Validating personal data in the National Registry of Natural Persons (RNPP)

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Residents

The purpose of the National Registry of Natural Persons (Registre national des personnes physiques – RNPP) is to ensure the accuracy of recorded data, based on supporting documentation, and provide the administration with access to accurate and up-to-date information. This data is used for the production of passports, ID cards, driving licenses and other official documents.

It has also facilitated substantial progress in terms of administrative simplification. Now, public services and government administration offices with access to the registry, should, in principle, no longer demand the production of certificates to attest the accuracy of personal data known to be accurate.

The RNPP recognises two types of data:

  • informative data: data taken from the National Directory of Natural Persons (Répertoire national des personnes – RPNI) in the RNPP as of 1 July 2013, not updated since that time;
  • exact data: the surname, given name(s) and date of birth, as well as all data updated by the administration since 1 July 2013.

For the data to be considered exact and to fully benefit from administrative simplification, the individual in question may validate their information held in the RNPP.

Data may only be validated by persons who were in contact with administrative offices prior to 1 July 2013, and who were therefore registered in the RPNI.

Who is concerned

Data may be validated by the individual in question, their guardians, trustees, legal administrators, ad hoc administrators or special representatives.

If the concerned individual is a non-emancipated minor, the data must be validated by a parent with parental authority or by a legal guardian.

The purpose of this procedure for the citizen is to validate certain data items held in the RNPP. In fact, the data entered by various administrations prior to 1 July 2013 are considered informative. Thus, for these data to be considered exact, they may be validated.

How to proceed

Objectives of the RNPP

The objectives of the RNPP are as follows:

  • group all data relating to the identification of natural persons (residents or non-residents) who are in contact with a Luxembourg government administration department;
  • serve as the basis for the production of official documents, such as travel documents, identity documents, residence permits, driving licenses and other administrative documents;
  • to guarantee the uniqueness and unambiguousness of the national identification number (matricule - 13-digit number) assigned to a natural person;
  • retain a record of any updates to the personal data of a natural person.

Contents of the RNPP

The RNPP contains the following personal information:

  • surname and first name(s);
  • the national identification number (13-digit number) of the holder;
  • usual place of residence;
  • date and place of birth;
  • family status;
  • nationality or nationalities, or statelessness;
  • refugee or subsidiary protection status;
  • gender;
  • for those who are married, separated, widowed or in partnerships, the national identification numbers, surnames, given names and dates of birth of living or predeceased spouses;
  • national identification numbers of parents where parentage has been established, provided that such numbers have been assigned;
  • national identification numbers of children where parentage has been established, provided that such numbers have been assigned;
  • origin of the data recorded and any modifications made;
  • date and place of death;
  • nobility titles for members of the Grand-Ducal family.

There is no legal requirement for the RNPP to list preferentially-used first names or aliases that differ from officially recognised first names.

Validation of personal data

Each person listed in the RNPP has the right to view their personal data.

When they have viewed their personal data, a person who was registered in the RPNI as of 1 July 2013 (and who was therefore in contact with Luxembourg administration offices) may validate their information for accuracy:

 

The purpose of this procedure, for the citizen, is to validate certain data contained in the RNPP, whose accuracy the administration has not been able to verify.

Non-residents may also validate the information considered to be fixed, including:

  • surname and first name(s);
  • date and place of birth;
  • nationality (for Luxembourg citizens);
  • gender, etc.
Data may be validated only once.

Correcting or updating personal data

If, at the time of viewing or validating their personal data, a citizen learns that certain items are not correct, they may perform a correction or update depending on whether they are a resident or a non-resident.

Forms / Online services

Demande de validation des données du registre national des personnes physiques (déclaration sur l'honneur)

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

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Demande de validation des données du registre national des personnes physiques (déclaration sur l'honneur)

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

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Demande de validation des données du registre national des personnes physiques (déclaration sur l'honneur)

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

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National Registry of Natural Persons

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Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

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Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

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