Employer registration

Last update 12.06.2018

In order to recruit staff, a business must submit an operating declaration to the Joint Social Security Centre (Centre commun de la sécurité sociale - CCSS) in order to register as an employer.

This operating declaration enables the CCSS to assign a registration number to the business and the risk class for its business activities.

Who is concerned

Any new employer, natural or legal person that wishes to recruit staff for the first time.

Preliminary steps

A company that wishes to recruit personnel must:

Natural persons who wish to recruit staff must first have requested a business permit from the General Directorate for SMEs and Entrepreneurship (Direction générale PME et Entrepreneuriat). The General Directorate will automatically forward the permit to the CCSS.

How to proceed

Operating declaration

All new employers must register with the CCSS in order to recruit personnel.

The employer must submit an operating declaration within 8 days of entry into service of the 1st employee hired.

In order to do this and if the business permit application was submitted online, the employer may use the pre-filled form which is automatically generated and saved in his business e-Space.

The data to be provided in the operating declaration concern the business, the employer and the person in charge in the Grand Duchy.

NB: the operating declaration enables the business to register with the CCSS as an employer. This declaration should not be mistaken for the entry declaration which must be made for every newly recruited employee in order to register him with the social security.

Accident insurance

The CCSS will automatically inform the accident insurance association (Association d'assurance contre les accidents - AAA) that the employer has registered.

As of 1 January 2011, businesses no longer contribute to the accident insurance on the basis of the risk class of their main business activity but according to a single contribution rate of 1.15 %.

Employers' mutual insurance scheme

The CCSS also registers the employer with the employers' mutual insurance scheme (Mutualité des employeurs), which determines the contribution class applicable. Businesses are divided into 4 contribution classes. Any new compulsory or voluntary insured person is paying contributions in class 2 until the end of the financial year following the year in which he/she joined the scheme. Subsequently, the class applicable will be reassessed each year according to the level of financial absenteeism of the staff during the past year.

Certificate of affiliation

Following the registration via the operating declaration, the CCSS sends a certificate of affiliation with the business registration number and the risk class allocated to the registered business address.

This certificate of affiliation can be requested at any time from the CCSS by telephone, fax or post.

An employer can also request at any time, by electronic mail:

Forms / Online services

Operating declaration

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Déclaration d'exploitation au CCSS

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Betriebsanmeldung

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

Operating declaration - online service

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Déclaration d'exploitation au CCSS - service en ligne

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Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

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