Demander l’assistance consulaire en cas de voyage à l’étranger

La Direction des affaires consulaires et des relations culturelles internationales assure l’assistance consulaire notamment aux ressortissants luxembourgeois qui se trouvent en difficulté à l’étranger, en coopération avec les missions diplomatiques et consulaires.

Un ressortissant luxembourgeois peut demander l’assistance consulaire dans plusieurs situations, notamment :

  • besoin de titre de voyages provisoires (voir décision 96/409/PESC) ;
  • besoin d’aide et de rapatriement en situation d’urgence ;
  • accident ou maladie grave ;
  • décès ;
  • arrestation ou détention ;
  • le fait d’être victime d’un crime ou d’un délit.

Personnes concernées

Plusieurs personnes peuvent bénéficier de l’assistance consulaire des missions diplomatiques et consulaires luxembourgeoise :

  • les ressortissants luxembourgeois ainsi que les membres de leur famille ;
  • les ressortissants d’un Etat membre de l’Union européenne (UE) dont le pays dont ils ont la nationalité n’est pas représenté dans le pays de séjour.

Les membres de famille d’un citoyen luxembourgeois sont :

  • son conjoint ;
  • son partenaire avec lequel il a contracté un partenariat enregistré (PACS ou équivalent) ;
  • ses descendants directs et les descendants directs de son conjoint ou partenaire enregistré qui sont âgés de moins de 21 ans ou qui sont à sa charge ;
  • ses ascendants directs et les ascendants direct de son conjoint ou partenaire enregistré.
Les membres de la famille d’un citoyen de l’Union européenne qui sont ressortissants de pays tiers sont assimilés aux membres de la famille d’un citoyen luxembourgeois en ce qui concerne l’assistance consulaire.

Conditions préalables

Pour demander l’assistance consulaire à une mission diplomatique ou consulaire luxembourgeoise ou, le cas échéant belge ou autre, le demandeur de l’assistance doit pouvoir prouver son identité en présentant un passeport ou une carte d’identité valide.

S’il ne dispose pas ou plus de ces documents, la mission diplomatique ou consulaire peut effectuer des vérifications afin de déterminer s’il dispose effectivement de la nationalité luxembourgeoise.

En ce qui concerne les membres de famille qui accompagnent le ressortissant luxembourgeois, leurs nationalité et lien de parenté peuvent être prouvés par tous moyens.

Coûts

L’assistance consulaire peut entraîner des coûts pour la personne qui en bénéficie, quelle que soit la mission diplomatique ou consulaire de l’Union européenne à laquelle elle s’adresse.

S’il n’y a pas de missions diplomatiques ou consulaires luxembourgeoises dans le pays concerné, le ressortissant luxembourgeois devra remplir un document certifiant l’engagement des frais effectué par l’Etat membre de la mission diplomatique ou consulaire à laquelle il s’est adressé.

Il devra ensuite rembourser à l’Etat luxembourgeois ces frais avancés par un autre Etat membre.

Modalités pratiques

Demande d’assistance consulaire

Le ressortissant luxembourgeois peut s’adresser aux missions diplomatiques et consulaires luxembourgeoises à l’étranger pour bénéficier de l’assistance consulaire.

Dans les pays où le Luxembourg n’est pas représenté, les ressortissants luxembourgeois peuvent s’adresser aux missions diplomatiques ou consulaires belges.

S’il n’y a pas de missions diplomatiques ou consulaires luxembourgeoise ou belge dans un pays tiers, un Luxembourgeois peut s’adresser à n’importe quelle mission diplomatique ou consulaire d’un Etat membre de l’Union européenne (UE).

Les ressortissants d’un autre Etat membre de l’UE peuvent s’adresser aux missions diplomatiques et consulaires luxembourgeoises dans l’hypothèse où leur Etat membre d’origine ne dispose pas de missions diplomatiques ou consulaires dans le pays tiers.

Le demandeur peut introduire sa demande d’assistance consulaire auprès d’une mission diplomatique ou consulaire luxembourgeoise :

  • en se présentant en personne ou en se faisant représenter par un tiers ;
  • par appel téléphonique ;
  • par courriel ;
  • par courrier.

En cas de besoin d’assistance consulaire en dehors des heures de bureau des missions diplomatiques et consulaires luxembourgeoises et le weekend, il est possible de contacter le central téléphonique du ministère des Affaires étrangères et européennes : (+352) 247-82300.

Perte ou vol d’un document d’identité

Lors de la perte ou du vol du passeport ou de la carte d’identité à l'étranger, une déclaration de vol ou de perte doit obligatoirement être faite auprès des autorités policières locales.

Avec ce document et 2 photos (de type passeport), le ressortissant luxembourgeois s’adresse à la mission diplomatique ou consulaire compétente, pour que celle-ci puisse lui fournir un "laissez-passer".

Ce document lui permettra de rentrer au Luxembourg sans l’autoriser à faire une ou des escale(s), sauf transit aéroportuaire.

Si la mission diplomatique ou consulaire est trop éloignée, il peut :

  • se rendre auprès d’un consul honoraire du Luxembourg établi et avec juridiction sur la région où il se trouve, ou ;
  • demander à un membre de sa famille de contacter le Bureau des passeports, visas et légalisation du ministère des Affaires étrangères et européennes.

