Short-time work during the economic recovery period (application and statement)

In order to continue supporting companies and their employees impacted by the COVID-19 crisis, special arrangements for short-time working remain in force until 30 June 2021. These arrangements, which apply to all businesses impacted by the pandemic during this period of economic recovery, take into account that certain sectors or economic branches have been more severely impacted than others.

Short-time work arrangements for the first 6 months in 2021 are divided into 2 distinct time periods:

  1. from 1 January to 30 April 2021; and
  2. from 1 May to 30 June 2021.

Who is concerned

Entities/businesses concerned by short-time work until 30 April 2021

The social partners have agreed on 4 possible scenarios for businesses to benefit from the short-time working scheme during the economic recovery period:

  1. industrial businesses will continue to benefit from the short-time working scheme due to economic problems in order to be able to react to disruptions on international markets (e.g. supply problems).
    By applying the short-time working scheme due to economic problems, industrial businesses undertake not to make people redundant for economic reasons;

  2. businesses in vulnerable sectors such as horeca, tourism and events benefit from an accelerated access to short-time work due to structural economic problems, with no limit on the number of employees concerned.
    Where there is a proven need, these businesses will be able to resort to redundancies for economic reasons up to a maximum limit of 25 % of their staff (in relation to the total workforce as at 30 June 2020) until 30 April 2021. It has been agreed between the social partners that, in the event of an improvement of the situation, businesses that have made redundancies will, in the event of subsequent recruitment of staff, have to give priority to the re-employment of their former employees who were made redundant.
    It should be noted that the common law provisions of the Labour Code concerning collective redundancies remain fully applicable;

  3. businesses impacted by the health crisis other than industrial businesses or businesses in vulnerable sectors may resort to short-time working due to structural economic problems using the accelerated procedure, provided that they do not make redundancies. In this case, the number of inactive (lost) working hours may not exceed 15% of the total number of monthly working hours of the business. The standard number of working hours may not exceed 40 hours per week and per salaried worker.

  4. businesses:
  • from vulnerable sectors (horeca, tourism, events) dismissing more than 25 % of their total number of staff (headcount as of 30 June 2020);
  • from other sectors impacted by the health crisis and that proceed with making redundancies or whose total number of inactive working hours exceeds 15 % of the total number of monthly working hours of the business;

    are only allowed to do so provided
    that they present:
  • a recovery plan, for small businesses employing less than 15 persons; or
  • a job protection plan, by industry sector where applicable, in conformity with the provisions in articles L.513-1 and thereafter of the Labour Code, for businesses employing more than 15 persons.

Please note: these plans must receive a favourable opinion from the Economic Comittee and the job protection plans must be officially approved by the Minister of Labour.

Entities/businesses concerned by short-time work from 1 May 2021

The social partners have agreed on 4 possible scenarios for businesses to benefit from the short-time working scheme during the economic recovery period:

  1. industrial businesses will continue to benefit from the short-time working scheme due to economic problems in order to be able to react to disruptions on international markets (e.g. supply problems).
    By applying the short-time working scheme due to economic problems, industrial businesses undertake not to make people redundant for economic reasons;

  2. businesses in the horeca, tourism and events sector benefit from an accelerated access to short-time work due to structural economic problems up to a maximum of 50% of the total number of normal monthly working hours, provided that no redundancies were made for reasons unrelated to the person(s) concerned.
    the normal number of working hours may not exceed 40 hours per week and per salaried worker.
    In the event that these businesses are forced to close down again following an administrative decision, they will once again benefit from unlimited short-time working during the period where the business is closed;

  3. businesses impacted by the health crisis other than industrial businesses or businesses in the horeca, tourism or events sector may resort to short-time working due to structural economic problems using the accelerated procedure, provided that they do not make redundancies.
    In this case, the number of inactive (lost) working hours may not exceed 10 % of the total number of normal monthly working hours of the business. The standard number of working hours may not exceed 40 hours per week and per salaried worker.

  4. any business that:
    • wishes to place some of its employees on a short-time work regime, but is nevertheless obliged to dismiss a certain number of employees for economic reasons; or
    • operates in the horeca, tourism or events sector, wishes to place some of its employees on a short-time work regime, but is obliged to exceptionally exceed the threshold of 50 % of the total number of normal monthly working hours of the business; or
    • operates in the "Other" sector, wishes to place some of its employees on a short-time work regime, but is obliged to exceptionally exceed the threshold of 10 % of the total number of normal monthly working hours of the business;

    is only allowed to do so provided that it presents:

    • a recovery plan, for small businesses employing less than 15 persons; or
    • a job protection plan, by industry sector where applicable, in conformity with the provisions in articles L.513-1 and thereafter of the Labour Code, for businesses employing more than 15 persons.

