Une fiche de retenue d'impôt est un document nécessaire à l’employeur ou à la caisse de pension pour effectuer la retenue d’impôt à la source sur les salaires ou les pensions. Elle renseigne :

• la classe d’impôt du salarié ou du pensionné ; ou
  
• un taux de retenue fixe ; ou
  
• un taux prévisionnel pour les contribuables mariés ayant choisi une imposition collective, individuelle pure ou individuelle avec réallocation.

Personnes concernées

Le salarié qui exerce une activité au Luxembourg et le pensionné qui touche une rente imposable au Luxembourg doivent, en principe, être en possession d'une fiche de retenue d’impôt, car les revenus provenant d'une occupation salariée et les pensions versées par des caisses de pensions légales luxembourgeoises sont soumis à la retenue d'impôt à la source.

Les retenues d’impôt, opérées par l’employeur ou la caisse de pension, sont effectuées selon :

• le barème ; ou
• le taux inscrit sur la fiche.

La retenue d'impôt à la source sur les salaires ou pensions est déterminée en tenant compte des modérations (déductions, abattements) et des crédits d'impôt mentionnés sur la fiche de retenue d'impôt.

Modalités pratiques

Émission des fiches

Pour le salarié qui commence à travailler au Luxembourg, la fiche est émise automatiquement par l’Administration des contributions directes (ACD) suite à son affiliation auprès du Centre commun de la sécurité sociale luxembourgeois (CCSS), et ceci dans un intervalle moyen de 30 jours ouvrables. Dans différents cas de changement de la situation personnelle du salarié mais aussi de l’employeur, une nouvelle fiche est émise.

Doit toujours se servir du modèle 164 comme demande en premier établissement de sa fiche de retenue entre autres :

• le salarié imposable au Luxembourg et affilié comme non salarié au CCSS ; ou
• le salarié imposable au Luxembourg et non affilié au CCSS.

Depuis le 1^er janvier 2022, les salariés intérimaires n’ont plus besoin d’une fiche de retenue d’impôt. Ces salaires sont soumis à une imposition forfaitaire à hauteur de 10 % du montant brut diminué des cotisations sociales. Les salariés intérimaires, dont le salaire horaire brut convenu dépasse 25 euros, doivent cependant se procurer une fiche de retenue d’impôt via l’introduction du formulaire 162 F au bureau RTS compétent. Pour ces derniers, la retenue d’impôt est déterminée suivant les modalités du régime commun.

La fiche d'impôt est envoyée directement par courrier postal au destinataire. Il n'est pas possible de la récupérer directement auprès des bureaux RTS émetteurs.

Si le contribuable n’a pas reçu sa fiche de retenue d'impôt dans les 30 jours ouvrables qui suivent le 1^re jour de son emploi auprès de son nouvel employeur, il doit contacter le bureau RTS compétent et informer son employeur que la demande est en cours.

Le bureau RTS Non-résidents de l'ACD établit cette fiche pour les salariés ou pensionnés non résidents. En règle générale, les compétences des bureaux RTS émetteurs sont dépendantes de la commune de résidence actuelle du contribuable.

Envoi de la fiche de retenue d’impôt par voie électronique

L'Administration des contributions directes (ACD) propose l’activation de la fonction eDelivery pour la fiche de retenue d’impôt. Ainsi, le contribuable la reçoit au format électronique dans son espace privé de MyGuichet.lu.

Pour bénéficier de ce service, le contribuable doit s’abonner à la fonction eDelivery pour les documents officiels envoyés par l’ACD. L'abonnement se fait à travers son espace privé de MyGuichet.lu dans la rubrique "Mes données", puis "Fiscalité", sous "Abonnement aux courriers de l'ACD".

Cette étape est indispensable pour pouvoir recevoir les documents dans l’espace privé.

Ensuite, le contribuable reçoit un e-mail dès qu’un nouveau courrier électronique est déposé dans son espace privé. Ce courrier électronique peut y être consulté au format PDF.

Changement de la situation personnelle ou professionnelle

La fiche d’impôt est mise à jour automatiquement par l’Administration des contributions directes (ACD), dans un intervalle moyen de 30 jours ouvrables suite à :

• tout changement d'employeur ;
• tout changement de désignation ou d’adresse d’un employeur ;
• toute mise en pension dans le cadre de la législation sur la sécurité sociale.

Les fiches de retenue d'impôt ne sont pas affectées par le partenariat.

