L’accueil au pair est le séjour temporaire au sein d’une famille, en contrepartie de légères tâches courantes d’ordre familial, de jeunes venus de l’étranger pour :

• perfectionner leurs connaissances linguistiques ;
• améliorer leur culture générale par une meilleure connaissance du pays de séjour, en les encourageant à participer aux activités culturelles du pays.

Pour éviter les abus, l'accueil au pair est encadré. Les droits et devoirs des familles d’accueil ainsi que des jeunes au pair sont définis.

La famille d'accueil, qui engage un jeune au pair dans son ménage privé, doit utiliser la procédure administrative simplifiée instaurée auprès du Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) pour le déclarer à la sécurité sociale.

Personnes concernées

Toute famille dont au moins un enfant est âgé de moins de 13 ans au début de la période du séjour du jeune au pair.

Conditions préalables

La famille d’accueil doit remplir les conditions suivantes :

• avoir au moins un enfant âgé de moins de 13 ans au début de la période de séjour du jeune au pair ;
• rapporter la preuve que l’accueil de jour de leur(s) enfant(s) de moins de 6 ans a été prévu pour la durée de l’accueil du jeune au pair.

La famille doit être consciente que la participation journalière du jeune au pair aux tâches familiales courantes ne peut être le but principal du séjour. Elle ne peut pas dépasser :

• 5 heures par jour en moyenne sur une période d’une semaine ;
• 25 heures par semaine en moyenne sur une période d’un mois ou de 4 semaines.

Modalités pratiques

Rechercher un jeune au pair

La famille est en charge de trouver un jeune au pair. Des agences ou des associations spécialisées dans le domaine listent les noms de jeunes gens intéressés par un séjour au pair et peuvent apporter leur aide.

Introduction de la demande

La famille d’accueil doit disposer d’un agrément écrit du ministre de l'Éducation nationale, de l'Enfance et de la Jeunesse qui l’autorise à accueillir le jeune au pair.

Pour l’obtenir, elle doit obligatoirement adresser, par courrier, la demande d’agrément dûment remplie au Service national de la jeunesse (SNJ).

Afin d’assurer un traitement rapide du dossier, il est fortement conseillé que la famille d’accueil introduise le dossier complet au SNJ, c’est-à-dire à la fois :

• la demande d’agrément de la famille et les pièces justificatives demandées ;
  
• la demande d’approbation du jeune au pair et les pièces justificatives demandées ;
• la convention signée par les 2 parties.

Les dossiers incomplets sont retournés au requérant.

Pièces justificatives

La famille d’accueil doit joindre à sa demande :

• un certificat de résidence élargi de moins de 3 mois (délivré par la commune de résidence) ;
• un extrait du casier judiciaire datant de moins de 3 mois de chaque membre majeur pour prouver que les conditions de moralité sont remplies ;
• une preuve de l’accueil de jour pour les enfants de moins de 6 ans : elle peut être émise par une structure de garde ou un assistant parental. Il est aussi possible de faire une déclaration sur l’honneur.

Pour chaque nouvel accueil d’un jeune au pair, la famille d’accueil doit transmettre ces pièces justificatives.

Décision

Le traitement d’un dossier complet peut prendre de 4 à 6 semaines.

Le SNJ retourne les dossiers incomplets au requérant.

L’agrément est :

• accordé si toutes les conditions mentionnées ci-dessus sont remplies. Un original de l’agrément écrit est envoyé, par courrier, à la famille d’accueil pour lui servir de titre. Une copie ne peut être émise ;
• refusé lorsque la demande contient des données incomplètes ou incorrectes ou lorsque les conditions mentionnées ci-dessus ne sont pas remplies ;
• retiré lorsque la famille d’accueil :
  • cesse de remplir les conditions de l’agrément ou les engagements sur base desquels son octroi a été soumis ;
  • de par ses agis­sements, met en danger soit la sécurité du jeune au pair, soit sa santé physique ou psychique ;
  • ne respecte pas les engagements résultant de la convention d’accueil au pair conclue avec le jeune au pair.

Convention

La famille d’accueil qui souhaite accueillir un jeune au pair doit, avant que le jeune au pair n’ait quitté son pays de résidence, conclure une convention d’accueil avec le jeune au pair. Cette convention précise les droits et devoirs de chaque partie.

La convention comprend nécessairement les éléments suivants :

• la durée de l’accueil au pair (sans pour autant dépasser un an) ;
• le temps consacré aux tâches familiales ainsi que les horaires prévisionnels ;
• les jours de repos ;
• le lieu de l’accueil au pair et les conditions de logement ;
• les tâches à exécuter par le jeune au pair et les moyens mis à sa disposition pour les exécuter ;
• les cours de langues financés par la famille d’accueil au jeune au pair ;
• le montant de l’indemnité accordée comme argent de poche au volontaire durant toute la durée du séjour ;
• la mention que la convention est conclue sous condition suspensive de l’accord d’agrément de la famille d’accueil et d’approbation du jeune au pair.

Déclaration d'entrée du jeune au pair auprès du Centre commun de la sécurité sociale

La famille d’accueil doit, à partir du moment où le jeune au pair est accueilli chez elle, l’affilier au régime légal d'assurance maladie (uniquement soins de santé) et d'assurance accident pour la durée de l’accueil au pair.