    Please note: these plans must receive a favourable opinion from the Economic Committee and the job protection plans must be officially approved by the Minister of Labour.

Employees concerned

The short-time working scheme can apply to all employees (with a permanent or fixed-term contract - CDI and CDD) who:

  • are not covered by a certificate of incapacity for work; and
  • do no longer have any work to do or can no longer be occupied on a full-time basis when the company can no longer ensure the normal operation of its activity.

Temporary work agencies are also eligible with regard to their employees whose assignment contract continues but who can no longer carry out their activity.

Apprentices are not eligible for the short-time working scheme.

Preliminary steps

Before submitting an application via MyGuichet.lu, the employer is required to confirm, by means of the declaration provided for this purpose for businesses with or without staff delegation, that the employees respectively the staff delegation, and, where applicable, the trade unions (in the event of a collective agreement) have been informed of the application for short-time working.

Deadlines

Short-time working applications must be submitted at the latest by the 12th day of the month preceding the requested short-time working period (for example, before 12 March for a short-time working application relating to the month of April 2021).

Applications cannot be submitted outside these dates. Short-time work benefits can never be granted retroactively.

How to proceed

Filing an application

Regardless of the situation that applies to the business, the employer, or their representative (e.g. a fiduciary), must submit the application to benefit from the short-time working scheme electronically using their business eSpace on the MyGuichet.lu platform. The person submitting the application needs:

  • a LuxTrust product (e.g. Token, Smartcard or Signing stick); or
  • an electronic identity card.

How to use MyGuichet.lu

There are 3 possible scenarios:

  • The person submitting the application is a new user on MyGuichet.lu and does not yet have a private eSpace:

    The creation of the eSpace is done in 2 steps:
    1. registration of a user;
    2. creation of a business eSpace.
  • A tutorial in video or PDF format is available to guide you.

  • The person submitting the application is a user of MyGuichet.lu and already has a private eSpace: they will have to create a new business eSpace.

  • A tutorial in video or PDF format is available to guide you.

  • The person submitting the application already has a business eSpace for the company: the existing business eSpace can be used.

This online application tool was developed by the Ministry of the Economy and ADEM, with the support of the Government IT Centre (CTIE). Each request will be treated confidentially.

All requests made through any other communication channel will not be considered and will not be processed.

Validity period

Businesses must renew their application each month by logging back into the MyGuichet.lu assistant.

The short-time working scheme in relation with the economic recovery remains in force until 30 June 2021.

Amount of allowance

The payment of short-time working benefits is made on the basis of a statement.

During the short-time working period, the State reimburses the employer the compensatory allowance corresponding to 80 % of the normal hourly salary received by the employee.

The reimbursement is limited to 250 % of the social minimum wage for unskilled workers aged 18 or over. However, if this calculation indicates that the compensatory allowance ends up being lower than the social minimum wage for unskilled workers, the social minimum wage will be used instead.

Submitting the statement

After the end of the month in which short-time working occurs, businesses must complete an online procedure on MyGuichet.lu so that ADEM can draw up a statement.

The declarant also has the possibility of downloading an XML list before starting the procedure on MyGuichet.lu.

In practice, for each month of short-time working, the employer or their representative receives an email/mail from ADEM inviting them to fill in the online form.

On this form, only the names and national identification numbers of the employees concerned will need to be filled in. ADEM will receive the other necessary data from the Joint Social Security Centre (CCSS).

Sanctions

All subsidies granted on the basis of deliberate misrepresentations will have to be repaid.

Subsidies granted on the basis of deliberate misrepresentations and as soon as there is deliberate failure to pay the compensatory allowance to one or more employees concerned or if the subsidies were used to other ends than the payment of salaries must be paid back. The beneficiary must reimburse the totality of the amounts received on the basis of all applications submitted and the benefits of short-time working will be withdrawn with immediate effect from the business concerned.

These offences are punishable by a fine of between EUR 251 and EUR 5,000.

Good to know

For all questions on short-time working, please consult the FAQ.

Forms / Online services

Application for short-time work (to be submitted to the Ministry of the Economy)

Demande de chômage partiel lié à la relance économique

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Statement of short-time work (to be submitted to ADEM)

ADEM : Décompte pour le chômage partiel

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Liste XML pour le décompte

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Décompte mensuel individuel

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