Déposer des extraits de compte salaire ou pension en tant qu'employeur
A partir de l’année 2015, les employeurs et les caisses de pension doivent remettre de manière électronique les extraits de compte salaire ou pension à l’Administration des contributions directes (ACD).
Ces extraits électroniques portent obligatoirement sur l’ensemble des salaires et des pensions versés durant l’année d’imposition par l’employeur ou la caisse de pension au titulaire du compte et doivent être remis avant le 1er mars de chaque année.
Ces mesures sont applicables à partir de l’année fiscale 2014.
La transmission des données est une collaboration de différents acteurs. En cas de questions, merci de contacter :
- Luxtrust pour les questions concernant un produit Private ou Pro ;
- le support de guichet.lu pour des questions relatives à l'application de transmission MyGuichet ;
- votre fournisseur du logiciel pour des questions concernant les erreurs de validation syntaxiques et sémantiques ;
- la division informatique de l'ACD pour des questions techniques concernant le fichier structuré au format xml ;
- pour les questions relatives à la fiscalité, le bureau RTS compétent : RTS 1 (Centre), RTS Esch-sur-Alzette (Sud) ou RTS Ettelbruck (Nord).
Personnes concernées
Tous les employeurs et les caisses de pension établis au Luxembourg sont concernés par cette mesure.
La transmission peut être faite par un mandataire ou une fiduciaire qui agit pour le compte de l’employeur ou de la caisse de pension.
A noter que les personnes qui engagent du personnel dans leur ménage privé peuvent continuer à bénéficier de la méthode simplifiée de déclaration des salaires.
Délais
La transmission électronique des extraits de compte salaire ou pension doit être effectuée avant le 1er mars de l’année qui suit l’année d’imposition.
Cette échéance est à respecter sous peine soit d'un complément d'impôt pour dépôt tardif ou non-dépôt, soit d'une astreinte.
Modalités pratiques
Conditions de transmission
La transmission des extraits doit :
- avoir une référence de dossier unique par année fiscale et par débiteur ;
- comporter au moins un extrait de compte de salaire ou de pension ;
- concerner une seule année fiscale ;
- contenir exclusivement des extraits pour un seul débiteur (même numéro d’identification).
Une transmission des extraits peut :
- contenir des extraits de différents salariés ou pensionnés du même débiteur ;
- contenir à la fois des extraits initiaux de salaire et de pension et des extraits annulatifs.
Les extraits de compte (salaire ou pension) doivent avoir une référence unique par année fiscale et par débiteur. Les périodes doivent correspondre à l’année fiscale.
En cas de changement de pays de résidence du bénéficiaire en cours d’année, il sera nécessaire de créer 2 extraits de compte (salaire ou pension).
Transmission des extraits
La transmission des extraits s’effectue obligatoirement via la plateforme MyGuichet.lu (espace personnel ou professionnel) :
- soit en déposant un fichier structuré sous format XML d’une taille maximale de 7MB (à choisir en fonction de l'année fiscale concernée) ;
- soit en utilisant un assistant de saisie.
Le dépôt d'un fichier XML permet de faire des dépôts initiaux, des dépôts correctifs ainsi que des dépôts annulatifs.
La transmission des données est une collaboration de différents acteurs. En cas de questions, merci de contacter :
- Luxtrust pour les questions concernant un produit Private ou Pro ;
- le support de guichet.lu pour des questions relatives à l'application de transmission MyGuichet ;
- votre fournisseur du logiciel pour des questions concernant les erreurs de validation syntaxiques et sémantiques ;
- la division informatique de l'ACD pour des questions techniques concernant le fichier structuré au format xml ;
- pour les questions relatives à la fiscalité, le bureau RTS compétent : RTS 1 (Centre), RTS Esch-sur-Alzette (Sud) ou RTS Ettelbruck (Nord).
Traitement de la transmission
L’ACD procède à divers contrôles automatisés sur les dépôts électroniques et se réserve le droit de rejeter des dépôts manifestement erronés.
Le cas échéant, une correction sera à apporter via MyGuichet.lu. La personne ayant réalisé la saisie sera informée de la nécessité d’une correction.
Il est également possible de rectifier ou d’annuler soi-même des extraits de compte transmis, et ceci même après leur acceptation par l’ACD, au moyen :
- soit d’un dépôt annulatif sous format XML (à choisir en fonction de l'année fiscale concernée) ;
- soit d’un assistant de dépôt annulatif sur MyGuichet.lu.
Services en ligne / Formulaires
Dépôt avec assistant - années fiscales 2014 à 2023
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Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement
Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.
En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.
Übermittlung mit Hilfe des Online-Assistenten - Steuerjahre 2014 bis 2023
Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.
Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.
Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.
Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.
Submission with the online assistant - tax years 2014 to 2023
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That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).
Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.
Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.
Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.
If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.
Dépôt avec XML - année fiscale 2014
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Übermittlung im XML-Format - Steuerjahr 2014
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Submission in XML format - tax year 2014
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Dépôt avec XML - année fiscale 2015
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Submission in XML format - tax year 2015
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Submission in XML format - tax year 2016
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Dépôt avec XML - année fiscale 2017
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Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.
En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.
Übermittlung im XML-Format - Steuerjahr 2020
Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.
Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.
Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.
Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.
Submission in XML format - tax year 2020
To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.
That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).
Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.
Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.
Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.
If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.
Dépôt avec XML - année fiscale 2021
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Übermittlung im XML-Format - Steuerjahr 2021
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Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
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Submission in XML format - tax year 2021
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Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.
Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.
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Dépôt avec XML - année fiscale 2022
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Assistant d'annulation d'un dépôt complet d'extraits de compte salaire et pension - années fiscales 2014 à 2023
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Die Hinterlegung einer ganzen Übertragung von Lohn- oder Rentenkontoauszügen online aufheben - Steuerjahre 2014 bis 2023
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Cancel an entire transmission of salary or pension account statements online - tax years 2014 to 2023
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