Independent engineer (other than a construction engineer)

In order to operate as an independent engineer, business managers must hold a business permit.

The business permit is granted to the business (either the business manager operating under his own name, or the company he runs) provided that:

  • the business executive meets the legal requirements in terms of qualification and professional integrity;
  • the business has a fixed physical establishment in Luxembourg (no so-called 'letterbox companies').

The fulfillment of the conditions for access to the profession is checked by the General Directorate for Small and Medium-Sized Enterprises at the time the business permit application is submitted.

Depending on the legal form chosen, the applicant must proceed with different registrations/affiliations before starting their activity.

Independent engineers established abroad (in the Swiss confederation or a country of the European Economic Area) may provide occasional and/or temporary services in Luxembourg.

Who is concerned

The profession of independent engineer includes:

  • designing works in the technical or scientific fields;
  • planning these works;
  • and summarising the different activities needed to implement the works.

Prerequisites

The applicant must have a master's degree in the appropriate or equivalent specialisation. This diploma must be:

Preliminary steps

Entry into the registry of certificates

In order to establish the level of the foreign diploma, the Minister of the Economy may require the applicant to have their diplomas registered in the register of certificates.

Specificities of BENELUX university diplomas

These diplomas are automatically recognised (with regard to their registration in the register of certificates) in all 3 BENELUX countries, provided that they have been issued by an establishment that is recognised in the country in which the diploma was obtained.

These diplomas therefore do not need to be recorded in the register of certificates in Luxembourg.

However, automatic recognition is limited to the following degrees:

  • for the Flemish community of Belgium: the "graad van bachelor" and the "graad van master";
  • for the francophone community of Belgium: the "grade académique de bachelier" and the "grade académique de master";
  • for the germanophone community of Belgium: the "Diplom Master" and, if applicable, a masters' degree from the germanophone community of Belgium;
  • for the Netherlands: the "getuigschrift bachelor" and the "getuigschrift master".

In the absence of such a diploma the applicant needs to request a confirmation that their diploma is officially recognised in the BENELUX country where it was awarded.
 

Costs

The stamp duty for the issue of a business permit amounts to EUR 24.

If the establishment is moving to another address, the applicant must notify this, free of charge, to the General Directorate for Small and Medium-Sized Enterprises. In this case, the applicant will receive a new business permit free of charge.
 

How to proceed

Filing an application

The applicant can submit his application for a business permit in 3 ways:

  • by applying in person for a business permit online via MyGuichet.lu, using a Luxtrust product.
    The system determines which supporting documents need to be attached to the application depending on the information entered by the applicant;
  • or by sending the business permit application by standard mail or email to the General Directorate for Small and Medium-Sized Enterprises;
  • through the House of Entrepreneurship - One-Stop Shop at the Chamber of Commerce or the "Contact entreprise" team at the Chamber of Skilled Trades and Crafts. These organisations will apply on the applicant's behalf.
Anyone can get help with their business permit application by contacting:

Supporting documents

Documentary proof of qualification

In order to provide proof of the professional qualification, applicants must attach the following to their business permit application:

  • a copy of his degree or final secondary school diploma;
  • a copy of the ministerial order of registration in the register of certificates, if requested;
  • a certificate (EC certificate of experience or equivalent) delivered by the competent authority or body of the country of origin (generally a professional association) in case of prior professional activity in another EU Member State;
  • a certificate of affiliation with the Joint Social Security Centre, in case of professional practice in Luxembourg.

Documents attesting to professional integrity

If the applicant has been residing in Luxembourg for more than 10 years, he must demonstrate his professional integrity by:

  • an affidavit (sworn statement) concerning any management positions held in businesses during the 3 years prior to the application;
  • an extract from the criminal record no. 3.

If the applicant is a non-resident or has been a resident in Luxembourg for less than 10 years, they must demonstrate their professional integrity by providing:

  • a sworn declaration (affidavit) concerning any management positions held in businesses during the 3 years prior to the application;
  • a declaration of non-bankruptcy made before a notary;
  • an extract from the criminal record no. 3 or equivalent issued by the country or countries in which the applicant has resided during the 10 years prior to the application.

This sworn declaration must state that the applicant has not been involved in the bankruptcy of a business in his own name nor in the bankruptcy of a company.

Failing this, an affidavit (sworn statement) must be provided.