Dans le cadre de la procédure simplifiée, la famille d’accueil :

• effectue en ligne via MyGuichet.lu une "Déclaration d’une occupation dans un ménage privé / famille d’accueil" (disponible sous "Services en ligne / Formulaires"). Il s’agit d’une démarche avec authentification qui nécessite un produit LuxTrust ou une carte d’identité électronique (eID) ; ou
• remplit un seul formulaire "Déclaration d’une occupation dans un ménage privé / famille d’accueil" (disponible sous "Services en ligne / Formulaires") et le fait parvenir auprès du CCSS.

La déclaration d'affiliation au Centre commun de la sécurité sociale doit être accompagnée :

• d’une copie de l’agrément ministériel obtenu par la famille d’accueil ;
• d’une copie de l'approbation ministérielle obtenue par le jeune au pair.

Les rubriques "salaire net" et "heures de travail" ne sont pas à remplir dans le formulaire.

Autres obligations de la famille d'accueil

La famille d’accueil doit :

• communiquer au SNJ le certificat d'affiliation auprès du Centre commun de la sécurité sociale dans le mois qui suit le début de l’accueil au pair ;
• conclure une assurance de responsabilité civile auprès d’un assureur dûment agréé au Luxembourg au profit du jeune au pair pour la durée de l’accueil au pair ;
• laisser le jeune au pair disposer de :
  • au minimum 3 soirées libres par semaine ;
  • une journée complète de repos par semaine ;
  • 2 jours de repos supplémentaires par mois ;
• laisser un temps suffisant au jeune au pair pour lui permettre de :
  • suivre des cours de langue ;
  • se perfectionner sur le plan culturel ;
• couvrir les frais liés au cours de langues suivi par le jeune au pair ;
• nourrir et loger le jeune au pair ;
• mettre une chambre individuelle à sa disposition et lui assurer le libre accès à l’habitation ;
• virer mensuellement au jeune au pair une somme fixe correspondant au 1/5^e du salaire social minimum à titre d’argent de poche. Cette indemnité :
  • n’est pas soumise aux charges fiscales et sociales générales prévues en matière de salaires ;
  • doit être versée même pendant les périodes d'inactivité du jeune au pair ;
    
• assurer l’éventuel rapatriement anticipé du jeune au pair pour cause de :
  • maladie, d’accident ;
  • de retrait de l’agrément ou de retrait d’approbation du jeune au pair.

La famille d’accueil peut accueillir au maximum un jeune au pair à la fois.

Certificat de rémunération

Chaque année au mois de mars, un certificat de paiement des cotisations sociales pour jeune au pair est délivré par le CCSS à la famille d’accueil :

• par dépôt du certificat dans la boîte de réception eDelivery de l’espace privé MyGuichet.lu ; ou
• à défaut, par courrier postal.

Ce certificat sert de pièce justificative auprès de l’Administration des contributions directes (ACD) pour bénéficier des avantages fiscaux sous forme d’abattement forfaitaire d’un montant de 5.400 euros par an.

Contrôle de l'accueil

Le SNJ est chargé de la gestion, du contrôle et de la coordination des accueils au pair. Ses missions sont notamment de :

• gérer les demandes d’agrément des familles d’accueil et les demandes d’approbation des jeunes au pair ;
• assurer une médiation en cas de divergences entre famille d’accueil et jeune au pair au Luxembourg.

Les agents du SNJ peuvent se rendre au domicile des familles d’accueil pour vérifier si la famille remplit les conditions d’accueil. Ces visites ont lieu entre 7h00 et 20h00.

Validité de l'agrément

L’agrément est valable tant que la famille remplit les conditions d’octroi. La famille doit communiquer tout changement au SNJ. L’agrément est retiré lorsque :

• la famille d’accueil cesse de remplir :
  • les conditions de l’agrément ; ou
    
  • les engagements sur base desquels son octroi a été soumis ;
• de par ses agis­sements, elle met en danger soit :
  • la sécurité du jeune au pair ;
  • sa santé physique ou psychique ;
• la famille d’accueil ne respecte pas les engagements résultant de la convention d’accueil au pair conclue avec le jeune au pair.

L’accueil au pair cesse automatiquement :

• à l’échéance du terme ;
• en cas de retrait de l’agrément de la famille d’accueil ;
  
• en cas de retrait de l’approbation du jeune au pair.

Fin anticipée de l'accueil au pair

Il peut être mis fin à la convention d’accueil au pair avant son terme :

• avec effet immédiat : en cas de force majeure ou de faute grave d’une des parties ;
• avec un préavis d’au moins 1 mois dans tous les autres cas.

Dans ce cas, la partie qui envisage de mettre fin à la convention doit :

• en informer par écrit l’autre partie ;
• adresser une copie du courrier au Service national de la jeunesse (SNJ).

S’il s’agit de la famille d’accueil, elle doit, avant toute décision, convoquer l’intéressé à un entretien. Lors de cet entretien :

• les motifs de la décision envisagée sont expliqués ;
• les explications du jeune au pair sont recueillies.

Chaque partie a le droit de demander la présence, lors de l’entretien, d’un représentant du SNJ, à condition d’en informer au préalable et en temps utile l’autre partie.

Si l’accueil du jeune au pair prend fin avant la date initialement prévue sur la convention d’accueil, la famille d’accueil doit également en informer le Centre commun de la sécurité sociale (CCSS). Cette déclaration de sortie se fait :

• par le biais d’une démarche authentifiée en ligne via MyGuichet.lu (voir "Services en ligne/ Formulaires") ; ou
• au moyen du formulaire "Déclaration de sortie" (voir "Services en ligne / Formulaires") à adresser, par courrier, au CCSS.

La date de sortie correspond au jour de la fin réelle de la convention.

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