Pour toute mise à jour d'adresse ou d'état civil (mariage, divorce, séparation, décès) d'un contribuable non résident et inscrit au Registre national des personnes physiques (RNPP), l’ACD recommande de recourir à la rectification ou mise à jour des données en ligne. Par ce biais, le contribuable non résident dont la situation de vie a changé (déménagement, changement dans la situation familiale, etc.) peut en informer toutes les administrations luxembourgeoises qui ont accès au RNPP. Alternativement, une mise à jour d’adresse ou d’état civil d’un contribuable non résident peut être faite sur demande auprès du bureau RTS Non-résidents moyennant le modèle 164 NR. Ce modèle 164 peut d’ailleurs toujours servir de demande en établissement, rectification, inscription d’une modération ou établissement d’un duplicata d’une fiche de retenue de l’année en cours.

Le contribuable non résident qui se marie en cours d’année voit son état civil changer et est imposable conformément au barème de la classe d'impôt 1. Si les 2 conjoints réalisent des revenus imposables au Luxembourg, chaque conjoint est imposé séparément uniquement sur ses propres revenus. Ceci se fait sans prendre en compte ses enfants ou son âge.

Toutefois, les contribuables non résidents peuvent être assimilés fiscalement aux contribuables résidents, sur demande et sous réserve de remplir les conditions de l’assimilation. Ces contribuables non résidents mariés auront les mêmes droits, déductions, abattements et crédits que les contribuables résidents et pourront demander :

• une imposition collective des revenus mondiaux communs indigènes et étrangers des 2 conjoints pour déterminer le taux conformément au tarif de la classe d'impôt 2 ; ou
• une imposition individuelle pure des revenus mondiaux indigènes et étrangers propres de chaque conjoint pour déterminer le taux conformément au tarif de la classe d'impôt 1 ; ou
• une imposition individuelle avec réallocation des revenus entre les conjoints pour déterminer le taux conformément au tarif de la classe d'impôt 1.

Ils peuvent simuler les différents tarifs prévisionnels en ligne.

Le contribuable qui devient parent en cours d’année peut sous certaines conditions voir sa classe d’impôt changer : en cas de naissance ou d’adoption d’un enfant, le contribuable peut bénéficier sur demande d’une modération d’impôt pour cet enfant et obtenir la classe 1a, à moins qu’il ne bénéficie de la classe 2.

Ces modifications de classe d'impôt sur la fiche de retenue d'impôt prennent effet à partir de la date du mariage, du traitement de la demande d’imposition collective ou individuelle, ou le cas échéant de la naissance (ou l’adoption) de l’enfant. La retenue d’impôt pourra être rectifiée rétroactivement suite à la mise à disposition de la nouvelle fiche à l'employeur ou à la caisse de pension.

La retenue d’impôt pourra également être régularisée pour l’année entière, du 1^er janvier au 31 décembre, par :

• décompte annuel ; ou
• déclaration d’impôt.

Vérification et transmission des fiches

Le contribuable doit vérifier les informations inscrites sur la fiche dès sa réception.

Depuis le 1^er janvier 2022, les salariés n’ont plus l’obligation de remettre leur fiche originale à leur employeur ou à l'organisme compétent pour l'octroi de l'indemnité de chômage ou de réemploi. Une version électronique de la fiche de retenue d’impôt est mise à disposition par l’ACD à l’employeur.

Les pensionnés reçoivent en principe uniquement une copie pour information, tandis qu’une copie électronique parvient directement à leur caisse de pension. La fiche est établie sur base des données de la dernière fiche émise en tant que salarié.

Si les informations reprises sur la fiche sont incorrectes, les modifications doivent être demandées auprès de l'Administration des contributions directes (bureau RTS Non-résidents), de préférence au moyen du formulaire 164 NR et en y joignant les pièces justificatives requises.

Les différents types de fiches de retenue d'impôt

Le contribuable qui perçoit en même temps plusieurs salaires ou pensions imposables au Luxembourg obtient une fiche de retenue d’impôt pour chaque employeur et caisse de pension.

La retenue de la rémunération la plus stable et la plus élevée est opérée conformément aux instructions figurant sur la fiche principale (1^re fiche de retenue d’impôt), par application du barème d'impôt sur les salaires ou pensions et de la classe d’impôt qui y est inscrite. La fiche de retenue d'impôt principale est attribuée au salaire ou à la pension la plus stable et la plus élevée.

