Intra-EU phytosanitary communication document for the transport of plants and plant products within the European Union prior to their export to a third country

If you are sending plants or plant products to a third country via another Member State of the European Union, you must use an intra-EU phytosanitary communication document. The document is necessary for transporting plants and plant products through another EU Member State with the objective of exporting them to a third country.

This document is issued in Luxembourg by the Administration of Agricultural Technical Services (Administration des Services Techniques de l'Agriculture - ASTA). It confirms to the other Member State's national authority for plant protection that the merchandise has gone through a phytosanitary inspection and lists the harmful organisms that were tested.

This document does not replace a phytosanitary certificate for the export or re-export issued by the Member State from which the merchandise will be exported outside the European Union.

Who is concerned

Companies that export or re-export plants, plant products or wood packaging materials originating from or transformed in Luxembourg to a third country via another Member State can apply for an intra-EU phytosanitary communication document for the following products, among others:

  • fruit and vegetables other than those preserved by deep freezing;
  • tubers, bulbs, rhizomes;
  • cut flowers;
  • leaves, foliage;
  • seeds;
  • plants intended for planting;
  • wood;
  • wood packaging material or wood used to wedge or support cargo.

In order to import and export plants and plant products for the purpose of research, a business must apply for a letter of authorisation for the introduction/circulation of plants for research purposes from ASTA instead of the communication document.

In order to import and export protected plant species, the business must apply for a CITES certificate in addition to the intra-EU phytosanitary communication document.

Preliminary steps

To access the online application form, your professional eSpace must first be certified by the Administration of Agricultural Technical Services.

To have your business eSpace certified, you must attach:

  • a certification from the employer specifying that the employee has power of signature and acts in the interest and on behalf of the company (scanned document in PDF format);
  • a copy of the company's business permit (scanned document in PDF format).

The operator must notify his activities to ASTA's Plant Protection Service (ASTA).

Operators whose activities include the introduction, dispatch, production or/and distribution of plants or plant products must register.

Applicants must check with the authorities of the country of destination to get to know the list of harmful organisms which will be inspected by ASTA within the context of phytopathological analyses and the issue of the document.

Deadlines

Applicants must send their application for an intra-EU phytosanitary communication document at least 3 working days before the products are shipped.

How to proceed

Submitting the application

The exporter must send an application for an intra-EU phytosanitary communication document to the Administration of Agricultural Technical Services (ASTA).

Conditions for denial

ASTA will deny the issuance of the document if:

  • the harmful organisms indicated in the application are present in the goods;
  • all the required tests have not been carried out;
  • all the documents required are not provided;
  • some documents are not compliant.

Forms / Online services

Certification de l'espace professionnel auprès de l'ASTA

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Certification de l'espace professionnel auprès de l'ASTA

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Certification de l'espace professionnel auprès de l'ASTA

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

Document phytosanitaire de communication intracommunautaire pour le transport des végétaux et produits végétaux au sein de l'Union Européenne en vue de leur exportation vers un pays tiers

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Document phytosanitaire de communication intracommunautaire pour le transport des végétaux et produits végétaux au sein de l'Union Européenne en vue de leur exportation vers un pays tiers

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