Requesting an ISBN, ISMN or ISSN from a national agency

The Luxembourg National Library (BnL) serves as the national agency for ISBN, ISSN and ISMN identifiers. It is responsible for assigning identifiers to Luxembourg publications and for monitoring them with international bodies. Publishers wishing to apply for an identifier must contact the BnL.

There are 3 types of identifiers:

  • the ISBN (International Standard Book Number): a 13-digit, internationally standardised code used to identify books, brochures, educational kits, microforms, CD-ROMs and other digital publications;
  • the ISSN (International Standard Serial Number): an 8-digit, internationally standardised code used to identify all serials, irrespective of their country or language of publication, alphabet, frequency and format (printed, online resources, CD-ROMs, DVD-ROMs, DVD Videos, audio CDs, etc.);
  • the ISMN (International Standard Music Number): an internationally standardised code used to identify printed music publications.

Who is concerned

Any natural person residing in Luxembourg and any legal entity having its headquarters in Luxembourg may request an identifier from the BnL.

Identified monographs

A number of different monographs require an identifier, including:

  • printed books and brochures;
  • braille publications;
  • publications not intended to be regularly updated or that are released for an indefinite period;
  • individual articles or issues of an ongoing publication (but not the publication as a whole);
  • maps;
  • films, videotapes, educational resources;
  • audio books on cassette, CD or DVD;
  • electronic publications made available physically (on machine-readable tapes, disks or CD-ROMs) or online (via download or streaming);
  • digital copies of printed monographs;
  • works printed on microfiches;
  • educational software;
  • multimedia publications (primarily composed of text).

Costs

Requests for an ISBN, ISSN or ISMN identifier are free of charge.

How to proceed

Benefits of an ISBN, ISSN or ISMN identifier

ISBN

The ISBN is a unique international identifier for monographic publications, replacing the handling of long bibliographic descriptive records, thereby:

  • saving time;
  • saving on staff costs;
  • reducing copying errors.

The ISBN facilitates the compilation and updating of book-trade directories and bibliographic databases (catalogues of available books).

The ISBN is required for the running of electronic point-of-sale systems in bookshops. Many publishing and supply chain systems are based on ISBN. Correct use of the ISBN allows different product forms and editions of a book, whether printed or digital, to be clearly differentiated, ensuring that customers receive the version that they require.

This enables the varying successes of different product forms and editions of publications to be monitored, as well as enabling comparisons between different subject areas and even different publishing houses.

Both authors and illustrators benefit from the use of ISBN. Digital rights management technology is based on this code.

Public lending rights in some countries are based on the ISBN: such schemes enable authors and illustrators to receive payments proportionate to the number of times that their books are lent out by public libraries.

ISSN

Used as a standardised identification code, the ISSN is used in IT applications to:

  • update files;
  • establish links between files;
  • exchange data.

Legible to the naked eye, it allows students, researchers and information specialists to give the precise references of a serial publication.

The ISSN plays a fundamental role in effectively managing how documents are shared. Libraries use the ISSN to:

  • identify titles of periodicals;
  • order periodicals;
  • verify that a periodical has been delivered;
  • claim missing issues for inter-library loans.

Thanks to bar codes and electronic data interchange (EDI), the ISSN makes managing and distributing periodicals easier and more efficient for publishers and promoters.

ISMN

The ISMN allows for the accurate tracking of products through their lifetime, as well as better management of these products. It guarantees:

  • transparency in the field of copyright;
  • streamlined royalty payments;
  • simplified legal deposits in libraries.

Filing an application

Publishers wishing to obtain an identifier for their publication must file an application online via MyGuichet.lu. All you need to do is fill in the corresponding form (ISBN, ISSN or ISMN) and send proof of publication by email or post to the relevant national agency:

  • the national ISBN agency;
  • the national ISSN agency;
  • the national ISMN agency.
The BnL is the representative or overseeing authority of these 3 agencies.

Response from the national ISBN, ISSN or ISMN agency

Once the application has been sent via MyGuichet.lu, an automatic email will be sent to the applicant confirming that the application has been received.

The applicant will receive their identifier by email within 5 working days.

Forms / Online services

Demande d'attribution d'un numéro ISBN

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Demande d'attribution d'un numéro ISBN

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Demande d'attribution d'un numéro ISBN

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

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Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

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En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

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Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

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En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

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Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

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