All attached documents must be less than 3 months old.

Other documents to be submitted with the application

The applicant must also attach the following documents to their application:

  • for citizens of Luxembourg, the European Union, or the European Economic Area (Iceland, Liechtenstein, Norway, Switzerland): a copy of their ID card or passport;
  • for citizens of third countries: a written confirmation from the Minister responsible for Immigration that the applicant meets all the conditions for obtaining the residence permit applied for;
  • proof of payment of stamp duty (droit de chancellerie), in the form of:
    • either a tax stamp, value EUR 24, purchased at the Registration Duties, Estates and VAT Authority (AED);
    • or the proof of payment of EUR 24 into the IBAN account LU09 1111 7026 5281 0000, BIC code: CCPLLULL of the Diekirch Revenue Office, with the following communication: 'autorisation de commerce';

In the event of an online application for a business permit via MyGuichet (with a Luxtrust product), the system will automatically generate the list of supporting documents to be attached to the application, which may vary depending on the data entered by the applicant.

Please note that for applications submitted in the context of a business set up in the form of an SARL-S, the applicant must forward the draft constitutional documents of the SARL-S to the Ministry of the Economy.

Application processing time

Applications will usually be processed within 3 months from the receipt of the complete application. The absence of a response before the end of the 3-month period is equivalent to a tacit authorisation.

Appeal

Applicants whose business permit application has been denied by the Minister may, within the legal deadlines:

Insurance and registration with the OAI

After having received their business permit, independent engineers must:

  • take out a specific civil liability insurance which covers their activity, as well as their employees' activities;
  • and register with the OAI (see registration procedure) if:
    • they wish to carry out the profession of consulting engineer:
    • and they are specialized in a field close to architecture, engineering, town or country planning and environmental issues.

Registrations/affiliations depending on the legal form of the company

Sole proprietorship

After obtaining a business permit, the head of a sole proprietorship must:

Partnerships (SENC, SECS)

After obtaining a business permit, the executives(s) of a partnership (SECS, SENC) must:

Capital companies (SA, SARL, SECA, SE)

After obtaining a business permit, the director(s) of a capital company (SA, SARL, SECA, SE) must:

Simplified limited liability company(SARL-S)

After obtaining a non-definitive copy of the establishment permit, the manager(s) of a simplified limited liability company (SARL-S) must:

It should be noted that managers of an SARL-S do not need to incorporate their company before a notary. A private deed will suffice.

Providing temporary services in Luxembourg

Engineers legally established abroad (in the Swiss confederation or in a country of the European Economic Area) may freely offer their services in Luxembourg. There is no need for a business permit or a specific notification to the Ministry of the Economy.

However, when active in Luxembourg, the service provider is subject to the national rules of professional, regulatory or administrative conduct directly related to their professional qualifications. The service provider is also subject to the disciplinary provisions applicable to Luxembourg professionals.

Applicants can contact the Order of Architects and Consulting Engineers (OAI) for further information.

They must also:

  • apply for registration on the OAI's list of occasional service providers;
  • take out a specific civil liability insurance which covers their activity, as well as their employees' activities. If the insurance they have taken out in their country of origin does not cover all legal and contractual liabilities incurred in Luxembourg they must either adapt their insurance or take out a specific civil liability insurance covering their activities and those of their employees.

If the architect, as a self-employed professional:

Obligations of all professionals

Each professional must comply with the following throughout their existence:

  • all requirements with respect to obtaining a business permit;
  • all laws and regulations with respect to business management.

Sanctions

Professionals without a business permit run the risk of criminal sanctions (imprisonment and fines) and the temporary closure of the establishment.

Forms / Online services

Business permit - online application

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Autorisation d’établissement - service en ligne

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Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

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Antrag auf Niederlassungsgenehmigung – Online-Vorgang

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Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

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Demande d'autorisation d'établissement et notification y relative

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Declaration of honour

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Déclaration sur l'honneur

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Eidesstattliche Versicherung

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Inscription à l'OAI

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Eintragungsantrag - OAI

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Modalités d'inscription à l'OAI

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Einschreibungsbedingungen - OAI

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Extract from the criminal record of a natural person - online service

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Extrait de casier judiciaire pour personne physique - service en ligne

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Auszug aus dem Strafregister für natürliche Personen – Online-Vorgang

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