eTVA – Registration and access to the system
The eTVA system enables:
- taxpayers registered for Luxembourg VAT to carry out their VAT procedures online, and more specifically to:
- view their detailed VAT account statement using the eTVA-C system;
- apply for a refund of VAT paid in another EU Member State using the VAT Refund system;
- businesses to register with the One-Stop-Shop using the VATMOSS platform.
The manager of the business must appoint an account manager who will be responsible for access to all eTVA systems.
The account manager can then:
- appoint other users who will be authorised to use the company's eTVA system;
- and define their user permissions.
Each user must have a professional Luxtrust certificate in their own name and that must be compatible with the account manager's certificate.
Who is concerned
All taxpayers registered for Luxembourg VAT (businesses, self-employed workers, fiduciaries, accountants, etc.) may apply for access to the eTVA system.
Taxpayers not registered for Luxembourg VAT can also apply for access to the eTVA system – notably in their capacity as an agent (authorised representative) – in order to file VAT Refund applications, provided they have received electronic power of attorney from the principal (their client).
System access is strictly personal, as is the professional Luxtrust certificate. Connection to the system must be established with the electronic credentials of the person carrying out the operations, and the professional LuxTrust certificate does not necessarily have to be in the name of the manager of the business.
The LuxTrust certificate may not be:
- shared by several people;
- used by any natural person other than the registered user of the system.
Preliminary steps
LuxTrust Pro certificate
In order to access the company's eTVA system, each user must be an authorised representative of the company and have a professional LuxTrust certificate registered in their own name:
- Smartcard Pro (professional Smartcard);
- or Signing Stick Pro (professional USB stick).
By using their professional LuxTrust certificate on behalf of the company, the user acts as a legal agent of the company.
Users who already have an eligible LuxTrust Pro certificate with the company's 'OU' identifier may use their certificate to access the eTVA system.
Company (Organisational Unit – 'OU') identification number
When first ordering a LuxTrust Pro certificate, the applicant must specify the RCSL or VAT number of the company (Organisational Unit) they work for.
LuxTrust uses this information to allocate a unique OU identification number to each business entity.
During the application for access to eTVA, the OU identifier must be recorded in the LuxTrust Pro certificate of each user in order for them to be associated with the company they represent.
Note that the value of the OU field depends on several factors, in particular, whether the business is established in Luxembourg, in another EU Member State or outside the European Union.
Businesses established in Luxembourg and registered for Luxembourg VAT must indicate the RCS number (also RCSL number) in the form stipulated by Luxtrust because this number will always remain unchanged even if the company's legal form changes.
In the event of a change in the legal form of company, the business will receive:
- another national identification number;
- a new VAT number.
The business's previous VAT number is only of use if the business did not have an RCS number in Luxembourg before.
How to proceed
Appointing the account manager for the eTVA system
In order to appoint an account manager, the manager of the business must:
- submit an application for access to the eTVA system using a professional LuxTrust certificate (see under 'Forms / Online services'), specifying their name, personal email address and LuxTrust Pro certificate number, and sign the form on the front and back page, accompanied by the handwritten wording 'lu et approuvé' (read and approved);
- send the original by post to the address on the form;
- confirm access to the eTVA system following receipt of the confirmation emails.
To change the account manager, the manager of the business must submit a new application for access to the eTVA system with a LuxTrust Pro certificate (see under 'Forms / Online services') stating the new account manager's details.
The former account manager will automatically lose their access rights. The users they appointed will keep their access rights, provided the OU identifier specified in the new account manager's certificate is the same as that on the previous account manager's certificate.
To cancel the account manager's access to the eTVA system, the company's representative must submit an eTVA system access cancellation form.
In this case, all access permissions set up by the account manager will also be cancelled.
Appointing users in the eTVA system
The account manager can then grant access to the eTVA system to other employees in the company. Users are managed directly through the account manager's user account, without having to submit another access application to the administration.
The account manager can:
- create and revoke user access to the eTVA applications for which they are responsible;
- and delegate user access management to other managers.
Each eTVA system user/manager must have a LuxTrust Pro certificate in their own name and as a legal agent of the company.
Several employees of the same company can log on to the system at the same time and carry out operations for which they have access rights.
In order to use the eTVA-C system (the C stands for 'consultation'), the user must also register on MyGuichet.lu and set up a business eSpace.
To cancel a user's/manager's eTVA access rights, the account manager must submit an eTVA system access cancellation form (4. Miscellaneous forms, b. Cancellation form).
Forms / Online services
Formulaires TVA
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That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).
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Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.
Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.
If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.
Formulaires TVA
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En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.
Formulaires TVA
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Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.
Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
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Request for the access to the eTVA system
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Demande concernant l'accès au système eTVA par certificat professionnel LuxTrust
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Antrag betreffend einen Zugang zum eTVA System
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