En ce qui concerne les contribuables mariés ayant choisi une imposition collective, individuelle pure ou individuelle avec réallocation, la retenue est opérée conformément à un taux prévisionnel qu’ils peuvent d’ailleurs simuler en ligne.

Dans tous les autres cas, la retenue est opérée conformément à une fiche additionnelle ou supplémentaire (2^e, 3^e etc. fiche de retenue d’impôt) et sur base d’un taux fixe inscrit :

• 33 % pour la classe d’impôt 1 ;
• 21% pour la classe d’impôt 1a ;
• 15 % pour la classe d’impôt 2.

Toutefois, ce taux fixe peut être réduit sur demande. Les demandeurs doivent joindre des copies de leurs certificats de salaire des 3 derniers mois en y indiquant "prière de reconsidérer mon taux au plus bas". Cette réduction du taux n’a pas d'influence sur l'impôt dû en fin d'année, mais uniquement sur la somme des retenues opérées à la source.

Si la fiche de retenue d'impôt principale n'est pas attribuée au revenu le plus stable et le plus élevé, le contribuable peut, via le modèle 164 NR, faire modifier la fiche principale en fiche additionnelle auprès de son bureau RTS compétent.

Les contribuables joignent les justificatifs nécessaires prouvant le montant de leur revenu (copie des bulletins de paie des 3 derniers mois des 2 conjoints).

Les contribuables précisent qu'ils désirent modifier la fiche principale en fiche additionnelle avec la mention "prière de reconsidérer la fiche principale". Cette conversion n’a pas d'influence sur l'impôt dû en fin d'année, mais uniquement sur la somme des retenues opérées à la source.

Inscription des modérations (déductions fiscales) et crédits d’impôt sur la fiche de retenue d'impôt

Le salarié ou pensionné peut demander à faire inscrire certaines modérations d’impôt (déductions et abattements) et certains crédits d’impôt sur sa fiche de retenue d’impôt (via le formulaire 164 NR) afin que l’employeur ou la caisse de pension compétente puisse en tenir compte pour le calcul du revenu net.

Le contribuable non résident a par exemple la possibilité de demander l'inscription :

• des frais professionnels supplémentaires (frais d'obtention) ;
• du crédit d’impôt monoparental (CIM) ;
• de la charge extraordinaire (CE) en raison d’enfants ne faisant pas partie du ménage du contribuable ;
• des frais de déplacement forfaitaires (FD) ;
• d’une déduction du forfait majoré pour frais d'obtention des salariés invalides ou handicapés (une copie du certificat médical indiquant le degré de la réduction de capacité de travail est à annexer).

L'inscription d'une modération d'impôt sur la fiche de retenue d'impôt n'est valable que pour l'année pour laquelle elle a été demandée. Les demandes sont à renouveler chaque année afin de vérifier si les conditions requises sont remplies.

L'avantage de ces inscriptions consiste dans la prise en compte des modérations (déductions et abattements) et des crédits d’impôt lors du calcul du salaire net sans attendre le bulletin d'impôt résultant de la déclaration d'impôt.

Ces inscriptions n’ont en principe pas d’influence sur l’impôt dû en fin d’année, mais uniquement sur la somme des retenues opérées à la source.

La somme des retenues opérées au courant d’une année fiscale peut toujours être trop élevée ou trop basse. La différence peut être remboursée ou recouvrée rétroactivement, au courant de l'année suivant l’année fiscale :

• lors de la régularisation par voie d'assiette (modèle 100 – déclaration d’impôt) ; ou
• par décompte annuel (modèle 163).

Pièces justificatives à joindre

Les pièces justificatives à joindre aux demandes d’inscription de déductions fiscales sont reprises à la dernière page du modèle 164 (exemple : copie de l'acte de mariage, copie du jugement de divorce, certificat de résidence, etc.).

Demander un duplicata de fiche de retenue d’impôt

Le salarié ou pensionné non résident qui a perdu sa fiche doit demander un duplicata au bureau RTS compétent, de préférence via le modèle 164.

Absence de fiche de retenue d'impôt

À défaut de fiche de retenue d'impôt, la retenue d'impôt sur les salaires ou pensions est déterminée selon la classe d'impôt 1, sans que l'impôt puisse être inférieur à 33 %.

Cette retenue pourra être redressée suite à la remise de la fiche de retenue d’impôt à l’employeur ou par régularisation par :

• déclaration d’impôt ; ou
• décompte annuel.

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