Application for issuance of a logbook
A logbook is an EU document which is kept on board all vessels navigating on inland waterways. Navigation hours must be logged in that book.
There is only one valid logbook per vessel.
Who is concerned
This procedure applies to operators and owners of all vessels navigating on inland waterways, except:
- tugboats and pushboats which do not leave port;
- unmanned barges (e.g. pontoons or pushed barges);
- government vessels and pleasure boats.
Preliminary steps
The logbook is issued by the Ministry of Mobility and Public Works (Ministère de la Mobilité et des Travaux publics).
Costs
The issuance of logbooks is subject to a EUR 50 processing fee.
How to proceed
Filing an application
When the vessel is new, the applicant must submit their first application for the issuance of a logbook to the Minister for Mobility and Public Works.
When the logbook has been filled completely, the applicant must go to the competent authority and present the full logbook so that they can be issued a new one.
To obtain a logbook, applicants must submit the form entitled ‘Application for the issue of a logbook (Form F100)’ (see section ‘Forms / Online services’) to the relevant authority.
- before being covered by a logbook, vessels must first be assigned a European Number of Identification (ENI);
- the data in the service record book must match that in the logbook;
- navigation hours must be validated by a competent authority in an EU Member State.
Loss, theft or damage to the logbook
If the logbook is stolen, lost or damaged, then the applicant must lodge:
- a declaration of loss or theft with a police station; or
- proof that it is seriously deteriorated.
The applicant can go to the competent authority and present the above declaration to apply to have a new logbook duly issued.
Supporting documents
To prove that the vessel is in service, the applicant must include the following documents with their application:
- an inspection certificate or a European Union certificate; and
- a gauging certificate; and
- the old logbook, in the case of existing vessels; and
- where the logbook has been lost or stolen, the police report; and
- proof of payment of the fee.
Duration of validity
Logbooks issued prior to 18 January 2022, in accordance with conditions other than those set by Directive (EU) 2017/2397, may remain active for up to 10 years after that date (in accordance with Directive (EU) 2017/2397).
The logbook will remain valid:
- for as long as the boat is in service; or
- until it is completely full.
After a new logbook is issued, the old one must be kept on board for 6 months.
Forms / Online services
Application for the issue of a logbook (model F100)
To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.
That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).
Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.
Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.
Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.
If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.
Formulaire de demande de délivrance d'un Livre de bord (modèle F100)
Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.
Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement
Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.
En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.
Antragsformular für die Ausstellung eines Bordbuchs (Vorlage F100)
Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.
Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.
Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.
Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.
Who to contact
-
Ministry of Mobility and Public Works
Directorate of Inland Navigation and Logistics4, Place de l'Europe
L-1499 Luxembourg
Luxembourg
Postal address :
L-2938 Luxembourg
Phone : (+352) 247 84 400Fax : (+352) 22 85 68
