Mini-crèches – Accreditation

Written accreditation is required for any natural or legal person wishing to operate a mini-crèche as a business.

A mini-crèche may accommodate, at any one time, a maximum of 11 children aged between 0 and 12, with no more than 4 children being less than one year of age. The number of children covered by one or more education and care services contracts is limited to 22 per mini-crèche.

To obtain accreditation, the manager sends an application for accreditation for a mini-crèche, along with all the necessary supporting documents, to the Education and Care Services department at the Ministry of Education (Ministère de l'Éducation nationale, de l'Enfance et de la Jeunesse).

Mini-crèches wishing to become a service provider under the Chèque-Service Accueil (CSA – childcare service voucher) scheme must apply for recognition as a CSA service provider (separately from the accreditation application). Both applications can be filed at the same time.

Who is concerned

Accreditation is required for any natural or legal person wishing to operate a mini-crèche as a business, hosting at most 11 children during the day (between 5.00 and 23.00).

Prerequisites

With regard to structural quality, mini-crèches must comply with the following conditions in order to be eligible for accreditation.

Services to be provided

The mini-crèche must provide the following services:

  • rest and relaxation;
  • nutritionally balanced meals, made using fresh products;
  • a place offering schooled children a quiet environment in which they can do their homework on their own, with a minimum of supervision and assistance;
  • activities which are organised and run in line with the areas of action defined in the national framework of reference for "Non-formal education of children and young people" by law, and which serve the children's best interests;
  • outdoor trips organised on a regular basis.

All services must be adapted to the age of each child.

Mini-crèches ensure that these services are available at least 46 weeks per calendar year, between the hours of 5.00 and 23.00. The actual opening hours of the mini-crèche are set by the manager.

As part of the activities, the manager may, exceptionally, organise overnight stays, but no more than 2 nights per year.

Condition of good repute

The manager and staff at the mini-crèche must satisfy the condition of good repute.

Their record will be checked by officers of the competent ministry when the accreditation application is filed.

The manager is responsible for ascertaining the good repute and character of the staff they hire.

Officers of the competent ministry may take steps to ascertain the good repute and character of the staff and/or the manager at any time.

The manager, managerial staff and supervisory staff of Luxembourgish nationality are required to produce recent copies of certificates no. 3 and 5 of their criminal records.

When hiring staff who will also be required to transport children, employers may also request that candidates provide a recent copy of certificate no. 4.

Non-Luxembourgish citizens are also required to produce the recent certificates or extracts from the criminal records, or a similar document from the country or countries where they have lived since the age of 18.

In this context, a "recent" certificate/extract from the criminal records or a similar document, is one which was issued within the past 2 months.

Any member of staff of a mini-crèche who has been charged with or convicted for an offence or offences committed against or involving a minor is required to inform their employer of this immediately.

Given the limited duration of validity of the criminal record, the employer must indicate in the staff member's file that they have checked the good repute of the persons concerned and that, on examination of the criminal record, have found that the person in question satisfies the conditions of good repute.

Staff qualifications

Supervisory staff at a mini-crèche must hold a professional qualification meeting certain minimal conditions.  

At least 50 % of the time spent on childcare must be provided by staff with the following qualifications:

  • either a diploma in the psychosocial, educational or socio-educational fields, equivalent to at least a classic or general secondary school leaving diploma, and qualifying its holder to work in professional childcare; the diploma must be recognised as valid by the Minister responsible for secondary education;
  • or a higher education qualification in the psychosocial, educational or socio-educational fields, qualifying its holder to undertake the professional supervision of children; the qualification must be recognised by the Minister responsible for higher education.

For at most 50 % of the time, childcare must be provided by staff with the following qualifications:

  • a certificate of formal training in child-minding, and 5 years of schooling in the basic education system;
  • a certificate of formal training in social and family services, and 5 years of schooling in the basic education system;
  • a certificate of vocational ability or a vocational aptitude diploma in the psychosocial, educational or socio-educational fields, recognised by the Minister responsible for vocational training, and which qualifies its holder for the professional supervision of children;
  • a certificate of vocational ability or vocational aptitude diploma, recognised by the Minister responsible for vocational training, and a certificate, recognised by the Minister responsible for children, attesting to at least 118 hours of continuing vocational training in the socio-educational supervision of children.

