Registration of employers

In order to recruit staff, a business must submit an operating declaration to the Joint Social Security Centre (Centre commun de la sécurité sociale - CCSS) for the purpose of registering as an employer.

The operating declaration enables the CCSS to assign a registration number to the company - i.e. the "employer's identification number" (matricule-employeur) - and to determine the tax class for contributions corresponding to its activities.

Who is concerned

Each new employer, whether a natural or legal person, who wishes to employ staff for the first time, such as employers in their own name, companies, associations, etc.

Preliminary steps

The company or natural person whose activity is subject to the provisions of the right of establishment and who wishes to hire staff must first apply for a business permit to the Ministry of the Economy, General Directorate for Small and Medium-Sized Enterprises.

Deadlines

Employers must submit an operating declaration within 8 days of the date of entry of the first employee.

How to proceed

Filing an application

The employer must send an operating declaration to the CCSS on the basis of the application form or via MyGuichet.lu.

In their application, the employer indicates in particular:

  • their registration number: 13-digit national identification number;
  • in the case of a natural person: surname, first names, address and telephone number;
  • in the case of a legal entity:
  • the description of the company's activity, etc.

Supporting documents

For an employer whose registered office is in Luxembourg, only documents not registered with the RCS must be attached to the application.

Employers who do not have their registered office in Luxembourg must attach a recent copy of their official entry in the foreign trade register (e.g. the K-bis extract for France).

Note: the operating declaration enables the business to register with the CCSS as an employer. This declaration should not be mistaken with the declaration of start of employment which must be submitted for every newly recruited employee so that they can be registered with the social security.

Compulsory registrations

Each employer is obligatorily affiliated:

  • to the Accident Insurance Association (AAA): the base contribution rate applies at the start of the activity. This rate can be reduced or increased by means of an individual multiplication factor known as the bonus-malus factor, which is communicated by the AAA to each employer;
  • to the Employers' mutual insurance scheme (Mutualité des employeurs), which has 4 contribution classes. Each newly affiliated employer contributes in class 2 (the highest) until the end of the second financial year following that of their affiliation. The applicable contribution class is re-evaluated each year according to the employer's financial absenteeism rate;
  • to an occupational health service: the employer is automatically registered with the Multi-sector Occupational Health Service (STM) unless they send a certificate of registration with another occupational health service within 3 months of their registration with the CCSS.

Confirmation of registration

Following registration, the CCSS sends a letter to the employer which:

  • confirms the registration;
  • informs the "matricule-employer" (employer identification number) allocated to the employer.

Modification or change

The employer's number is valid for the entire duration of the company's existence, except in the event of a change in its legal form. In this case, a new operating declaration is required.

In the event of a change of name, registered office or mailing address, a simple notification must be sent to the CCSS as soon as possible.

Forms / Online services

Operating declaration

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

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Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Déclaration d'exploitation au CCSS

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Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Betriebsanmeldung

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

Operating declaration - online service

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Déclaration d'exploitation au CCSS - service en ligne

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Betriebsanmeldung – Online-Dienst

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