Conditions for residence in Luxembourg for students from third countries

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A third-country national who wishes to come to Luxembourg for a period of more than 3 months for the purpose of study, must follow a procedure in 2 consecutive steps:

  • Step 1: before entering the country:
    • submit an application for a temporary authorisation to stay to the Immigration Directorate of the Ministry of Foreign and European Affairs;
    • hold a valid passport;
    • for persons subject to visa requirements in order to enter Luxembourg: request a type D visa after having obtained the temporary authorisation to stay;
  • Step 2: after entering the country:
    • make a declaration of arrival in the new commune of residence in Luxembourg;
    • undergo a medical check;
    • apply for a residence permit for third-country students.

Who is concerned

A third-country national (i.e. from a country which is neither an EU Member State nor a country treated as such - Iceland, Norway, Liechtenstein or Switzerland) who resides in a third country and wishes to establish residence in Luxembourg for the purpose of studying will need an authorisation to stay and then a residence permit.

The following persons are considered to be students:

  • persons enrolled in a higher education establishment in Luxembourg;
  • in order to pursue, as a main activity, a complete study cycle on a full-time basis leading to an academic degree or diploma issued by said establishment.

Researchers enrolled in doctoral programmes (PhD) are also considered as students.

The following are considered to be higher education establishments:

  • the University of Luxembourg;
  • education establishments awarding the advanced technician's certificate (brevet de technicien supérieur - BTS);
  • approved private higher education establishments.

No prior authorisation is required for a third-country national who is a family member of a EU citizen (or of a citizen from a country treated as such).

The student must submit the application for the authorisation to stay in person. However, the student may mandate a third party, such as the university, to carry out the necessary procedures.

Prerequisites

Third-country nationals must meet the following requirements first:

  • have a valid passport;
  • check whether or not they have to obtain a visa to enter the Schengen area;
  • fulfil the conditions to be considered a student.

How to proceed

Step 1: before entering the country

Temporary authorisation to stay

The future third-country student must submit an application for a temporary authorisation to stay (on plain paper) from their country of origin:

The application must be submitted and approved before entering the country. Applications submitted from Luxembourg are inadmissible.

The application for a temporary authorisation to stay must contain the applicant's identity details (surname(s), first name(s) and address) and must be accompanied by the following documents and information:

  • a copy of their valid passport, in its entirety;
  • where applicable, a copy of the residence permit issued in another EU Member State if they already reside in the Schengen area;
  • an extract from their criminal record or an affidavit (sworn declaration) established in the country of residence;
  • proof that they are enrolled in a higher education establishment in Luxembourg and, if applicable, proof that they benefit from:
    • a European Union programme or a multilateral programme with mobility measures; or
    • an agreement between 2 or more higher education institutions;
  • proof of sufficient resources to cover for living expenses and return-travel costs. The monthly resources must amount to at least 80 % of the current social inclusion income. The following may be used as proof:
    • the original document of the certificate of scholarship or student loan stating the amount and its duration;
    • an original bank certificate and a bank statement for the past 6 months:
      • attesting that the student has enough financial resources on his/her own account; or
      • in case the student is supported by the parents: attesting that the student's parents have enough financial resources and that they are financially solvent and capable to cover subsistence costs, medical and study cost for at least one year (12 months) as well as return travel costs;
    • the original financial statement of support for the intention of the Luxembourg State and the student, signed by a sponsor of Luxembourgish nationality or staying legally in Luxembourg, and regarding subsistence costs, medical and study costs for at least 1 academic school year as well as return travel costs, established in the correct legal form (see also the section 'Forms / Online services' at the bottom of the page;
      Material advantages granted to the student (such as free accommodation) or the remuneration from a work contract (maximum 15 hours per week), are also taken into account.
  • a parental authorisation if the student is under 18;
  • a health insurance certificate covering illness in Luxembourg (travel insurance);
  • where necessary, a power of attorney.

Power of attorney:
third-country nationals may mandate a third party to submit the application in their place. In this case, the mandate holder, with the exception of attorneys, must provide proof of their mandate in the form of a written power of attorney, duly dated and signed by the principal. The signature must be preceded by the handwritten note 'bon pour procuration' (good for proxy).