Language conditions

The supervisory teaching staff in the mini-crèche must be made up in such a way that all 3 of the country's official languages (Luxembourgish, French and German) can be spoken. Each member of staff need not necessarily speak all 3 languages, but all 3 languages must be spoken in the establishment.

The manager must formally attest that this condition has been met.

The minimum certified level of proficiency in each of the 3 languages must be:

Minimum number of educational staff

The manager of a mini-crèche is required to take on at least the minimum number of educational supervisory staff to run the establishment effectively.

The teacher/children ratio, which determines the number of supervisory staff needed to run the mini-crèche, is set at one staff member per 6 children, irrespective of the children's age.

The organisation of the human resources must take account of what the mini-crèche needs, the services it offers and the number of children who are actually present at any given time. The manager is required to organise their human resources so that, at any given time of the day, the ratio of supervisory staff needed to run the establishment is met.

Maximum capacity

The maximum reception capacity of a mini-crèche is determined by dividing the net floor space used for providing the services by 4m2.

For children under 2 years old, mini-crèches must have at least one dormitory, with at least 2m2 of floor space available per child.

The surface area of the dormitories, corridors and washrooms is not taken into account when calculating the maximum reception capacity.

A maximum of 11 children may be accommodated at any one time by a mini-crèche. The mini-crèche may not accommodate more than 4 children under a year old at any one time. The total number of children who may be covered by one or more education and care services contracts may not exceed 22 per mini-crèche.

Health and safety minimum standards

The mini-crèche infrastructure must meet the health and safety minimum standards and, of course, be suitable for the children's needs.

The manager of a mini-crèche must ensure that the infrastructure is chosen, built and equipped so as to protect children from disturbances such as:

  • excessive noise;
  • odours;
  • unpleasant vibrations;
  • harmful vapours;
  • draughts; and
  • other nuisances.

The manager of a mini-crèche must ensure that in terms of infrastructure and equipment, all applicable regulations for small or medium-sized buildings, in regard to accessibility, health and safety, are complied with.

To ensure optimal safety for the users of a mini-crèche, it is advisable to consult the following guidelines.

General points regarding the infrastructure:

  • the activity of the mini-crèche takes place on premises reserved solely for that purpose;
  • the premises must have:
    • at least 2 toilet stalls;
    • at least 2 sinks running both hot and cold water;
    • a bathroom with a bathtub or shower (the height must be adapted to suit the age of the children in attendance, i.e. at least one sink and toilet for young children, and at least one sink and toilet for children attending school);
  • a fixed baby-changing table and a sink with a hygienic control tap must be installed in the bathroom; folding or fold-away baby-changing tables are not acceptable;
  • the kitchen must have a fire blanket;
  • all bins must be fitted with lids;
  • the spaces for rest and relaxation, and work spaces which are regularly occupied, must, in addition to natural light, have artificial lighting enabling the occupants to move around and conduct their activities safely, without being dazzled;
    • all mini-crèches are recommended to have:
    • a private garden with a playground;
    • a staff cloakroom;
    • a cloakroom for the children;
    • a staff room;
    • a space for the parents;
    • a separate toilet cubicle for adults.

Accessibility for users

The manager must affirm, in writing, that they have "ensured that the accredited activities are accessible to all users regardless of any ideological, philosophical or religious considerations, and that users of the mini-crèche will have their privacy safeguarded and their religious or philosophical views respected".  

Preliminary steps

Transformation plans

Before filing their application for accreditation, the manager must contact the relevant communal administration to check whether the general development plan (Plan d'aménagement général – PAG) allows for the operation of a mini-crèche for children in the building in question.

The communal administration will provide the establishment with a certificate which attests full conformity of the mini-crèche with the requirements set out in the local development plan.

If the project requires transformation works in the building, the manager must also obtain a building permit.