En cas de non représentation luxembourgeoise, le Luxembourgeois peut s’adresser à une mission diplomatique ou consulaire belge ou d’un autre État membre de l’Union Européenne (UE) pour obtenir un Emergency Travel Document (ETD).

De retour au Luxembourg, le laissez-passer ou l’ETD doit être remis au Bureau des passeports, visas et légalisations. En cas de perte de la carte d’identité, il est à noter que celle-ci devra être remplacée.

La déclaration de perte ou de vol faite à l’étranger auprès de la police locale doit également être remise aux autorités luxembourgeoises.

Besoin d’aide et de rapatriement en cas de situation d'urgence

En cas de difficultés sérieuses, entre autres avec les autorités locales ou des particuliers, la mission diplomatique ou consulaire compétente peut venir en aide au ressortissant luxembourgeois en :

  • lui fournissant des adresses utiles telles que les administrations locales, des avocats ou autre ;
  • lui mettant à disposition les infrastructures de la mission diplomatique ou consulaire (téléphone, Internet, fax, etc.) pour demander une aide par exemple auprès de sa famille, de ses amis ou de son employeur.

Accident ou maladie grave

En cas d’accident ou de maladie grave dans un pays où le Luxembourg est représenté par une mission diplomatique ou consulaire, la famille du ressortissant en question est contactée pour :

  • lui fournir les informations dont elle dispose sur l’état de santé du concerné ;
  • le cas échéant, lui transmettre les coordonnées des médecins / hôpitaux du pays ;
  • l’aider avec les procédures locales en cas d’hospitalisation, ou encore pour organiser le rapatriement médical, etc.

La mission diplomatique ou consulaire ne prend en aucun cas en charge les frais d’hospitalisation ou autres (médicaments, traitement médical, etc.).

Décès

En cas de décès à l’étranger, la mission diplomatique ou consulaire compétente informe immédiatement la Direction des affaires consulaires et des relations culturelles internationales pour que celle-ci puisse en informer la famille du défunt.

Elle peut aussi conseiller la famille dans les démarches à suivre pour organiser le rapatriement de la dépouille mortelle / des cendres, ou bien l’inhumation sur place.

Les frais de rapatriement sont à la charge :

La mission diplomatique ou consulaire peut également aider la famille du défunt pour obtenir ou légaliser des documents administratifs des autorités locales.

Arrestation ou détention

En cas d’arrestation ou de détention à l’étranger, le ressortissant luxembourgeois a le droit de demander à ce que la mission diplomatique ou consulaire compétente en soit informée.

En cas de demande du détenu, sa famille peut être prévenue.

Une visite de la mission diplomatique ou consulaire au détenu peut en principe avoir lieu aussitôt après son arrestation, mais dépend dans chaque cas des réglementations locales.

La mission diplomatique ou consulaire s’assure des conditions de détention et du respect des réglementations locales.

Sur demande, elle peut aider le détenu à trouver un avocat pour le représenter devant les autorités judiciaires locales. Les honoraires d’avocats sont à charge du détenu ou de ses proches.

En cas de difficultés, la mission diplomatique ou consulaire peut aider le détenu dans les démarches administratives pour demander une assistance judiciaire conformément aux lois du pays où il est incarcéré. Il en va de même pour les démarches administratives lorsque le ressortissant luxembourgeois demande un transfert de prison au Luxembourg pour y purger sa peine.

Victime d’un crime ou d’un délit

Si le voyageur est victime d’un crime ou d’un délit, la mission diplomatique ou consulaire compétente peut lui porter assistance :  

  • en lui fournissant des adresses utiles telles que les administrations locales, des avocats ou autre ;
  • en lui mettant à disposition les infrastructures de la mission diplomatique ou consulaire (téléphone, Internet, fax, etc.) pour contacter sa famille, ses amis ou son employeur pour demander de l’aide ;
  • le cas échéant, en lui transmettant les coordonnées des médecins / hôpitaux du pays ;
  • en l’aidant avec les procédures locales, etc.

La mission diplomatique ou consulaire ne prend en aucun cas en charge les frais d’hospitalisation ou autres (médicaments, traitement médical, etc.) qui peuvent survenir suite à un crime ou un délit dont une personne a été victime.

Cas dans lesquels l’assistance consulaire ne peut pas intervenir

L’assistance consulaire et en principe de nature administrative.

Certains actes ne peuvent pas être réalisés ou être pris en charges par la mission diplomatique ou consulaire compétente, comme par exemple :

  • rapatrier une personne aux frais de l'État, sauf dans le cas d'une exceptionnelle gravité et sous réserve d'un remboursement ultérieur ;
  • régler une amende, une note d'hôtel, d'hôpital ou toute autre dépense engagée ;
  • avancer de l'argent sans la mise en place préalable d'une garantie ;
  • délivrer un passeport sur le champ ;
  • intervenir dans le cours de la justice pour obtenir la libération d’une personne, même si elle est impliquée dans une affaire judiciaire ou accusée d'un délit commis sur le territoire d'un pays d'accueil ;
  • se substituer aux agences de voyage, au système bancaire ou aux compagnies d'assurance ;
  • assurer officiellement la protection consulaire si la personne a aussi la nationalité du pays dans lequel elle voyage.

Organismes de contact

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