Phytosanitary certificates for the export or re-export of plants, plant products and wood

Whenever required by the importing country's regulations, plants or plant products destined for the export or re-export must be accompanied by a phytosanitary certificate issued by the Administration of agricultural technical services (Administration des services techniques de l'Agriculture - ASTA) in Luxembourg.

The phytosanitary certificate must be submitted together with the export declaration to the customs.

Phytosanitary certificates are established under the International Plant Protection Convention (IPPC) and attest that plants and plant products are in conformity with the regulations on plant protection in the importing country and do not carry any harmful organisms.

Who is concerned

Businesses which export or re-export plants, plant products and packaging material made of wood of Luxembourg origin or which have been processed in Luxembourg to third countries can request a phytosanitary certificate for the following products:

  • fruit and vegetables other than those preserved by deep freezing;
  • tubers, bulbs, rhizomes;
  • cut flowers;
  • branches and cut trees with foliage;
  • leaves, foliage;
  • plant tissue cultures;
  • live pollen;
  • bud-wood, cuttings, scions;
  • seeds;
  • plants intended for planting;
  • wood;
  • wood packaging material or wood used to wedge or support cargo.
In order to import and export plants and plant products for the purpose of research, a business must apply for a written authorisation for the introduction/circulation of plants for research purposes from ASTA instead of the phytosanitary certificate.
In order to transport plants and plant products within the European Union, the business will have to apply for a phytosanitary certificate for intra-EU goods from ASTA instead of the phytosanitary certificate.
In order to import and export protected plant species, the business must apply for a CITES certificate in addition to the phytosanitary certificate.

Preliminary steps

Businesses can receive an online access to the application forms provided they have requested the certification of their business eSpace in MyGuichet by the Administration of agricultural technical services (Administration des Services Techniques de l'Agriculture - ASTA).

To have your business eSpace certified, you must attach:

  • a certification from the employer specifying that the employee has power of signature and acts in the interest and on behalf of the company (scanned document in PDF format);
  • a copy of the company's business permit (scanned document in PDF format).
The applicant must collect information from the authorities in the destination country in order to be informed about the list of harmful organisms which will be subject to a verification by ASTA and subject to the issue of the certificate.

Deadlines

The applicant must submit the application for a phytosanitary certificate at least one work day prior to the export of the products.

How to proceed

Submitting the application

Exporters must submit an online application for a phytosanitary certificate to the Administration of agricultural technical services (ASTA) via MyGuichet and attach the following documents:

  • the "additional declaration" if the importing country requests such a document and if it is too long to fit on the application form;
  • for re-exports:
    • in the case of a product from another Member State in the European Union, the intra-EU phytosanitary certificate issued by the administration in the country of origin;
    • in the case of a product from a third country, the original phytosanitary certificate or a certified copy thereof issued by the administration in the country of origin;
  • for log wood:
    • a certificate of disinfestation and/or disinfection treatment;
    • a certificate stating the origin of the log wood;
    • a specific annexe where required.
The application must indicate, among other things, the botanical name of the plants: this is the name, in Latin, as stated in the botanical code of nomenclature.

ASTA will assess the applications based on a sampling of the products and on an analysis of the samples where necessary.

Conditions for denial

ASTA will deny the issuance of the certificate if:

  • the harmful organisms indicated in the application are present in the goods;
  • all the required testing has not been done;
  • all the documents required are not provided;
  • some documents are not compliant.

Forms / Online services

Demande de certificat phytosanitaire pour l'export/ré-export

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Demande de certificat phytosanitaire pour l'export/ré-export

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Demande de certificat phytosanitaire pour l'export/ré-export

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

Certification de l'espace professionnel auprès de l'ASTA

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