans chacune de ces trois langues doit être au minimum :

Nombre minimal de personnel pédagogique

Le gestionnaire d’une mini-crèche est obligé de respecter le nombre minimal de personnel d’encadrement pédagogique à engager pour assurer le fonctionnement de la mini-crèche.

Le ratio d’encadrement pédagogique, qui détermine le nombre de personnel d’encadrement pour assurer le fonctionnement de la mini-crèche, est fixé à un encadrant pour 6 enfants quel que soit l’âge des enfants accueillis par la mini-crèche.

L’organisation des ressources humaines tient compte des besoins de la mini-crèche, des prestations offertes et du nombre d’enfants effectivement présents à la mini-crèche à un moment donné de la journée. Le gestionnaire est tenu d’organiser les ressources humaines de manière à respecter à tout moment de la journée le ratio d’encadrement pour assurer le fonctionnement de la mini-crèche.

Capacité d’accueil maximale

La capacité d’accueil maximale est déterminée en divisant la surface nette des locaux disponibles attribués à l’exécution des prestations par 4m2.

Pour les enfants âgés de moins de 2 ans, la mini-crèche doit disposer d’au moins un dortoir dont la superficie ne peut être inférieure à 2m2 par enfant.

La superficie des dortoirs, des couloirs et des sanitaires n’est pas prise en considération pour ce calcul de la capacité d’accueil maximal.

Le nombre maximal d’enfants qui peuvent être accueillis simultanément par une mini-crèche est limité à 11 enfants. La mini-crèche ne peut pas accueillir simultanément plus de 4 enfants âgés de moins d’un an. Le nombre total d’enfants pouvant faire l’objet d’un ou plusieurs contrats d’éducation et d’accueil ne peut pas dépasser le nombre de 22 enfants par mini-crèche.

Normes minima de sécurité et salubrité

L’infrastructure de la mini-crèche doit correspondre aux normes minima de sécurité et de salubrité ainsi qu’aux besoins des enfants.

Le gestionnaire d’une mini-crèche veille à ce que les infrastructures soient choisies, construites et équipées de façon à ce que les usagers ne soient pas exposés à des nuisances telles que :

  • des bruits excessifs ;
  • des odeurs ;
  • des vibrations désagréables ;
  • des émanations nocives ;
  • des courants d’air et ;
  • d’autres désagréments.

Le gestionnaire d’une mini-crèche veille à ce qu’au niveau des infrastructures et des équipements toutes les dispositions prévues en matière d’accessibilité, de sécurité, d’hygiène et de la salubrité applicables aux immeubles bas ou moyens soient respectées.

Afin de garantir une sécurité optimale aux usagers dans une mini-crèche, il est conseillé de consulter le guide des critères.

Généralités concernant les infrastructures :

  • l’activité de mini-crèche à lieu dans des locaux réservés à cette seule fin ;
  • les locaux disposent :
    • d’au moins 2 cabines de toilettes ;
    • d’au moins 2 lavabos à eau froide et chaude ;
    • d’une salle de bain équipée d’une baignoire ou d’une douche (la hauteur est à adapter à l’âge des enfants accueillis, à savoir au moins un lavabo et une cuve de toilette pour jeunes enfants et au moins un lavabo et une cuve de toilette pour enfants scolarisés) ;
  • une table à langer fixe et un lavabo équipé d’un robinet à commande hygiénique doivent être installés dans la salle de bain ; les tables à langer pliables ou rabattables ne sont pas acceptées ;
  • la cuisine doit être équipée d’une couverture permettant l’extinction d’un feu ;
  • toute poubelle doit être munie d’un couvercle ;
  • les locaux destinés au séjour et au repos, ainsi que les lieux de travail occupés régulièrement, disposent, en plus de la lumière naturelle, d’un éclairage artificiel permettant aux occupants de se déplacer et d’effectuer leur activité dans de bonnes conditions de sécurité et de santé, sans éblouir les occupants ;
    • il est recommandé pour toute mini-crèche de prévoir :
    • un jardin privatif avec une aire de jeux ;
    • un vestiaire pour le personnel ;
    • un vestiaire pour les enfants ;
    • une salle réservée pour le personnel de la mini-crèche ;
    • un espace pour les parents ;
    • une cabine de toilette pour adultes.

Accessibilité aux usagers

Le gestionnaire s’engage par écrit qu’il "garantit que les activités agréées sont accessibles aux usagers indépendamment de toutes considérations d’ordre idéologique, philosophique et religieux et que l’usager de la mini-crèche a droit à la protection de sa vie privée et au respect de ses convictions religieuses ou philosophiques".  

Démarches préalables

Plans d’aménagements

Avant d’introduire sa demande d’agrément, le gestionnaire doit contacter l’Administration communal compétente afin de vérifier si le plan d’aménagement général (PAG) permet l’exploitation d’une mini-crèche pour enfants dans le bâtiment en question.

L’administration communale lui fournira alors un certificat attestant la conformité de la mini-crèche par rapport au PAG.

Si le projet exige des transformations, le gestionnaire devra également s’assurer d’obtenir une autorisation de bâtir.

