Organic farming: submitting inspection reports

Last update 14.10.2022

Organic farming inspection agencies that have been approved by the Luxembourg Ministry of Agriculture are required to file reports on the inspections they carry out on the businesses/farms run by Luxembourg-based operators in the organic farming sector with the Administration of Technical Agricultural Services (Administration des services techniques de l'agriculture – ASTA). These reports must be filed electronically.

The reports must be filed through MyGuichet.lu from a certified business eSpace.

Who is concerned

Luxembourg Ministry of Agriculture-approved organic farming inspection agencies.

Preliminary steps

To be able to file inspection reports through MyGuichet.lu, the head of the approved inspection agency must first:

  • set up a business eSpace if they do not already have one; and
  • have the business eSpace certified by the Administration of Technical Agricultural Services (ASTA).

Setting up a business eSpace

The inspection agency must first log in to MyGuichet.lu. To do so, they will need to have a LuxTrust product or an electronic ID card (eID).

Next, they will need to create a business eSpace

Consult the help section on MyGuichet.lu.

Certification of the MyGuichet.lu business eSpace

To be able to access the MyGuichet.lu inspection report submission procedure, the inspection agency must have its business eSpace certified by the Administration of Technical Agricultural Services (ASTA).

To do so, the inspection agency must attach a scanned copy of the approval issued to them by the Luxembourgish Ministry of Agriculture.

Once the business eSpace has been certified, the head of the inspection agency can share access to the eSpace with its employees by creating users in the 'Users' section on the 'Manage my eSpaces' page. 

Deadlines

In principle, the requested certificates and reports must be submitted as soon as they have been finalised and approved by the inspection agency, and no later than:

  • for agricultural producers with agricultural parcels: 30 November of the year the inspection was carried out, except in cases that can be duly justified;
  • for agricultural producers without agricultural parcels: 31 January of the year following that in which the inspection was carried out;
  • for processors and other categories of operators: 31 January of the year following that in which the inspection was carried out.

How to proceed

Regardless of the type of inspection, as soon as an inspection report has been finalised and validated by an approved inspection agency, it must be filed with the ASTA using the relevant MyGuichet.lu online assistant (see the 'Forms / Online services' section below).

Declarant's, inspection agency's and inspected operator's identity details

For declarants, the first step in submitting an inspection report through MyGuichet.lu is to provide their identity details, which include:

  • their 13-digit national identification number;
  • their surname(s);
  • their first name(s);
  • the name of the inspection agency (drop-down list).

Next, before attaching any requested supporting documents, the declarant will need to provide details about the operator whose business/holdings were inspected, including:

  • the unique ASTA identifier;
  • where applicable, the inspection agency's internal operator identifier;
  • the operator's surname;
  • the operator's first name;
  • the company name.

Supporting documents

Depending on the type of operator that was inspected, one or several documents will be required.

Agricultural producers

The inspection agency must submit:

  • the inspection report, which should contain a list and description of all instances of non-compliance observed during the inspection, if any;
  • where applicable, a list of the operator's agricultural parcels, a list of the livestock held on the farm, and a list of the processing, storage and/or subcontracting operations carried out on the farm;
  • depending on the activities undertaken on the farm, other supporting documents, including:
    • the operator's certificate or, failing that, a document explaining the reasons why a certificate could not be issued;
    • the evaluation of the inspection report (if it exists), listing all observed instances of non-compliance, the deadline for achieving compliance, and any recommendations and remarks that were forwarded to the organic farming business;
    • any other documents that may be required for a better understanding of the observations mentioned in the report, or for verification purposes.

Processors and other categories of operators

The inspection agency must submit:

  • the inspection report, which should contain a list and description of all instances of non-compliance observed during the inspection, if any;
  • other relevant documents concerning the operator's activities, including:
    • the operator's certificate or, failing that, a document explaining the reasons why a certificate could not be issued;
    • the evaluation of the inspection report (if it exists), listing all observed instances of non-compliance, the deadline for achieving compliance, and any recommendations and remarks that were forwarded to the organic farming business;
    • any other documents that may be required for a better understanding of the observations mentioned in the report, or for verification purposes.

Reasons why reports may be rejected and returned for correction

ASTA may reject certain reports. If a report is rejected, it will be returned to the inspection agency so that it can be corrected. The following reports will be rejected and returned:

  • reports that are incomplete or incorrectly filled in;
  • reports that are not accompanied by all of the required attachments.

Forms / Online services

Submission of inspection reports

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Transmission des rapports de contrôle

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Übermittlung der Kontrollberichte

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

Certification de l'espace professionnel

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Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

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Certification de l'espace professionnel

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

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Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

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Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

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