Conditions of residence for students from third countries

A third-country national who wishes to come to Luxembourg for a period of more than 3 months for the purpose of study, must follow a procedure in 2 consecutive steps:

  • Step 1: before entering the country:
    • submit an application for a temporary authorisation to stay to the Immigration Directorate of the Ministry of Foreign and European Affairs;
    • hold a valid passport;
    • for persons subject to visa requirements in order to enter Luxembourg: request a type D visa after having obtained the temporary authorisation to stay;
  • Step 2: after entering the country:
    • make a declaration of arrival in the new commune of residence in Luxembourg;
    • undergo a medical check;
    • apply for a residence permit for third-country students.

Who is concerned

A third-country national (i.e. from a country which is neither an EU Member State nor a country treated as such - Iceland, Norway, Liechtenstein or Switzerland) who resides in a third country and wishes to establish his residence in Luxembourg to study will need an authorisation to stay and then a residence permit.

The following persons are considered to be students:

  • persons enrolled in a higher education establishment in Luxembourg;
  • in order to pursue, as a main activity, a complete study cycle on a full-time basis leading to an academic degree or diploma issued by said establishment.

Researchers enrolled in doctoral programmes (PhD) are also considered as students.

The following are considered to be higher education establishments:

  • the University of Luxembourg;
  • education establishments awarding the advanced technician's certificate (brevet de technicien supérieur - BTS);
  • approved private higher education establishments.

No prior authorisation is required for a third-country national who is a family member of a EU citizen (or of a citizen from a country treated as such).

The student must submit the application for the authorisation to stay in person. However, the student may mandate a third party, such as the university, to carry out the necessary procedures.

Prerequisites

Third-country nationals must meet the following requirements first:

  • have a valid passport;
  • check whether or not they have to obtain a visa to enter the Schengen area;
  • fulfil the conditions to be considered a student.

How to proceed

Step 1: before entering the country

Temporary authorisation to stay

The future third-country student must submit an application for a temporary authorisation to stay (on plain paper) from their country of origin:

The application must be submitted and approved before entering the country. Applications submitted from Luxembourg are inadmissible.

The application for a temporary authorisation to stay must contain the applicant's identity details (surname(s), given name(s) and address) and must be accompanied by the following documents and information:

  • a copy of their valid passport, in its entirety;
  • where applicable, a copy of the residence permit issued in another EU Member State if they reside in the Schengen area;
  • an extract from their criminal record or an affidavit (sworn oath) established in the country of residence;
  • proof that they are enrolled in a higher education establishment in Luxembourg and, if applicable, proof that they benefit from:
    • a European Union programme or a multilateral programme with mobility measures; or
    • an agreement between 2 or more higher education institutions;
  • proof of sufficient resources to cover for living expenses and return-travel costs. The monthly resources must at least be equal to 80 % of the current guaranteed minimum income. The following may be used as proof:
    • a certificate of scholarship or student loan stating the amount and its duration; or
    • a bank certificate; or
    • an undertaking of financial responsibility (formal obligation).
    Any material benefits available to the student (e.g. free accommodation) are also taken into account.
  • a parental authorisation if the student is under 18;
  • a health insurance certificate covering illness in Luxembourg;
  • where necessary, a proxy.

Proxy:
third-country nationals may mandate a third party to submit the application in their place. In this case, the proxy holder, with the exception of attorneys, must provide proof of their mandate in the form of a written power of attorney, duly dated and signed by the principal. The signature must be preceded by the handwritten note "bon pour procuration" (good for proxy).

The documents enclosed must be originals or certified true copies (except for the passport where a plain copy will suffice). Should the authenticity of a document be in doubt, the Minister of Immigration can request that the document be authenticated by the appropriate local authority and legalised by the Embassy (or notarised with an apostille of the Hague).

If the documents are not drawn up in German, French or English, an official translation by a 'sworn translator' must be attached.

The time required for a response from the Ministry of Foreign and European Affairs is generally a maximum of 60 days. If no response is received within this time, the application has been rejected.

In case of a favourable reply, the third-country national receives a "temporary authorisation to stay", sent by post. This temporary authorisation to stay is valid for a duration of 90 days. During that time, the third-country national must:

  • either apply for an entry visa to the Schengen area, if he or she is subject to visa requirements;
  • or, if they are not subject to visa requirements, enter Luxembourg territory and make a declaration of arrival to the administration of the commune where he resides.

After entering Luxembourg, the third-country national must take steps to obtain a residence permit.

Note that if the student already resides in another Member State of the European Union and wishes to attend part of their studies in Luxembourg, a specific procedure must be followed.

Passports and visas

If he is not subject to visa requirements, the third-country national may enter Luxembourg with the authorisation to stay and a valid passport.

