Registering for VAT with the Registration Duties, Estates and VAT Authority

Value added tax (VAT) is a consumption tax. In practical terms, it is a tax on turnover that is eventually borne by the final consumer and is collected, at each stage in the process of producing and distributing goods and services, on the turnover of the various participants.

It is levied on all economic transactions and has as its basis the value added to the goods or services.

In theory, VAT is neutral and is not treated as part of the cost of goods or services sold: taxable persons first calculate the output tax by applying the applicable rate to their turnover; the input tax charged by their suppliers is then subtracted from the amount obtained in the first step.

In order to register for VAT, a self-employed worker must file an initial VAT return with the Registration Duties, Estates and VAT Authority (Administration de l’enregistrement, des domaines et de la TVA – AED).

Who is concerned

Any person who engages in an economic activity that confers on them the status of a taxable person for VAT purposes must in principle register for VAT.

A taxable person for VAT purposes is any person who independently engages in any economic activity, in any place and on a regular basis, regardless of the purpose or results of that activity.

Compulsory registration

The following must register for VAT:

  • any person established in Luxembourg who commences a business or any other form of taxable activity and who expects its annual turnover to exceed EUR 30,000;
  • any person who is not established or domiciled in Luxembourg, but who carries out transactions subject to VAT in Luxembourg, such as the occasional and temporary provision of services (including services related to all types of immovable property located in Luxembourg, as well as the delivery of goods including their installation or assembly in Luxembourg, for which this person is subject to VAT), regardless of the turnover generated by these transactions;
  • any non-taxable legal person carrying out intra-Community acquisitions of goods in an annual amount exceeding EUR 10,000 (excluding VAT);
  • any taxable person, established in Luxembourg, who only carries out transactions in respect of which VAT is not deductible and who purchases services from a taxable person established abroad, for which the service buyer must pay VAT;
  • any taxable person, established in Luxembourg, who only carries out transactions in respect of which VAT is not deductible and who provides taxable services, in another EU Member State, for which the service buyer must pay VAT;
  • any person established in Luxembourg, who is subject to the agricultural and forestry flat-rate tax scheme and carries out deliveries of still or sparkling wine, timber or capital goods in an annual amount exceeding EUR 30,000;
  • any person established and registered for VAT in another EU Member State who carries out deliveries of goods, including shipping or transport, to persons not registered for VAT who are established or domiciled in Luxembourg, in an annual amount exceeding EUR 100,000. This category of delivery of goods is commonly referred to as 'distance sales'.

VAT exemption

Taxable persons whose annual VAT-exclusive turnover for a calendar year has not exceeded EUR 30,000 qualify for exemption from VAT.

However, they are required to inform the authorities of their annual turnover for the preceding calendar year. They are therefore required to submit a statement of their annual turnover to the authorities by 1 March.

This statement may be submitted either on plain paper or by filling in section A1 of the simplified VAT return.

Optional registration

The following may register for VAT, but are not required to do so:

    • any person who wishes to waive entitlement to the exemption provided for deliveries and rentals of immovable property and to opt instead for the application of VAT on these transactions;
    • any person established in Luxembourg with an annual VAT-exclusive turnover of less than EUR 30,000 who wishes to opt for the standard tax scheme;
    • any taxable person who engages in a fully tax-exempt activity in respect of which the input tax is not deductible, or who is covered by the tax exemption scheme for small businesses or a flat-rate tax scheme, as well as any non-taxable legal person established in Luxembourg who engages in intra-Community acquisitions of goods in an annual VAT-exclusive amount not exceeding EUR 10,000, but who chooses to opt for VAT on these acquisitions in Luxembourg;
    • any taxable person established and registered for VAT in another EU Member State who carries out deliveries of goods, including shipping or transport, to persons not registered for VAT (distance sales) established or domiciled in Luxembourg, in an annual amount not exceeding EUR 100,000, and who wishes to charge Luxembourg VAT on these sales;
    • any person established in Luxembourg who is subject to the agricultural and forestry flat-rate tax scheme and wishes instead to be subject to the standard tax scheme.

