Regler les factures en espèces

Dernière mise à jour de cette page le 29-01-2013

La relation entre les entreprises et leurs fournisseurs consiste principalement en 2 flux :

  • les fournisseurs livrent une marchandise, un outil ou un service à l’entreprise (client) : flux commercial ;
  • les entreprises (clients) paient leurs fournisseurs en contrepartie de cette livraison : flux financier.

Pour gérer et optimiser les relations entre les entreprises et leurs fournisseurs, les banques mettent à disposition des entreprises toute une série de moyens de paiements (exemples : règlement en espèces, virement, prélèvement automatique, cartes de paiement, chèque,etc.). Elles peuvent les utiliser pour leurs relations commerciales, de professionnel à professionnel ou vis-à-vis des clients finaux.

Les règlements en monnaie se font en billets de banque ou en en monnaie d'appoint.

Le billet de banque est un titre émis, en principe, par la banque centrale d’une zone monétaire (p.ex. un pays ou la zone Euro) représentant un certain nombre d'unités monétaires. Le billet de banque a un pouvoir libératoire illimité, c'est-à-dire que tout créancier est tenu de le recevoir en paiement pour ce qui lui est dû quel que soit le montant de sa créance.

La monnaie d’appoint est l’ensemble de pièces qui sont composées de métaux de faible valeur. Ces pièces représentent une certaine unité monétaire sans rapport avec la valeur du métal qui les constitue. Elle a un pouvoir libératoire limité.

Objet : l’espèce permet le règlement (paiement) de toutes sortes de factures quelque soit la contrepartie commerciale sous-jacente (achat de biens immobiliers ou mobiliers, livraison de marchandises, outils, machines, services, etc.).

Personnes concernées

Accessibles aux indépendants et à toutes entreprises, le règlement en espèces peut s’appliquer en cas de :

  • paiement de diverses taxes lors de la création d’entreprise et pendant le cycle d’exploitation de l’entreprise ;
  • achat de petit outillage d’entretien dans les magasins ;
  • paiement en espèces des fournisseurs afin de pouvoir profiter d’un escompte ;
  • compromis de vente pour un achat immobilier qui exige le paiement d’un acompte.

Conditions préalables

L’entreprise doit disposer de l’argent liquide (espèces) en quantité suffisante et le bénéficiaire doit disposer de la monnaie exacte pour rendre la différence du billet sur le montant dû.

Modalités pratiques

Application

  • propre remise des fonds à son créancier ;
  • envoi par voie postale sous enveloppe en valeur déclarée (somme en billets de banque, enveloppe cachetée à la cire, mention de la valeur sur l’enveloppe) ;
  • dépôt des fonds à la poste qui procède au paiement du destinataire. Le débiteur utilisera alors un mandat qui peut être un mandat postal ordinaire (payable au guichet du bureau de poste de la localité du destinataire) ou un mandat payable à domicile.

Délais de paiement

Il n’y a pas de délai propre au paiement en espèces, car il s’effectue au moment de la livraison de la marchandise ou du service.

Avantages,  inconvénients et risques

Avantages

  • régularisation rapide de la dette respectivement de la créance ;
  • obtention éventuelle des escomptes importants auprès des fournisseurs ;
  • pas de suivi de paiement par la suite ;
  • pas de frais

Inconvénients

  • maintien et gestion d’une ou plusieurs caisses contenant de la quantité adéquate de monnaie ;
  • pas de perception d’intérêts débiteurs;
  • suivi comptable difficile

Risques

Perte ou vol de l’argent.