The documents enclosed must be originals or certified true copies (except for the passport where a plain copy will suffice). Should the authenticity of a document be in doubt, the Minister of Immigration can request that the document be authenticated by the appropriate local authority and legalised by the Embassy (or notarised with an apostille of the Hague).

If the documents are not drawn up in German, French or English, an official translation by a sworn translator must be attached.

The time required for a response from the Ministry of Foreign and European Affairs is generally a maximum of 60 days. If the information or supporting documents provided are incomplete, the Minister will inform the applicant on any additional information to be provided and will grant a reasonable period of time in which to submit the information required The 60-day deadline will then be suspended until the required documents or information are received within the set deadline. Should the additional information or documentation fail to be supplied within the deadline, the application is rejected.

In case of a favourable reply, the third-country national receives a 'temporary authorisation to stay', sent by post. This temporary authorisation to stay is valid for a duration of 90 days. During that time, the third-country national must:

  • either apply for an entry visa to the Schengen area, if they are subject to visa requirements;
  • or, if they are not subject to visa requirements, enter Luxembourg territory and make a declaration of arrival to the administration of the commune where they reside.

After entering Luxembourg, the third-country national must take steps to obtain a residence permit.

Note that if the student already resides in another Member State of the European Union and wishes to attend part of their studies in Luxembourg, a specific procedure must be followed.

Passports and visas

If they are not subject to visa requirements, the third-country national may enter Luxembourg with the authorisation to stay and a valid passport.

Third-country nationals subject to a visa obligation must submit, before their journey and from their country of origin, a type D visa application and present their temporary authorisation to stay to the Luxembourg diplomatic or consular representation in their country of origin, or, failing that, to the embassy or consulate of the country in the Schengen area which represents Luxembourg for the issuance of long stay visas (only the Belgian embassy or consulate).

The visa, valid for a maximum period of 3 months, is affixed in the passport in the form of a seal.

If the applicant's passport is due to expire in less than 6 months, they are advised to renew it before coming to Luxembourg.

If the third-country national has a valid residence permit for family members of an EU citizen or a valid residence permit issued by another EU Member State, a visa is not required. Third-country nationals are nonetheless required to have a temporary authorisation to stay in Luxembourg.

Step 2: after entering the country

Declaration of arrival

When entering Luxembourg territory, the third-country national must hold valid travel documents (visa and passport, where applicable), as well as the temporary authorisation to stay.

They must make a declaration of arrival at the administration of the commune where they intend to establish residence, within 3 days of arrival in Luxembourg, presenting:

  • a valid travel document (passport and, where applicable, a visa or a residence permit or authorisation issued by another EU Member State);
  • the original temporary authorisation to stay;
  • a valid proof of address (i.e.: rental agreement, electricity bill, etc.), where applicable.

The applicant will receive a copy of the declaration of arrival as a receipt.

The copy of the declaration of arrival together with the authorisation to stay are valid as an authorisation to study and as an authorisation to stay until the residence permit is issued.

Medical check-up

A third-country student must undergo a medical check for foreigners as soon as possible which consists of:

  • a medical examination by a doctor established in Luxembourg and authorised to work as a general practitioner, a practitioner specialised in internal medicine or pediatrics; and
  • a tuberculosis (TB) screening performed at a medical analysis laboratory (with a prescription from the doctor who performed the medical examination) or at the Health and Social Welfare League (Ligue médico-sociale - LMS), for any person aged 2 years and over; and
  • a tuberculosis screening using a tuberculin test at the Health and Social Welfare League (Ligue médico-sociale - LMS) for children aged between 2 months and 2 years.

After receiving the results of these examinations, the Health Inspection (Inspection sanitaire) of the Health Directorate (Direction de la Santé) will issue a medical certificate, which will be sent to the Immigration Directorate of the Ministry of Foreign and European Affairs to allow the residence permit application to be processed.

Residence permit application

The third-country national student must submit an application for a residence permit for third-country students to the Immigration Directorate of the Ministry of Foreign and European Affairs within 3 months of arrival in Luxembourg.

Applications for a residence permit can submitted online using MyGuichet.lu or by post using a special form (see 'Forms / Online services').