Deadlines

Opening a mini-crèche

The period allotted for the administration to process the application is 3 months, from the time when all necessary documents have been submitted to the ministry. When the application is particularly complex, this period may be extended one time only, and then for a limited amount of time. The decision to extend the processing time, and by how long, will be duly explained by the minister, and the applicant will be notified before the original deadline.

Applicants are strongly advised to take account of the deadlines and periods relating to the procedures to become a CSA service provider.

Renewal of accreditation

Administrators wishing to renew the accreditation of their establishment must apply in writing to the Minister responsible for children at least 3 months before their accreditation expires.

How to proceed

Application for accreditation

The accreditation application must be sent to the Education and Care Service at the Ministry of Education. It must be dated and signed, and accompanied by the following supporting documents:

  • accreditation application for a mini-crèche;
  • original recent extracts of criminal records (certificates 3 and 5 or equivalent documents) for the manager and the supervisory staff;
  • a document setting out how the space is used in relation to the services to be provided and as a function of the children's age. This document must be accompanied by a detailed plan of the infrastructures and their purposes, indicating where safety measures are in place;
  • a copy of the certificate issued by the communal administration attesting that the service conforms to the commune's general development plan;
  • a copy of the letter sent to the Fire and Rescue Service advising them of the existence and location of the mini-crèche;
  • a projected budget and related documents illustrating the financial situation;
  • a written affirmation from the manager, that they have "ensured that the accredited activities are accessible to all users regardless of any ideological, philosophical or religious considerations, and that users of the mini-crèche will have their privacy safeguarded and their religious or philosophical views respected";
  • a copy of documents proving the staff's and manager's identities;
  • a written commitment from the manager regarding the languages spoken in the mini-crèche and the supervisory staff's language skills;
  • a copy of the qualifications (and if necessary, recognition, equivalence or registration in the register of qualifications) of the staff of the mini-crèche;
  • the expected opening hours.

If the manager is a legal entity:

  • the application for accreditation must be signed and submitted by the person(s) authorised to represent the legal entity in court;
  • the accreditation file must also contain a copy of the articles of association or the act of incorporation of the legal entity;
  • the conditions of good repute are assessed in the person appointed to represent the legal person when:
    • the manager is:
      • a public limited company, a limited liability company or a European company: the administrator, director or manager of the mini-crèche having received power of attorney to represent the legal entity, granted by the board of directors or by virtue of the articles of association;
      • a public-sector establishment or non-profit association: the chair of the board of directors;
      • a communal authority: the members of its board;
    • the administrator or member of the governing body is a legal entity: the permanent representative of the legal entity.

Accreditation inspection

When the construction and installation works are completed, the administrator must then request:

  • where applicable, an appointment with the Safety in Public Service Department;
  • an appointment with the Education and Care Service at the Ministry of Education to arrange an accreditation inspection (inspection of the infrastructures and their suitability for the mandatory services, and determination of the maximum reception capacity).
  • if necessary, several accreditation inspections may take place.
The premises must be fully fitted out by the time of the inspection.

The manager may open the mini-crèche as soon as they receive the written Ministerial accreditation (decree).

The accreditation reference must appear on every letter, invoice or other document intended for users of the service or for the public in general.

Validity of the accreditation

If the conditions on the basis of which the accreditation was granted change, the administrator of the establishment must apply for a new accreditation.

Administrators wishing to renew the accreditation of their establishment must apply in writing to the Minister responsible for children at least 3 months before their accreditation expires.

Change of management

When there is a change of management at the mini-crèche, the new manager is required to file a new application for accreditation, including all necessary supporting documents.

 

Forms / Online services

Mini-Crèche- Demande d'agrément (MENJE)

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Mini-Crèche – Engagement écrit du gestionnaire qu’il garantit que les activités agréées sont accessibles aux usagers indépendamment de toutes considérations d’ordre idéologique, philosophique et religieux (MENJE)

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Mini-Crèche – Attestation formelle du gestionnaire concernant le régime des langues pratiquées au sein du service et les compétences linguistiques du personnel d’encadrement (MENJE)

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Document renseignant sur l’utilisation de l’espace

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Déclaration des heures d’ouverture prévues dans le cadre de l’activité « mini-crèche »

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