Fit 4 Horizon 2020 ("H2020") Programme

Last update 19.08.2019

Fit 4 Horizon 2020 ("H2020") is an initiative by Luxinnovation, supported by the Ministry of Economy. It aims to enable businesses to reduce their risk when submitting an application for a call for proposals under the Research, Development and Innovation (RDI) framework programme of the European Commission, Horizon 2020.

The programme will allow Luxembourg businesses to benefit from financial aid to cover some of the costs in relation to the submission of their application for Horizon 2020.

In addition to financial aid, Fit 4 Horizon 2020 offers:

  • enhanced assistance prior to setting up the project, with the help of a consultant when drafting the project file for the coordinator task;
  • an assessment of the project proposal by national experts prior to the final submission.

 

Who is concerned

Eligible businesses

Each business having the following can benefit from the programme:

  • they have an activity in Luxembourg;
  • they have at least 3 employees (full-time equivalent - FTE / for corporations and SMEs) in Research & Innovation Action / Innovation Action (RIA/IA);
  • they have a least one FTE employee (SMEs) for the SME instrument Phase 2;
  • they are participating in a European project;
  • and they can present proof of submission of their proposal for the Horizon 2020 project (until December 2020 - end of the programme Horizon 2020).

The following cannot directly benefit from the programme:

  • consulting firms in European/national/RDI projects, project/proposal partners who do not participate in the scientific and technical tasks of the project.

Costs

Eligible costs

The eligible costs are:

  • costs for a consultant;
  • the cost for the time spent on drafting the project;
  • travel costs for the purpose of participation in proposal preparation meetings;
  • the actual cost of these meetings.

For the Horizon 2020 instruments:

  • Research & Innovation Action (RIA);
  • Innovation Action (IA);
  • SME instrument Phase 2.

In the event of a 2-step submission, only the second step is eligible.

How to proceed

SUBMITTING THE APPLICATION

Interested businesses wishing to apply should contact Luxinnovation, National Contact Point (NCP) with respect to the Horizon 2020 projects as early as possible, preferably using the  project sheet.

Luxinnovation will contact the applicant within 2 to 3 work weeks.

Research and Innovation Action (RIA) and Innovation Action (IA)

Once the collaboration with Luxinnovation has been established, the business should submit their expression of interest together with the elements of their project (project sheet, the certificate from Joint Social Security Centre listing the number of employees, the balance sheets for the past 2 financial years if they are not available in the trade register) which must at least contain:

  • the targeted topic;
  • the planned approach;
  • the estimated budget;
  • the names of the consortium partners;
  • the business' history with respect to the Fit 4 Horizon 2020 programme;
  • their intention to work with a consulting firm – if yes, which firm?

The declaration of interest must be filed with the contact NCP (Luxinnovation) at the latest:

  • 6 months before the official deadline of the call for projects for a coordinator;
  • 3 months before the deadline for a partner.

If the business proposes a consulting firm, it must motivate its choice. The choice should be based on the consulting firm's positive experience in the framework programme. Luxinnovation can provide information to applicants regarding consulting firms.

Following the assessment (within 10 days) of the application file and a potential meeting, Luxinnovation will give their opinion on the expression of interest which will be taken into account at a later stage during the application for financial aid.

The coordinator or partner is required to present the NCP (Luxinnovation) with a full draft of their proposal 2 weeks prior to the official deadline for the call for projects, on pain of being excluded from Fit 4 Horizon 2020.

The SME Instrument Phase 2 procedure

The Luxembourgish SME must submit their expression of interest to the NCP no later than 3 months before the official deadline of the call for projects including at least the following elements of the project:

  • the targeted topic;
  • the approach;
  • the estimated budget;
  • their history with respect to the Fit 4 Horizon 2020 programme.

Project owners must absolutely present the NCP with a full draft of their proposal 10 days prior to the official deadline on pain of being excluded from Fit 4 Horizon 2020.

If the project owner receives a favourable assessment of their application file by the European Commission and if the SME is invited for an interview, the project owner is required to:

  • make an appointment with Luxinnovation upon reception of the invitation;
  • present the pitch to a team at Luxinnovation prior to the interview with the European Commission.

Maximum amount of financial aid

A business may receive a total cumulated amount of EUR 40,000 over the full period of the framework programme Horizon 2020 (2014-2020).

Research and Innovation Action (RIA) and Innovation Action (IA)

Either the beneficiary company is the coordinator of a project. It can receive a financial aid of up to 5 % of the project budget (maximum EUR 15,000).

Without prior coordinator experience, the beneficiary commits to work with a consulting firm specialising in European RDI programmes.

Or the beneficiary company is a partner in a project. It can receive a financial aid of up to 5 % of the project budget (maximum EUR 5,000).

Only SMEs are eligible.

SME instrument phase 2

Only Luxembourgish SMEs are eligible for the programme and may benefit from a maximum amount of EUR 3,000.

Payment of financial aid

Research and Innovation Action (RIA) and Innovation Action (IA)

The business will present their application for financial aid to Luxinnovation within 15 working days from the official submission of the project file to the European Commission together with:

  • proof of submission of the project file to the European Commission;
  • a copy of the proposal;
  • a copy of the receipted invoice from the consultant;
  • Luxinnovation's opinion on the expression of interest;
  • a declaration regarding de minimis aid.

Luxinnovation will forward the reasoned application to the General Directorate - Research, Intellectual Property and New Technology (Research and Innovation Directorate) at the Ministry of the Economy.

SME instrument phase 2

After the official submission of the project file to the European Commission, the business will present their application for financial aid to Luxinnovation, together with:

  • the mail announcing the acceptance of the project file and the invitation for an interview;
  • proof of participation in the interview;
  • a copy of the proposal;
  • Luxinnovation's opinion on the expression of interest;
  • a declaration regarding de minimis aid.

Luxinnovation will forward the reasoned application to the General Directorate - Research, Intellectual Property and New Technology (Research and Innovation Directorate) at the Ministry of the Economy.
 

Forms / Online services

Expression of interest

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Manifestation d'intérêt

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Interessenbekundung

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

Declaration relating to "de minimis" aid

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Déclaration relative à l'aide « de minimis »

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Erklärung zur „De-minimis“-Beihilfe

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Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

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Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

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FIT 4 HORIZON 2020 – Project Sheet

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FIT 4 HORIZON 2020 – Fiche Projet

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Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

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FIT 4 HORIZON 2020 – Projektangaben

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Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

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