Submitting the application online

The application for a residence permit is available on MyGuichet.lu. The online procedure can be completed:

  • with authentication using:
    • a LuxTrust product (e.g. Smartcard, Signing stick or Token); or
    • an electronic identity card (eID); or
  • without authentication.
The supporting documents indicated below must be attached to the online application.
Submitting the application by post

If the application is submitted by post, the application form and the supporting documents indicated hereafter must be sent to the Ministry of Foreign and European Affairs.

Supporting documents

The following documents must be attached to the application:

  • a copy of their valid passport, in its entirety;
  • proof of final enrolment in a higher education establishment (enrolment certificate);
  • a copy of the declaration of arrival established by the communal authority;
  • proof of payment of a fee of EUR 80 to account IBAN LU46 1111 2582 2814 0000 (BIC: CCPLLULL, beneficiary: Ministère des Affaires étrangères et européennes, Direction de l'Immigration; Communication: titre de séjour dans le chef de 'insert your name here');

When the application is approved, the applicant will receive a letter inviting them to make an appointment with the Immigration Directorate of the Ministry of Foreign and European Affairs in order to have their photograph and fingerprints taken, which will be incorporated into the residence permit. The applicant may also bring a recent photograph compliant with OACI/ICAO standards ('biometric passport standards').

A few days after the biometric data have been collected, the applicant can pick up the residence permit in person at the Immigration Directorate, by appointment.

The residence permit takes the form of a chip card containing the biometric data.

The residence permit includes information about its holder (surname, first name, nationality, date and place of birth), as well as specific information about the residence permit (permit category, date of beginning and end of validity of the permit).

Certain residence permit categories include additional information in the field 'observation'. In the case of the 'student' residence permit, the observation on the permit includes information on eligibility for work.

Carrying out a paid activity

The student is authorised to exercise a salaried activity limited to a maximum duration of an average of 15 hours per week over a period of one month, outside the time spent studying.

This limitation does not apply to:

  • paid work carried out during school holidays;
  • research work carried out in the higher education establishment or in an accredited research institute forming part of a doctorate programme;
  • employment contracts concluded by assistants of the University of Luxembourg.

The student can be hired on presentation of their residence permit for students.

Before hiring a third-country student (or in case of a change of employment contract), the employer must send a written declaration to the Immigration Directorate of the Ministry of Foreign and European Affairs, stating:

The medical declaration must be submitted together with a copy of the student's residence permit and a copy of the employment contract.

The employer must notify the beginning of the working relationship to the Immigration Directorate in writing (mail, email or fax) within 3 working days as from the worker's first day of work and specifically state:

  • the identity of the worker and their national identification number (13-digit social security number);
  • the start date of employment;
  • the identity of the effective employer.
Employers must notify the Minister of any change to the nature or duration of the contract and of the number of work hours per month.

Employers who illegally employ one or more posted workers from third countries with no valid authorisation to stay or residence permit may face administrative and criminal sanctions.

Traineeship

A third-country national with a residence permit for students in Luxembourg and who wishes to complete a traineeship within the framework of their academic programme while their residence permit for students is still valid, does not need to apply for a new authorisation to stay for trainees.

Validity period and renewal

Period of validity of the residence permit

The residence permit is valid from the date of the declaration of arrival at the commune. It is renewable on request as long as the application conditions are met.

The residence permit for students is valid either for a minimum of 1 year or only for the duration of the study cycle in the event its duration is shorter.

The residence permit for 'students' contains an observation on eligibility for work.

Beware: foreigners who intend to leave the Grand-Duchy of Luxembourg for a duration of more than 6 months must return their residence permit to the Minister of Foreign and European Affairs and make a declaration of departure at the administration of the commune where they resided.

Renewal procedure

In order to renew a residence permit, non-EU nationals must apply to the Immigration Directorate of the Ministry of Foreign and European Affairs (ministère des Affaires étrangères) within 2 months prior to the expiry date of the residence permit.