Prerequisites

Before registering for VAT, self-employed persons must have opened a bank account or a direct deposit account (CCP) at a Luxembourg or foreign bank.

Deadlines

VAT registration must take place:

  • within 15 days of the commencement of the activity for taxable persons who are not exempt from registration; or
  • before the first day of the month following the month in which the threshold making the activity taxable was exceeded (in the same calendar year).

How to proceed

In order to register for VAT, the taxable person must submit an initial VAT return to the relevant tax office:

Important note: taxable persons who engage in an economic activity in Luxembourg and whose registered office is outside Luxembourg but within the European Union are registered with the Luxembourg 10 VAT office.

For natural persons, the return must be accompanied by a copy of the ID card or passport of the taxable person.

The information to be provided in the initial VAT return includes:

  • if the taxable person is a natural person:
    • their surname(s) and given name(s);
    • their marital status;
    • the type and place of activity;
    • full private contact details;
  • a bank account or a direct deposit account (CCP) number at a Luxembourg or foreign bank (IBAN + BIC code);
  • the date of commencement of the business or other economic activity, which determines the first period for which a VAT return will have to be filed;
  • the financial year;
  • an estimate of annual VAT-exclusive turnover. This estimate will be used as one of the elements for determining the required interval for the filing of returns:
Interval for filing VAT returns

Turnover < EUR 112,000

Turnover between EUR 112,000 and EUR 620,000

Turnover > EUR 620,000

Annual VAT return

Quarterly and annual VAT returns

Monthly and annual VAT returns

Return to be filed by 1 March of the year following that in which the tax became chargeable

The tax must be paid by the same deadline

Quarterly return: to be filed by the 15th day of the quarter following that in which the tax became chargeable

Annual return: to be filed by 1 May of the year following that in which the tax became chargeable

The tax must be paid by the same deadline

Monthly return: to be filed by the 15th day of the month following that in which the tax became chargeable

Annual return: to be filed by 1 May of the year following that in which the tax became chargeable

The tax must be paid by the same deadline

  • expected intra-Community acquisitions and deliveries of goods or services.
Taxable persons must adhere strictly to the monthly, quarterly and annual return intervals. Returns relating to periods other than those for which the taxable persons are registered in the list of taxable persons for VAT purposes will be rejected.

The relevant tax office will rule on the applicant’s VAT registration request. In addition to the information provided on the initial return, the authorities may require other information or documents relating to the business or other economic activity of the person applying for VAT registration or for a VAT number.

Once registered for VAT, the taxable person (or non-taxable legal person) receives a VAT identification number composed of a unique series of 8 digits preceded by the letters ‘LU’.

The VAT identification number is used for intra-Community trade.

For correspondence with the authorities, the taxable person must use the 13-digit identification number assigned by the Luxembourg social security administration.

Forms / Online services

VAT - Initial declaration natural persons

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

TVA - Déclaration initiale des personnes physiques

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Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

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Mehrwertsteuer - Betriebsanmeldung natürliche Personen

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Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

VAT - Initial declaration (ICA) natural persons

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TVA - Déclaration initiale (AIC) pour personnes physiques

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Mehrwertsteuer - Betriebsanmeldung (I.G.E) natürliche Personen

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VAT - Declaration of option (ICA) natural persons

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TVA - Déclaration d'option (AIC) pour personnes physiques

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En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

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Mehrwertsteuer - Betriebsanmeldung für natürliche Personen

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Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

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Taxe sur la valeur ajoutée - déclaration initiale (AIC) des personnes physiques

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Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

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En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

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Mehrwertsteuer - Betriebsanmeldung (I.G.E) für natürliche Personen

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Taxe sur la valeur ajoutée - déclaration d'option (AIC) des personnes physiques

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Déclaration d'option pour l'application de la taxe sur la valeur ajoutée en matière immobilière (location)

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Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

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Déclaration d'option pour l'application de la taxe sur la valeur ajoutée en matière immobilière (vente)

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VAT - Simplified return

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That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

TVA - Déclaration simplifiée

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MwSt - Vereinfachte Erklärung

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

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Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

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Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

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