Third-country nationals subject to a visa obligation must submit, before their journey and from their country of origin, a type D visa application and present their temporary authorisation to stay to the Luxembourg diplomatic or consular representation in their country of origin, or, failing that, to the embassy or consulate of the country in the Schengen area which represents Luxembourg for the issuance of long stay visas (only the Belgian embassy or consulate).

The visa, valid for a maximum period of 3 months, is affixed in the passport in the form of a seal.

If the applicant's passport is due to expire in less than 6 months, he is advised to renew it before coming to Luxembourg.

If the third-country national has a valid residence permit for family members of an EU citizen or a valid residence permit issued by another EU Member State, a visa is not required. Third-country nationals are nonetheless required to have a temporary authorisation to stay in Luxembourg.

Step 2: after entering the country

Declaration of arrival

When entering Luxembourg territory, the third-country national must hold valid travel documents (visa and passport, where applicable), as well as the temporary authorisation to stay.

They must make a declaration of arrival at the administration of the commune where they intend to establish residence, within 3 days of arrival in Luxembourg, presenting:

  • a valid travel document (passport and, where applicable, a visa or a residence permit or authorisation issued by another EU Member State);
  • the original temporary authorisation to stay;
  • a valid proof of address (i.e.: rental agreement, electricity bill, etc.), where applicable.

The applicant will receive a copy of the declaration of arrival as a receipt.

The copy of the declaration of arrival together with the authorisation to stay are valid as an authorisation to study and as an authorisation to stay until the residence permit is issued.

Medical check-up

A third-country student must undergo a medical check for foreigners as soon as possible which consists of:

  • a medical examination by a doctor established in Luxembourg and authorised to work there as a general practitioner or a practitioner specialised in internal medicine or paediatrics;
  • and a TB screening by the Health and Social Welfare League (Ligue médico-sociale - LMS).

After receiving the results of these examinations, the Immigration Medical Department (Service Médical de l'Immigration - SMI) of the National Health Directorate (Direction de la Santé) will issue a medical certificate, which will be sent to the Immigration Directorate (Direction de l'Immigration) of the Ministry of Foreign Affairs (ministère des Affaires étrangères) to allow the residence permit application to be processed.

Residence permit application

The third-country national student must submit an application for a residence permit for third-country students to the Immigration Directorate of the Ministry of Foreign and European Affairs within 3 months of arrival in Luxembourg.

The following documents must be sent together with the specific residence permit application form:

  • a copy of the filled-in pages of the valid passport;
  • a copy of the temporary authorisation to stay;
  • a copy of the declaration of arrival established by the communal authority;
  • proof of payment of a fee of EUR 80 to account IBAN LU46 1111 2582 2814 0000 (BIC: CCPLULL, beneficiary: ministère des Affaires étrangères et européennes, Direction de l'immigration; Communication: titre de séjour dans le chef de 'insert your name here').

When the application is approved, the applicant will receive a letter inviting him to come in person with his/her valid passport and said letter to the Immigration Directorate of the Ministry of Foreign and European Affairs during opening hours. The applicant will get his photograph and fingerprints taken, which will be incorporated into the residence permit. The applicant may also bring a recent photograph compliant with the OACI/ICAO standards ('biometric passport standards').

A few days after the biometric data have been collected, the applicant can pick up his residence permit in person at the Immigration Directorate. The exact date will be communicated to the applicant when they go in to have their biometric data collected.

The residence permit takes the form of a chip card containing the biometric data.

The residence permit includes information about its holder (surname, first name, nationality, date and place of birth), as well as specific information about the residence permit (permit category, date of beginning and end of validity of the permit).

Certain residence permit categories include additional information in the field "observation". In the case of the "student" residence permit, the observation on the permit includes information on eligibility for work.

Carrying out a paid activity

The student is authorised to exercise a salaried activity limited to a maximum duration of an average of 15 hours per week over a period of one month, outside the time spent studying.

This limitation does not apply to:

  • paid work carried out during school holidays;
  • research work carried out in the higher education establishment or in an accredited research institute forming part of a doctorate programme;
  • employment contracts concluded by assistants of the University of Luxembourg.

The student can be hired on presentation of their residence permit for students.

Before hiring a third-country student (or in case of a change of employment contract), the employer must send a written declaration to the Immigration Directorate of the Ministry of Foreign and European Affairs, stating:

The medical declaration must be submitted together with a copy of the student's residence permit and a copy of the employment contract.

The employer must notify the beginning of the working relationship to the Immigration Directorate in writing (mail, email or fax) within 3 working days as from the worker's first day of work and specifically state:

  • the identity of the worker and their national identification number (13-digit social security number);
  • the start date of employment;
  • the identity of the effective employer.
Employers must notify the Minister of any change to the nature or duration of the contract and of the number of work hours per month.