Applications for renewal can be made in the same way as for the initial residence permit application, as described above, i.e. online using MyGuichet.lu or by post using a specific form (see 'Forms / Online services'). It must be accompanied by the following documents:

  • a copy of their valid passport, in its entirety;
  • proof of registration in a higher education establishment;
  • parental authorisation if the student is under 18;
  • proof of sufficient resources to cover living and return-travel costs. The following may be used as proof:
    • the original document of the certificate of scholarship or student loan stating the amount and its duration;
    • an original bank certificate and a bank statement for the past 6 months:
      • attesting that the student has enough financial resources on their own account; or
      • in case the student is supported by the parents: attesting that the student's parents have enough financial resources and that they are financially solvent and capable to cover subsistence costs, medical and study cost for at least one year (12 months) as well as return travel costs;
    • the original financial statement of support for the intention of the Luxembourg State and the student, signed by a sponsor of Luxembourgish nationality or staying legally in Luxembourg, and regarding subsistence costs, medical and study costs for at least 1 academic school year as well as return travel costs, established in the correct legal form (see also the section 'Forms / Online services' at the bottom of the page;
      Material advantages granted to the student (such as free accommodation) or the remuneration from a work contract (maximum 15 hours per week), are also taken into account.
  • a recent extract of their Luxembourg criminal record;
  • proof of payment of a fee of EUR 80 to account IBAN LU46 1111 2582 2814 0000 (BIC: CCPLLULL, beneficiary: Ministère des Affaires étrangères et européennes, Direction de l'Immigration; Communication: titre de séjour dans le chef de 'insert your name here').

Professional activities after the completion of studies

After having successfully completed the last academic year in Luxembourg of a 5-year university cycle leading to a higher education diploma, the third-country national can follow a simplified procedure to apply for a residence permit in order to carry out a professional activity:

  • a salaried worker; or
  • a self-employed worker.

To this end, they must, before the expiry of their residence permit for students, submit an application for a work permit for salaried or self-employed worker to the Immigration Directorate of the Ministry of Foreign and European Affairs and indicate/attach:

  • a copy of their valid passport, in its entirety;
  • a recent extract of their Luxembourg criminal record;
  • a copy of the higher education diploma, stating that they successfully completed the academic cycle in Luxembourg;
  • that the paid work which they intend to carry out is in direct relation to their academic education;
  • for a salaried activity: a certificate from the National Employment Agency (ADEM) giving the employer the right to recruit a person of his choice, and a copy of his employment contract (dated, signed and compliant with Luxembourg labour law);
  • for a self-employed activity:
    • a business and a financing plan;
    • proof that the applicant has the necessary economic resources to carry out the business project or follow through the business takeover;
    • in the case of a takeover of a business, the balance sheets and profit and loss accounts for the past three financial years;
    • in the event of an activity subject to a business permit, the agreement in principle;
    • in the case of an activity subject to other authorisations, accreditations or registrations, the agreement in principle from the competent authority;
  • proof of payment of a fee of EUR 80 to account IBAN LU46 1111 2582 2814 0000 (BIC: CCPLLULL, beneficiary: Ministère des Affaires étrangères et européennes, Direction de l'Immigration; Communication: titre de séjour dans le chef de 'insert your name here').

Loss, theft or damage to the residence permit

In case of loss, theft or deterioration of the residence permit, a specific procedure needs to be followed.

Forms / Online services

Authorisation to stay for a third-country national for purposes of study - Explanatory note

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Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

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Autorisation de séjour d'un ressortissant de pays tiers à des fins d'études ("étudiant") - Note explicative

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Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

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Modèle de demande d’autorisation de séjour d’un ressortissant de pays tiers en tant qu’étudiant

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Financial statement of support for a student

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Engagement de prise en charge financiere pour étudiant

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Demande d'un titre de séjour pour ressortissant de pays tiers

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Demande en délivrance d'un titre de séjour pour ressortissant de pays tiers

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Demande de renouvellement d'un titre de séjour pour ressortissant de pays tiers - étudiant

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Demande en renouvellement d'un titre de séjour pour ressortissant de pays tiers en qualité d'"étudiant"

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Power of attorney (Mandate convention)

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Procuration - convention de mandat

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En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

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Financial statement of support for a third-country national in the context of an application for a residence permit ‘stay for the purpose of job-searching or entrepreneurship’

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

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Engagement de prise en charge pour un ressortissant de pays tiers dans le cadre de la demande en obtention d'un titre de séjour "à des fins de recherche d'emploi ou de création d'entreprise"

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

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Liste des observations sur les titres de séjour pour ressortissants de pays tiers

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

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En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

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