Application for academic recognition of foreign higher education diplomas

Last update 27.09.2021

Registration in the higher education section of the register of certificates is the normal procedure for academic recognition of foreign higher education diplomas.

This registration:

  • confers entitlement to use the academic title; and
  • provides information on the corresponding level in the Luxembourg Qualifications Framework (Cadre luxembourgeois des qualifications – CLQ). Note: the CLQ is aligned with the European Qualifications Framework (EQF).

Academic recognition applies solely to the formal qualification or academic degree. It does not include recognition of the content of the studies and therefore does not confer entitlement to exercise a profession. Further information on entering a regulated profession is available on the information pages on:

  • 'professional recognition of formal qualifications earned abroad' to enter a regulated profession at higher education level; and
  • approval to obtain admittance to supplementary courses on Luxembourg law (Cours complémentaires en droit luxembourgeois – CCDL).

National diplomas: Diplomas awarded by the University of Luxembourg, the Luxembourg advanced technician's training certificate (brevet de technicien supérieur luxembourgeois – BTS), and diplomas awarded by private specialised higher education institutions accredited in Luxembourg for accredited training courses are automatically recognised. Their holders are exempt from applying for registration in the register of certificates.

Benelux diplomas: in accordance with Benelux decisions on the automatic recognition of qualifications, some higher education diplomas awarded in Belgium and the Netherlands are also automatically recognised. Their holders are therefore exempt from applying for registration in the register of certificates.

Who is concerned

Anyone who holds a foreign higher education diploma and wishes to:

  • use an academic title; and
  • demonstrate, for job-seeking purposes, the academic level of a diploma earned abroad.

Registration in the register of certificates may also be required to pursue academic study if an individual wishes to enrol in a study programme at a higher level than that of the diploma held.

Prerequisites

A higher education diploma can be registered in the register of certificates if the following criteria are met:

  • it is a final diploma of successful completion of a higher education study cycle;
  • the diploma has been granted according to the laws and regulations on higher education in the State where the diploma was awarded.

Costs

Applications for registration in the higher education section of the register of certificates are subject to the payment of a EUR 75 fee per diploma.

The fee must be paid in advance into the following account:

IBAN: LU80 0019 5955 4435 5000
BIC
: BCEELULL
Name of the beneficiary: Administration de l’enregistrement, des domaines et de la TVA
Communication
: Taxe reconnaissance des diplômes, MESR, surname of the applicant, date of the application

Note: if the registration application is refused, the fee will not be refunded.

How to proceed

Filing an application

Applications to register a diploma in the register of certificates may be filed online through MyGuichet.lu. Online applications do not require a LuxTrust product (Smartcard, Token, etc.) or electronic identity card (eID).

After the application is submitted, all subsequent messages, including notifications of changes in the application's processing status, will be sent by email.

Applicants can also submit their application by post. The application form and required supporting documents must be sent to the following address:

Ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche
18-20, montée de la Pétrusse
L-2327 Luxembourg

The application form can be downloaded under 'Forms / Online services' below.

To speed up the processing of their application, applicants must make sure they provide all the required information and include the required supporting documents with their application.

Supporting documents

Applicants must include the following supporting documents with their application:

  • a copy of the final diploma to be registered in the register of certificates;
  • a copy of the transcript of grades or a diploma supplement;
  • an academic and professional curriculum vitae (CV);
  • a copy of an identity document;
  • proof of payment of the fee;
  • a copy of the Luxembourg residence permit, for persons who are not nationals of:
    • a European Union or European Economic Area Member State; or
    • the Swiss Confederation.

Translations of documents

Documents must be accompanied by a sworn translation into French, German, Luxembourgish or English produced by a sworn translator if one or more of these documents is in a language other than one of these 4 languages.

Application processing time

The average processing time is 4 to 6 weeks of receiving the complete application. The processing time may vary depending on the time of year and on the number of applications being processed simultaneously.

If additional research is required, or if the foreign authorities must be contacted, this may also affect the processing time.

The decision is sent by post in the form of a ministerial order.

Appeals

If professional recognition is refused, the applicant may contest the administrative decision through the usual means of appeal (non-contentious appeal, judicial appeal) may be exercised, provided that the legal time limits are respected.

Claims may also be filed with the Ombudsman.

Requesting duplicates

A duplicate copy may be obtained upon payment of a EUR 10 fee. Applications for duplicate copies must be made by post or email to the Ministry of Higher Education and Research (Ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche) and must contain:

  • proof of payment of the fee; and
  • a copy of an identity document.

Forms / Online services

Application for registration of evidence of formal qualifications in the register of formal higher education qualifications

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Demande d'inscription au registre des titres de formation, section de l'enseignement supérieur

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Antrag zur Eintragung eines Ausbildungsnachweises in das Register für Hochschulausbildungsnachweise

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

Application for registration of evidence of formal qualifications in the register of formal higher education qualifications

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

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Demande d'inscription au registre des titres de formation, section de l'enseignement supérieur

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Antrag zur Eintragung eines Ausbildungsnachweises in das Register für Hochschulausbildungsnachweise

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

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