Employers who illegally employ one or more posted workers from third countries with no valid authorisation to stay or residence permit may face administrative and criminal sanctions.

Traineeship

A third-country national with a residence permit for students and who wishes to complete a traineeship within the framework of his academic programme while their residence permit for students is still valid, does not need to apply for a new authorisation to stay for trainees.

Validity period and renewal

Period of validity of the residence permit

The residence permit is valid from the date of the declaration of arrival at the commune. It is renewable on request as long as the application conditions are met.

The residence permit for students is valid either for a minimum of 1 year or only for the duration of the study cycle in the event its duration is shorter.

The residence permit for "students" contains an observation on eligibility for work.

Beware: foreigners who intend to leave the Grand-Duchy of Luxembourg for a durationof more than 6 months must return their residence permit to the Minister of Foreign and European Affairs and make a declaration of departure at the administration of the commune where they resided.

Renewal procedure

In order to renew a residence permit, non-EU nationals must apply to the Immigration Directorate of the Ministry of Foreign and European Affairs (ministère des Affaires étrangères) within 2 months prior to the expiry date of the residence permit.

The application for renewal must be filed using a special form and must be accompanied by the following documents:

  • a copy of the filled-in pages the valid passport;
  • proof of registration in a higher education establishment;
  • parental authorisation if the student is under 18;
  • proof of sufficient resources to cover living and return-travel costs. The following may be used as proof:
    • a certificate of scholarship or student loan stating the amount and its duration; or
    • a bank certificate; or
    • a statement of financial support;
  • a recent extract of their Luxembourg criminal record;
  • proof of payment of a fee of EUR 80 to account IBAN LU46 1111 2582 2814 0000 (BIC: CCPLULL, beneficiary: ministère des Affaires étrangères et européennes, Direction de l'immigration; Communication: titre de séjour dans le chef de 'insert your name here').

Professional activities after the completion of studies

After having successfully completed the last academic year in Luxembourg of a 5-year university cycle leading to a higher education diploma, the third-country national can follow a simplified procedure to apply for a residence permit in order to carry out a professional activity:

  • as a salaried worker; or
  • as a self-employed worker.

To this end, he or she must, before the expiry of their residence permit for students, submit a application for a work permit for salaried or self-employed worker to the Immigration Directorate of the Ministry of Foreign and European Affairs and indicate/attach:

  • a copy of the filled-in pages the valid passport;
  • a recent extract of their Luxembourg criminal record;
  • a copy of the higher education diploma, stating that he or she successfully completed the academic cycle in Luxembourg;
  • that the paid work which he or she intends to carry out is in direct relation to their academic education;
  • for a salaried activity: a certificate from the National Employment Administration (ADEM) giving the employer the right to recruit a person of his choice, and a copy of his employment contract (dated, signed and compliant with Luxembourg labour law);
  • for a self-employed activity:
    • a business and a financing plan;
    • proof that the applicant has the necessary economic resources to carry out the business project or follow through the business takeover;
    • in the case of a takeover of a business, the balance sheets and profit and loss accounts for the past three financial years;
    • in the event of an activity subject to a business permit, the agreement in principle;
    • in the case of an activity subject to other authorisations, accreditations or registrations, the agreement in principle from the competent authority;
  • proof of payment of a fee of EUR 80 to account IBAN LU46 1111 2582 2814 0000 (BIC: CCPLULL, beneficiary: Ministère des Affaires Étrangères et Européennes, Direction de l'Immigration; communication:

Loss, theft or damage to the residence permit

In case of loss, theft or deterioration of the residence permit, a specific procedure needs to be followed.

Forms / Online services

Authorisation to stay for a third-country national for purposes of study - Explanatory note

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If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

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Autorisation de séjour d'un ressortissant de pays tiers à des fins d'études ("étudiant") - Note explicative

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Modèle de demande d'autorisation de séjour d'un ressortissant de pays tiers en tant qu'étudiant

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Financial statement of support for a student

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Engagement de prise en charge financiere pour étudiant

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Modèle de demande d'autorisation de séjour d'un ressortissant de pays tiers en tant qu'étudiant

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Demande en renouvellement d'un titre de séjour pour ressortissant de pays tiers en qualité d'"étudiant"

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Power of attorney (Mandate convention)

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Procuration - convention de mandat

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Financial statement of support for a third-country national in the context of an application for a residence permit ‘stay for the purpose of job-searching or entrepreneurship’

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Engagement de prise en charge pour un ressortissant de pays tiers dans le cadre de la demande en obtention d'un titre de séjour "à des fins de recherche d'emploi ou de création d'entreprise"

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Liste des observations sur les titres de séjour pour ressortissants de pays tiers

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