Délais

Ouverture d’une structure

Le délai d’instruction administrative est de 3 mois et commence au moment où tous les documents nécessaires ont été fournis au ministre compétent. Lorsque la complexité du dossier le justifie, le délai d’instruction administrative peut être prolongé une seule fois et pour une durée limitée. La décision de prolongation du délai et de sa durée est dûment motivée par le ministre et est notifiée au demandeur avant l’expiration du délai initial.

Il est fortement conseillé de prendre en considération les délais concernant la procédure du prestataire du chèque-service accueil.

Renouvellement de l’agrément

Le gestionnaire désireux de renouveler l’agrément de la mini-crèche est tenue d’en faire la demande écrite au ministre ayant l’Enfance dans ses attributions au plus tard 3 mois avant l’échéance de l’agrément.

Modalités pratiques

Demande d’agrément

La demande d’agrément est à envoyer au Service d’éducation et d'accueil du ministère de l’Education nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse. Elle doit être datée, signée et accompagnée des pièces justificatives suivantes :

  • demande d’agrément pour mini-crèche ;
  • les extraits originaux récents du casier judiciaire (bulletins 3 et 5 ou équivalent) du gestionnaire et du personnel d’encadrement ;
  • un document renseignant sur l’utilisation de l’espace en fonction des prestations offertes et en fonction de l’âge des enfants. Ce document est accompagné d’un plan détaillé des infrastructures avec leurs fonctions correspondantes et portant indication des mesures de sécurité ;
  • une copie du certificat de conformité du service par rapport au plan d’aménagement général délivré par l’administration communale ;
  • une copie de la lettre adressée au service d’incendie et de sauvetage renseignant sur l’emplacement d’une mini-crèche ;
  • un budget prévisionnel et des pièces afférentes documentant la situation financière ;
  • un engagement écrit du gestionnaire qu’il garantit "que les activités agréées sont accessibles aux usagers indépendamment de toutes considérations d’ordre idéologique, philosophique et religieux et que l’usager de la mini-crèche a droit à la protection de sa vie privée et au respect de ses convictions religieuses ou philosophiques" ;
  • une copie des documents relatifs à l’identité du personnel et du gestionnaire ;
  • un engagement écrit du gestionnaire concernant le régime des langues pratiquées au sein de la mini-crèche et les compétences linguistiques du personnel d’encadrement ;
  • une copie des diplômes (et le cas échéant la reconnaissance, l’équivalence ou l’inscription au registre des titres) du personnel de la mini-crèche ;
  • les heures d’ouverture prévues.

Si le gestionnaire est une personne morale :

  • la demande d’agrément doit être introduite et signée par la ou les personnes autorisées à représenter la personne morale en justice;
  • le dossier d’agrément contient également une copie des statuts ou de l’acte constitutif de la personne morale ;
  • les conditions d’honorabilité s’apprécient dans le chef de la personne habilitée à représenter la personne morale lorsque :
    • le gestionnaire est :
      • une société anonyme, une société à responsabilité limitée ou une société européenne : l’administrateur, le directeur ou le gérant de la mini-crèche ayant reçu délégation de pouvoirs à cet effet par le conseil d’administration ou en vertu des statuts;
      • un établissement public ou association sans but lucratif : le président de son conseil d’administration ;
      • une commune : les membres de son bureau ;
    • l’administrateur ou le membre du directoire responsable est une personne morale : le représentant permanent de la personne morale.

Visite d’agrément

Une fois les travaux de construction et d’aménagement finalisés, le gestionnaire doit demander :

  • le cas échéant un rendez-vous auprès du service national de la Sécurité dans la fonction publique ;
  • un rendez-vous avec le Service d’éducation et d’accueil du ministère de l’Éducation nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse pour une visite d’agrément (contrôle des infrastructures, de leur conformité aux prestations obligatoires et détermination de la capacité d’accueil maximale) ;
  • en cas de besoin, plusieurs visites d’agrément peuvent avoir lieu.
Les locaux doivent être entièrement aménagés lors de la visite d’agrément.

Le gestionnaire peut ouvrir la mini-crèche dès réception de l’accord écrit de l’agrément (arrêté) du ministère.

La mention de l’agrément doit figurer sur toutes les lettres, factures ou autres pièces destinées aux usagers ou au public.

Validité de l’agrément

En cas de modification des conditions sur la base desquelles l’agrément a été accordé, le gestionnaire doit demander un nouvel agrément.

Le gestionnaire désireux de renouveler l’agrément de la mini-crèche est tenu d’en faire la demande écrite au ministre ayant l’Enfance dans ses attributions au plus tard 3 mois avant l’échéance de l’agrément.

Changement de gestionnaire

Lorsque la mini-crèche change de gestionnaire, le nouveau gestionnaire est tenu d’introduire une nouvelle demande d’agrément avec toutes les pièces justificatives.

 

Services en ligne / Formulaires

Mini-Crèche- Demande d'agrément (MENJE)

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Mini-Crèche – Engagement écrit du gestionnaire qu’il garantit que les activités agréées sont accessibles aux usagers indépendamment de toutes considérations d’ordre idéologique, philosophique et religieux (MENJE)

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Mini-Crèche – Attestation formelle du gestionnaire concernant le régime des langues pratiquées au sein du service et les compétences linguistiques du personnel d’encadrement (MENJE)

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Déclaration des heures d’ouverture prévues dans le cadre de l’activité « mini-crèche »

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